Sapas uppförandekod

Sapas
uppförandekod
Innehåll
04Meddelande från vår VD
061 Att förstå och följa uppförandekoden
1.1 Våra kärnvärden
06
1.2 Vårt åtagande för efterlevnad och integritet
06
1.3 Vårt ansvar
08
1.4 Söka vägledning, uppmärksamma missförhållanden
09
och rapportera misstänkta överträdelser
1.5 Överträdelser och ansvarstagande
10
112 Vår arbetsplats
2.1 Mänskliga rättigheter och arbetstagares rättigheter
12 2.2 Arbetsvillkor, jämställdhet och respekt
12 2.3 Miljö, hälsa, säkerhet och trygghet (EHS)
12 2.4 Kvalitet
13 143 Vårt affärsmässiga agerande
3.1 Bekämpning av korruption och mutor
15
3.2 Arbetet med affärspartners
15
3.3 Bekämpning av korruption i leveranskedjan
15
3.4 Extrabetalningar
15
3.5 Gåvor och representation
16
3.6 V
älgörenhetsdonationer, sponsring och
16
investeringar i samhället
3.7 Politiska bidrag och aktiviteter
17
3.8 Rättvis konkurrens
17
3.9 Införskaffande av konkurrensrelaterad information
17
3.10 Handelsrestriktioner och sanktioner
17
3.11 Uppgiftsskydd och integritet
18
3.12 Immateriella rättigheter
18
3.13 Korrekta och fullständiga data, dokumentation,
19
rapportering och redovisning
3.14 Extern kommunikation
19
204 Vårt personliga agerande
4.1 Interessekonflikt
21 4.2 Användning av företagets egendom och tillgångar
21 4.3 Konfidentialitet
21 4.4 Personligt agerande
22 4.5 Insiderhandel
22
Version 2.0
September 2016
Meddelande från
vår VD
04
Bästa kollegor!
Vi formar vår framtid genom innovativa aluminiumlösningar
och ansvarsfullt företagande. Med över 50 års erfarenhet av
aluminiumindustrin, kombinerat med god entreprenörsanda
och ständiga förbättringar, har vi skaffat oss en ledande ställning inom branschen. Sapa bygger vidare på ägarnas vision
om att göra affärer på rätt sätt, och vi måste stå fast vid vårt
åtagande att agera med ärlighet, transparens och integritet.
Genom att tillämpa högsta möjliga standarder och fullgöra
våra åtaganden lägger vi grunden för en verksamhet präglad
av förtroende för varandra, våra kunder och affärspartners.
Våra framgångar är beroende av att vi alla hela tiden
gör det som är rätt. På Sapa har vi höga etiska krav, som vi
förväntar oss att alla medarbetare lever upp till. Det är inte
alltid så enkelt och självklart att fatta rätt beslut. Därför
har vi utvecklat en uppförandekod, som, tillsammans med
våra kärnvärden, utgör en ram för det som vi anser vara
ansvarsfullt företagande och reflekterar vårt åtagande att
följa gällande lagar och förordningar. Sapas uppförandekod
anger förutsättningarna för hela vår affärsverksamhet samt
grundläggande principer och standarder för denna verksamhet, oavsett var den äger rum.
Alla Sapas medarbetare är ansvariga för att förstå och
följa uppförandekoden, Sapas policies och procedurer samt
gällande lagar och förordningar. Vår styrelse och jag är
kompromisslösa i våra förväntningar på att de regler och
principer som beskrivs i den här uppförandekoden undantagslöst ska följas.
Vi har alla en skyldighet att följa gällande lagar och etiska
riktlinjer. Om du säger ifrån kan vi lösa problemen innan
de blir för stora och får dessutom chansen att förbättra oss.
Om du har sett eller hört något som skulle kunna utgöra
ett brott mot lagen eller Sapas uppförandekod, kärnvärden
eller policies och procedurer ska du rapportera det, antingen
internt inom din organisation eller via Sapas AlertLine.
Oavsett vilken metod du väljer kommer vi att vidta nödvändiga åtgärder för att utreda och följa upp problemet. Om du
ställer en fråga eller rapporterar en eventuell överträdelse i
god tro, gör du det som är rätt. Vi kommer inte att tolerera
att du utsätts för repressalier.
Tack för ditt fortsatta engagemang och för att du gör det som
är rätt för Sapa.
—Egil Hogna, VD och koncernchef, Sapa
05
1 Att förstå och följa
uppförandekoden
06
1.1 Våra kärnvärden
För att hela organisationen ska dra åt samma håll krävs
en gemensam vision och gemensamma kärnvärden, både
globalt och lokalt. Vårt syfte är att “forma en hållbar
framtid genom innovativa aluminiumlösningar”. På så
sätt kan vi förändra branschen. Men för att lyckas med
det krävs det att vi alltid agerar i enlighet med våra
kärnvärden.
Sapas kärnvärden beskriver hur vi måste agera för
att nå vår vision – att forma en hållbar framtid genom
innovativa aluminiumlösningar
• Kunden först – vi ser världen genom våra kunders ögon. Vi
förutser deras behov och agerar snabbt lokalt och globalt
för att leverera hög kvalitet.
• Pålitliga – vi gör det vi säger att vi ska göra. Vi agerar
med integritet, kommunicerar öppet och behandlar
andra med respekt.
• Ett Sapa – vi vet att vi arbetar bättre när vi samarbetar.
Vi delar vår kunskap och energi för att säkerställa att vi
når våra gemensamma och individuella mål.
• Entreprenörskap – vi bedriver verksamheten som om det
vore vårt eget företag. Vi är flexibla och resultatfokuserade när vi genomför nya initiativ.
• Ansvarstagande – vi tar ansvar för våra handlingar. Vi
fattar beslut och ställer oss bakom resultatet, oavsett om
det är bra eller dåligt.
1.2 Vårt åtagande för efterlevnad och integritet
Uppförandekoden återspeglar vårt fortsatta åtagande att
tillämpa etiska affärsseder och regelefterlevnad genom hela
vår globala organisation, oavsett var vi bedriver verksamhet
för Sapas räkning.
Denna uppförandekod utgör grunden för våra ansträngningar att göra rätt saker på rätt sätt. Den är framtagen för
att hjälpa dig fatta rätt beslut för dig själv och för Sapa.
För att vi ska kunna tillämpa denna uppförandekod i vårt
dagliga arbete har vi utvecklat ett antal policies och procedurer för mer detaljerad vägledning och information om vilka
krav som ställs. Vår uppförandekod samt tillhörande policies
och procedurer stärker vårt engagemang för integritet och
efterlevnad och beskriver vilka förväntningar vi alla har på
oss att uppfylla höga etiska krav.
Den här versionen av uppförandekoden ersätter alla
tidigare versioner och har godkänts av styrelsen för
Sapa-koncernen.
Hur uppförandekoden tillämpas
Som ett globalt företag har vi en skyldighet att agera i
enlighet med gällande lagar och förordningar i de länder vi
verkar. I de fall som uppförandekoden skiljer sig från lokala
lagar, förordningar, policies och procedurer, så gäller den
striktaste nivån, i den mån lagstiftningen tillåter det.
Uppförandekoden gäller för alla Sapa-medarbetare,
oavsett var de befinner sig, på alla nivåer inom organisationen. Den gäller också för tillfälligt anställda, konsulter
eller andra personer som representerar Sapa eller agerar på
Sapas vägnar samt styrelsen för Sapa AS och dess dotterbolag. Uppförandekoden gäller även för anställda på delägda
dotterbolag, om och i den utsträckning detta har godkänts av
styrelsen i dessa bolag.
Friskrivningsklausul
Denna uppförandekod beskriver vissa grundläggande principer, policies och procedurer som gäller för Sapas medarbetare och styrelseledamöter i Sapa och dess dotterbolag.
Den skapar inga rättigheter för kunder, leverantörer, konkurrenter, affärskontakter, aktieägare, enheter eller andra
personer som inte är medarbetare eller styrelseledamöter.
Ingenting i detta dokument är avsett att eller kommer att
ersätta bestämmelserna i en medarbetares anställningsavtal eller andra kollektivavtal. Anställningsavtal eller
andra kollektivavtal ska gälla i händelse av konflikt.
Undantag
Förfrågningar om undantag från kraven i denna uppförandekod behandlas av VD:n. Undantag som rör VD:n,
behandlas av styrelsen.
07
1.3 Vårt ansvar
Alla medarbetare kan bidra till Sapas etiska företagskultur genom att förstå Sapas uppförandekod, policies
och procedurer, anamma Sapas åtagande om efterlevnad
och integritet, uppfylla efterlevnadskraven och undvika
överträdelser.
Du ska undvika att agera i strid med denna uppförandekod eller uppmuntra andra att göra det, även om det
under rådande omständigheter kan tyckas ligga i företagets intresse.
Intyg
Alla medarbetare måste med jämna mellanrum intyga att
de har läst och förstått uppförandekoden, att de kommer
att följa uppförandekodens principer, Sapas kärnvärden samt relaterade policies och procedurer och att de
samtycker till att rapportera misstänkta överträdelser via
tillgängliga kanaler.
Medarbetarnas ansvar
Som anställd på Sapa förväntas du agera med integritet
och transparens och visa att du iakttar de högsta etiska
standarderna i dina kontakter med kunder, affärspartners, kollegor och övriga intressenter. Alla medarbetare
är skyldiga att:
• Alltid agera i enlighet med Sapas uppförandekod, kärnvärden, policies och procedurer, riktlinjer, arbetsregler
samt gällande lagar och förordningar.
• Undvika all verksamhet som kan uppfattas som oetisk
eller olaglig.
• Utan dröjsmål ställa frågor eller söka rådgivning vid
osäkerhet om innebörden av någon del av uppförandekoden
eller vid etiska dilemman.
• Utan dröjsmål uppmärksamma misstänkta överträdelser av Sapas uppförandekod, kärnvärden, policies och
procedurer, riktlinjer, arbetsregler samt gällande lagar
och förordningar.
08
• Samarbeta ärligt och fullständigt vid interna utredningar inom företaget.
• Inte vidta repressalier mot någon som tar upp ett problem i god tro.
• Delta i tillgängliga kurser om efterlevnad.
Ansvarsområden för chefer och ledare
Våra chefer och ledare är ansvariga för att verksamheten
inom deras respektive områden bedrivs i enlighet med uppförandekoden, Sapas kärnvärden, policies, procedurer och
tillämpliga lagar och förordningar.
Sapas chefer och ledare är dessutom skyldiga att:
• Föregå med gott exempel och vara en bra förebild som
inspirerar medarbetarna att följa uppförandekoden och
agera med ärlighet, transparens och integritet.
•Öppet diskutera uppförandekodens principer med sina
arbetslag för att se till att alla förstår och lever upp till
kraven.
• Betona vikten av etik och efterlevnad
•Skapa en arbetsmiljö präglad av förtroende, där medarbetarna känner sig bekväma med att rapportera eventuella missförhållanden och får tillräckligt med stöd och
vägledning.
•Skapa en etisk företagskultur som främjar efterlevnad,
uppmuntrar medarbetarna att ställa frågor och uttrycka
sin oro och som inte tolererar repressalier.
•Skyndsamt vidta åtgärder när en medarbetare rapporterar en misstänkt överträdelse och lyfta frågan till
anläggnings-/platschefen, personalavdelningen eller
företagets juridiska avdelning.
•Visa uppskattning för och belöna medarbetare som
upprätthåller och verkar för en hög regelefterlevnad och
etisk nivå.
1.4 Söka vägledning, uppmärksamma missförhållanden och rapportera misstänkta överträdelser
Sapa strävar efter att bygga upp en företagskultur där
medarbetarna känner sig bekväma med att ställa frågor,
söka vägledning, uppmärksamma missförhållanden och
rapportera misstänkta överträdelser. Vi tar dina frågor och
problem på allvar. Vi bär alla ett ansvar och måste våga
säga ifrån omedelbart när det gäller etiska frågor eller
problem och annat som vi, i god tro, uppfattar som en misstänkt överträdelse. Vi hoppas att du känner dig bekväm
med att ta upp eventuella problem med din chef. Om du av
någon anledning inte gör det eller om du inte tycker att
din chef tar tag i en fråga på lämpligt sätt, finns det andra
alternativ.
Alternativa kanaler för att ställa frågor, söka vägledning, uppmärksamma missförhållanden och rapportera
misstänkta överträdelser:
• Din närmaste chef
• Din närmaste chefs chef
• Din anläggnings-/platschef
• Personalavdelningen
• Avdelningen för juridiska frågor/efterlevnad
• EHS-avdelningen (Miljö, hälsa och säkerhet)
• Revisionsavdelningen
• Sapa AlertLine
Du kan rapportera eventuella missförhållanden till vår
AlertLine genom att:
• Gå in på SapaAlertLine.com och göra din anmälan
online.
• Ringa ett avgiftsfritt telefonnummer. Telefonnummer
och instruktioner finns på Sapa AlertLine-affischer på
din arbetsplats, Sapas intranät Express och SapaAlertLine.com.
Sapas AlertLine administreras konfidentiellt av ett oberoende tredjepartsföretag. Hit kan du vända dig dygnet runt
alla dagar. När du använder Sapa AlertLine kan du välja
att vara anonym, såvida detta inte är förbjudet enligt
lokal lagstiftning. Dessutom erbjuds tolktjänster mellan
flera olika språk. Inkomna ärenden vidarebefordras utan
dröjsmål till Sapas internutredningsavdelning, som vidtar
lämpliga åtgärder.
Nolltolerans mot repressalier
Sapa tolererar inte repressalier mot någon som i god
tro ställer en fråga, tar upp ett problem, rapporterar en
misstänkt överträdelse eller deltar i en intern utredning.
Personer som tar upp ett problem i god tro eller hjäl-
09
per till att lösa rapporterade problem är skyddade mot
repressalier.
God tro innebär att du är fast övertygad om att det
föreligger en oegentlighet.
Repressalier är att skrämma någon till tystnad eller
utfärda sanktioner mot någon som har rapporterat
ett problem. Det strider mot denna uppförandekod att
utfärda sanktioner mot någon för att de har rapporterat
ett problem. Vi tolererar dock inte heller illvilliga och
uppsåtligen felaktiga rapporter. Alla som medvetet ägnar
sig åt repressalier eller lämnar falska rapporter kommer
att utsättas för disciplinära åtgärder, vilket kan inkludera uppsägning.
Om du misstänker att repressalier förekommer på arbetsplatsen måste du omedelbart rapportera det via Sapa
AlertLine eller via någon annan tillgänglig kanal.
At fatta etiska beslut
Vi förväntar oss att du är välinformerad och visar gott
omdöme när du fattar affärsmässiga beslut på Sapas
vägnar. Om du ställs inför ett etiskt dilemma, fundera
över följande frågor:
1.5 Överträdelser och
ansvarstagande
Det är aldrig tillåtet att agera olagligt eller oetiskt, inte
ens om det verkar ligga i företagets intresse eller om en
chef eller annan medarbetare har sagt till dig att göra på
det viset.
Lagöverträdelser kan komma att anmälas till behöriga
brottsbekämpande myndigheter. Överträdelser mot uppförandekoden tolereras inte och kan få allvarliga konsekvenser för dig och Sapa, som disciplinära åtgärder i form
av uppsägning, betydande bötesbelopp, påföljder och ett
skamfilat rykte. Överträdelser kan äventyra våra relationer till kunder, kollegor, myndigheter och affärspartners
och resultera i förlorade affärsmöjligheter. Exempel på
oegentligheter som kan resultera i disciplinära åtgärder
är:
• Att bryta mot Sapas uppförandekod, kärnvärden, policies och procedurer
• Agerar jag i enlighet med Sapas uppförandekod, kärn
värden, policies och procedurer?
• Att uppmuntra eller förmå andra att bryta mot Sapas
uppförandekod, kärnvärden, policies och procedurer
• Är mitt agerande lagligt?
• Att inte genast rapportera en misstänkt överträdelse
• Har jag tillräckligt med information för att fatta ett bra
beslut? Om inte, har jag sökt rådgivning från tillgängliga
resurser?
• Att inte samarbeta vid interna utredningar inom
företaget
• Kan jag stå för mina handlingar inför mina medarbetare,
min chef, min familj och mina vänner?
•Skulle mitt agerande påverka Sapas anseende positivt
vad gäller förtroende, ansvarighet och integritet?
Om du inte kan svara “ja” på dessa frågor eller om du
känner dig osäker, bör du vänta med att fatta beslut eller
vidta åtgärder tills du har sökt vägledning.
10
• Att utöva repressalier mot en annan medarbetare för att
han eller hon har rapporterat en misstänkt överträdelse
• Att inte visa ledarskap och ta ansvar för att säkerställa
att Sapas uppförandekod, kärnvärden, policies och
procedurer efterlevs.
2 Vår arbetsplats
Vi bygger upp och upprätthåller förtroendefulla relationer med varandra, våra kunder, affärspartners och de
samhällen där vi verkar genom att arbeta ansvarsfullt
och säkert, visa integritet, behandla varandra med respekt och uppfylla våra åtaganden.
11
2.1 Mänskliga rättigheter och
arbetstagares rättigheter
Sapa åtar sig att respektera och främja de mänskliga rättigheterna för alla individer som kan påverkas av vår verksamhet. Vi respekterar de grundläggande principerna i FN:s
allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna.
Vi inser att affärsvärlden har en viktig roll och ett stort
ansvar när det gäller att iaktta de mänskliga rättigheterna.
Genom vår verksamhet åtar vi oss att bidra till personlig och
yrkesmässig utveckling för våra medarbetare och hållbar
utveckling i de samhällen där vi är verksamma.
Sapa stödjer och respekterar internationellt erkända
rättigheter för arbetstagare, inklusive föreningsfrihet och
kollektiv förhandlingsrätt inom ramen för nationella lagar
och bestämmelser. Vi är emot och använder inte någon form
av barnarbete eller tvångsarbete.
2.2 Arbetsvillkor, jämställdhet
och respekt
Mångfald och en inkluderande arbetsplats
Som ett globalt företag sammanför vi medarbetare med
många olika bakgrunder, kompetenser och kulturer. Vi är
medvetna om att alla människor är unika och värdefulla
och måste respekteras för sina individuella förmågor och
åsikter. Vi tror att mångfald och en inkluderande arbetskultur är viktiga faktorer för vår framgång.
Behandla varandra med respekt
Vi strävar efter att ha relationer där vi är öppna och
ärliga och visar respekt för varandra. Vi har ett gemensamt ansvar att bidra till en stödjande arbetsmiljö, baserad på ömsesidigt förtroende, transparens och respekt.
Arbetsplats fri från trakasserier
Sapa tolererar inte någon form av trakasserier, inklusive
sexuella trakasserier eller mobbning på arbetsplatsen. Vi
12
har alla rätt att arbeta i en miljö fri från hot, där vi kan
känna oss trygga och säkra. Trakasserier på arbetsplatsen kan ske på många olika sätt och upplevas olika från
person till person; det kan röra sig om fysiska, verbala,
sexuella eller andra former av trakasserier. Vi tolererar
inte någon form av trakasserier eller diskriminering,
inklusive men inte begränsat till kön, ras, hudfärg, religion, etnisk bakgrund, handikapp, sexuell läggning eller
civilstatus.
Främja jämställdhet
Sapa strävar efter att erbjuda lika anställningsmöjligheter och behandla alla medarbetare rättvist och med
respekt. Sapas medarbetare och affärsenheter ska endast
använda meriter, kvalifikationer och andra professionella
kriterier som grund för medarbetarrelaterade beslut, t.ex.
vid rekrytering, utbildning, ersättning och befordran.
Vi strävar efter att ta fram program och åtgärder som
stimulerar till en diversifierad organisation baserat på
principen om lika möjligheter. Sapa förbinder sig att
iaktta principerna om icke-diskriminering.
2.3 Miljö, hälsa, säkerhet och
trygghet (ehs)
Säkerheten först
Vi värdesätter människors liv före alla andra överväganden och kompromissar inte med vår säkerhet. Vi strävar
efter att erbjuda en säker arbetsplats för våra medarbetare, entreprenörer och besökare.
Ehs – ett val, inte en slump
Sapa tror på EHS av hög kvalitet. Detta uppnås genom
konsekvent tillämpning av Sapas EHS-ledningssystem, bästa
praxis, ett starkt engagemang för ständiga förbättringar och
en ansvarskänsla för människor och miljö. Vi ska uppfylla
eller överträffa alla tillämpliga EHS-lagar och Sapas interna
krav på miljö, hälsa och säkerhet.
Vi anser att alla skador, arbetsrelaterade sjukdomar och
miljöolyckor kan undvikas. Samtidigt som vi strävar efter
att skapa säkra och sunda arbetsförhållanden uppmuntrar vi
också våra medarbetare till en sund och säker livsstil.
Sapa strävar efter att skydda sina medarbetare, verksamheter och tillgångar mot skador som uppkommer till följd
av avsiktliga handlingar genom en arbetskultur präglad av
omfattande stöd, ständigt lärande och ständiga förbättringar.
Vi måste göra allt som står i vår makt för att minska den
negativa miljöpåverkan från vår verksamhet. Vi stödjer
åtgärder som förebygger och begränsar föroreningar och
arbetar systematiskt för att effektivisera vår förbrukning av
råvaror, vatten och fossila bränslen samt minimera avfall
och utsläpp.
Vårt ansvar för miljö, hälsa och säkerhet
Vi har ett gemensamt ansvar att följa säkerhetsreglerna
och visa vårt engagemang för EHS av hög kvalitet. Du
förväntas utföra dina arbetsuppgifter på ett tryggt och
säkert sätt i enlighet med tillämpliga krav. Du har rätt
att vägra att arbeta i situationer som kan ge upphov till
skada. Du har dessutom skyldighet att uppmärksamma
andra medarbetare, ledningen, EHS-avdelningen eller
den lokala personalavdelningen när du observerar osäkra
situationer eller riskbeteenden. Du måste omgående
rapportera alla olyckor eller incidenter på arbetsplatsen
som kan ge upphov till personskada eller egendomsskada.
Alla anställda på Sapa är skyldiga att följa våra policies
och procedurer för miljö, hälsa och säkerhet.
För mer information, se Sapas policies och procedurer för
miljö, hälsa och säkerhet.
2.4 Kvalitet
För att vi ska vara framgångsrika krävs det att vi är en
innovativ leverantör av aluminiumlösningar och har ett nära
samarbete med våra kollegor, kunder och samarbetspartners
världen över. En central del av vår verksamhet är att lyssna
på kunderna och tillgodose deras behov genom att förstå hur
de använder slutprodukterna.
Kvalitet är precision inom metallindustrin, enhetliga produkter, sinne för detaljer, ett väl utfört arbete, en outtröttlig
vilja att förbättra sig, leveranssäkerhet och, i slutändan,
att skapa ett mätbart mervärde för kunderna. Med hjälp av
dessa principer klargör vi vårt åtagande och uppdrag att
ständigt uppfylla överenskomna specifikationer och krav
från våra kunder.
13
3 Vårt affärsmässiga agerande
Som ett globalt företag har vi en skyldighet att agera
i enlighet med gällande lagar och förordningar i de
länder vi verkar. Vi samverkar med en mängd olika
intressenter, såsom kunder, konkurrenter, leverantörer, affärspartners, representanter, tillsynsmyndigheter och lokala samhällen. Vi åtar oss att samverka
med alla dessa grupper på ett etiskt och lagligt sätt
och visa integritet i allt vi gör.
14
3.1 Bekämpning av korruption
och mutor
Sapa tolererar inte korruption, vare sig inom den privata
eller offentliga sektorn. Vi åtar oss att följa alla tillämpliga lagar och förordningar som har antagits för att bekämpa korruption och mutor.
Mutor och bestickning är inte tillåtet i någon form,
vare sig i relationer med offentliga tjänstemän eller med
personer som arbetar inom den privata sektorn. Vi får
aldrig – direkt, indirekt eller via en mellanhand – erbjuda,
ge, acceptera eller ta emot något av värde för att uppnå
otillbörliga fördelar för oss själva eller företaget. Bristande efterlevnad av våra policies kommer att betraktas som
en allvarlig överträdelse med disciplinära följder.
För mer information, se Sapas handbok för
korruptionsbekämpning.
3.2 Arbetet med affärspartners
Sapas framgångar är beroende av samarbetet med våra affärspartners – leverantörer, kunder, entreprenörer, agenter, återförsäljare, konsulter, partners i samriskföretag
och övriga samarbetspartners. Våra affärspartners förväntas följa alla tillämpliga lagar och förordningar samt
standarder som är förenliga med Sapas uppförandekod.
Bristande efterlevnad av dessa krav betraktas som en väsentlig överträdelse av förpliktelserna gentemot Sapa och
kan resultera i en uppsägning av affärsförbindelserna.
Vi genomför integritetsundersökningar för att säkerställa att våra affärspartners uppfyller kraven avseende
rykte, bakgrund och förmågor.
Vi måste iaktta försiktighet när vi ingår avtal med
mellanhänder, t.ex. affärspartners som agerar på uppdrag
av Sapa, inklusive agenter, distributörer, återförsäljare,
partners i samriskföretag eller övriga samarbetspartners,
eftersom Sapa kan hållas ansvarig för mellanhändernas
handlingar. Våra mellanhänder förväntas agera i enlighet med principerna i Sapas uppförandekod samt följa
tillämpliga lagar och förordningar. Det är vårt ansvar att
säkerställa att mellanhänderna känner till Sapas uppförandekod och vilka krav som gäller.
Som en allmän regel gör vi aldrig något via en mellanhand som vi inte har tillåtelse att göra själva.
3.3 Bekämpning av korruption
i leveranskedjan
Vårt mål är att samarbeta med leverantörer som stödjer
våra affärsetiska principer. Sapas leverantörer måste
därför alltid upprätthålla en mycket hög standard vad
gäller etiskt agerande och efterlevnad av lagar och
regler. Alla leverantörer som har ett direkt avtalsmässigt
förhållande till Sapa och erbjuder produkter eller tjänster
till Sapa förväntas skriva under och följa Sapas leverantörsdeklaration. I Sapas leverantörsdeklaration fastställs
de minimikrav som Sapa ställer på sina leverantörer inom
viktiga områden som affärsetik, korruptionsbekämpning,
mänskliga rättigheter, arbetsvillkor och hållbarhet.
För mer information, se Sapas leverantörsdeklaration
och handbok för korruptionsbekämpning.
3.4 Extrabetalningar
Extrabetalningar är inte tillåtna och du får aldrig ta initiativ
eller uppmuntra till extrabetalningar för Sapas räkning,
oavsett om betalningen sker direkt eller indirekt via en affärspartner. Extrabetalningar, som ska fungera som ”smörjmedel”, är betalningar som görs för att säkra resultatet av en
rutinmässig myndighetsåtgärd eller offentlig tjänst som du
genom lag eller på annat sätt har rätt att få. Dessa betalningar omfattar normalt sett låga summor.
Om du har ombetts att göra en extrabetalning måste du
omedelbart rapportera det till företagets juridiska avdelning
och se till att transaktionen dokumenteras och registreras på
korrekt sätt.
För mer information, se Sapas handbok för
korruptionsbekämpning.
15
3.5 Gåvor och representation
Vi måste alltid vara försiktiga i våra bedömningar och ha
Sapas anseende och integritet i åtanke när vi ger eller tar
emot gåvor och representation i affärssammanhang. Vi får
inte ge eller ta emot gåvor eller andra erbjudanden som representation, utgifter eller andra förmåner som kan påverka
– eller förefalla påverka – affärsbeslut, vårt oberoende, vår
integritet eller vår förmåga att fatta objektiva beslut i Sapas
intresse.
Gåvor och andra erbjudanden får endast ges eller tas emot
om de är rimliga, både vad gäller värde och hur ofta de ges,
och sker vid lämplig plats och tidpunkt. Regler för gåvor
och representation kan skilja sig mellan olika kulturer,
men måste alltid ges eller tas emot i enlighet med gällande
lagstiftning, de ekonomiska begränsningar och villkor som
fastställs i Sapas riktlinjer för gåvor och representation,
mottagarens regler och vedertagen lokal affärssed.
Möjligheten att erbjuda gåvor och underhållning till
offentliga tjänstemän är starkt begränsad av Sapas policy
och enligt lag. Vi måste därför vara mycket försiktiga med
att erbjuda representation när offentliga tjänstemän är
inblandade. Många länder har lagar som begränsar gåvor
och representation till offentliga tjänstemän. Många statliga
organ har dessutom regler som förbjuder deras representanter att acceptera gåvor och representation. Rådfråga alltid
avdelningen för juridiska och regulatoriska frågor innan
du godkänner gåvor och representation som rör offentliga
tjänstemän.
16
Det är ditt ansvar att sätta dig in i vilka riktlinjer som
gäller för gåvor och representation samt att uppfylla alla
krav på godkännande och redovisning. Om du är osäker bör
du alltid rådfråga din chef, avdelningen för juridiska och
regulatoriska frågor eller personalavdelningen.
För mer information, se Sapas riktlinjer för gåvor och
representation.
3.6 Välgörenhetsdonationer,
sponsring och investeringar i
samhället
Vi stödjer de samhällen där vi bor och arbetar. Via vår
verksamhet, våra affärsrelationer och vårt samhälls- och
välgörenhetsarbete ger vi tillbaka till våra samhällen och
de människor som bor där.
Välgörenhetsdonationer, sponsring och investeringar i
samhället ska utgå från ett affärsscenario och ha som mål
att gynna både samhället och Sapa. De ska ges på ett öppet
och transparent sätt, grundas på objektiva kriterier och
dokumenteras på vederbörligt sätt. Undvik donationer och
sponsring som kan uppfattas som politiska bidrag och donationer till religiösa organisationer. Vår personal utgörs
av människor med olika bakgrunder och vi bör vara objektiva och rättvisa i behandlingen av samtliga medarbetare.
En risk som är förknippad med välgörenhetsdonationer,
sponsring och investeringar i samhället är att de kan ge
upphov till anklagelser om mutor. Utbetalningar av denna
typ är alltid olämpliga om de används som en täckmantel
för mutor.
Vägledning om samhällsstöd kan erhållas från företagets
kommunikationsavdelning och avdelningen för CSR.
För mer information, se Sapas riktlinjer för sponsring.
3.7 Politiska bidrag och
aktiviteter
Ekonomiska bidrag eller andra bidrag till politiska partier, tjänstemän inom dessa partier eller personer som ställer upp i allmänna val får aldrig ges i Sapas namn. Detta
förhindrar inte att Sapa kan stödja politiska åsikter som
ligger i företagets intresse och hindrar inte medarbetare
från att, via fackföreningar, delta i politiska aktiviteter
som privata medborgare.
3.8 Rättvis konkurrens
Vi tror på fri, rättvis och öppen konkurrens. Vår policy
är att konkurrera på ett kraftfullt och rättvist sätt, men
alltid helt i enlighet med gällande lagar och affärsetik. Vi
ska därför följa alla antitrust- och konkurrenslagar och
agera med ärlighet, rättvisa och integritet i kontakterna
med våra konkurrenter.
Vi skaffar oss konkurrensfördelar genom våra innovativa och tekniskt avancerade produkter, inte genom oetiska
och olagliga affärsmetoder:
• Vi ingår inte konkurrensbegränsande avtal med konkurrenter, inklusive prissamarbeten, marknadsuppdelning
eller anbudsuppgörelser.
• Vi undviker att utbyta kommersiellt känslig information
med konkurrenter. Du bör iaktta särskild försiktighet vid
konferenser, mässor eller branschorganisationsmöten.
• Vi tillämpar inga olagliga restriktioner för kunder eller
leverantörer.
• Vi missbrukar inte en dominerande marknadsställning.
Du bör alltid söka råd hos företagets avdelning för juridiska och regulatoriska frågor om det föreligger risk för
antitrustexponering för Sapa, för dig själv eller för någon
av de medarbetare som rapporterar till dig.
För mer information, se aktuell konkurrenshandbok för
den region där verksamheten bedrivs..
3.9 Införskaffande av konkurrensrelaterad information
Kunskap om och förståelse för konkurrenterna är viktiga
faktorer för alla företag. Men information om konkurrenter måste samlas in och användas i enlighet med gällande
lagstiftning och god affärssed. Vi samlar endast in konkurrensrelaterad information från legitima källor och aldrig på
ett olagligt eller oetiskt sätt.
3.10 Handelsrestriktioner och
sanktioner
Sapa strävar efter att följa nationella och internationella
bestämmelser om handelsrestriktioner och sanktioner
som gäller i de länder där vi är verksamma.
Handelsrestriktioner (sanktioner och embargon) hänför
sig till antingen export eller import av vissa varor och/
eller handel med vissa länder, personer och enheter. Mer
specifikt kan vissa lagar förbjuda Sapa att göra affärer
med vissa personer och organisationer som är förknippade med narkotika, människohandel, terrorism eller
andra kriminella aktiviteter samt sådana som ägnar sig åt
spridning av massförstörelsevapen.
Vi har alla ett ansvar att känna till vad som gäller inom
vår verksamhet och söka rådgivning om vi är osäkra på
17
huruvida en föreslagen verksamhet är laglig eller inte.
Du bör alltid söka rådgivning från avdelningen för
juridiska och regulatoriska frågor när det gäller handelskontroller och sanktioner.
3.11Uppgiftsskydd och
integritet
Sapa följer gällande regler för hantering och skydd av
information och personuppgifter och tillämpar ”bindande
företagsregler” (BCR, Binding Corporate Rules) för överföring av personuppgifter rörande anställda och tredje
part. Det är obligatoriskt att följa dessa regler.
Sapas hantering av personuppgifter måste alltid upprätthålla fullgod säkerhet och ske i enlighet med gällande
lagar och förordningar för behandling av personuppgifter.
Det gäller oavsett om informationen rör kunder, medarbetare eller andra. Hanteringen av personuppgifter
måste begränsas till vad som är nödvändigt för att uppnå
affärsmässiga syften, uppfylla kundernas behov eller ha
en välfungerande personaladministration.
Om så krävs i din region, måste medarbetarna skriva
under ett avtal om att upprätthålla sekretessen i förhållande till tredje part, gällande information som de har fått
18
kännedom om i samband med att de arbetat för företaget,
inklusive personuppgifter, och vara noga med att inte föra
denna information vidare till andra medarbetare.
3.12Immateriella rättigheter
Vi följer gällande lagar och förordningar som reglerar
rättigheterna till och skyddet av våra egna och andras
immateriella rättigheter, inklusive varumärken, patent
och affärshemligheter.
3.13Korrekta och fullständiga
data, dokumentation, rapportering och redovisning
Sapa verkar för öppenhet och korrekthet i företagets alla
transaktioner, samtidigt som vi respekterar sekretessen
och andra gällande skyldigheter. Sapa är skyldigt att
tillhandahålla fullständig, rättvis, korrekt och begriplig
redovisning i sina återkommande ekonomiska rapporter,
andra dokument som sänds in till tillsynsmyndighetersamt övrig offentlig kommunikation.
Du måste vara ytterst noggrann när du tar fram sådan
dokumentation, med särskild uppmärksamhet på följande:
• Efterlevnad av allmänt accepterade redovisningsprinciper och Sapas ram för intern kontroll är alltid
obligatoriskt.
• Sapas samtliga bokföringsdokument måste sparas och
presenteras i enlighet med lagarna inom varje tillämplig
domsrätt. De får inte innehålla några falska eller avsiktligt vilseledande eller konstruerade poster. Dessutom
måste de på ett rättvist och korrekt sätt återge Sapas
tillgångar, skulder, intäkter och utgifter samt transaktioner eller relaterade händelser, som ska dokumenteras
fullt ut och i sin helhet
• Inga transaktioner får avsiktligt felklassificeras vad gäller
konton, avdelningar eller redovisningsperioder, och odokumenterade tillgångar och skulder eller sådana som finns
”utanför böckerna” får inte förekomma såvida detta inte är
tillåtet enligt gällande lagar eller förordningar.
För att se till att företagsprofilen är konsekvent har
generellt endast följande personer tillstånd att tala med
media för Sapas räkning och alltid i samråd med företagets kommunikationsavdelning och juridiska avdelning:
• VD och koncernchef
• Executive Vice President för kommunikation
• Vice President för extern kommunikation
• Affärsområdescheferna (inom deras respektive befogenhets- och specialområden)
De här personerna kan delegera sitt ansvar till andra
inom respektive organisation med godkännande av VD
och koncernchef och/eller EVP för kommunikation.
• Ingen information får döljas för de interna eller externa
revisorerna.
Ovanstående gäller också för icke-finansiella rapporteringskrav, både Sapas interna eller andra lokala juridiska
krav inom den lokala domsrätten, inklusive information
som rör EHS, CSR (corporate social responsibility), personal eller bolagsstyrning.
3.14Extern kommunikation
Sapas profil på de inhemska och internationella marknaderna påverkas starkt av vår förmåga att kommunicera
på ett konsekvent och professionellt sätt med externa
parter, inklusive media. Sapa ska därför följa en ärlighetsprincip och vara följsamma i samspelet med intressenter
utanför Sapa och samhället i stort.
19
4 Vårt personliga agerande
Våra framgångar är beroende av att vi alla hela tiden
gör det som är rätt. Vi förväntas bedriva verksamheten och uppträda med respekt för varandra, våra
kunder, leverantörer, affärspartners och andra. Detta
inkluderar att vara lyhörd för och respektera kulturella skillnader och traditioner.
20
4.1 Interessekonflikt
Det föreligger alltid en intressekonflikt när vi har ett
personligt intresse som kan påverka vår förmåga att fatta
ett objektivt beslut och agera i Sapas bästa intresse. Ett
personligt intresse kan vara ett ekonomiskt intresse i ett
annat företag eller i en transaktion. Ett personligt förhållande inkluderar, men är inte begränsat till, den närmaste
familjen eller andra relationer som på ett otillbörligt sätt
kan påverka vårt omdöme och beslutsfattande.
Var och en av oss förväntas visa gott omdöme och
undvika situationer som kan leda till eller uppfattas som
en intressekonflikt, eftersom det kan underminera det
förtroende som andra har för oss.
Sapa förlitar sig på att du upprätthåller högsta möjliga
standarder vad gäller integritet och söker rådgivning vid
behov. Om du tror att det föreligger en intressekonflikt
eller potentiell intressekonflikt måste du kontakta din
chef, personalavdelningen, avdelningen för juridiska och
regulatoriska frågor eller Sapa AlertLine. Det finns alltid
sätt att lösa intressekonflikter, och det är viktigt att ha
en öppen kommunikation för att se till att dessa frågor
hanteras på rätt sätt.
4.2 Användning av företagets
egendom och tillgångar
Sapas medarbetare och andra företrädare för företaget
ansvarar för att skydda Sapas och dess kunders, leverantörers och andra affärspartners tillgångar, egendom och
dokumentation. Materiella tillgångar omfattar fysiska
resurser och utrustning, datasystem, persondatorer,
mobiltelefoner, filer och dokument, inventarier, lagervaror och fast egendom. Immateriella tillgångar omfattar
patent, varumärken, övriga immateriella rättigheter,
konfidentiell information, rykte och goodwill.
Vi har ett gemensamt ansvar för att använda Sapas
tillgångar med försiktighet. Vi är alla ansvariga för att
visa gott omdöme och se till att ingen stjäl, missbrukar
eller slösar med Sapas tillgångar.
Användning av Sapas material, ekonomiska och andra
tillgångar eller anläggningar i syften som inte är direkt
relaterade till företagets verksamhet är förbjuden utan
tillstånd från en lämplig företrädare för Sapa. Detsamma
gäller om företagets tillgångar avlägsnas eller lånas utan
tillstånd. Alla data som sparas på Sapas datorer, inklusive e-post som skickas eller tas emot i Sapas nätverk, är
företagets egendom och är inte privat, med undantag för
vad som gäller enligt lokala lagar.
4.3 Konfidensialitet
Vi strävar efter att skydda och inte missbruka konfidentiell information som vi har tillgång till, oavsett om informationen tillhör Sapa eller våra affärspartners. Immateriella tillgångar, innovativa idéer och företagsinformation
samt ekonomisk information är värdefulla tillgångar
som tillhör Sapa och som måste förvaltas och skyddas på
lämpligt sätt. Konfidentiell information kan också inkludera personuppgifter, kommersiella villkor, tekniska eller
avtalsmässiga frågor och annan typ av information som är
skyddad enligt lag.
Tänk på att din tystnadsplikt gäller även efter att din
anställning eller avtalsmässiga förbindelse med Sapa har
upphört.
Information, utöver allmänna affärskunskaper och
yrkeserfarenhet, som du har fått tillgång till i din tjänst
hos Sapa ska betraktas som konfidentiell och behandlas i
enlighet med detta.
Det är ditt ansvar att skydda konfidentiell information.
För att göra det ska du följa nedanstående principer:
• Du får endast använda konfidentiell information om du
har behörighet och endast för legitima affärsändamål.
• Du får inte avslöja Sapas eller våra affärspartners konfidentiella information för vänner, familj eller tidigare
Sapa-anställda.
• Du får inte diskutera eller utbyta konfidentiell information på offentliga platser där tredje parter kan höra.
21
• Du får inte arbeta med dokument som innehåller konfidentiell information (såväl elektroniska som tryckta)
på offentliga platser där tredje parter kan se.
• Du måste säkerställa att sekretessavtal används när
det anses vara nödvändigt.
4.4 Personligt agerande
Sapa är en drogfri arbetsplats. Därför får du inte vara
påverkad av några droger, inklusive alkohol, när du
arbetar för Sapa.
Begränsade mängder alkohol kan dock serveras i
arbetsrelaterade sammanhang när lokala seder och
händelser gör det lämpligt och förutsatt att konsumtionen inte kombineras med användning av maskiner,
bilkörning eller andra aktiviteter som är oförenliga
med bruk av alkohol. Du ska avstå ifrån att använda,
eller uppmuntra andra att använda, berusningsmedel på
ett sätt som kan ha en negativ inverkan på Sapas eller
någon av våra affärspartners rykte.
22
Sapa förbjuder uttryckligen köp av sexuella tjänster på
arbetstid eller affärsresor, även om det är tillåtet enligt
lokal lagstiftning. Du får inte besöka några anläggningar
eller delta i några aktiviteter som skulle kunna framställa
Sapa i ogynnsam dager.
4.5Insiderhandel
Insiderinformation är materiell, icke offentlig information
som du har tagit emot eller fått kännedom om genom ditt
arbete för Sapa eller på annat sätt. Denna information kan,
om den blir allmänt känd, påverka aktiekursen för Sapas
aktieägare, kunder, leverantörer eller annan tredje part.
Du ska avstå från att handla med eller ge råd om handel
i Sapas aktieägares aktier och andra relevanta noterade
företag på grundval av insiderinformation, oavsett om du
formellt är registrerad som en insider eller inte.
Du måste hantera insiderinformation konfidentiellt och
med nödvändig omsorg för att förhindra att personal utan
befogenhet får tillgång till denna information.
Innovative aluminium solutions
We are aluminium.
Excelling in technology and innovation.
Today and tomorrow.
Sapa – Innovative aluminium solutions.
www.Sapagroup.com