Rutiner för lokal registerkoordinator i
HAKIR
2012:4
Frida Bartonek
Kvalitetsutvecklare, Södersjukhuset AB
HAKIR
BAKGRUND
Ett kvalitetsregister syftar framförallt till att vara ett verktyg för förbättringsarbete, som
är en del av arbetet inom hälso- och sjukvården men ett kvalitetsregisters utmaning är
ofta att hitta sätt att fungera jämsides den kliniska verksamheten.
Avgörande för att HAKIR som kvalitetsregister ska vara hållbart på lång sikt är således att det är väl
integrerat i varje verksamhet men också att täckningsgraden är hög; det senare innebär att det
innehåller tillräckligt många av patienterna och att bortfall minimeras. Ett väl integrerat register
påverkas med största sannolikhet mindre av verksamhetsförändringar som sker över tid och gynnar
täckningsgraden - som i sin tur är avgörande för kvalitén och användbarheten av de data som finns
registret. För att på ett bra sätt integrera HAKIR med den egna verksamheten behöver rutiner kring
logistik och registrering vara väl genomtänkta och anpassade till den egna verksamhetens
förhållanden, i god tid innan registreringsstart.
Det här är ett dokument som syftar till att hjälpa varje lokal registerkoordinator i arbetet kring logistik
och rutiner, både inför registreringsstart – då gärna tillsammans med checklistan, och sedan när
registrering sker kontinuerligt. Logistik och rutiner beskrivs i detalj under två rubriker; inför
registreringsstart respektive vid kontinuerlig registrering. Samtliga dokument som hänvisas till i texten
finns för nedladdning alternativt kan efterfrågas via www.hakir.se (de flesta finns vid rubriken Rutiner
– Lokal koordinator).
2
INNEHÅLL
Sida
INFÖR REGISTRERINGSSTART…………………………………………………….………………………………………..4-12
1.
Struktur……………………………………………………………………………………………………………………………………..4
2.
Hemsida……………………………………………………………………………………………………………………………………..4
3.
Checklista…………………………………………………………………………………………………………………………………..4
4.
Nationell mätmanual……………………………………………………………………………………………………….………..5
5.
Datastruktur och säkerhet …………………………………………………………………………………………….…………5
6.
Patientinformation ……………………………………………………………………………………………………………………5
7.
Registerplattform …………………………………………………………………………………………………………..…..…6-7
7:1 Manual
7:2 E-tjänstekort
7:3 Inloggning (med instruktion)
8.
Enkäter…………………………………………………………………………………………….……………………...…………..8-11
8:1 Webbenkät (med instruktion)
8:1:1 Dator
8:1:2 AnvändarID och lösenord till webbenkät
8:1:3 Instruktion för AnvändarID
8:1:4 Instruktion för Computorapport lösenord
8:2 Pappersenkät
9. Nya användare ………………………………………………………………………………………………………………………….11
10. Praktiska förberedelser …………………………………………….………………………………………………… ……11-12
VID KONTINUERLIG REGISTRERING…..………………………………………………………………………….…13-17
1. Enkäter postoperativt………………………………….………………………………………………………………………13-17
2:1 Valideringsrapport (med instruktion)
2:2 Webbenkät: sms (med instruktion)
2:3 Pappersenkät: adresser (med instruktion)
2.
Rutiner på Rehabenheten ………………………………………………………………………………………………………17
3.
Läs mer …………………………………………………………………………………………………………………………………..18
Kontaktuppgifter…………………………………………………………………………………………………………………………………18
3
INFÖR REGISTRERINGSSTART
1: Struktur
HAKIR är ett webbaserat, nationellt kvalitetsregister till vilket information samlas in, på grundrespektive utökad nivå, som framförallt rör diagnos, undersökningar, operation, behandling,
uppföljning och eventuell förekomst av komplikationer. Patienterna ombeds besvara enkäter pre- och
postoperativt som innehåller frågor som rör symtom, funktion i hand/arm och nöjdhet med
operationsresultat och bemötande. Samtliga sju handkirurgiska kliniker i Sverige deltar i arbetet med
HAKIR men registrerar i olika utsträckning.
Södersjukhuset AB är centralt personuppgiftsansvarig. Registerhållare är Marianne Arner, som också
är verksamhetschef vid Handkirurgkliniken vid Södersjukhuset. Registercentrum Syd (RC Syd), som är
ett Nationellt kompetenscentrum för kvalitetsregister, administrerar den server och registerplattform
(3C) där data lagras och registreras.
Registret är uppbyggt i enlighet med rekommendationer från Sveriges kommuner och landsting (SKL)
och bestämmelserna i Patientdatalagen (SFS 2008:355). Patientdatalagen säger bland annat att
registrering i kvalitetsregister alltid måste vara frivillig och att en påbörjad registrering ska avbrytas
och/eller tidigare registrerad data utplånas, i de fall patienten så begär. Personuppgifterna omfattas
vidare av Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) och behandlas på samma sätt som
journaluppgifter. De data som matas in krypteras, inloggning till 3C sker med s.k. E-tjänstekort och
engångslösenord administreras till de patienter som fyller i enkäterna på webben.
2: Hemsida
Den mesta av informationen och de allra flesta dokument som behövs före registreringsstart och även
sedan när registrering sker kontinuerligt, finns på hemsidan; www.hakir.se. För att främja samarbetet
kring HAKIR - med till exempel utbyte av idéer och rutiner, finns också adresser och telefonnummer
till varje kliniks kontaktperson för HAKIR där.
3: Checklista
Innan HAKIR införs på varje klinik måste vissa krav uppfyllas och rutiner finnas och i syfte att
underlätta detta arbete finns en checklista, som listar alla nödvändiga förutsättningar både vad gäller
organisation och logistik och för de lagrum som reglerar arbetet med kvalitetsregister. Checklistan ska
fyllas i vid respektive klinik innan registrering påbörjas.
4
4: Nationell mätmanual
Handkirurgiskt kvalitetsregisters mätmanual är en nationell manual för rörelse- och styrkemätning av
armbåge, underarm och hand som är sammanställd 2010 av Rehabenheterna på handkirurgklinikerna
i Göteborg, Linköping, Malmö, Stockholm, Umeå, Uppsala och Örebro. Syftet med upprättandet av
mätmanualen är att åstadkomma en så hög reliabilitet som möjligt vid funktionsmätningarna i HAKIR,
samt försöka skapa en svensk standard för statustagande.
Mätmanualen behövs där funktionsmätningarna sker och ofta är det fördelaktigt att ha en
rumsbunden manual som alltid finns att tillgå. Lämna också gärna en mätmanual till nya användare av
registret. Manualen finns att ladda ner på hemsidan, i tre olika versioner som är anpassade till olika
läs- och utskriftsformat.
5: Datastruktur och säkerhet
En del data måste sparas på andra platser än i 3C och via webbenkäten, t ex AnvändarID och
lösenord, adresser till postop enkäter, mobilnummer för sms etc. För att ingen obehörig ska få tillgång
till de data behöver sättet man väljer att spara sina data på vara genomtänkt:
Ha en egen inloggning till själva datorn ifall du sparar data där
Strukturera dina mappar på datorn väl, så att du enkelt kan leta dig bakåt bland data
Ta backup på dina datafiler
Alla pappersformulär ska sparas (backup), förvara dom inlåsta och ordna dom så att du hittar
Låt inte AnvändarID och lösenord till webbenkäten ligga framme, oanvända som använda
Begränsa antalet personer som har inloggningar till 3C till minsta möjliga
Riskera inte att obehöriga får tillgång till din inloggning, t ex genom att spara det på datorn
Logga ut genom att ta ut e-tjänstekortet ur kortläsaren, när du lämnar datorn
6: Patientinformation
Varje patient måste inom rimlig tid informeras om HAKIR, vad det innebär samt få vetskap om sina
rättigheter och möjlighet att tacka nej till att delta. Hur informationen lämnas skiljer sig lite beroende
på hur man väljer att jobba med HAKIR så den måste anpassas för varje verksamhet. Informationen
lämnas med fördel på flera sätt, för att säkerställa att ingen patient missas, vanligen genom en
patientinformationsbroschyr, försättsblad till enkät, planscher och de kallelser som skickas till
patienten såsom operations-, rehab och mottagningskallelse.
På hemsidan ska det finnas en patientinformationsbroschyr för respektive (registrerande) klinik. Det
finns en färdig patientinformationsbroschyr (utformad i enlighet med Patientdatalagen och anpassad
5
att fungera med webbenkäten) utan kontaktuppgifter att ladda ner - lägg till de egna
kontaktuppgifterna (kräver Adobe Acrobat) och skicka till central registerkoordinator så läggs den ut
på hemsidan. Glöm inte att trycka den i tid. Det finns också en plansch att ladda ner.
7: Registerplattform
Det program där HAKIR’s data matas in heter 3C (Comporto, Computo, Comedius), finns på Internet
och du hittar till sidan via www.hakir.se och rubriken ”Personalinformation” och ”Till register (…)”,
eller genom att skriva: https://www.comporto.nko.se/ i din webbläsare.
I Comporto registreras data och från Computo hämtas den ut i form av s.k. rapporter. Data registreras
i s.k. formulär och det hör i regel ett formulär till varje registreringstillfälle. De kliniker som registrerar
i 3C har komplett och ständig tillgång till sina egna data och kan när som helst hämta ut den i form av
Computorapporter. Också adresser och mobilnummer för postoperativa enkät- och sms-utskick är
Computorapporter.
7:1 Manual
Till varje ny användare ska manualen för Comporto lämnas. Det finns även manualer för hur några av
formulären fylls i och rutiner kring inklusion- och exklusionskriterier på www.hakir.se.
7:2 E-tjänstekort
För att logga in i 3C krävs att du har ett elektroniskt tjänstekort (kallas ibland Smartcard), som
tillhandahålls av respektive landsting/sjukhus. Att logga in med E-tjänstekort är en sorts elektronisk
identifiering som krävs när tjänster som kräver s.k. stark autentisering används, till vilka uppgifter i ett
kvalitetsregister hör. Vanliga lösenord anses i de fallen inte vara tillräckligt säkra.
För att kunna logga in med E-tjänstekort krävs att ditt tangentbord har en kortläsare, alternativt en
extern kortläsare har kopplats till datorn, och att rätt mjukvara har installerats. Samtliga landsting i
Sverige har beslutat sig för att börja använda e-tjänstekort för att logga in i journalsystem etc. och de
allra flesta har påbörjat processen.
E-tjänstekortet är alltså ett verktyg för säker inloggning, men det finns ingen koppling mellan Etjänstekort och HAKIR/3C. Första gången du loggar in till registret behöver du därför först behörighet
till själva registerplattformen, och det får du genom central registerkoordinator i form av en
engångskod. Du registrerar ditt E-tjänstekort i 3C med hjälp av engångskoden och loggar därefter in
med identifieringskoden som hör till E-tjänstekortet (med E-tjänstekortet följer två sexsiffriga koder,
en för underskrift och en för identifiering).
6
Ansök om behörighet till 3C via central registerkoordinator och ordna E-tjänstekort via din verksamhet
i god tid innan registreringsstart. Om en person med inloggning slutar jobba med HAKIR, eller av
annat skäl inte ska ha tillgång till registret, måste central registerkoordinator meddelas.
7:3 Inloggning
Det finns en testversion av 3C som man kan få inloggning till ifall man vill bekanta sig med miljön
innan registreringsstart.
Vid varje klinik som registrerar i HAKIR ska de användare som registrerar aktivt ha inloggning till ett
s.k. läs och skrivkonto. En person vara ansvarig för administreringen av AnvändarID och lösenord till
webbenkäten, och behöver därför två konton i 3C: ett läs- och skrivkonto och ett läs-konto.
Behörighetsblankett lämnas ut av central registerkoordinator. Tänk på att du som har två konton
måste registrera båda dessa konton till ditt E-tjänstekort. Tänk på att bara de som behöver använda
registret har inloggning, att vikarier får tidsbegränsade inloggningar och att personer som t ex slutar
får sin behörighet avslutad. Alla behörigheter är tidsbegränsade och det är Penny Lindegren vid RC
Syd ([email protected]) som har hand om administreringen och som alltså ser vilka datumen är (står även
på brevet man får med inloggningen). Kontona förlängs inte automatiskt utan avaktiveras och blir
obrukbara när de går ut. Du kan maila Penny och begära att få listan för din klinik – så kan du ha koll
själv. Om ni säger till Penny innan de går ut så förlänger hon dom.
Instruktion för registrering av E-tjänstekort i 3C:
11. Du behöver både lösenordet som hör till ditt e-tjänstekort och lösenordet till 3C.
12. Inaktivera funktionen ”blockering av popup-fönster” via Verktygsfältet i ditt Explorerfönster
13. Skriv in inloggningsuppgifterna du har fått från RC Syd i fälten för användarnamn och
lösenord
14. Tryck ”logga in”
15. Sätt i ditt e-tjänstekort och vänta tills lampan lyser på tangentbordet och NetID-symbolen
längst ner till höger under Explorer-fönstret syns
16. Skrolla längst ner på sidan och tryck ”Starta registrering”
17. Fortsätt enligt instruktionerna som följer: knappa in koden för identifiering som hör till ditt etjänstekort etc.
18. När du är klar kommer du tillbaka till förstasidan och en grön text som bekräftar att ditt etjänstekort är registrerat
19. När du loggar in efter detta, tryck direkt på ”Logga in med Smartcard” utan att skriva in något
lösenord och använd den sexsiffriga koden som hör till e-tjänstekortet
7
8: Enkäter
Patienterna ombeds fylla i en enkät, som består av två delar, preoperativt samt 3 och 12 månader
postoperativt. Den första delen innehåller frågor som rör självupplevda symtom och nöjdhet med
operationsresultat och bemötande och som patienten själv skattar på s.k. VAS-skalor. Den andra
enkäten ställer frågor kring eventuell funktionsnedsättning och heter QuickDASH.
Enkäterna bör i möjligaste mån användas i sitt webbaserade format men finns också på papper.
Generellt för registreringen i HAKIR gäller att eftersträva ett så litet bortfall, som inte kan förklaras
med något exklusionskriterium, som möjligt. Enkäterna erbjuder lite mer av en utmaning när det
gäller att integrera dem i verksamheten och det är samtidigt knepigt att på ett tillförlitligt sätt mäta
bortfallet. Enkätregistreringen kräver därför lite extra uppmärksamhet vad gäller utformningen av
rutiner men framförallt kring uppföljningen av dem.
8:1 Webbenkät
Webbenkäten
är
en
elektronisk
”översättning”
av
framförallt
de
båda
enkäterna
i
sina
pappersversioner men också av formuläret ”HAKIR 001 Patientinformation” (som finns i 3C). De data
som registreras via webbenkäten sparas via en separat server och personuppgifter respektive
enkätresultat skickas av säkerhetsskäl i både skilda och krypterade filer. Det finns ingen direkt
koppling av data mellan webbenkäten och 3C.
Tillgång till webbenkäten finns via www.hakir.se och länken ”Patientenkät”. Patientinformation som
beskriver hur webbenkäten fylls i finns också på hemsidan.
Instruktion för personal och patient
Enkät lämnas inte och ingen registrering sker i 3C:
Patienter som tackar nej till registrering, har reservnummer, utländskt personnummer eller skyddad
ID.
Enkät lämnas inte men registrering sker i 3C:
Barn under 16 år, patienter som ska operera båda händerna, har opererat samma eller andra handen
inom 12 månader eller av andra skäl inte kan fylla i enkäten men således kan registreras i
Grundformulär för operation registreras bara med personnummer, sjukhus, inte fått enkät samt
relevant exklusionskriterium i Patientinformationsformuläret. Enkät lämnas inte.
Webbenkät fylls i och registrering i 3C sker:
Det vanliga är att patienten direkt vid operationsplanering får en klisterlapp med AnvändarID och
lösenord fäst på patientinformationens baksida. Personalen noterar samtidigt och på motsvarande
klisterlapp (med samma AnvändarID-nr 1) patientens personnummer. Patienten fyller i enkäten direkt
8
på webben, först anges kontaktuppgifter på en sida som kallas Webb-PIF (webbaserat
patientinformationsformulär) och sedan klickar man sig vidare till enkäterna, där AnvändarID och
lösenord fylls i, följt av enkätresultaten. Personalen registrerar personnummer, sjukhus, ifylld
enkät/inte samt ev. exklusionskriterier och AnvändarID 1-3 i Patientinformationsformuläret i 3C. Sms
skickas vanligen sedan av den lokala registerkoordinatorn, 3 respektive 12 månader efter op.
8:1:1 Dator
Det är som sagt vanligt att man vid respektive klinik har en dator på mottagningen där patienten,
direkt efter besök som lett till operationsplanering, fyller i webbenkäten. Fördelarna med att ha en
dator direkt på mottagningen är många, men det är upp till respektive klinik att skapa rutiner som
passar den egna verksamheten bäst.
I och med att en dator installeras görs det egna nätverket åtkomligt och för att undvika detta kan
datorn ”låsas” så att bara enkäterna via www.hakir.se går att använda. Det finns olika typer av
mjukvarulösningar och den lokala IT-avdelningen kan säkert hjälpa till med detta.
Webbenkäten kan av tekniska skäl i dagsläget inte fyllas i på en iPad men kan fungera med andra
webbläsare än Explorer, t ex Safari.
8:1:2 AnvändarID och lösenord till webbenkät
För att kunna skicka in en ifylld webbenkät behöver varje patient få en inloggning i form av ett
(engångs) AnvändarID och lösenord.
En unik serie AnvändarID och lösenord skapas för varje klinik innan registreringsstart. AnvändarID
skickas över ett säkert e-mailprogram av central registerkoordinator och till den användare som är
ansvarig för inloggningarna (har behörighet till läs-konto). Lösenorden hämtas som Computorapport
av användaren, som sedan passar ihop rätt AnvändarID med rätt lösenord på en etikettmall (finns på
hemsidan) och skrivs ut på klisterlappar.
Hur och när AnvändarID och lösenord lämnas till patienten skiljer sig lite åt mellan verksamheterna.
På patientinformationsbroschyren finns ett utrymme för klisteretiketten, så att patienten direkt av
vårdpersonalen kan få grundläggande information om kvalitetsregister och HAKIR samtidigt med
instruktionerna som rör webbenkäten.
8:1:3 Instruktion för AnvändarID
1. Skapa en genomtänkt mappstruktur på din dator
2. Ladda ner ”Tom mall – AnvändarID och lösenord” (Word) från hemsidan
9
3. Testa att skriva ut mallen på ark med matchande klisteretiketter (som har två kolumner och
åtta rader, 10,5 cm breda resp. 3,7 cm höga).
4. Justera kolumn- och radbredd/höjd om de inte stämmer, såhär:
Marginaler: 0.01cm,
Column width: 8.5, 1.98, 10.5 för 3 kolumner
Row height: 3.7c m för alla (8 rader)
Cell: texten i mitten
5. Spara en kopia av din rättade och tomma mall
5. Kontakta central registerkoordinator för att få AnvändarID
6. Klistra in dina AnvändarID i mallens mittenkolumn
7. Dela upp serien med AnvändarID och lösenord om kortare sifferserier så går det lättare att
jobba med dokumenten
8. Spara bilden ”Bild till AnvändarID och lösenordsmapp” (finns på hemsidan) i samma mapp
som du har sparat AnvändarID och senare lösenordsdokumentet – annars syns inte
personnummerbilden
9. Ta backup
10. Förvara både datafiler och pappersversioner så att obehöriga inte får tillgång till dom
8:1:4 Instruktion för Computorapport lösenord
Du får en serie AnvändarID som vanligen är rätt lång och genom att sedan ange AnvändarID-sekvens
i 3C ber du systemet att de generera det första AnvändarID:t och lösenordet; för varje patient
och som hör till den sekvensen. Du hämtar med fördel kortare sekvenser åt gången.
1. Registrera ditt e-tjänstekort med båda dina konton
2. På 3C’s inloggningssida ska du välja "Computo" i rullgardinen
3. Tryck "logga in med SmartCard"
4. Knappa in din kod
5. Eftersom du nu har registrerat två konton på ditt smartcard kommer du till en sida där du
måste välja konto. Välj _LÄS-kontot och tryck "logga in med vald användare".
6. Nu ska du komma till en sida med rullgardinslister. Välj register "HAKIR - Inloggning" och
rapporten ”Inloggningsuppgifter” och tryck på ”Generera rapport”.
7. Ange mellan vilka värden du vill hämta AnvändarID och lösenord och tryck "Generera
rapport". Tänk på att dom är numrerade med tre AnvändarID per lösenord samt att du inte
tar redan använda lösenord
8. Klipp in lösenorden i dokumentet med AnvändarID. Var noga med att rutorna inte förskjuts
(att justera textstorleken brukar räcka), kopierar dubbletter samt att rätt AnvändarID i
mittenkolumnen kopplas ihop med rätt AnvändarID och lösenord i högerkolumnen
10
8:2 Pappersenkät
Exklusionskriterierna för enkät är desamma som för webbenkäten, se instruktionen ovan.
I de fall en pappersenkät lämnas och registrering i 3C sker, bör det med varje enkät följa ett
försättsblad med information om HAKIR, enkäterna och relevanta kontaktuppgifter. Patienten fyller
med fördel i enkäten direkt på mottagningen och i 3C registreras av personalen: personnummer,
sjukhus, namn, enkäten ifylld/inte och adress. Det är bra att instruera patienten i hur enkäterna fylls i;
med kryss på VAS-linjerna t ex.
Om enkäten fylls i på webben sköts överföringen av resultaten automatiskt, men resultaten från
pappersenkäterna måste föras över till 3C för hand. Därför är det viktigt att VAS-linjerna är exakt 100
mm långa och att de mäts och registreras som hela tal och i millimeter (inte centimeter och utan
decimal). Tidigare angavs resultatet med en decimal, vilket visade sig inte fungera med
utdatarapporten och därför ändrades. Patienten skattar således sina symtom genom att sätta kryss på
linjerna, kryssets placering mäts ut och anges såhär: 0 - 1 - 2 - 3 (…) 10 - 11 - 12 och så vidare, upp
till 100 (mm). Ange det värde som är närmast kryssets placering. Ifall svaret är angivet på ett felaktigt
sätt (med text, siffror, med kryss långt ifrån linjen etc.) – hoppa över frågan helt.
9: Nya användare
Det är bra att ha introduktionsmaterial för nyanställda eller nya användare färdigt. Det finns såklart
flera sätt med texten ur ”blå boken”, behörighetsblankett till 3C, mätmanualen, rutiner, manualen till
Comporto, HAKIR’s struktur och instruktion kring hur man registrerar sitt e-tjänstekort.
10: Praktiska förberedelser
Bortsett från checklistan och de övergripande organisations- och rutinarbete som behövs innan
registreringsstart kan det vara bra att ha en lista över enklare praktiska förberedelser som kan
behövas. Listan gör inget anspråk på att vara fullständig och kan såklart också skilja sig åt beroende
på hur du själv valt att göra.
Patientinformation
1.
Broschyr
2.
Plansch
3.
Kallelser
11
4.
Annat?
Etikettmall (Word)
1.
För adresser till patienter som ska få pappersenkäter postoperativt
2.
För AnvändarID och lösenord
Klisteretiketter (som passar med Word-mallerna)
1.
Med patientens namn och adress (3 kolumner, 8 rader)
2.
Med adressen dit enkäten ska returneras (samma som ovan)
3.
För AnvändarID och lösenord (2 kolumner, 8 rader)
Svarskuvert med svarsporto (behövs i mindre antal även preoperativt)
Enkäter
1.
VAS-linjerna 100 mm
2.
Kopiera dubbelsidigt?
3.
Behövs patientinformationsformulär?
Skriv försättsblad till pappersenkäter
Nedskrivna rutiner inklusion- och exklusionskriterier mm.
1.
Mottagning
2.
Operation
3.
Rehab
4.
Annat?
Pärmar för förvaring av formulär?
1.
Mottagning
2.
Operation
3.
Rehab
4.
Annat?
12
KONTINUERLIG REGISTRERING
1: Enkäter postoperativt
Om webbenkäten har fyllts i före operation skickas ett sms ut 3 och 12 månader efter operation, som
påminner om att enkäten ska fyllas i och som innehåller ett nytt AnvändarID och lösenord. Listor med
mobilnummer respektive adresser till de patienter som är aktuella för enkät hämtas i form av
Computorapporter, efter att en s.k. valideringsrapport har gåtts igenom. OBS – mobilnumret dit
sms:et skickas hämtas bara från webb-PIF: en, inte från 3C. Rapporterna genereras månadsvis och
måste alltså hämtas inom den aktuella månaden. Det innebär även att rapporten ser likadan ut
oavsett när under månaden du hämtar den, och ändras bara i den mån du gör ändringar på den s.k.
valideringsrapporten.
Ibland saknas mobilnummer/AnvändarID eller namn/adress, Computorapporten för mobilnummer
fungerar då inte alls och adressrapporten blir ofullständig. De som saknar kontaktuppgifter sorteras
därför till en valideringsrapport som används för att manuellt efterregistrera med den information som
behövs för att rapporterna ska fungera och som måste vara korrigerad (i.e. tom) innan de andra
rapporterna hämtas. Valideringsrapporten minskar alltid i samma takt som uppgifter korrigeras. Har
man precis börjat registrera i HAKIR kan det vara bra att titta på valideringsrapporten då och då, även
om det inte är dags för den första 3-månaders uppföljningen, eftersom man då lätt hittar ev. fel i
registreringen.
För att skicka sms hämtas först en Computorapport från 3C som innehåller mobilnummer till de
patienter som ska få sms den aktuella månaden, rapporten importeras till Excel och görs då om från
det s.k. csv-formatet till ett textformat, som gör att dokumentet sedan kan laddas upp via en
Internetlänk ifrån vilken själva sms:et skickas. Rapporten uppdateras månadsvis och byts ut med de
patienter som ska få sms just den månaden, hämtningen av varje rapport måste alltså ske månadsvis
och gamla rapporter kan inte kan hämtas.
För att skicka en pappersenkät behövs istället namn och adress, vilket också hämtas från 3C men på
ett lite enklare vis än för sms:en.
1:1 Valideringsrapport
Valideringsrapporten är uppdelad i fyra delar; patienter som saknar kontaktinformation för brev, 3
respektive 12 mån samt patienter som saknar mobilnummer för sms, 3 respektive 12 månader.
13
Hur ofta rapporten behöver hämtas och kontaktuppgifter efterregistreras avgörs av hur många fel det
blir, vilket i sin tur brukar avgöras i vilken mån både vårdpersonalen och senare patienten får tillräcklig
information kring HAKIR och enkäterna, graden av användarvänlighet i webbenkäten och av hur väl
de lokala rutinerna fungerar. Hämta inte rapporten oftare än vad som behövs för att du ska hinna
med den. Antalet patienter på valideringslistan står såklart även i proportion till hur många patienter
som registreras totalt.
Instruktion för att hämta Computorapport
1. Logga in i Computo (rapporten fungerar med både läs- och skrivkontot och läskontot)
2. Välj register ”HAKIR 001 Patientinformation” och rapporten ”Validering av
kontaktinformation” och klicka på ”Generera rapport”.
3. I de fall namn/adress saknas läggs dessa uppgifter till i Patientinformationsformuläret.
4. Saknas istället mobilnummer/AnvändarID registreras dessa patienter om till att istället få
pappersenkät. Ta bort AnvändarID 2 och 3 och lägg till namn/adress.
1:2 Webbenkät: sms
Patienten får ett AnvändarID och lösenord i samband med att den preoperativa webbenkäten fylls i
och i 3C registreras samtidigt tre AnvändarID, varav det första är samma som patienten har fått.
AnvändarID registreras i 3C för att de data som finns i där senare ska kunna ”kopplas ihop” med rätt
persons resultat från webbenkäten. Patienten fyller själv i sina kontaktuppgifter i PIF:en, varifrån
mobilnumret senare skickas till en Computorapport som hämtas och används för sms-utskick 3 och 12
månader efter operation. Formatet på Computorapporten måste ändras från det s.k. .csv till .xls (text)
innan det kan laddas upp på sms-sidan och sms:en skickas.
Instruktion för att hämta Computorapport, ändra format och skicka sms
1. Logga in i Computo med ditt läskonto
2. Välj register ”HAKIR 001 Patientinformation” och rapporten ”Lista av patienter att
skicka 3 månaders enkät (SMS)” och klicka på ”Generera rapport”. Du får en rapport för
både 3 och 12 månader, namnet till trots.
3. Klicka på länken ”Alla data i textfil” och välj spara t ex som: CSV_år_månad_3/12mån.csv.
Stäng dokumentet.
4. Du har nu hämtat ett .csv-dokument med mobilnummer, som du måste ändra format på för
att kunna använda. För att ändra format gör du såhär:
5. Öppna ett helt nytt (tomt) Exceldokument. Det här är det dokument som du kommer ladda
upp på sms-hemsidan senare.
6. Spara dokumentet så att du kan skilja det från det första, t ex som:
TEXT_år_månad_3/12mån_skickat/inteskickat.csv
14
7. Öppna ditt nya, tomma Exceldokument (Excelvers. 2002) som du döpte till TEXT (…) och välj:
Data – Importera externa data – Importera data. (I Excelvers. 2007: Data – Från text).
8. Välj filformatet Textfiler – hitta din fil och klicka på Öppna (I Excelvers. 2007: Importera)
9. Vid Textimportguiden - Steg 1 av 3, välj Filursprung: 28591 – Västeuropeiska (ISO)
och klicka på ”Nästa”
15
10. Vid Textimportguiden – steg 2 av 3, välj Avgränsare: Tabb och klicka på ”Nästa”
11. Vid Textimportguiden – steg 3 av 3, markera alla kolumner i Förhandsgranskning och
välj Kolumndataformat: Text och klicka på ”Slutför”
16
12. Tryck ”OK” och importera data på detta kalkylblad. Du har nu skapat en textversion av ditt
första .csv-dokument
13. Gå till webbsidan för sms (du får länken via central registerkoordinator)
14. Klicka på ”Bläddra…” och hitta ditt textdokument (det senaste dokumentet du skapade).
15. Klicka på ”Öppna” och när du ser att det stämmer, klicka på ”Skicka”
1:3 Pappersenkät: adresser
De namn och adresser som registreras i 3C före operation skickas till en Computorapport som sedan
hämtas och används för utskick av pappersenkäter. OBS – se 8:2 för beskrivning av hur själva
enkätresultaten sedan anges.
Instruktion för att hämta Computorapport
1. Logga in i Computo (rapporten fungerar med både läs- och skrivkontot och läskontot)
2. Välj register ”HAKIR 001 Patientinformation” och rapporten ”Lista av patienter att
skicka 3 månaders enkät (brev)” (alt. 12) och klicka på ”Generera rapport”.
3. Kopiera och klistra in adresserna i etikettmallen (Word) och justera vid behov textstorlek och
stavfel. Var noga med att inte kopiera dubbletter. Det går lättast med etikettmallen lite
förminskad och genom att kopiera få rutor åt gången.
4. Spara och skriv ut på klisteretiketter som med AnvändarID och lösenord fast andra mått: 24
klisteretiketter/ark och varje etikett ska vara 70 x 36 mm.
2: Rutiner på Rehabenheten
Rutiner för funktionsuppföljning behövs ifall någon av de utökade diagnoserna registreras med
funktionsuppföljning. Varje klinik anpassar rutinerna kring funktionsmätningarna till det som fungerar
bäst vid den egna verksamheten och vem som ur det perspektivet är mest lämpad att utföra
mätningarna och när, kan därför vara olika. Det är däremot viktigt för helheten att reliabiliteten av
data ska vara så hög som möjligt att mätmanualen används.
I de fall funktionsmätning sker behöver man besluta vem som ska genomföra mätningarna och när.
Det måste också finnas en rutin för vem, hur och när patienterna ska kallas till den postoperativa
uppföljningen och vem som ska genomföra den. Det finns idag inget som styr hur långt före operation
en funktionsmätning kan ske men det är önskvärt att det inte sker alltför långt före operation.
Alla rutiner som finns vid Södersjukhuset finns tillgängliga för övriga kliniker att använda, kontakta
Rehabenheten vid intresse.
17
3. Läs mer
Kvalitetsregister
www.kvalitetsregister.se
Lagar och författningar
www.riksdagen.se
Kompetenscentrum
http://web.rcsyd.se
Hemsida
www.hakir.se
Kontaktuppgifter
Central registerkoordinator
Frida Bartonek, Leg. Sjuksköterska/Kvalitetsutvecklare
Södersjukhuset AB
Sjukhusbacken 10
118 83 Stockholm
Tel: 08-616 20 13
070-160 73 67
Mail: [email protected]
Rehabenheten SÖS
Annika Elmstedt, Leg. Sjukgymnast/Enhetsledare Rehabenheten
Södersjukhuset AB
Tel: 08-616 43 95
Registerhållare
Marianne Arner, Verksamhetschef vid VO Handkirurgi
Södersjukhuset AB
Tel: 08-616 20 31
18
