Förvaltningsenheten,
ERF-sekretariatet
Datum:
SLUTRAPPORT AV GENOMFÖRT PROJEKT MED STÖD
FRÅN DEN EUROPEISKA FLYKTINGFONDEN
Vänligen fyll i mallen elektroniskt, handskrivna rapporter godtas ej! Observera att
rutorna är flexibla – blir större efter hand som Du fyller på med text.
Ekonomisk redovisning ska göras enligt mall i excelformat.
Redovisningen skickas till: Migrationsverket, Förvaltningsenheten, HK, 601 70
Norrköping samt med e-post till projektsamordnare
[email protected] senast tre månader efter avslutat projekt.
ERF-nummer 405/2004
Kontaktperson (Migrationsverket/Integrationsverket):
Projektägare
Namn: Migrationsverket Huvudkontoret
Adress: Tegelängsgatan 19A 601 70 NORRKÖPING
Organisationsnummer: 05-202100-2163-01
Kontaktperson hos projektägaren
Namn: Catharina Hast Markkula
Telefonnummer: 011/156769
E-post-adress:
Projektnamn: Kvalitetssäkring av barn- och ungdomsenheterna
Löptid: 2004-07-01 till 2005-11-30
Målgrupp/er:
Personal på Migrationsverkets barn- och ungdomsenheter
Myndigheter som Migrationsverket samverkar med för att ge barnen stöd
Inskrivna barn placerade på Migrationsverkets barn- och ungdomsenheter och
deras företrädare
Att uppgifterna i denna redovisning och i den bifogade ekonomiska redovisningen
är korrekta intygas:
____________________________________
Ort och datum
__________________________________________________
Migrationsverket
Huvudkontoret, Enheten för internationellt utvecklingssamarbete, 601 70 NORRKÖPING
Besöksadress Tegelängsgatan 19A Telefon 011-15 60 00 Telefax 011-10 81 55
E-post [email protected] www.migrationverket.se Organisationsnr 05-202100-2163-01 Postgiro 18 31 66-8
Underskrift av behörig firmatecknare eller motsvarande
Kom ihåg att även redovisa eventuella negativa erfarenheter av projektet. De
är minst lika intressanta som de positiva aspekterna.
Bifoga även kopior på eventuella tidningsartiklar kopplade till projektet samt
uppgifter om annan massmediebevakning (till exempel inslag i radio, TV,
publicering på Internet etc.)
Ge en beskrivning av mål (kvantitativa och kvalitativa), syfte, aktiviteter, effekter
och målgrupp såsom de planerades i projektansökan:
Syfte
Projektet syftar till att pröva ut en metod för kvalitetsgranskning så att samtliga
barn som är inskrivna och boende på verkets barn och ungdomsenheter får ett
omhändertagande som svarar mot uppställda mål.
Mål
Efter projektets genomförande ska Migrationsverket ha
·
kvalitetskrav garanterar ett omhändertagande som tillgodoser de inskrivna
barnens behov på samtliga enheter på Migrationsverket
·en metod för att följa upp att kraven efterlevs
·en rutin för uppföljning av eventuella brister i kvaliteten på barn- och
ungdomsenheter
Delmål 1
Framtagande av frågeverktyg riktat mot:
·Inskrivna barn och deras företrädare
·Myndigheter som Migrationsverket samverkar med för att ge barnen stöd
·Personalgrupper på barn- och ungdomsenheter
Framtagande av frågeverktyg inför granskning av formell dokumentation kring
verksamheten.
Delmål 2
Genomförande av inspektion på samtliga verkets barn- och ungdomsenheter.
·Besök på samtliga barn- och ungdomsenheter för samtal med chef och
medarbetare. och granskning av formell dokumentation enligt fastlagt formulär.
·
Fokusgrupper genomförs med ett slumpmässigt urval av barn och deras gode
män.
·Fokusgrupper genomförs med samverkanspartners på den aktuella orten.
·Ett frågeformulär till ett slumpmässigt urval av offentliga biträden
Delmål 3
Sammanställning av resultat och återkoppling till:
·Barn- och ungdomsenheten
·Samverkanspartners
·Ansvarig regionledning
2
·Verksledning
Delmål 4
Framtagande av rutin för uppföljning av eventuella brister i kvaliteten på barn- och
ungdomsenheter
Delmål 5
Utvärdering av processen och korrigering av
·Kvalitetskrav
·Granskningsverktyg
·Återkopplingsprocess
Har målsättning, aktivitet eller målgruppen förändrats under projekttiden ?
Beskriv hur.
Målsättningen har bibehållits under projekttiden.
Under delmål två:
Frågeformuläret till ett slumpmässigt urval av offentliga biträden, togs bort.
Fokusgrupper genomfördes som förstudie, sedan användes webb-enkäter istället
som en totalundersökning till barn, gode män och samverkansparter.
Beskriv vilka aktiviteter som har genomförts (ange även frekvensen för
målgruppen tex. aktivitet hela dagar, en gång/vecka, vid ett enstaka tillfälle etc) ?
Förberedelserna med att ta fram frågeverktyg och protokoll inför inspektionerna
gjordes av projektgruppen.
Inspektion av samtliga enheter inklusive samtal med samtliga chefer och
samordnare och samtal med personalen. Detta genomfördes med en hel dag på alla
13 enheterna, sammanlagt 13 dagar.
Analys av enheternas dokumentation gjordes av projektgruppen inför och efter
inspektionerna och på plats på enheterna.
Åtgärdsprotokoll till samtliga enheter skrevs av projektledaren efter att samtliga
inspektioner var genomförda.
Uppföljningen av åtgärdsprotokollen genomfördes genom att respektive chef
rapporterade in resultaten till projektledaren via skriftliga rapporter.
Fokusgrupper med barn på en enhet vid ett tillfälle
Fokusgrupper med gode män. på en enhet vid ett tillfälle
Fokusgrupper med samverkanspartners på en enhet vid ett tillfälle
Förberedelsen med att ta fram frågor till enkäterna gjordes av projektgruppen med
stöd av resultatet från förstudien.
3
Webbenkäter skickades ut till samtliga barn och ungdomar vid ett tillfälle samt
påminnelser.
Webbenkäter skickades ut till samtliga gode män vid ett tillfälle plus påminnelser .
Webbenkäter skickades ut till samtliga samverkansparter (socialtjänst, hälsovård,
barnpsykiatri och skola) vid ett tillfälle också här skickades det ut påminnelser
Sammanställning av resultatet från webbenkäter gjordes av projektledaren.
Återkoppling till cheferna på barn- och ungdomsenheterna genomfördes via
rapporter på chefsmöten. Återkoppling av inspektionerna gjordes via
åtgärdsprotokollen.
Återkopplingen av enkätresultaten har föredragits på chefsmöte.
Rutinen för uppföljning av eventuella brister i kvaliteten på barn- och
ungdomsenheter består bl.a. åtgärdsprotokoll och enkäter .
Efterarbetet med korrigering av kvalitetskrav, granskningsverktyg
frågeverktyg gjordes av projektgruppen.
Vilka aktiviteter som planerades har inte genomförts ? Varför ?
I projektbeskrivningen är angett att det skulle hållas fokusgrupper med enheternas
barn- och ungdomar, samverkansparter och gode män. Fokusgrupper var väldigt
tidskrävande och med barnen skulle det bli svårt med många språk samtidigt.
Därför användes fokusgrupper på en enhet, som en förstudie för att få fram
relevanta frågeställningar. Webb-baserade enkäter användes sedan istället som
metod för samtliga grupper.
Offentliga biträden som målgrupp togs bort tidigt i projektet eftersom deras
kontakt med enheterna är så liten.
Hur har medfinansieringen från EU synliggjorts ?
Samtliga utskick och frågeformulär har försetts med ERF:s logotyp. Vid all
information till personalen har det särskilt redogjorts för att detta är ett ERFprojekt.
Kvantitativa resultat:
Hur många personer har aktivt medverkat i projektet?
1) Anställda och frivilliga
Projektgruppen bestod av 3 personer inklusive projektledaren och styrgruppen
bestod också av 3 personer.
Två anställda vid Migrationsverket genomförde fokusgrupperna.
2) Hur många personer i målgruppen/erna deltog initialt i aktiviteten (ange antal
män, kvinnor och/eller barn (under 18 år)) ?
Se nedan
4
3) Hur många personer i målgruppen fullföljde aktiviteten (ange antal män,
kvinnor och/eller barn (under 18 år)) ?
Stort sett samtliga i personalgrupperna på barn- och ungdomsenheterna har deltagit
och fullföljt den diskussion och grupparbete som projektgruppen genomförde.
Sammanlagt är personalen ungefär 130 personer, lika många kvinnor som män.
Personalgrupperna har också varit delaktiga i förändringsarbetet kring rutiner och
verksamhet som har genomförts under projekttidens gång.
Samverkansparter: skola, socialtjänst, barnpsykiatri och hälsovård, har deltagit
med ungefär 50 personer sammanlagt. Ungefär 35 var kvinnor och 15 män.
Fokusgruppen för samverkansparter, hade 7 deltagare. Av deltagarna var 6 kvinnor
och 1 man. Webbenkäterna besvarades av 41 personer. I enkäten framgår inte om
det är kvinnor eller män som har svarat.
Gode män har deltagit med 35 personer, hälften kvinnor och hälften män. I
fokusgruppen för gode män, deltog 7 personer. I den gruppen var 4 kvinnor och 3
män. Enkäterna besvarades av 33 gode män. I enkäten framgår inte om det är
kvinnor eller män som har svarat.
I de två fokusgrupperna som genomfördes med barn deltog 13 personer, varav 4
var flickor och 9 pojkar.
Samtliga barn som varit inskrivna längre än 2 veckor vid barn- och
ungdomsenheterna har getts möjlighet att svara på webbenkäten. Vid det tillfället
var det ca 90 barn inskrivna. 75 svarade på enkäten varav 26 flickor och 49 pojkar.
4) I vilken omfattning har målgruppen varit engagerade i projektet ?
Målgrupperna har deltagit i de olika aktiviteterna, inspektioner, enkäter
fokusgrupper m.m. Cheferna på barn- och ungdomsenheterna har varit en viktig
grupp. De har varit aktiva på olika sätt i stort sett alla delar av projektet. De har
naturligtvis också tagit ett stort ansvar för att under projektets gång utveckla
verksamheten utifrån den återkoppling som givits.
5) Hur har målgruppen uppfattat projektet (positivt, negativt, okänt) ?
Vi har bara fått positiva kommentarer av dem som har deltagit. Framförallt har
personalen på barn- och ungdomsenheterna varit positiva till att få sin verksamhet
belyst.
6) Hur har personal som arbetat i projektet uppfattat det ?
Det har varit ett roligt, lärorikt och meningsfullt projekt som har lett till resultat för
verksamheten. Omfattningen av projektet har varit stor med många olika
aktiviteter som krävt mycket förberedelser och efterarbete.
Hur ofta har projektets målgrupp deltagit i projektarbetet med avseende på:
-
Projektplanering
5
Cheferna för enheterna har gett synpunkter på olika upplägg och metoder under
projektets gång.
-
Genomförande
Personalgrupperna inklusive cheferna på enheterna har deltagit i delar av
inspektionerna: gruppdiskussion och grupparbete samt arbetet med att förändra
verksamheten utifrån de åtgärdsprotokoll som presenterats.
För övrigt har målgrupperna deltagit i de aktiviteter som redovisats ovan.
- uppföljning/utvärdering
Barn, samarbetsparter och gode män har svarat på de enkäter som följde upp
resultatet av projektets arbete kring kvalitetskraven för enheterna.
Kvalitativa resultat:
Har de kvalitativa målen/syften som sattes upp i projektbeskrivningen
förverkligats?
Det kvalitativa målet/syftet med att ta fram en metod för kvalitetssäkring var att
”samtliga barn som är inskrivna och boende på verkets barn och ungdomsenheter
får ett omhändertagande som svarar mot uppställda mål”.
Resultatet av kvalitetssäkringen som projektet genomförde visade att
Migrationsverkets barn- och ungdomsboenden uppfyllde de fastställda
kvalitetskraven helt på de flesta punkter och några få var delvis uppfyllda.
Utvecklingsarbete pågår nu på barn- och ungdomsenheterna för att alla
kvalitetskrav ska bli helt uppfyllda.
Sedan projektet genomförts har Migrationsverket
kvalitetskrav som anger vilka behov hos barnen som verket ska tillgodose,
en metod för att följa upp att kraven efterlevs och en rutin för att följa upp
eventuella brister i kvaliteten på barn- och ungdomsenheterna.
Redovisa kortfattat hur Ert projekt har bidragit till att:
-
öka målgruppens deltagande i verksamheten
- öka sysselsättningsgraden för målgruppen
( OV/arbete för asylsökande, praktik/arbete för utlänningar med tillstånd)
- förbättrad service till målgruppen
(ex. förkortad handläggningstid, bättre hälsoundersökningar, kvinnor/barns behov
uppmärksammas etc.)
Under projekttiden har chefer och samordnare vid barn- och ungdomsenheterna
tagit fram och dokumenterat gemensamma rutiner för verksamheten. Enheterna
har också genomfört ett antal förändringar utifrån de åtgärdsprotokoll som
6
projektet överlämnat. Detta har inneburit att verksamheten har blivit mer enhetlig
och att ett antal kvalitetshöjande åtgärder har genomförts. Alla målgrupper: barn,
personal, gode män och samarbetsparter har förhoppningsvis på det sättet fått en
bättre verksamhet att vistas i/arbeta med/samarbeta med.
Hur har de kvalitativa resultaten som uppnåtts kunnat utnyttjas i organisationens
verksamhet?
Exempel på resultat:
I åtgärdsprotokollet efterlystes en gemensam mall för en individuell handlingsplan
för barnen. Den är nu framtagen och används av enheterna. Uppföljningen av
handlingsplanerna fungerar väl enligt svaren i webbenkäterna. Arbetet med
handlingsplanerna behöver dock vidareutvecklas så att de gode männen är mer
delaktiga.
Det ska finnas rutiner för samverkan med socialtjänst, överförmyndarmyndighet,
PBU, hälsovård, frivilligorganisationer, skola, närsamhället på samtliga enheter.
Samtliga enheter har nu muntliga eller/och skriftliga överenskommelser om rutiner
med sina samverkansparter. Enkätsvaren har visat att samarbetet överlag fungerar
bra.
Det ska finnas en tydlig rutin för agerande när barn avviker
Fem enheter hade en tydlig rutin för agerande när barn avviker, de andra hade
bristfälliga eller otydliga rutiner. Men framförallt fanns det ingen gemensam rutin,
alla var olika. En gemensam rutin finns nu som gäller för all enheter.
Erfarenheter
Redovisa de mest positiva erfarenheterna av projektet.
De flesta delar i projektet har fungerat mycket bra.
Inspektionerna gav väldigt mycket information om varje enhet. Att ta foton var ett
mycket bra sätt att dokumentera på.
All den dokumentation som har gjorts i form av frågeverktyg, protokoll m.m. var
bra arbetsmetoder.
Webbenkäter visade sig fungera mycket bra som metod även för barnen.
Samtliga deltagare i projektgruppen har tyckt att det har varit otroligt spännande,
roligt och lärorikt att få besöka samtliga barn och ungdomsenheter i landet.
Projektgruppen har blivit mycket väl mottagen överallt och
verksamhetsbesöken/inspektionerna verkar ha varit uppskattade.
Men framförallt så är ju resultatet det mest positiva dvs. att det under projektets
gång har skett en utveckling av verksamheten så att den är mer enhetlig och nu
lever upp till de uppställda kvalitetskraven.
7
I vilken utsträckning uppnåddes de mål/syften som förväntades i
projektbeskrivningen (gör en uppskattning, uppnåtts till 100%, till 50%, etc)?
Ur projektplanen:
Efter projektets genomförande ska Migrationsverket ha
·kvalitetskrav garanterar ett omhändertagande som tillgodoser de inskrivna
barnens behov på samtliga enheter på Migrationsverket
·en metod för att följa upp att kraven efterlevs
·en rutin för uppföljning av eventuella brister i kvaliteten på barn- och
ungdomsenheter
Alla ovanstående mål är uppfyllda, vilket innebär 100% måluppfyllelse.
Vad var den främsta orsaken till att målet/syftet inte uppnåtts ?
Finns planer på hur man ”går vidare”?
Det finns inga planer på att ”gå vidare”.
Redovisa de mest negativa erfarenheterna av projektet. Vilka problem eller
svårigheter som uppstod under projekttiden ? Hade de kunnat undvikas ? Hur
löstes problemen ?
Tidsåtgången för verksamhetsbesöken, förberedelser och efterarbete har varit
betydligt större än vad som beräknats i projektet. Problemet har tagits upp i
styrgruppen och sedan föredragits för generaldirektören. Gd beslutade då att
projektledaren fick använda ytterligare 50 % av sin tjänst till arbetet med
kvalitetssäkringsprojektet.
Nu i efterhand så är det lätt att se att projektet varit stort och omfattande. För stort
för att det skulle kunna genomföras enligt de ursprungliga uppsatta tidsramarna.
Antingen borde projektet ha varit mer avgränsat eller delats upp i olika delprojekt.
På grund av personliga omständigheter och nya arbetsuppgifter har
rapportskrivandet dragit ut på tiden.
Vad är projektägarens uppfattning om:
-ERF-administratörerna (inkl projektrapportering, information, stöd etc)?
Bara positiva erfarenheter.
-Ekonomi, redovisning, andra finansiärer, etc?
8
-Rekrytering, kompetens, samarbete med annan organisation?
Allt samarbete med externa organisationer, förvaltningar m.m. har fungerat bra.
-Projektdeltagare, rekrytering, kompetens, antal, sammansättning etc?
Projektgruppen på 3 personer, två kvinnor och en man har fungerat mycket bra.
Sammansättningen med projektgruppens kompetens och erfarenhet från olika delar
av barn- och ungdomsverksamheten var mycket värdefull.
Har resultaten och erfarenheterna av projektet kunnat utnyttjas i den egna
organisationens (ordinarie) verksamhet ?
Hela projektets arbete har varit direkt kopplat till den ordinarie verksamheten och
resultaten har därför kunnat bidra till en utveckling av barn- och
ungdomsenheternas verksamhet.
Dessutom har det frågeverktyg som projektet tagit fram, använts i vissa delar vid
en översyn av Migrationsverkets förvarsverksamhet.
Finns planer att sprida erfarenheter och resultat ytterligare, regionalt, nationellt
och/eller internationellt ? Hur ska detta göras ?
Socialstyrelsen och länsstyrelser kommer att ta del av rapporten. Eftersom ansvaret
för mottagande av ensamkommande barn nu går över till kommunerna kommer
tillsynen att skötas av respektive länsstyrelse.
Har resultaten och erfarenheterna redan spridits till andra organisationer,
myndigheter, förvaltningar (Migrationsverket, Integrationsverket samt eventuella
externa finansiärer undantagna). På vilket sätt?
Ja, erfarenheterna och resultaten har använts i samband med arbetet inför
kommunernas övertagande av ansvaret för mottagande av ensamkommande barn.
Uppföljning/Utvärdering
På vilket sätt har projektets målgrupp deltagit i projektplanering, genomförande
och/eller uppföljning/utvärdering? (ex. regelbundna möten tillsammans med
projektansvariga, enkätundersökning efter genomfört projekt/feedback från
målgrupp.)
De enda som mer kontinuerligt har deltagit i är cheferna. Vid inspektioner,
uppföljning av åtgärdsprotokoll m.m. Det har också varit ett antal möten med
cheferna där olika delar av projektet har redovisats och diskuterats.
9
- uppföljning/utvärdering
Barn, samarbetsparter och gode män har svarat på de enkäter som följde upp
resultatet av projektets arbete kring kvalitetskraven för enheterna.
Hur har projektet följts upp och utvärderats?
Projektet som sådant har inte följts upp eller utvärderats. Däremot har barn,
samarbetsparter och gode män gjort en utvärdering av verksamheten på barn- och
ungdomsenheterna efter att enheterna genomfört de åtgärder som föranletts av
inspektioner och granskning av dokumentation.
10
