Projektredovisning
- Fallgropar och livlinor
Inspirationsdag för ekonomer i högskolan, SUHF 10 oktober 2016
Per Setterberg
Innehållsförteckning
1
Vad gör projektverksamheten så speciell?
2
Fallgropar
3
Vägen mot struktur
4
Vad händer i framtiden?
Fokusområde
• Externfinansierade projekt
10/13/2016
Chalmers
3
Vad är ett projekt?
En uppgift som är tydligt avgränsad från löpande verksamhet
Har en definierad början och ett tydligt mål
Har en definierad resursram
Ofta lett av en särskilt utsedd ansvarig person
Ofta krävs ett avtal med uppdragsgivare eller finansiär
Vad gör projektverksamheten så speciell –
ur ett ekonomistyrningsperspektiv?
Vad gör projektverksamheten så speciell – ur ett ekonomistyrningsperspektiv?
Vanligt förekommande specifika förhållanden:
Projektverksamheten har en egen målbild som
inte fullt ut överlappar målbilden för den löpande
verksamheten
Ledningsfunktioner är tillfälligt sammansatta –
kanske t.o.m. enbart består av konsulter
Unika lösningar vad gäller ansvars- och
befogenhetsfördelning
Vad gör projektverksamheten så speciell –
ur ett ekonomistyrningsperspektiv? – forts.
Långa tidshorisonter med skiftande förhållanden över tid verksamheten utgör ett ”rörligt mål” ur ett uppföljningsperspektiv
Gränsdragningsfrågor uppstår mellan enskilda
projekt samt mellan projekt och löpande
verksamhet
Ofta stora pengar och betydande
resurser på spel
Vad gör projektverksamheten så speciell –
i vår sektor?
Finansieringen knuten till individer
Både avseende ”tillhörighet” och sysselsatta resurser
Projektet endast en del i ett större (ofta ”personligt”) sammanhang
Inget lönsamhetsfokus
Ogynnsamma avtalsvillkor riskerar undergräva verksamheten på sikt
Koppling till intäktsredovisning – principer om successiv
vinstavräkning
”Beroendeställning” – framför allt avseende bidrag
Ur ett redovisningsperspektiv diffusa leveranser
Utmaning att mäta färdigställandegrad
Fallgropar
Vanliga fallgropar
Rätt perspektiv i vår redovisning?
Finansieringsperspektiv kontra utfallsredovisning
Projektet endast en del i större helhet - omfördelningar
Klassificering – bidrags- eller uppdragsprojekt?
Eller är det löpande verksamhet…?
Samfinansiering
Förbrukningskrav avseende anslag/fakultetsmedel
Förlustrisker
Vad är egentligen en förlust kopplat till oklara färdigställanden?
Hantering av avslut
Nära kopplat till modeller för hantering av internkapital
Särskilt utmanande områden
EU-projekt
Internt prissatta varor och tjänster
Avstämning mot tidrapportering
Infrastrukturer
Prissättning och budgetering
Centrum
Hur hålla isär – och ihop – relationen med respektive finansiär?
Vägen mot struktur
Processyn – exempel bidragsforskning
Ansökan
Klassificering
av avtal
Kalkyl
Beslut om
samfinansiering
Avtal
Förlustriskbedömning
Avslut
Viktiga rutiner, principer och verktyg vid nyckeltidpunkter
• Kalkylprinciper – LKP, OH etc.
Ansökan
• Kompetent ekonomiadministrativt stöd
• Mallar
Kalkyl
Avtal
• Kompetent juridiskt stöd
• Mallar
Viktiga rutiner, principer och verktyg vid nyckeltidpunkter, forts
• Vem gör projektupplägg?
Klassificering
av avtal
• Stöd – checklistor etc.
• Principer för tidpunkt, beräkning etc.
Beslut om
samfinansiering
• Dokumentation
Viktiga rutiner, principer och verktyg vid nyckeltidpunkter, forts
Förlustriskbedömning
• Rutiner – hur ofta? Av vem/vilka?
• Dokumentation
• Principer
Avslut
• Dokumentation
COSO-perspektiv på projektverksamheten
Kontrollmiljö
Implementerad modell
för
projektverksamhetens
o Roller
o Ansvar
o Befogenheter
Styrdokument för
projekthantering
innehållande
o Projektdefinition
o Projektorganisatio
n
o Ansvar för
kommunikation
och uppföljning
Riskbedömning
Kontrollaktiviteter
Metod för
riskhantering på
flera nivåer
o Projektorganiserad
verksamhet
o Projektportfölj
o Enskilt projekt
Rutiner för
uppstart/avslut
o Vem som är
behörig att lägga
upp ett projekt
o Hur/när upplägg
sker
o Hur/när avslut
skall ske
Rutiner för kalkyler
och uppföljning
o Förkalkyler
o Löpande
uppföljning
o Efterkalkyler
o Återkoppling
från efterkalkyl
till förkalkyl
Information &
kommunikation
Projektspecifikt
behov – större
fokus på
kommunikation
”utifrån och in”
Uppföljning
Projektverksamhet
kräver uppföljning på
större bredd
– varje projekt
riskerar sätta sin
egen standard för
kvaliteten på ISK
Vad händer i framtiden?
IFRS 15 Intäkter
Från 1 jan 2018 i noterade bolag
Fokus på kund och åtagande som tydligt framgår i kontrakt
5-stegsmodell:
1.
2.
3.
4.
5.
Identifiera kontrakt med kunder
Identifiera kontraktens olika prestationsåtaganden
Fastställa transaktionspriset
Fördela transaktionspriset på olika prestationsåtaganden
Redovisa intäkten när företaget uppfyller prestationsåtaganden
