INKÖPSHANDBOK
för
SDF Örgryte
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
Innehållsförteckning
sid
1.
Inledning
3
2.
2.2
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
Allmänt om upphandling
Begreppsförklaringar
Upphandlingsformer
Direktupphandling
Upphandlingar under tröskelvärden
Upphandlingar över tröskelvärden
Förnyad konkurrensutsättning
4
5
6
6
7
7
7
3.
Etikregler
8
4.
Upphandlingsprinciper
8
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
Arbetsgång vid inköp/upphandling
Behov uppstår – val av leverantör/upphandling
Viktigt vid beställning inkl fakturauppgifter till leverantör
Leveranskontroll och reklamation
Betalning
Uppföljning
10
10
10
11
11
11
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Information om WINST
Beställning via WINST
Varför köpa på ramavtal
Inköp av IT-utrustning
Investeringar – inköp som finansieras via leasing
Inköp till/reparation och underhåll av lokaler
Rapportering av fel och brister i WINST till Upphandlingsbolaget
Upphandling av arbetskraft
Kontokort
Handkassor
Leverantörskontroll
12
13
14
14
14
14
14
15
15
15
15
2
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
1. Inledning
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i det närmaste all offentlig upphandling,
vilket innebär att Göteborgs Stads nämnder och bolag skall följa lagen vid inköp av varor
och tjänster. Dessutom gäller den av Göteborgs kommunfullmäktige, 2004-09-16, antagna
inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad inkluderande regler för begreppet lågt
värde vid direktupphandling.
Lagstiftningen och Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy bildar underlag för
SDF Örgrytes handbok för inköp och upphandling. Huvudprinciperna för LOU och
Göteborgs Stads inköpspolicy skall genomsyra inköpsrutiner och inköpsbeteende inom SDF
Örgryte. Kommunens ingångna ramavtal och, i förekommande fall, förvaltningens egna
avtal skall följas. För den enhet inom SDF Örgryte som är miljödiplomerad gäller särskilda
regler då t.ex. vissa varugrupper alltid skall köpas in miljömärkt och rättvisemärkt.
Visionen inom SDF Örgryte är ett inköpsbeteende där resurserna används på ett
effektivt sätt. Inom Örgryte skall också ett inköpsbeteende utvecklas som präglas av ett
enhetligt, kompetent- och etiskt uppträdande. God planering, framförhållning och intern
samordning skall eftersträvas för att uppnå ökad rationalitet i inköpsförfarandet med
kostnadsreduceringar och minskad miljöpåverkan som effekt – allt från behovsbedömning
och beställning till fakturahantering; bästa vara/tjänst till mest kostnadseffektiva pris, med
minsta möjliga miljöpåverkan och med mest effektiva personalinsats.
Inköpshandboken har tagits fram för att vara ett stöd för verksamheten i inköps- och
upphandlingsförfarandet, samt vara ett stöd för inköpare i det dagliga arbetet med inköp av
varor och tjänster. För kompetens inom området skall enheterna inom förvaltningen
anlita Göteborgs Stads Upphandlingsbolag AB (UHB), vars uppdrag är att genomföra
samordnade upphandlingar av varor och tjänster och därigenom sänka kommunens
administrativa kostnader för inköpsprocessen. Bolaget erbjuder även konsultuppdrag och
rådgivning. Information om ramavtal samt Upphandlingsbolagets kontaktpersoner erhålls i
avtalsdatabasen WINST. Vid tecknande av egna avtal samt vid oklarheter och andra frågor
inom inköpsområdet skall Ullica Karmevall eller Simon Lindroos på ekonomiavdelningen
kontaktas.
3
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
2. Allmänt om upphandling
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i det närmaste all offentlig upphandling,
vilket innebär att Göteborgs Stads nämnder och bolag skall följa lagen vid köp, hyra, leasing
mm. av varor och tjänster. Dessutom gäller den av Göteborgs kommunfullmäktige, 2004-0916, antagna inköps- och upphandlingspolicy för Göteborgs Stad inkluderande regler för
begreppet lågt värde vid direktupphandling. Lagstiftningen gäller även vid upphandling
mellan kommuner och av dess ägda bolag, däremot inte vid egenregiverksamhet inom
kommunen (alltså inte inom Göteborg Stads nämnder/förvaltningar). Lagstiftningen gäller
dock inte fast egendom och nyttjanderätt av sådan eller vid anställningsförhållanden.
LOU gäller heller inte vid inköp till brukare där brukaren står för kostnaden eller vid inköp av
begagnade varor.
Bestämmelserna är olika för upphandling över respektive under vissa tröskelvärden och
beroende på vilken typ av upphandlingsform det gäller. Nedanstående schema åskådliggör
detta på ett övergripande sätt.
Finns ramavtal?
Ja
Tillämpa ramavtal
Nej
Har SDF Örgryte egna avtal?
Ja
Tillämpa avtal
Nej
Upphandla!
Direktupphandling
Förenklad upphandling
Urvalsupphandling
Öppen upphandling
Selektiv
-”Förhandlad - ” –
Varor och tjänster
< 287 000 kr
Varor och A-tjänster
< 1 920 000 kr
193 000 Euro - 2010
B-tjänster
Varor och A-tjänster
> 1 920 000 kr
193 000 Euro - 2010
4
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
2.2 Begreppsförklaringar
Ramavtal
Göteborgs Stad har via Göteborgs Stads Upphandlings AB tecknat ca 1500 avtal inom 150
avtalsområden med 950 leverantörer. Vid varje inköpstillfälle undersöks om ramavtal finns.
Om så är fallet skall avtalen användas. Ramavtalen garanterar att de varor som köps in bl. a.
uppfyller kommunens ställda kvalitets- och miljökrav och att leverantören är
skattekontrollerad. Fakturerings- och expeditionsavgifter ingår i priset. Dessutom finns
garanti att upphandlingen skett på ett formellt och riktigt sätt.
Eftersom avtalen förhandlas fram på basis av kommunens totala årsvolymer, är det mycket
viktigt att alla enheter samverkar genom att göra sina inköp hos de leverantörer som avtal
slutits med. Förhoppningsvis ger detta oss ännu bättre priser vid kommande upphandlingar.
Inom varje varugrupp har också eftersträvats att sluta avtal med de leverantörer som förutom
lägsta totalpris även kan erbjuda ett så brett och fullvärdigt sortiment som möjligt. Det ger oss
klara fördelar genom att vi får låga fasta kostnader och ett minimum av administrativt arbete
genom ett mindre antal beställningar, leveranser och fakturor.
WINST
I kommunens avtalsdatabas WINST hittar du information om ramavtal inkluderande
avtalsområden, leverantörer, produkter och tjänster.
Se vidare under avsnittet 6. Information om WINST och avsnitt 7. Beställning via WINST.
Egna avtal inom SDF Örgryte
Inom områden, som saknar ramavtal, där återkommande köp av viss omfattning förekommer,
(gäller både varor och tjänster) är det lämpligt att genom upphandling teckna egna avtal inom
förvaltningen. Överstiger det samlade värdet av varan eller tjänsten inom förvaltningen
287 000 kr (från 15 juli 2010) under ett kalenderår måste upphandling göras. Ingångna avtal
är bindande för SDF Örgryte verksamheter. Frågor om egna avtal inom Örgryte besvaras av
Ullica Karmevall och Simon Lindroos.
Avrop
Med avrop menas beställning på ett ramavtal.
Basbelopp
Basbeloppet för år 2010 är 42 400 kr.
Tröskelvärden
Tröskelvärden beräknas i Euro och värdet i svenska kronor fastställs av staten för två år i
taget. För 2010 gäller följande belopp:
Varor och tjänster, 193 000 Euro / 1 920 000 SEK.
Tröskelvärdet beräknas normalt för hela avtalets löptid. Upphandlingarna får inte delas upp i
syfte att komma under tröskelvärdena.
5
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
A-tjänster
Exempel på A-tjänster är underhåll av motorfordon och maskiner, datatjänster, redovisning,
marknadsundersökningar, konsulttjänster för administration, arkitekttjänster, reklamtjänster,
fastighetsförvaltning inkl. städning och löpande underhåll, förlags- och tryckeritjänster,
sophantering m.fl.
B-tjänster
Exempel på B-tjänster är säkerhets- och bevakningstjänster, utbildning, hälso- och sjukvård
samt socialtjänster, tjänster inom kultur, fritids- och idrottsverksamhet m.fl.
2.3 Upphandlingsformer
2.3.1 Direktupphandling
Med direktupphandling menas inköp/upphandling utan infordrande av skriftligt anbud.
Direktupphandling kan tillämpas om det inte finns något gällande ramavtal och om värdet av
det som skall upphandlas understiger 287 000 kr eller om det finns synnerliga skäl.
Beloppsgränsen på 287 000 kr gäller på årsbasis per upphandlande myndighet (nämnd som
har eget budgetansvar). Ett anskaffningsbehov får inte delas upp i mindre delar i syfte att
komma under gränsen för direktupphandling.
Synnerliga skäl. Direktupphandling på grund av synnerliga skäl kan ske oavsett belopp men
bör endast undantagsvis förekomma. Med synnerliga skäl avses t ex synnerlig brådska då
anbud inte hinner begäras in på grund av akuta oförutsedda behov, t ex vid översvämning,
eldsvåda eller annan nödsituation. Däremot är det inte synnerliga skäl om det uppkommit
brådska som beror på den upphandlande enheten t ex genom eftersatt planering. OBS! Om
synnerliga skäl föreligger skall inköpet alltid ske i samråd med verksamhetschef eller högre.
OBS! Ramavtal före direktupphandling. Om det finns ett ramavtal inom ett upphandlingsområde skall detta alltid användas. Det är bara när det inte finns något ramavtal som det kan
bli fråga om direktupphandling. Detta har gällt länge men påpekas nu särskilt i kommunens
nya (2004 års) inköps- och upphandlingspolicy. Inom ett område där det saknas ramavtal kan
det alltså bli aktuellt med direktupphandling.
Förutom att konstatera att det inte finns ramavtal inom området, skall den som
direktupphandlar kontrollera att priset är rimligt. Detta görs genom begäran av prisuppgift /
offert från flera leverantörer. Affärsmässighet skall alltid iakttas. Kommunens regler för
betalningsvillkor, 30 dagar netto efter ankomststämplad faktura skall gälla, inga expeditionsoch fakturaavgifter och dylikt får förekomma (undantag kan förekomma). Dessutom skall
upphandlingen dokumenteras skriftligt, antingen i ett separat dokument eller som kommentar
på fakturan i Gasell.
6
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
2.3.2 Upphandlingar under tröskelvärden
Förenklad upphandling
Urvalsupphandling
Att göra en upphandling är juridiskt komplicerat och kräver specialistkompetens. Kontakta
därför förvaltningens inköpssamordnare.
OBS! Det är mycket viktigt att vara ute i god tid inför en upphandling. En
”normalupphandling” tar ca 5-9 månader att genomföra.
2.3.3 Upphandlingar över tröskelvärden
Öppen upphandling
Selektiv upphandling
Förhandlad upphandling
Att göra en upphandling är juridiskt komplicerat och kräver specialistkompetens. Kontakta
därför förvaltningens inköpssamordnare.
OBS! Det är mycket viktigt att vara ute i god tid inför en upphandling. En
”normalupphandling” tar ca 5-9 månader att genomföra.
2.3.4 Förnyad konkurrensutsättning
.
Förnyad konkurrensutsättning används vid avrop från ett ramavtal (vilket skall framgå av
ramavtalets beställarinstruktion). Beställaren skall begära in anbud från samtliga
ramavtalsleverantörer inom området via ett förfrågningsunderlag. Detta görs samtidigt till alla
via förslagsvis e-post. I förfrågningsunderlaget anges vilka utvärderingskriterier man kommer
att använda. Det vanligaste och enklaste att utvärdera är pris. Leverantörerna måste ges en
tillräcklig tidsfrist för att hinna inkomma med anbud. OBS! Det är mycket viktigt att inte ta
del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut. När beslut fattats om
vem som kommer att antas skall alla ramavtalsleverantörerna få besked om detta s.k.
tilldelningsbeslut. Därefter tecknas ett underavtal (till ramavtalet) med den leverantör man
valt. Detta avtal får inte tecknas förrän 10 dagar löpt från det att tilldelningsbeslut skickats ut
till alla som lämnat anbud. Det är även viktigt att alltid dokumentera vem man valde och
varför. OBS! Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade
konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut.
Avtalsområde där förnyad konkurrensutsättning används är t.ex. städtjänster inkl.
fönsterputsning.
Om du tänker använda förnyad konkurrensutsättning - kontakta både förvaltningens
inköpssamordnare och Upphandlingsbolagets upphandlingsledare.
OBS! Sättet att göra förnyad konkurrensutsättning kan variera – se information i avtalets
beställarinstruktion.
7
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
3. Etikregler
Ärlighet skall prägla alla affärer. Varje form av muta är förbjuden, liksom gåvor och
presenter till låga värden såsom lunch, biobiljetter eller dyl.
Leverantörer skall väljas utan ovidkommande hänsyn.
Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte ha personliga engagemang som
står i konflikt med kommunens/förvaltningens intressen (jäv).
4. Upphandlingsprinciper
Tre huvudprinciper genomsyrar LOU och dessa gäller för förvaltningens upphandlingar:
Affärsmässighet: konkurrensfaktorer skall värderas korrekt
Konkurrens: konkurrens skall sökas och tillåtas verka fullt ut
Objektivitet: alla leverantörer skall behandlas lika
Övriga principer.
Helhetssyn: all inköpsverksamhet och upphandling skall präglas av en helhetssyn där
kommunens och förvaltningens gemensamma bästa alltid har företräde. Relevanta
krav på funktion, kvalitet, miljö och i förekommande fall sociala hänsyn (de
grundläggande ILO konventionerna för mänskliga rättigheter i arbetslivet följs) skall
vara en naturlig del i all inköps- och upphandlingsverksamhet.
Uppträdande: ett enhetligt, kompetent och etiskt uppträdande skall eftersträvas i alla
upphandlingssituationer.
Ramavtal och egna avtal inom SDF Örgryte: skall tecknas och följas där
återkommande köp av viss omfattning förekommer. All upphandling skall ske i nära
samverkan mellan upphandlings- och verksamhetskompetens. Ingångna ramavtal och
egna avtal är bindande för förvaltningen och skall alltid följas.
Intern samordning: skall efterstävas för att förvaltningens samlade köpkraft skall
kunna utnyttjas. T ex skall verksamheter och enheter med liknande behov efterstäva
att upphandlingssamordning sker. Det åligger var och en att verka för god planering
och informationsutbyte.
Extern samordning: med övriga förvaltningar inom kommunen skall eftersträvas om
man härigenom kan uppnå ekonomiska eller andra affärsmässigt bedömda fördelar.
Kvalitetsfrågor: produkter och tjänster som upphandlas skall kvalitetsmässigt ligga på
en nivå anpassad för det ändamål som avses.
Leverantörer: som anlitas skall vara seriösa och kunna garantera säkerhet i sina
åtaganden för att kontinuiteten i förvaltningens verksamhet skall kunna säkerställas.
8
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
Lager och förråd: skall bara finnas om dessa motiveras ur driftsäkerhets- eller
ekonomisk synvinkel. Lager kostar alltid pengar. Motsatsen, d v s täta leveranser
kostar också. Det ekonomiskt och miljömässigt mest fördelaktiga skall användas.
Säljbesök: skall, om de är oanmälda, alltid avvisas och bör inte leda till köp. I övrigt
skall säljare i så hög grad som möjligt hänvisas till kommunens centrala
upphandlingsfunktion.
Miljöaspekter: skall tas i beaktande vid inköp, dels genom inköp av miljövänliga
produkter om det finns sådana alternativ till rimligt pris och dels genom samordning
av inköp för att minska t.ex. transporter.
Arbetsmiljöaspekter: skall vid behov beaktas genom riskanalyser och
konsekvensbedömningar.
9
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
5. Arbetsgång vid inköp
5.1 Behov uppstår – val av leverantör/upphandling
Alla faktorer som påverkar totalkostnaden inkl. leveransvillkor, serviceavtal, garantier,
rabatter mm, både på kort- och lång sikt, måste beaktas vid ett kommande köp. Ta i god tid
reda på vilka behov som finns före varje aktuellt köptillfälle. Räkna på kvantiteten, både på
kort- och lång sikt. Jämför mot tidigare beställda varor och priser, kvalitet samt
miljöprestanda.
a. Du kontrollerar om ramavtal finns på området. Välj rätt avtalsområde/avtal i WINST,
se nedan avsnitt 6 och 7, för den produkt/tjänst som ska avropas. Under förutsättning
att önskad funktion uppnås och att priset inte är orimligt högt ska miljömärkta och
rättvisemärkta produkter väljas. Beställning skall ske av den som har befogenhet och
den skall alltid föregås av en kontroll om finansieringsmöjlighet finns.
b. Du kontrollerar om SDF Örgryte har egna avtal. Kontakta leverantören enl. ovan.
c. Saknas ramavtal eller egna avtal – gör en upphandling. Om värdet på inköpet
understiger 287 000 kr kan du göra en direktupphandling och vid högre värden
287 000 kr väljer du annan upphandlingsform enligt avsnitt 2.3 Upphandlingsformer.
5.2 Viktigt vid beställning inkl fakturauppgifter till leverantör
Viktigt vid beställning(vid egna avtal och fram till ni har genomfört intern beställarutbildning
i WINST):
Tala om vem du är
Säg att du ringer från Göteborgs stad, Örgrytes stadsdelsförvaltning
Om vi har ramavtal med leverantören, tala om det och ange ramavtalsnumret
Ange eventuellt kundnummer. Kontrollera då med leverantören att kunduppgifterna
stämmer. OBS! Skall inköpet finansieras via leasing skall fakturan skickas till
Kommunleasing AB.
Ange önskad leveransdag
Ange leveransadress, våningsplan mm
Ange fakturaadress och mottagarkod
.
N106/SDF Örgryte
Mottagarkod:
Intraservice
405 38 Göteborg
OBS! Om fakturan avser leasing, ange de uppgifter du fått från Kommunleasing som
bekräftelse på upplagt leasingavtal. Vid leasingfrågor kontakta Jan Callerås på
ekonomiavdelningen.
Övrigt att tänka på vid beställning
För ramavtalsleverantörer gäller:
Betalningsvillkor är 30 dagar netto efter ankomststämplad faktura
10
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
Inga avgifter är tillåtna, t.ex. fakturerings- och expeditionsavgifter (undantag kan
förekomma, se ramavtalsvillkoren)
Normalt ingår leveransen i priset
Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag
OBS! Görs beställning från icke ramavtalsleverantör, bör ovanstående gälla även för dessa.
5.3 Leveranskontroll och reklamation
Vid mottagandet av varor skall leveranskontroll omgående utföras:
Kontrollera att varan inte är skadad vid ankomsten. Om varan är skadad görs
erforderliga anmälningar, vid transportskada till transportföretaget och vid övriga
skador till leverantören.
Kontrollera att den levererade varan/tjänsten stämmer mot beställningen.
Kontrollera i förekommande fall att bruksanvisningar, instruktioner och garantivillkor
medföljer varan. Vid leveranskontroll av tjänster skall utförda arbeten dokumenteras
med arbetsorder, tidrapport eller motsvarande. Även eventuella restider skall
dokumenteras.
Kontrollera leveransvillkoren. Om det i avtalet står levereras till ”fritt anvisad plats”
eller liknande skall leverantören svara för samtliga kostnader för varans transport till
den angivna adressen. Om förvaltningen trots detta har debiterats kostnader för
transporten, skall leverantören krävas på denna kostnad genom förslagsvis
kreditfaktura.
OBS! När ni beställer i WINST är det viktigt att leveranskvittera i WINST så fort
varorna har tagits emot.
Reklamation
Om det vid leveranskontroll framkommer fel, brister eller att leveransen är ofullständig
gentemot det som överenskommits vid beställningen, skall leverantören omedelbart kontaktas.
Reklamation skall göras så fort som möjligt efter leverans för att rättelse skall kunna fås
genom leverantörens försorg.
5.4 Betalning
Betalning sker inom avtalad betalningstid efter godkänd leverans eller utförd tjänst. Om
leveransen eller tjänsten inte överensstämmer med vad som avtalats kan betalning hållas inne,
helt eller delvis, till dess leveransen är fullföljd. Leverantören måste kontaktas vid innehållen
betalning. Normalt begär man kreditfaktura från leverantören och avvaktar med betalning tills
denna inkommit.
5.5 Uppföljning
Leverantörens förmåga att tillhandahålla produkten eller tjänsten granskas fortlöpande.
Positiva och/eller negativa faktorer dokumenteras och leverantören underrättas skriftligen vid
behov. Eventuella synpunkter angående produkter, leveranser, betalningsvillkor mm. skall
också lämnas till Upphandlingsbolaget för kännedom. Se nedan avsnitt 12.
11
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
6. Information om WINST
Kommunens gemensamma ramavtal finns i systemet WINST (Webbaserat inköpsstöd). Här
finns information om stadens ramavtal inkluderande ramavtalsområden, leverantörer,
produkter och tjänster. Du kommer åt WINST via startsidan eller via Upphandlingsbolagets
hemsida – www.uhb.goteborg.se. Där finner du inloggningsuppgifter för användarnamn och
lösenord. WINST används både för traditionella beställningar (via telefon och liknande) och
för elektroniska beställningar direkt i systemet. Förutsättningen för att kunna beställa direkt i
systemet är att leverantörerna lägger in sina produktkataloger i WINST. För att komma igång
att beställa elektroniskt i WINST krävs utbildning i systemet samt utbildning i lagar och
regler. Detta genomför inköpsansvariga och det pågår en uppbyggnad av
inköpsorganisationen.
Sökning i WINST: När du kommit in i WINST väljer du rubrik ”Avtal”. Under
”Avtalsområden” hittar du samtliga huvudområden av avtal. Till vänster om flertalet områden
finns en +ruta vilken innehåller underavtal till huvudavtalet. Du kan även högst upp, under
rubriken ”Avtalsområden”, söka efter visst område. ”Dubbelklicka” sedan på valt avtals- eller
underavtalsområde för att komma in i avtalet.
Du kan även under ”Avtal” söka efter avtalsområde och leverantör. Under ”Produkter” kan du
söka efter viss produkt eller tjänst under förutsättning att produktkatalog är inlagd. OBS! Vid
sökning av ”Produkt” ange det du söker i singular För både ”Avtal” och ”Produkter” gäller att
du kan söka bland alla eller valda avtalsområden/avtal. Vid sökning av ”Produkt” skall
markeringen för tummen upp vara ifylld. Tummen upp innehåller nettoprissatta artiklar på
specificerat sortiment med mycket förmånliga priser. Sortimentet baseras oftast på varor som
köps in frekvent. Skillnaden mot ”vanlig” rabatt är oftast väldigt stor.
För att se vad som gäller för beställning på avtalsområdet väljs en svart nyckelsymbol. Där
står en såkallad beställarinstruktion.
12
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
7. Beställning via WINST
Du går in i WINST enligt ovan och loggar in med inloggningsuppgifter ni får efter genomförd
utbildning, avsnitt 6, och söker upp det avtal du skall göra inköpet från. OBS! Innan du
beställer på ett ramavtal skall du alltid läsa avtalets beställarinstruktion. I den finns det
information om hur du skall göra din beställning och från vilken leverantör du skall beställa
ifrån. Du hittar beställarinstruktionerna i WINST för respektive avtal bakom nyckelsymbolen.
Ibland är instruktionerna så långa att de inte ryms i fältet bakom nyckeln. Dubbelklicka på
den blå informationssymbolen under rubriken info, så hittar du ett PDF-dokument bakom
(”Bilagor till avtalsorådet”)
Om produktkatalog ej är inlagd i WINST, dubbelklickar du på den blå informationssymbolen
under rubriken Info för att komma in i avtalet. Där hittar du uppgifter om leverantören, t ex
telefonnummer vid beställning, webbadress, produkter, priser.
OBS! Vid första beställningen hos samtliga leverantörer via WINST måste leverantören
kontaktas, då talar ni om att ni från och med nu beställer elektroniskt via WINST.
Viktigt vid beställning (innan du för behörighet att beställa genom WINST):
.
Tala om vem du är
Säg att du ringer från Göteborgs stad, Örgryte stadsdelsförvaltning
Säg att vi har ramavtal med leverantören och ange ramavtalsnumret
Ange eventuellt kundnummer. Kontrollera då med leverantören att kunduppgifterna
stämmer. OBS! Skall inköpet finansieras via leasing skall fakturan skickas till
Kommunleasing AB.
Ange önskad leveransdag
Ange leveransadress, våningsplan mm
Ange fakturaadress och mottagarkod
N106/SDF Örgryte
Mottagarkod:
Intraservice
405 38 Göteborg
OBS! Om fakturan avser leasing, ange de uppgifter du fått från Kommunleasing som
bekräftelse på upplagt leasingavtal inkluderande leasingavtalsnumret.
OBS! När du har genomgått utbildning och ska börja beställa genom WINST är det viktigt att
först ringa till den leverantör du ska beställa från och meddela dem att du nu börjar beställa
via WINST. Detta gäller alla leverantörer vid första beställning via WINST.
13
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
8. Varför köpa på ramavtal
Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för oss som kommunal nämnd, vilket innebär
att vi måste göra våra inköp på ramavtal om sådana finns för våra ändamål. Förutom att vi kan
bli skadeståndsskyldiga direkt mot leverantör, gäller nya regler i upphandlingslagstiftningen
från och med den 15 juli 2010 så att möjlighet ges för allmän förvaltningsdomstol att döma ut
en s k marknadsskadeavgift på talan av konkurrensverket, om vi som upphandlande enhet
bryter mot LOU.
Ibland kan man tycka att det vore billigare att handla en vara själv i stället för att köpa av en
upphandlad leverantör. Om man räknar in arbetstiden som det tar att själv gå och handla
jämfört med att beställa direkt via WINST, kontroll av leveransvillkor, rätt utformade fakturor
mm så brukar kostnadsbilden bli en annan. Dessutom uppfyller upphandlade leverantörer
olika kvalitetskrav inom områden såsom miljöhänsyn, skatter och avgifter, kollektivavtal,
garantier, försäkringar etc.
Ett annat mycket viktigt skäl att vara avtalstrogen är att ju fler som köper på ett ramavtal,
desto bättre priser kommer leverantören att lämna vid nästa anbudsgivning till Göteborgs
Stad.
9 . Inköp av IT-utrustning
Vid inköp av IT-utrustning typ dator, bildskärm, skrivare, dockningsstation, säkerhetsbox,
projektor eller dylikt görs detta centralt inom förvaltningen. Finansiering sker normalt genom
leasing. Vid alla planerade köp av IT-utrustning, kontakta stadsdelens IT-enhet, Pontus Ågren
eller Alf Egerbladh.
10. Investeringar – inköp som finansieras via leasing
Inköp av maskiner och inventarier med en beräknad livslängd på minst tre år och med ett
anskaffningsvärde överstigande ett halvt basbelopp skall finansieras genom leasing. För ITutrustning gäller i princip att allt finansieras genom leasing.
11. Inköp till reparation och underhåll av lokaler
Vid inköp till/reparation mm av lokaler är det viktigt att känna till om det är hyresvärd eller
hyresgäst som skall betala. Vid frågor kontakta fastighetsansvarig Lars Mellqvist.
12. Rapportering av fel och brister i WINST till Upphandlingsbolaget
Om du upptäcker fel, brister, otydligheter i ramavtal är det mycket viktigt att informera
Upphandlingsbolaget. Du rapporterar enklast genom att maila till avtalsansvarig direkt via
WINST. Gå in i aktuellt avtal genom att ”dubbelklicka” på den blå Info-symbolen. Det är
minst lika viktigt att informera Upphandlingsbolaget om ramavtalsleverantör bryter mot ett
14
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
Inköpshandbok
Upprättad 2010-01-27
Senast ändrad 2010-10-06
ramavtal eller om leverantör t ex inte vill acceptera uppsägning av felaktigt/ogiltigt avtal och
dylikt. Delge även informationen till Ullica Karmevall eller Simon Lindroos.
13. Upphandling av arbetskraft
Vid behov anlitas i vissa fall inhyrd arbetskraft från t ex bemanningsföretag för att utföra
arbete i förvaltningens verksamhet. Enligt MBL har arbetsgivaren en preliminär
förhandlingsskyldighet i dessa fall, vilket innebär att en förhandling enligt § 38 MBL skall ske
innan någon anlitas för att utföra arbete i vår verksamhet, annars riskerar vi skadeståndskrav.
14. Kontokort
Inom Örgryte stadsdelsförvaltning är det endast för inköp av drivmedel som kontokort är
tillåtna.
15. Handkassor
Se Verksamhetshandbok - Ekonomihandbok - Praktisk redovisning - Handkassa.
16. Leverantörskontroll
Ibland behöver vi göra direktupphandling -/inköp när våra behov inte täcks av ramavtal.
Genom leverantörskontrollverktyget kan du enkelt ta reda på om allt står rätt till med
företaget där du vill göra ditt inköp, t.ex. att leverantören är registrerad för F-skatt, att
leverantören inte har obetalda skatter och avgifter mm.
Du hittar kontrollverktyget genom WINST. När du loggat in i WINST hittar du länken
”Leverantörskontroll direktupphandling” längst ner till höger under rubriken Genvägar. Första
gången du använder tjänsten behöver du skapa ett användarkonto, följ instruktionerna.
Tjänsten är endast tillgänglig för medarbetare i Göteborgs Stad.
När du sökt på önskat organisationsnummer ger systemet svar på om det är en seriös grön
flagg), tveksam (gul flagg) eller en helt olämplig (röd flagg) leverantör att använda. Verktyget
uppdaterades dagligen och hämtar information från flera offentliga register.
OBS! För alla köp utanför ramavtal ligger detta kontrollansvar på beställaren.
15
Inköpssamordnare SDF Örgryte: Ullica Karmevall och Simon Lindroos
