Förhandling
Taktiskt inköpares vardag
Taktisk inköpare
För ett längre uppdrag hos en av våra större kunder söker vi nu en Taktisk
inköpare.
I din roll kommer du att kvalificera, upprätthålla och leda en leverantörsbas samt
säkerställa att basen är finansiellt stark, tekniskt kompetent och strategiskt
anpassad.
Dina arbetsuppgifter kommer också att innefatta upprättning av avtal och
upphandlingar, analysering av affärsprocesser och att leda processförbättringar.
Detta innebär även att säkerställa uppfyllnad av inköpspolicys, inköpsprocedurer
och efterlevnad av etiska krav, lagar och regler.
Du kommer att ansvara för in- och utfasning av leverantörer och produkter, samt
sätta strategier för långsiktig flexibilitet och leveransförmåga inom en uttalad
inköpskategori.
3
Vad är ett avtal
•
•
•
•
Anbud (offert) + påtecknad anbudskopia = avtal
Anbud + beställningserkännande = avtal
Avtalsförslag + returnerat (påtecknat) avtal = avtal
Muntligt anbud + bekräftelsebrev + tidsfrist = avtal
(tyst accept)
• Mötesprotokoll + parternas signatur = avtal
• Muntligt anbud + omedelbar muntlig accept = avtal
Avtal
Bikupa
Varför skriva avtal
Avtals gruppen
Källa: van Weele (2005)
Avtalsstruktur
Bas skrivelse
Appendix 1
Appendix 2
Appendix 3
Appendix 4
SLA - Service Level Agreement
•
•
•
•
•
IT och Telekom
Underhåll
Städning
Bevakning
”Call centers”
Materialförsörjningsavtal
Outsourcingavtal
•
•
•
•
•
Tydligt och precist
Komplett – undvik omförhandlingar
Incitament för leverantören (bonus?)
Balanserat
Flexibelt – anpassat till förändringar
Transparenta avtal
Letter of Intent (LoI)
Se avsiktsförklaring
1. AB X och AB Y undertecknar en
avsiktsförklaring (Letter of Intent) där det står
att AB X har för avsikt att köpa hälften av
aktierna i AB Y:s dotterbolag i syfte att inleda
ett nära samarbete med AB Y. En vecka
senare för AB X ett annat erbjudande och
meddelar därför AB Y att ett samarbete inte
längre är aktuellt. Kan AB Y kräva att AB X
köper aktierna?
Letter of intent –
Memorandum of understanding
• LOI eller MOU – avsiktsförklaring.
• Ytterligare ett sätt ”att komma igång”.
• Uttrycker och i vissa fall reglerar en gemensam
ambition att komma överens och skriva avtal.
• Symbolvärde.
• Generellt inte bindande.
13
Code of conduct
• All anställning hos leverantören skall vara frivillig
• Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder
• Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per
vecka.
• Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar
• Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal
• Alla anställda måste behandlas humant
• Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut
• Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade
säkerhetsregler
• Leverantören måste ha en beredskapsplan
• Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler
• Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.
Ericsson
Code of Conduct
• English
• Chinese
• French
• Portugese
• Spanish
• Swedish
Supplier environmental requirements
• English
• Chinese
• French
• Portugese
• Spanish
• Swedish
Ericsson
Other sourcing conditions and guidelines
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
General Purchasing Conditions (GPC)
General Conditions for Services (GCS)
General Conditions for Software Licensing
The Ericsson List of Banned and Restricted Substances
Supplier guide to Material Declarations
Compliance with REACH regulation – supplier actions expected
Material Composition Declaration – IPC-1752-1 v1.1a
Material Composition Declaration – IPC-1752-2 v1.1a
Supplier Users Guide IPC-1752 Class 3 and 4
Supplier Users Guide IPC-1752 Class 5 and 6
Att tänka på vid användning av
standardavtal
•
•
•
•
Standardavtalets språk
Pris versus risk och avtalsstyrka
Avtalets komplexitet versus leveransens
Tid och kostnad för upphandling, förhandling
och kontraktsskrivning
• Standardavtalets acceptans på marknaden
Att tänka på vid användning av
standardavtal
• för typ av köp det är avsett för
• måste delges motparten före avtalets slutande
• måste alltid kombineras med en kontraktsblankett och ev. särskilda kontraktsvillkor.
• Extra noggrann kontroll av branschavtal
• I vissa fall bör avtalet kontrolleras mot lagrum
Förseningsviten i standardavtal
Avtal
Avgift / vecka
% av värdet
Takvite
Hävningsrätt
ABM 07
2 % /påbörjad
vecka, minst 2 kkr
20 %
Väsentlig
betydelse eller 10
veckor
NL 01
0.5 % / fullgjord
vecka
7.5 %
Takvite plus en
vecka (dvs efter
16 veckor)
Avtal 90
0.5 % / påbörjad
vecka
10 %
Efter 3 månader
ABA 99
0.5 % / fullgjord
vecka
7.5 %
Vid takvite (dvs
efter 15 veckor)
EHL Bygg 05
2 % / påbörjad
vecka
10 %
Väsentlig kostnad
eller 10
arbetsdagar
ALEM 95
2 % / påbörjad
vecka minst 2 kkr
10 %
Väsentlig betydelse
eller 10 veckor
Maskin 03
0.25 till 3 %
progressivt
7.5 %
Väsentlig
olägenhet eller 10
veckor
www.avtal24.se
Avtalsprocess
Avtalsmall
Avtalsförslag
Förstudie
Kommentarer
Förhandling
Avtal
Upphandlingsprocessen
Händelser under avtalsprocessen
Tidsaxel
Anbudsbegäran
Sekretessavtal
Avtal
Anbud
Materialbemyndigande
(beställning av ledtidskritiskt material)
Avtalskorrespondens,
kommentering
Förberedande avtal
(start av tidiga aktiviteter)
Avsiktsförklaring
(LoI)
Allt bakomliggande material skall beaktas vid avtalstolkning.
Grupparbete terminologi
Svenska
Engelska
Avrop från ramavtal
Call-off
Avtalsbrott
Breach of contract
Avtalsklausul
Contract clause/Paragraph
Avtalsvillkor
Contract conditions
Betalning
Payment
Betalningsvillkor
Terms of payment
Böter /Vite
Penalties
Förlängning
Prolongation
Förlängningsvillkor
Terms for prolongation
Klagomål
Complaints/Claims
Leverans
Delivery
Försenad leverans
Delayed delivery
Grupparbete terminologi
Svenska
Engelska
Leveransgodkännande
Delivery acceptance
Leveranskontroll
Delivery control
Leveransvillkor
Terms of delivery
Parter
Parties
Prisklausul
Price clause
Ramavtal
Framework contract/
Framework agreement
Skadeståndsanspråk
Claims for damages
Tvister
Disputes
Underleverantör
Subcontractor
Utvärderingskriterier
Award criteria
Engelsk terminologi
Ramavtal
• supply agreement
• multiple purchase agreement
• call-off agreement
• frame agreement
• yearly agreement
• master agreement
Avropsorder
• sub order
• blanket-release
• call-off
• call
• notice to deliver
Avtalsterminologi
•
•
•
•
•
•
•
Avsiktsförklaring
Befrielsegrunder
Definitioner
Depositionsavtal
Exklusivitetsavtal
Friskrivningsklausul
Förlikningsavtal
•
•
•
•
•
•
Förtida uppsägning
Hävningsklausul
Leveransböter
Nyttjanderätt
Uppsägning
Äganderätt
Kommersiellt minimikrav på
innehållet i ett skriftligt avtal.
• Vilka parter som ingår avtal och dess
formalia.
• Syfte med avtal och dess omfattning
inklusive kraven som stipulerar när avtalet
är fullgjort.
• Giltighetstid och avslutande.
• Signaturer.
Exempel på kontrakts innehåll.
•
•
•
•
•
•
•
•
30
Leveransomfattning
Systemspecifikation
Komponentspecifikation
Eget åtagande
Kapacitet
Miljökrav
Tidplaner
Övertagandevillkor och prover
Exempel på kontrakts innehåll.
• Utbildning
• Leveransdokumentation
• Antaganden, begränsningar och
exkluderingar
• Utrustningsgaranti
• Prestanda garanti
• Skador
• Betalnings utlösande händelser
Exempel på kontrakts innehåll.
•
•
•
•
•
•
•
•
Ansökningar till myndigheter
Leveransbestämmelser
Ändringar, ändringsprocedurer
Dokumentation
Konsekvenser vid försenad leverans
Force Majeure
Skatter, tullar och avgifter
Leveransvillkor
Exempel på kontrakts innehåll
•
•
•
•
•
•
•
•
Hävning
Övertagande
Tvister
Priser
Betalningsvillkor
Säkerheter, bankgarantier
Valutarisk
Försäkringar
Exempel på mer generella
skrivelser
•
•
•
•
•
34
Force Majeure
Avtals giltighet och uppsägning
Tvister
Betalning
Prisjustering
Force Majeure
”Fullgörandet av något av parternas åtaganden enligt
beställning eller dessa villkor kan förhindras av omständigheter
som parterna ej kan råda över såsom betydande
arbetskonflikt, krig, mobilisering eller militärinkallelser av större
omfattning, rekvisition, valutarestriktioner, uppror och upplopp,
inskränkningar ifråga om drivkraft, allmän knapphet på
transporter, varor och energi samt fel eller försening i
leveranser från underleverantör på grund av omständigheter
som har angivits. Detta utgör befrielsegrund, som medför rätt
till tidsförskjutning av godkännande eller leverans och befrielse
från vite samt andra påföljder.
Det åligger part, som åberopar denna punkt, att omedelbart
skriftligen underrätta den andra parten om uppkomst eller
upphörande av sådan händelse.”
35
Avtals giltighet och uppsägning.
”Detta avtal gäller fr.o.m 2009-05-30 t.o.m
2011-05-29.
Sägs inte avtalet upp senast sex (6) månader
före avtalstidens slut löper avtalet tillsvidare
med sex (6) månaders uppsägningstid.”
Avtals giltighet och uppsägning.
1. Vardera parten har rätt att säga upp ingånget avtal
till omedelbar upphörande om motparten blivit
försatt i konkurs, trätt i likvidation, inlett
ackordsförhandlingar eller inställt sina betalningar
eller eljest kommit på obestånd.
2. Vardera parter äger rätt att helt eller delvis häva
ingånget avtal om den andra parten bryter någon
icke oväsentlig bestämmelse i avtalet och
underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar från
erhållande av skriftlig anmodan (innefattande
redogörelse för avtalsbrottet).
Betalning
1. Betalning skall ske 30 dagar netto från
faktura datum.
2. Efter förfallodag debiteras dröjsmålsränta
med diskonto + 8%.
3. Fakturering sker två (2) gånger per månad.
Betalningsvillkor
Prisjustering
”XXX äger rätt att utan prisförhandling årligen justera
priserna med högst 10%.
Vid prishöjning överstigande 10% äger kunden rätt att
säga upp avtalet med en månads varsel.
Uppsägningen får dock ej ske senare än en dag innan
prishöjningen träder ikraft.”
En kanske inte så vanlig variant
40
Värdet av ett betalningsvillkor
Grupparbete
SIEMENS
Granska och kommentera
Siemens inköpsvillkor daterade juni 2012
Tvister
1. Tvister i anledning av detta avtal, vilka ej kan
göras upp i godo, skall slutligt avgöras enligt
reglerna för Stockholms Handelskammares
Skiljedomsinstitut.
2. Skiljedomsförfarandet skall, om ej annat
överenskommits, äga rum i Stockholm med tre
skiljemän och med tillämpning av svensk lag
och på svenska.
Konsekvenser av avtalsvillkor
•
•
•
•
•
•
Betalningar
Leveranser
Övergång av immateriella rättigheter
Säkerheter, bankgarantier, remburser
Försäkringar
Andra affärsrisker, ex. konsekvensskador
Vanligaste leverantörstvisterna
•
•
•
•
•
•
•
Definition av fel samt reklamation
Skadestånd till följd av fel eller produktansvar
Avtals ogiltighet
Äganderätts- och riskövergång
Prisets bestämmande
Fordran och betalning
Hävningsrätt
Avtalstolkning
•
•
•
•
Läsning av skriftliga avtal, vilket har mycket stor betydelse
Tolkning till nackdel för författaren av oklara bestämmelser
Tolkning som innebär minsta möjliga belastning
Ändamålstolkning, dvs. vad kan bestämmelsen tänkas ha för
ändamål blir viktigare än den exakta ordalydelsen
• Individuella villkor går före standardvillkor
• Preciserade villkor går före generella villkor
• Rimlighetstolkning, dvs. domstolen försöker komma till ett
rimligt resultat
Avtalslagen och elektronisk handel
Några svårigheter:
• När sker avsändande av ett meddelande och
när har det kommit mottagaren tillhanda?
• Hur lång är en acceptfrist?
• Vad händer vid befordringsfel?
=> BÖR REGLERAS I ETT EDI-AVTAL
47
Avtalsförvaltning
• Undertecknandet av ett avtal markerar
övergången från ”Avtalsfasen” till
”Leveransfasen”
• ”Contract Mgt” (CM) är en eftersatt
verksamhet i många organisationer
• CM avser dels att få ut full effekt av avtalade
fördelar, dels att hantera avslut/förlängning
