Inköpshandbok

INKÖPSHANDBOK
SDF Östra Göteborg
(gemensam för SDN-sektorn)
Med lokala hänsyn till miljö- och etiskt märkta produkter
1
Inledning ...................................................................................................................................................................... 3
1.1 Syfte................................................................................................................................................................................ 3
1.2 Avgränsningar ........................................................................................................................................................... 3
1.3 Målgrupp ..................................................................................................................................................................... 3
1.4 Definitioner av nyckelbegrepp ............................................................................................................................ 3
2 Lokala riktlinjer för Östra Göteborg - fokus på miljöanpassade och etiskt märkta varor och
tjänster .................................................................................................................................................................................. 5
3
Inköpsrutin.................................................................................................................................................................. 6
3.1 Före beslut om inköp ............................................................................................................................................... 6
3.2 Hur sker inköp ........................................................................................................................................................... 7
3.2.1 Avrop/beställning från ramavtal ..................................................................................................................... 7
3.2.2Beställning utanför ramavtal, direktupphandling ..................................................................................... 9
3.2.3 Begagnade varor................................................................................................................................................... 10
3.2.4 Försäljning av varor ........................................................................................................................................... 11
3.2.5 Praktiska råd vid avrop/beställning inklusive fakturauppgifter till leverantör ......................... 11
3.2.6 Efter beställning ................................................................................................................................................... 12
3.2.7 Upphandling .......................................................................................................................................................... 12
3.2.8 Lathund vid inköp: När - Var - Hur - Vem - Varför............................................................................. 13
4
ÖVRIGT ..................................................................................................................................................................... 14
4.1.1 Delegation, uppdrag, funktioner.................................................................................................................... 14
4.1.2 Hitta rätt avtal i WINST, detaljerat ............................................................................................................. 14
4.1.3 Övriga inköpsprinciper, rekommendationer ............................................................................................ 15
2(17)
1
Inledning
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i det närmaste all offentlig upphandling, vilket
innebär att Göteborgs Stads nämnder och bolag skall följa lagen vid inköp av varor och tjänster.
1.1
Syfte
Inköpsrutinen ska säkerställa att inköp sker i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning och
Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy. Göteborg Stads inköps- & upphandlingspolicy
Policyn ska säkerställa att Staden anlitar leverantörer som har god affärsetik, följer lagar och
förordningar, fullgör sina skyldigheter gentemot samhället, inte diskriminerar någon på grund av
kön, etnisk härkomst, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller på annat sätt.
Vidare ska policyn säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till lägsta
kostnad köps in samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn är en
naturlig del av Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet.
Inköpsrutinen är ett styrande dokument för Östra Göteborg.
Det som rutinen syftar till att uppnå är:









1.2
Ett inköpsbeteende där resurserna används på ett effektivt sätt.
Miljöanpassade inköp
Ett effektivt arbetssätt, som ger lägre kostnad och högre kvalitet. Det innebär en
enhetlighet i beställningar, planerade och samordnade inköp och en ökad kompetens,
samt en standardisering av inköpsprocessen, vilket ger lägre kostnad.
Öka avtalstroheten
Öka inköpskompetensen
Minimera felaktiga inköp
Minimera risken för skadestånd/upphandlingsskadeavgift
Minskad administration
Förenkla uppföljning och utvärdering
Avgränsningar
Rutinen behandlar inte:
 Inköp mellan Göteborgs Stads nämnder och förvaltningar
 Arvoderade tjänster
1.3
Målgrupp
Målgruppen för detta dokument är beställarna, men det riktar sig också till andra yrkesgrupper
som deltar i inköpsprocessen, till exempel chefer, inköpssamordnare och ekonomer.
1.4
Definitioner av nyckelbegrepp
Avrop
Avrop är en beställning av en vara eller en tjänst på ett ramavtal.
Direktupphandling
Direktupphandling innebär inköp utan särskilda anbud. Förutsättning för direktupphandling är
antingen att det saknas ramavtal eller att det finns synnerliga skäl.
- Om ramavtal saknas får man göra en direktupphandling om kontraktets värde uppgår till högst
284 000 kr (2012) per vara och tjänst.
Beloppsgränsen gäller på årsbasis per upphandlande myndighet/nämnd/förvaltning.
Dokumentation ska göras vid direktupphandling.
3(17)
Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under gränsen för
direktupphandling.
- Om det finns synnerliga skäl. Det kan till exempel vara akuta oförutsedda behov,
översvämning eller eldsvåda. En eftersatt planering är inte synnerliga skäl.
Inköp
Inköp är anskaffning av varor och tjänster.
Inköp kan ske på tre olika sätt: avrop, direktupphandling och upphandling.
Ramavtal
Ramavtalen ligger till grund för de avrop som beställaren (förvaltningen) skall göra. Ramavtalen
finns tillgängliga i systemet WINST, som är det kommungemensamma obligatoriska
inköpssystemet. Ramavtalen gäller maximalt i fyra år.
Göteborgs Stad har via Göteborgs Stads Upphandlingsbolag upphandlat cirka 3350 avtal inom
150 olika avtalsområden med 950 leverantörer.
Ramavtalen garanterar att de varor som köps in bland annat uppfyller Stadens ställda kvalitetsoch miljökrav och att leverantören är skattekontrollerad.
Fakturerings- och expeditionsavgifter ingår normalt i priset. Dessutom finns garanti att
upphandlingen skett på ett formellt och riktigt sätt. Eftersom avtalen upphandlas på basis av
Stadens totala årsvolymer, ger detta bra villkor avseende pris, miljö och kvalitet och ett minskat
administrativt arbete.
Upphandling
Upphandlingar är juridiskt komplicerade och kräver specialistkompetens. Kontakta alltid
inköpssamordnaren i förvaltningen för stöd och hjälp.
Upphandling sker på olika sätt beroende på om volymen är över eller under tröskelvärden.
Tröskelvärdet fastställs av staten för två år i taget. För 2012 och 2013 gäller följande belopp:
För varor och tjänster, 200 000 euro motsvarande 1 897 000 SEK.
Värdet för direktupphandling är 15 procent av tröskelvärdet och motsvarar 284 000 kronor.
LOU - Lagen om offentlig upphandling
Lagen om offentlig upphandling omfattar alla externa inköp
Lagen om offentlig upphandling omfattar inte:
 Köp av varor och tjänster mellan Göteborgs Stads förvaltningar
 Fast egendom och nyttjanderätt av fast egendom
 Anställningsförhållanden
 Inköp till brukare där brukaren står för kostnaden
Skadestånd – Upphandlingsskadeavgift
Förvaltningen kan bli tvungen att betala skadestånd och/eller upphandlingsskadeavgift om
 ramavtal inte används, eller används felaktigt
 vid otillåten direktupphandling
 vid överträdelse av reglerna för förnyad konkurrensutsättning
 vid överträdelse av avtalsspärr
Tröskelvärde
Se under nyckelbegreppet Upphandling.
Avtalsspärr
Den tid inom vilken avtal inte får slutas. Avtalsspärren måste anges i tilldelningsbeslutet. Tiden
ska vara minst 10 dagar om man meddelar tilldelningsbeslutet via e-post eller fax och minst 15
dagar i andra fall.
4(17)
2
Lokala riktlinjer för Östra Göteborg - fokus på miljöanpassade
och etiskt märkta varor och tjänster
Förvaltningen arbetar för en minskad miljöpåverkan av inköp vilket stöds av Göteborgs Stads
inköps- och upphandlingspolicy som tagits i KS hösten 2012.
Arbetet skall verka för långsiktigt hållbara och samhällsekonomiskt effektiva inköp och
direktupphandlingar. Detta omfattar alla anställda inom Östra Göteborg.
Upphandlingsbolaget ställer miljökrav, som miljöpolicy, miljömål och miljöplan, på de leverantörer
som det finns ramavtal med. Endast i vissa fall ställer de miljökrav på specifika produkter och
tjänster. Påpeka för Upphandlingsbolaget om det inte finns produkter eller tjänster som uppfyller
miljökraven och ställ krav på att sådana varor ska upphandlas.
Miljökrav och etiska krav på produkter
I första hand ska du välja miljö- och etiskt märkta produkter. Se löv-symbol i WINST. Om det är
möjligt ska du också ta hänsyn till produkter med retur, återvunnet eller återvinningsbart material,
produkter med utbytbara delar samt möjligheten till samordning av produkter vid leverans.
Efterfråga en miljövarudeklaration för produkten direkt av leverantören om du är osäker på
produktens miljöpåverkan.
Rättvisemärkning innebär att produkten uppfyller de etiska kraven som t.ex.:
 minimiålder för arbete
 förbud mot barnarbete
 lika lön för lika arbete oavsett kön
 förbud mot tvångs- och straffarbete
 föreningsfrihet och organisationsrätt
 följer FN:s barnkonvention.
Genomförande
För att minska miljöpåverkan i samband med inköp och upphandling arbetar förvaltningen med
flera metoder.
 Ökad resurshushållning
 Utbildning
 Använda WINST
 Begränsa antalet beställare
 Miljödiplomering
Stadens prioriterade mål om ökad resurshushållning
uppmuntrar återanvändning och samordning av inköp
och transporter.
Förvaltningen eftersträvar en ökad medvetenhet
avseende miljön vid alla inköp genom att
 Samtliga beställare utbildas innan de blir
användare i WINST
 Beställare informeras om miljö- och etiska märkningar
 Skapa en ökad miljömedvetenhet hos personalen genom en obligatorisk grundutbildning i
miljökunskap
5(17)
Vid val av produkter ska följande tas i beaktande

Välj produkt med retur-, återvunnet eller återvinningsbart material

Välj flergångsprodukter, inte engångsprodukter

Enligt beslut i KF får enbart ekologiska produkter köpas i vissa varugrupper. Dessa
produkter är kaffe, te, mjölk, bananer och kött

Undvik kemikalier som innehåller miljö- och hälsofarliga ämnen.

Avstå från inköp av flaskvatten
Sammanfattning av miljöaspekten, detta skall eftersträvas
 Miljömärkta och ekonomiskt hållbara varor
 Etiskt märkta varor
 Återanvändning
 Så få beställare som möjligt
 Beställning via WINST
 Varor sambeställs och samkörs till den mån det går.
3
Inköpsrutin
Lagstiftningen och Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy bildar underlag för denna
rutin. Visionen är ett inköpsbeteende där vi använder resurserna på ett effektivt sätt där miljö- och
klimatpåverkan minimeras. Inköpsbeteendet ska präglas av ett enhetligt, kompetent och etiskt
uppträdande. Vi ska sträva efter en god framförhållning och intern samordning i allt från
planering, behovsinventering och beställning till fakturahantering.
Inköpsrutinen har tagits fram för att vara ett stöd för beställaren i förvaltningens verksamheter.
Krav på miljöhänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet som utförs
av Staden. Produkter och tjänster som medför så liten klimat – och miljöpåverkan som möjligt
med bibehållen funktion ska användas, exempelvis utifrån transporter och distribution. Kraven
måste dock utformas så att de inte diskriminerar leverantörer från andra regioner eller länder,
vara proportionerliga, ha en koppling till föremålet för kontraktet, samt vara möjliga att kontrollera.
Staden ska sträva efter att leverantörer ska ha god miljökunskap och bedriva ett systematiskt
miljöarbete.
3.1
Före beslut om inköp
 Kontrollera om varan/tjänsten finns inom den egna verksamheten, förvaltningen eller Staden
som kan uppfylla behovet.
 Kontrollera om produkten finns i Tage, stadens interna återanvändningstjänst för möbler och
andra produkter. Se 2.2.3 Begagnade varor
6(17)
3.2
Hur sker inköp
Behov/Beslut
Finns ramavtal?
Ja
Nej
Direktupphandla
Beloppsgräns under
284 000 kr
Avrop
Upphandla
Beloppsgräns över
284 000kr
3.2.1
Avrop/beställning från ramavtal
Följande avsnitt behandlar Göteborgs Stads och förvaltningens ramavtal.
3.2.1.1
Varför använda ett ramavtal?
 Regelverk och rutiner ska följas
 Det underlättar genom att allt är klart: till exempel priser, kvalitet och avtalsvillkor
 Det finns en utsedd person hos leverantören att vända sig till vid problem
 Ramavtalsleverantörer är kontrollerade vad gäller skatter, arbetsgivaravgifter etc.
 Vi får produkter av garanterat god kvalitet
 Göteborgs Stad ställer miljö- och rättvisekrav på leverantörerna
 Leveransen av varor och tjänster är säkrad under hela avtalsperioden
 Professionellt arbetssätt
 Avtalstrohet ger oss bättre affärsvillkor och skapar trovärdighet mot leverantörerna
3.2.1.2
Var finns ramavtalen?
Kommunens gemensamma ramavtal finns i systemet WINST (Webbaserat inköpsstöd).
Här finns information om stadens ramavtal, ramavtalsområden, leverantörer, produkter och
tjänster.
WINST kommer man åt via stadsdelarnas Intranät eller Upphandlingsbolagets hemsida:
www.uhb.goteborg.se
Där finns inloggningsuppgifter för användarnamn och lösenord.
Systemet används för att leta fram avtal, produkter etc. och som ett beställningssystem.
Förutsättningen för att kunna beställa direkt i systemet är dels att leverantörerna lägger in sina
produktkataloger i WINST och dels att du som beställare är utbildad och erhållit egna
inloggningsuppgifter.
3.2.1.3
Hur hittar jag rätt ramavtal?
Information finns på Upphandlingsbolagets hemsida, som alltid ska vara uppdaterad.
Där finns också en interaktiv utbildning.
7(17)
Det finns flera sätt att söka efter produkter och tjänster i WINST. Man kan söka på
avtalsområden, avtal, leverantörer och produkter.
Det går att söka efter rekommenderade produkter med förmånliga priser, ”tummen-uppprodukter”, som är prisvärda val. Det går också att göra jämförelser genom en avancerad
sökmöjlighet. Det är enkelt att söka efter miljömärkta och etiska produkter i WINST. Kryssa i det
”gröna lövet” vid sökning i WINST. Det ”gröna lövet” omfattar även andra kvalitetsmärkningar.
Under avsnitt 3.1.2 finns en detaljerad beskrivning hur du hittar rätt avtal i WINST. Tänk på att
hemsidan alltid är uppdaterad med senaste informationen.
3.2.1.4
Hur gör jag en beställning?
Vid avrop från ramavtal skall det aktuella kommungemensamma inköpssystemet WINST
användas.
Läs beställarinstruktionen
Innan man gör en beställning på ett ramavtal ska man alltid läsa avtalets beställarinstruktion. I
den finns instruktioner för hur man ska göra sin beställning (även kallat avrop) och framför allt
vilken leverantör man ska beställa från.
Beställarinstruktionerna finns i WINST, bakom den svarta nyckeln.
Det finns olika beställningssätt. Några av de vanligaste är Annan anvisning, Rangordning, samt
Förnyad konkurrensutsättning:
 Annan anvisning. Här finns de flesta avtalsområden
 Rangordning, till exempel avtalsområde sjukskötersketjänster, hantverkstjänster,
mjukpapper
 Förnyad konkurrensutsättning, till exempel avtalsområde städ, konsulter och skolläkare
Klicka alltid på nyckelsymbolen. Där står hur du ska göra din beställning.
Ibland är instruktionen så lång att den inte ryms i fältet bakom nyckelsymbolen. Då finns den som
ett PDF-dokument bakom ”Bilagor till avtalsområdet”. Klicka på den blå symbolen.
Specifikt vad som gäller för förnyad konkurrensutsättning
Förnyad konkurrensutsättning används vid avrop från ett ramavtal när det framgår av ramavtalets
beställarinstruktion. Förnyad konkurrensutsättning är komplicerat. Ett automatiskt
verksamhetsstöd finns i WINST.
Beställaren ska begära in anbud från samtliga ramavtalsleverantörer inom området via ett
förfrågningsunderlag. I de flesta fall finns det i WINST (under ramavtalen) en mall för förnyad
konkurrensutsättning som kan användas, där man enkelt fyller i vad uppdraget omfattar.
Detta gör man samtidigt till alla, förslagsvis via e-post.
I förfrågningsunderlaget anges vilka utvärderingskriterier man kommer att använda. Det
vanligaste och enklaste att utvärdera är pris och leveranstid.
Leverantörerna måste ges en tillräcklig tidsfrist för att hinna komma in med anbud.
Det är mycket viktigt att man inte tar del av innehållet i de skriftliga anbud man fått förrän
svarstiden har löpt ut.
När man fattat beslut om vilken leverantör vars anbud kommer att antas ska alla
ramavtalsleverantörerna få besked om detta så kallade tilldelningsbeslut.
8(17)
Därefter tecknas ett underavtal (till ramavtalet) med den leverantör man valt.
Detta avtal får inte tecknas förrän 10 dagar - så kallad avtalsspärr - löpt från det att
tilldelningsbeslut skickats ut till alla som lämnat anbud.
Det är också viktigt att man alltid dokumenterar vem man valde och varför.
Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen.
Inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Avtalsområden där förnyad
konkurrensutsättning används är till exempel städtjänster, inklusive fönsterputsning.
Sättet att göra förnyad konkurrensutsättning kan variera – se information i avtalets
beställarinstruktion. Kontakta inköpssamordnaren i förvaltningen; Ulla Persson, tel: 530 55.
Elektronisk beställning i WINST
För att kunna skicka en beställning i WINST måste man vara upplagd som användare och ha fått
rollen ”beställare”. De flesta leverantörer kopplas automatiskt till samtliga användare, men vissa
måste man ansöka om att få kopplade till sig.
Kontakta Inköpssamordnaren i förvaltningen; Ulla Persson, tel: 530 55.
3.2.2
Beställning utanför ramavtal, direktupphandling
Med direktupphandling menas inköp/upphandling utan särskilda krav på anbud.
Direktupphandling kan tillämpas om det inte finns något gällande ramavtal och om värdet av det
som ska upphandlas understiger 284 000 kronor eller om det finns synnerliga skäl.
Beloppsgränsen 284 000 kronor gäller på årsbasis per upphandlande myndighet
(nämnd/förvaltning som har eget budgetansvar).
Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att komma under beloppsgränsen
för direktupphandling.
För köp av tjänster gäller uppdragets totala värde, oberoende om det sträcker sig över flera år.
Exempel: En arkitekttjänst på 400 000 kronor som sträcker sig under 18 månader får inte
direktupphandlas utan måste upphandlas.
Det är viktigt att anskaffningsbehovet inom förvaltningens verksamheter samordnas, för att se om
anskaffningsvärdet överstiger beloppsgränsen för direktupphandling, 284 000 kronor.
I så fall måste en upphandling göras. Kontakta förvaltningens Inköpssamordnare; Ulla Persson,
tel: 530 55.
Synnerliga skäl: Direktupphandling på grund av synnerliga skäl kan ske oavsett belopp men ska
göras bara i undantagsfall.
Med synnerliga skäl avses till exempel synnerlig brådska när man inte hinner begära in anbud på
grund av akuta oförutsedda behov, till exempel vid översvämning, eldsvåda eller annan
nödsituation.
Däremot är det inte synnerliga skäl om det uppkommit brådska som beror på den upphandlande
enheten, till exempel genom eftersatt planering.
När det finns synnerliga skäl ska inköpet alltid ske i samråd med överordnad chef enligt
delegationsförteckningen.
Checklista vid direktupphandling
Direktupphandling får endast göras om ramavtal saknas och om värdet understiger 284 000 kr
per förvaltning och år för det som skall köpas in.
Tänk på att du som beställare alltid skall vara professionell och affärsmässig vid diskussioner och
kontakter med leverantörer.
9(17)
Checklista:
1. Vilken vara eller tjänst skall köpas? Definiera behovet.
2. Finns det andra enheter/verksamheter inom förvaltningen som har samma inköpsbehov under
verksamhetsåret?
3. Ta reda på om förvaltningen gjort samma typ av inköp under året på grund av gränsen för
direktupphandling, 284 000 kronor.
4. Om värdet på inköpet överstiger 5000 kronor begär in prisuppgift/offert från minst tre
leverantörer (där ramavtalsleverantörer kan ingå). Detta för att konkurrensen ska tillvaratas.
5. Innan inköp sker ska leverantörskontroll göras, för att säkerställa att leverantören är
registrerad för skatter och moms och inte har obetalda skatter och avgifter.
.
6. Tala om för leverantören att Göteborgs kommuns regler för betalningsvillkor, 30 dagar netto,
efter ankomststämplad faktura och godkänd leverans, ska gälla samt att inga expeditions- eller
fraktavgifter bör förekomma.
7. Leverantören ska i offerten ange eventuella transportkostnader och andra kostnader som
tillkommer.
8. När du beställer – följ ”Praktiska råd vid beställning” enligt avsnitt 2.1.5.
9. Dokumentera direktupphandlingen. Vid inköp över 5000 kronor dokumenteras detta i separat
handling och vid småinköp direkt på fakturan i Gasell under ”Kommentar”.
Leverantörskontroll vid direktupphandling
När förvaltningen gör en direktupphandling ska man göra en leverantörskontroll. Genom
leverantörskontrollverktyget kan man enkelt ta reda på om allt står rätt till med företaget där
beställningen sker, som till exempel att leverantören är registrerad för F-skatt, att leverantören
inte har obetalda skatter och avgifter etc.
Kontrollverktyget hittas genom WINST. När du loggat in i WINST hittar du länken
”Leverantörskontroll direktupphandling” längst ner till höger under rubriken Genvägar.
Första gången du använder tjänsten behöver du skapa ett användarkonto. Följ instruktionerna.
Tjänsten är endast tillgänglig för medarbetare i Göteborgs Stad.
När du har sökt på önskat organisationsnummer ger systemet svar på om det är en seriös
leverantör (grön flagg).
Vid gul flagg (tveksam) eller röd flagg (helt olämplig), kontakta alltid Inköpssamordnaren; Ulla
Persson, tel: 530 55.
Verktyget uppdateras dagligen och hämtar information från flera offentliga register.
För alla beställningar utanför ramavtal ligger detta kontrollansvar på beställaren.
3.2.3
Begagnade varor
Begagnade varor inom Göteborgs Stad (omfattas ej av LOU)
Göteborgs Stad har ett verktyg för intern återanvändning av möbler och utrustning. Här kan
stadens verksamheter annonsera ut överblivna möbler och andra produkter. Du kan även
efterlysa möbler och andra produkter som din verksamhet önskar få. Tjänsten är kostnadsfri men
det kan uppkomma kostnader för t.ex. transport. Hittar du inte det du söker internt, så ska en
direktupphandling genomföras, se stycket nedan.
10(17)
Begagnade varor externa inköp
Begagnade varor som köps externt omfattas av LOU. Inköpsrutinen gäller även för begagnade
varor. Finns inte ramavtal för de produkter som verksamheten har behov av görs en
direktupphandling.
Man måste göra en leverantörskontroll.
Beloppsgränsen högst 284 000 gäller för direktupphandling.
Se checklista vid direktupphandling.
3.2.4
Försäljning av varor
När förvaltningen/enheten behöver göra sig av med av befintliga inventarier bör det ske enligt
följande turordning:
1: Internt förvaltning/per sektor
2: Internt förvaltningen
3: Internt Göteborgs stad
4: Skänks till någon hjälporganisation som Stadsmissionen, Reningsborg eller liknande
Inga inventarier får säljas eller skänkas till anställda eller externa.
Använd till exempel anslagstavla för att informera om att inventarier finns tillgängliga i
förvaltningen.
I delegationsförteckningen står det vem som beslutar kring försäljning.
3.2.5
Praktiska råd vid avrop/beställning inklusive fakturauppgifter till leverantör







Ange vem du är
Ange att du är från Göteborgs Stad, Östra Göteborgs stadsdelsförvaltning
Ange ramavtalsnumret IK/UB…
Ange eventuellt kundnummer. Kontrollera då med leverantören att kunduppgifterna
stämmer.
Ange önskad leveransdag
Ange leveransadress, våningsplan etc
Ange fakturaadress och mottagarkod enligt nedan:
N132 SDF Östra Göteborg
Mottagarkod: xxxx
Intraservice:
405 38 Göteborg
Observera: Om fakturan avser leasing, ange de uppgifter du fått från Kommunleasing som
bekräftelse på upplagt leasingavtal inkluderande leasingavtalsnumret.
Fakturan ska skickas till Kommunleasing AB / avtalsnr; N132xxxx, Intraservice, 405 38 Göteborg.
Övrigt att tänka på vid avrop/beställning från ramavtalsleverantörer:
- Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter ankomststämplad faktura och godkänd leverans
- Inga avgifter är tillåtna, som till exempel fakturerings- och expeditionsavgifter (undantag kan
förekomma, se ramavtalsvillkoren)
- Normalt ingår leveransen i priset
- Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag
11(17)
3.2.6
Efter beställning
Leveranskontroll
När man tar emot varor ska man omgående göra en leveranskontroll:
 Kontrollera att varan inte är skadad vid ankomsten. Om varan är skadad ska det anmälas:
vid transportskada till transportföretaget och vid övriga skador till leverantören.
 Kontrollera att den levererade varan/tjänsten stämmer med beställningen.
 Kontrollera i förekommande fall att bruksanvisningar, instruktioner och garantivillkor
medföljer varan. Vid leveranskontroll av tjänster ska utförda arbeten dokumenteras med
arbetsorder, tidssedlar eller motsvarande. Även eventuella restider ska dokumenteras.
 Kontrollera leveransvillkoren. Om det i avtalet står levereras till ”fritt anvisad plats” eller
liknande ska leverantören svara för samtliga kostnader för varans transport till den angivna
platsen.
Om förvaltningen trots detta har debiterats kostnader för transporten, ska leverantören
krävas på denna kostnad genom förslagsvis kreditfaktura.
Reklamation
Om det vid leveranskontroll framkommer fel, brister eller att leveransen är ofullständig jämfört
med vad som överenskommits vid beställningen, ska du omedelbart kontakta leverantören.
Reklamation bör göras skriftligen så fort som möjligt efter leverans för att rättelse ska kunna fås
genom leverantörens försorg.
Betalning
Betalning sker inom avtalad betalningstid efter godkänd leverans eller utförd tjänst.
Om leveransen eller tjänsten inte överensstämmer med vad som avtalats kan vi hålla inne
betalningen, helt eller delvis, tills leveransen är fullföljd. Leverantören måste kontaktas vid
innehållen betalning. Normalt begär man kreditfaktura från leverantören och avvaktar med
betalning tills den inkommit.
Uppföljning
Håll regelbunden koll på hur leverantören klarar av att leverera produkten eller tjänsten.
Dokumentera både sådant som är positivt och sådant som är negativt. Kontakta leverantören
med skriftliga synpunkter om det behövs.
Det är också viktigt att Upphandlingsbolaget får reda på synpunkter angående leverantörer,
produkter, leveranser, betalningsvillkor etc. Rapportera sådant genom meddelandefunktionen i
WINST. Dokumentera och rapportera missnöje av olika slag till Upphandlingsbolaget så fort som
möjligt.
3.2.7
Upphandling
Om det saknas ramavtal och det inte går att göra en direktupphandling ska man göra en
upphandling. Upphandlingar ska göras med hjälp av Upphandlingsbolaget. De är experter på
upphandlingar och förvaltningen ska använda deras kompetens inom området.
Kontakta alltid förvaltningens inköpssamordnare i god tid. Ulla Persson, tel: 530 55.
En upphandling tar normalt 9-15 månader, inklusive eventuell överprövning.
En upphandling som tillvaratar Stadens intressen ska samordnas av Göteborgs Stads
Upphandlings AB. Vid samordnade upphandlingar ska även Stadens samlade kompetens
tillvaratas för att skapa så bra avtal som möjligt. Upphandling av avtal ska ske med aktiv
medverkan av företrädare från de av Stadens verksamheter som har den mest lämpliga
kompetensen avseende de varor eller tjänster som ska upphandlas.
12(17)
3.2.8
Lathund vid inköp: När - Var - Hur - Vem - Varför
Inköp
Avrop från ramavtal
Direktupphandling
Upphandling
När
Efter beslut av chef efter
identifierat behov.
Tänk på planering och
samordning.
Efter beslut av chef efter
identifierat behov.
Tänk på planering och
samordning.
Efter beslut av chef efter
identifierat behov.
Tänk på planering och
samordning.
Var
WINST
Hur
Elektroniskt via WINST,
telefonsamtal eller e-post,
avropsorder, fax till
ramavtalsleverantör.
Genom telefonsamtal
eller e-post till leverantör.
Förvaltningen kan ha egna
ramavtal. Ta kontakt med
inköpssamordnare för
information.
Dokumentation krävs.
Inköpssamordnaren tar
kontakt med
Upphandlingsbolagets
upphandlingsledare/
experter.
Vem
Utsedd beställare
Utsedd beställare.
Ta kontakt med
inköpssamordnare i
förvaltningen.
Ta kontakt med
inköpssamordnare i
förvaltningen.
Varför
Göteborgs Stads inköps- och
upphandlingspolicy samt
gällande lagstiftning ska följas.
LOU ger utrymme att
göra detta om ramavtal
inte finns för
verksamhetens behov.
Lagstiftning LOU
Inköpsbeslut chef
Ramavtal ska alltid följas.
Det är mest ekonomiskt för
Göteborgs Stad som helhet.
Besök hos leverantör/
butik (bör undvikas).
Minimerar risk för skadestånd
eller skadeavgifter.
Delegationsordning
beslut
Inköpsbeslut chef
Inköpsbeslut chef
Verkställer beslut
Utsedd beställare
Utsedd beställare
13(17)
4
ÖVRIGT
4.1
Delegation, uppdrag, funktioner
Delegation
Nämnden fattar beslut om delegationsförteckningen. Av förteckningen framgår vem som har rätt
att fatta beslut samt eventuella begränsningar.
Uppdrag/funktioner i förvaltningen
Beslutsfattare/delegerad: Den som fattar ett inköpsbeslut måste ha delegation från nämnden.
Verkställigheten av inköpet/upphandlingen kan överlämnas, men inte beslutanderätten. Den som
överlämnar verkställigheten av inköpet till en annan person ansvarar för att denna person är väl
införstådd med gällande lagstiftning, stadens inköpspolicy samt övriga bestämmelser och rutiner
enligt detta dokument.
Beställare: Beställaren ska ha ett uppdrag från en beslutsfattare. Uppdraget kan vara begränsat
på olika sätt. Beställaren ska ha tillräckliga kunskaper i förvaltningens inköpsrutiner.
Beställaren kan till exempel vara en handläggare på ett socialkontor, en biståndshandläggare för
funktionshinder, en administratör på en skola, en kock eller ekonomipersonal på ett kök. Det kan
också vara en förskollärare, sjuksköterska eller lärare. Huvuduppdraget är inom respektive
verksamhet, beställaruppdraget är en del av det ordinarie uppdraget.
Inköpsspecialist: Inköpsspecialisten ska ha ett uppdrag från en beslutsfattare. Uppdraget
innebär att vara ett stöd för beställarna och kontaktlänk mellan beställarna och
Inköpssamordnaren. Inköpsspecialisten ska ha samma kunskap som beställarna och kunskap om
behoven som är speciella för den egna sektorn. Specialisten skall också vara uppdaterad på
nyheter inom sitt område och delta vid ramavtalsförhandlingar.
Inköpssamordnare: Inköpssamordnaren har ett ansvar för stöd och hjälp till beställare och
chefer, med flera, inom förvaltningen. Inköpssamordnaren är också en länk till
Upphandlingsbolaget. Samordnaren håller i till exempel inköpsnätverk, stöd i frågor kring förnyad
konkurrensutsättning och upphandling över 284 000 kronor.
Inköpssamordnaren har ansvaret för att planera och genomföra utbildning i förvaltningen.
Inköpsnätverk: Förvaltningens beställare träffas regelbundet för att uppdateras i inköpsfrågor,
stärka sin kompetens genom att utbyta erfarenheter och lösningar och arbeta aktivt som en grupp
i förvaltningen. Inköpsnätverket ska uppdatera förvaltningen i inköpsfrågor och vara företrädare
för att implementera rutiner kring inköp. Det kan ske till exempel sektorsvis eller per
produktområde.
Uppdrag och funktioner i andra förvaltningar och bolag
Upphandlingsbolaget har ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för
stadens förvaltningar och bolag, med syfte att nå rätt kvalitet till lägsta möjliga kostnad.
Bolaget har ett ansvar för att, efter nära samverkan med förvaltningar och bolag, besluta om
avtalsområden lämpliga för ramavtal och att ramavtal tecknas.
Upphandlingsbolaget ska vara kommunens expertorgan och leda utvecklingen inom
upphandlingsområdet. De har därigenom en stödjande och konsultativ roll och ska på uppdrag av
nämnder och bolag kunna genomföra upphandlingar som inte omfattas av ramavtal.
Upphandlingsbolaget ska i nära samverkan med berörda förvaltningar och bolag arbeta aktivt
med att effektivisera inköpsprocessen.
De ska ansvara för att, i samverkan med berörda förvaltningar och bolag, ge information och stöd
avseende möjligheterna att ställa sociala hänsyn/etiska krav i upphandlingar.
Juridiska enheten Stadsledningskontoret: kan hjälpa till att kvalitetssäkra förfrågningsunderlag
och hantera tvister i anslutning till upphandlingar. Dessutom deltar de i avtalsförhandlingar och
tecknande av avtal, upprättar förslag till beslut och kan bistå vid domstolsprocesser.
4.1.1
Hitta rätt avtal i WINST, detaljerat
14(17)
Upphandlingsbolagets hemsida ger information och vägledning
Denna bilaga och instruktion behöver uppdateras om och när WINST förändras

När du kommit in i WINST väljer du rubrik ”Avtal”. Under ”Avtalsområden” hittar du
samtliga huvudområden av avtal. Till vänster om flertalet områden finns en +ruta som
innehåller underavtal till huvudavtalet.
Du kan även högst upp, under rubriken ”Avtalsområden”, söka efter ett visst område.
Dubbelklicka sedan på valt avtals- eller underavtalsområde för att komma in i avtalet.

Du kan även under ”Avtal” söka efter avtalsområde och leverantör.
Under ”Produkter” kan du söka efter en viss produkt eller tjänst, under förutsättning att
produktkatalog är inlagd.
När man söker på ”Produkt” anges det man söker i singular.
För både ”Avtal” och ”Produkter” gäller att man kan söka bland alla eller valda
avtalsområden/avtal.

När man söker på ”Produkt” skall markeringen för ”tummen upp” vara ifylld.
”Tummen upp”-markerade produkter är de varor och tjänster som har upphandlats i
konkurrens och är rekommenderade av Upphandlingsbolaget.
"Tummen upp" innehåller nettoprissatta artiklar på specificerat sortiment med mycket
förmånliga priser. Sortimentet baseras oftast på varor som köps in frekvent, och
skillnaden mot ”vanlig” rabatt är oftast väldigt stor.

Det finns en utökad sökfunktion som kan användas genom att klicka på ”avancerad”
sökning. Där kan man jämföra produkter med varandra genom att bocka i de produkter
man vill se och sedan klicka på knappen ”jämför”.
Vid en ny jämförelse måste den gamla jämförelsen rensas bort. Klicka på knappen
”Rensa”
4.1.2
Övriga inköpsprinciper, rekommendationer
Ärlighet ska prägla alla affärer. Varje form av muta är förbjuden, liksom gåvor och presenter
till låga värden som lunch, biobiljetter eller dylikt. - Policy och riktlinje mot mutor för
Göteborgs Stad
Muta; Ärlighet ska prägla alla affärer. Varje form av muta är förbjuden, liksom gåvor och
presenter till låga värden som lunch, biobiljetter eller dyligt.
Jäv; Personal som gör inköp får inte ha personliga engagemang som står i konflikt med
kommunens/förvaltningens intressen (jäv).
Vänskapskorruption; Det skall ske en rotation av beställare i den mån det är möjligt för att
minska risken för vänskapskorruption.
Överträdelse och/eller misstanke därom skall omedelbart meddelas förvaltningscontrollern.
Uppföljning/Kontroll av att detta efterlevs kommer att ske genom internkontroll.
Uppträdande: ett enhetligt, kompetent och etiskt uppträdande ska eftersträvas i alla
inköpssituationer.
Kommungemensamma ramavtal och egna ramavtal inom SDF ska upphandlas och
följas där återkommande köp av viss omfattning förekommer.
All upphandling skall ske i nära samverkan mellan upphandlings- och
verksamhetskompetens.
Ingångna ramavtal är bindande för förvaltningen och ska alltid följas.
Intern samordning ska eftersträvas för att förvaltningens samlade köpkraft ska kunna
utnyttjas. Till exempel ska verksamheter och enheter med liknande behov se till att
15(17)
upphandlings- och inköpssamordning sker. Det är allas ansvar att verka för god planering
och informationsutbyte.
Extern samordning med övriga förvaltningar inom kommunen ska eftersträvas om man
genom det kan uppnå ekonomiska eller andra affärsmässigt bedömda fördelar.
Kvalitetsfrågor: produkter och tjänster som upphandlas ska kvalitetsmässigt ligga på en
nivå anpassad för det ändamål som avses.
Leverantörer som anlitas ska vara seriösa och kunna garantera säkerhet i sina åtaganden
för att kontinuiteten i förvaltningens verksamhet ska kunna säkerställas.
Lager och förråd ska bara finnas om de är motiverade ur driftsäkerhets- eller ekonomisk
synvinkel. Lager kostar alltid pengar. Motsatsen, täta leveranser, kostar också. Använd det
som ekonomiskt och miljömässigt är mest fördelaktigt.
Inga former av förmåner eller presenter får tas emot av leverantör
Det är helt förbjudet att ta emot presenter eller liknande från en leverantör. Det är bättre att
avstå från alla former av förmåner så att ett beroendeförhållande inte kan uppstå mellan
beställare och leverantör.
Det finns lagar och regler för muta och bestickning samt trolöshet som visar på olagligheten
i detta.
Tänk även på att:
 Leverantörskontakt genom förvaltningen ej får leda till privata förmåner.
 Inköp från leverantör där medarbetaren har personliga intressen kan uppfattas som
jäv.
Telefonförsäljare ska alltid avvisas och samtalet bör inte leda till köp.
Alla telefonförsäljare ska direkt få ett svar: Tack för att ni ringde. Jag varken vill eller kan
beställa något av er eftersom det inte finns ramavtal.
Säljaren ska hänvisas till Göteborgs Stads Upphandlingsbolag.
Skriv aldrig på ett avtal om det inte är du själv som kontaktat leverantören. Vid osäkerhet
kontakta Inköpssamordnaren.
Säljbesök ska, om de är oanmälda, alltid avvisas och bör inte leda till köp.
I övrigt ska säljare i så hög grad som möjligt hänvisas till Stadens centrala
upphandlingsfunktion.
Leverantörskontroll vid direktupphandling - glöm inte att göra det. Det är viktigt för att
bland annat säkerställa att leverantören är registrerad för skatter och moms och inte har
obetalda skatter och avgifter.
16(17)
Certifierade märkningar i WINST
”Gröna lövet”
Det gröna lövet i WINST innefattar miljömärkta och/eller etiskt märkta produkter och
andra kvalitetsmärkningar. Kontrollera den enskilda varans märkning i
produktinformationen.
Märkningen Rainforest Alliance har ifrågasatts då den bl.a. tillåter kemiska
bekämpningsmedel och klassas inte som en ekologisk märkning. Välj hellre
Ekologiskt jordbruk, KRAV eller Fairtrade.
Blå Ängeln
MSC, Marine Stewardship Council
Bra Miljöval
Nyckelhålsmärkt
Rainforest Alliance certifierad
EU-Ecolabel (tidigare EU-blommar)
Ekologiskt jordbruk
Svanen
FSC, Forest Stewardship Council
TCO certifierad
Fairtrade
Svenskt sigill
KRAV
Läs mer om vad de olika märkningarna står för på UHB’s
hemsida.
17(17)