Reflektion över projektets resultat och gruppens projektprocess
Projektgruppens reflektion över projektprocessen och utvärdering av projektförloppet utgör en
central del av lärandet i och examinationen av projektmetodikdelen av TDDC 62 Grafisk
design projekt mot interaktiva medier. En bra regel vid en sådan utvärdering är att
inledningsvis teckna upp viktiga händelser och beslut som gjordes i projektet, samt ev.
omplaneringar som utfördes, längs en tidsaxel. Detta görs för att skapa en gemensam bild av
projektförloppet. En whiteboardtavla och post-it-block kan vara bra att ha här. Utöver detta
bör gruppens projektplan och specifikation finnas till hands och fungera som utgångspunkt
vid utvärderingen/reflektionen.
Nedanstående punkter kan användas när man gör en projektutvärdering (Lööw, 1999). Med
undantag av bemanning, samt antal styrgruppsmöten och deras längd har ni som grupp haft
ansvar att självständigt planera för samtliga av dessa aspekter (när det gäller bemanning
planerade ni den interna ansvarsfördelningen):
Måluppfyllelse?
o Utgå från de mål som ni formulerat för projektet – i vilken grad har ni uppfyllt
dem? Motivera!
Vad gjorde vi bra och vad gjorde vi mindre bra?
o Gå laget runt och gör en självutvärdering av hur ni drivit projektet –vad tar ni
med er för lärdomar?
Borde bemanningen ha varit annorlunda? Fler, färre, annan kompetens?
o Hur har ni fördelat ansvar inom projektgruppen och hur har det fungerat?
Kunde det ha gjorts på något annat sätt?
Höll tidplanen?
o Kolla tidplan och eventuella avvikelser.
Höll etappindelningen (milstolparna)? Skulle vi ha gjort på något annat vis?
o Kolla planerade milstolpar och eventuella avvikelser.
Var dokumentationen tillräckligt bra?
o Utvärdera era rutiner för dokumentation.
Vilka administrativa styrmedel användes?
o Projektstyrning (administration) handlar i grunden om att planera och följa upp
mål, tid och kostnad – hur har ni gjort det?
Hur har informationen fungerat till intressenter och framför allt till slutanvändare?
o Utgå från de intressenter ni har identifierat i er projektplan (ev. har ytterligare
intressenter kommit till under projektet)
Vilka förbättringsåtgärder behövs när det gäller hantering av information?
o Informationshantering och kommunikation betraktas ofta som
projektledningens viktigaste uppgift.
Hur var relationen budget – verkligt kostnadsutfall?
o Identifiera och förklara eventuella avvikelser från budget. När uppstod de och
varför?
Hur fungerade samarbetet inom och utom projektet?
o Utvärdera ert samarbete inom projektgruppen och ev. samarbeten med andra
parter.
Var projektmöten, styrgruppsmöten m fl lagom långa? Tillräckligt effektiva,
tillräckligt ofta förekommande? Kunde vi gjort på annat sätt?
o Utvärdera mötesfrekvens och mötesrutiner
Vilka direktiv hade vi? Var de tydliga nog?
o Utvärdera de direktiv ni fått från uppdragsgivaren
Motsvarade vi uppdragsgivarens krav?
o Är uppdragsgivaren nöjd med er insats? Varför/varför inte?
Förankrades projektet på ett tillräckligt bra sätt?
o Har samtliga berörda parter varit medvetna om (och accepterat) projektet, vad
syftar till och varför?
Lade vi realistiska förslag?
o Utifrån uppdragsgivarens/mottagarens förutsättningar (ekonomiska, personella,
kompetensmässiga osv.), hur realistiskt är det att projektets förslag
implementeras/realiseras?
Fanns det tillräckligt bra styrmedel? Hur skulle det sett ut för att fungera ännu bättre?
o Utvärdera hur ni har styrt projektet (mål-tid-kostnad)
Har vi haft ett system för tidiga varningar om planerna inte följs? Hur har det
fungerat?
o Hur har ni arbetat för att identifiera och hantera avvikelser och problem så
tidigt som möjligt?
Vad blev resultatet på kort och lång sikt?
o Vad resulterade projektet i och vilka långsiktiga resultat förväntar ni er
(återkoppla gärna till era mål och den första punkten).
Vid vilken tidpunkt engagerades slutanvändarna i projektet? Var det tillräckligt tidigt?
Följande allmänna rekommendationer kan gälla för projektutvärderingar (Busby, 1999):
1. Gå på djupet i utvärderingen; mappa gärna upp orsak och verkan i ett träddiagram e
dyl.
2. Uppmärksamma tidigare erfarenheter. Har ni upplevt likartade
situationer/problem/svårigheter tidigare?
3. Ta även upp projektets relation till omgivande intressenter i utvärderingen.
4. Undvik att förklara med enkla och breda generaliseringar som t ex
”kommunikationsproblem”. Ställ frågan varför problemen uppstår och varför de
består.
5. När ni resonerar om alternativa sätt att driva projektet, konkretisera hur (vad skulle ha
gjorts, när skulle det ha gjorts, vem skulle vara ansvarig, vilka resurser skulle ha krävts
etc.) samt eventuelle bieffekter (t ex mindre resurser till andra aktiviteter).
6. Bjud in utomstående för att uppmuntra att lärdomarna sprids (i ert fall lyssnar även
andra grupper på redovisningen under sista styrgruppsmötet).
Referenser
Busby, JS (1999): An assessment of post-project reviews, Project Management Journal, Vol.
30, No. 3, 23-29
Lööw, M (1999): Att leda och arbeta i project, Liber Ekonomi
