2016-03-08
Maputo
Helena Hill
Arkivbeskrivning för ambassaden för ambassaden i Maputo
1. Myndighetens organisation och arbetsuppgifter
Organisation
Sverige har haft diplomatiska förbindelser med Moçambique sedan
1975. I dagsläget omfattar ambassadens verksamhetsområde
Moçambique, Swaziland och Madagaskar.
Beskrivning av verksamheten och verksamhetsområde
Ambassaden i Maputos verksamhet omfattar bland annat följande:
Utvecklingssamarbete i enlighet med samarbetsstrategi för
Moçambique 2016 - 2020 och andra styrdokument.
Bevakning och analys av den politiska, biståndspolitiska samt
ekonomiska utvecklingen i Moçambique, Swaziland och
Madagaskar.
Deltagande i den politiska dialogen med härvarande EU
delegationer i verksamhetsland och sidoackrediterade länder.
Främjande.
Konsulära frågor och annan författningsreglerad verksamhet.
2. Sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare
handlingar och ärendeslag.
Handlingar inom utvecklingssamarbetet arkiveras under kategori 4.4.2
med underindelningar per projekt/programsamarbete. Projekten löper
ofta under flera år och ingår därmed inte i den årliga avställningen.
Den politiska och ekonomiska rapporteringen arkiveras under kategori
4.3.2.
2(2)
Sveriges Ambassad
Maputo
2016-03-08
Handlingar rörande främjandearbetet återfinns under kategori 4.5.
Kategori 6.1 - 6.4 är relaterat till verksamhetsstöd, personlärenden,
lokaler och säkerhet och innefattar en betydande del av det totala
antalet allmänna handlingar
3. Arkiv som myndigheten förvarar
Endast den egna verksamhetens arkivhandlingar
4. Sökingångar i arkivet/arkiven
Diarier, register och Klaradia utgör de främsta sökingångarna. För pass
och tillståndsansökningar används RES-UM och Wilma. För ekonomisk
verksamhet använda Agresso eller PLUS
5. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess
Ambassaden har rätt att tillämpa sekretessbestämmelser i flertalet
kapitel i offentlighets- och sekretesslagen. En förteckning över vanligen
tillämpade bestämmelser finns i myndighetens OSL-beskrivning.
6. Gallringsregler
Ambassadens arkivbildning omfattas av Regeringskansliets föreskrifter
(RKF 2009:14) om gallring av allmänna handlingar hos myndigheter
inom utrikesrepresentationen. Någon myndighetsspecifik föreskrift
eller beslut har inte fattats.
7. Ansvarig för arkivverksamheten
Ansvarig för arkivverksamheten är myndighetschefen. Ansvaret för den
praktiska hanteringen ligger på tredjeambassadsekreteraren och på den
lokalt anställde arkivarien.
