Uppförandekod

Uppförandekod
för Kamux Bilhandel
Guide för anställda
Vi vill vara den ärligaste
bilhandlaren och den bästa
arbetsplatsen
För oss är ansvar, etik, hederlighet och opartiskhet
inte bara tomt prat utan dagliga gärningar. Att förtjäna
kundernas förtroende och att ge utmärkt service är
vitala värden för oss. Utan dessa blir det ingen affär.
Denna Uppförandekod för Kamux
sammanfattar våra regler. Arbetet går
smidigare när vi alltid kan kontrollera
vilket tillvägagångssätt som är det rätta.
Kamux satsar på både tillväxt på våra
hemmamarknader och på internationell
expansion. Dessa regler gäller för alla
oberoende av geografisk plats. Det är
ytterst viktigt att alla Kamuxanställda,
inklusive vd, utfäster sig att följa
Uppförandekoden för Kamux bilhandel.
Att den följs är alla anställdas rättighet.
Vi förväntar oss även ett bra och
hederligt agerande av alla våra
samarbetspartner.
följer spelreglerna ska vi ingripa, prata
med dem eller prata med deras chef.
Reglerna är inte en uppmaning till att
”spionera” på andra utan det handlar
om att många svåra eller tråkiga
situationer kan undvikas genom smarta
förebyggande åtgärder. Detta häfte
ger inte svar på alla situationer som kan
uppstå, om något är oklart ska vi vända
oss till vår chef.
Låt oss gemensamt göra Kamux till den
ärligaste handelspartnern och den bästa
arbetsplatsen i branschen!
Vänliga hälsningar
Målet är att alla medarbetare ska kunna
identifiera i vilka lägen man måste
stanna upp och tänka på vilket som
är rätt tillvägagångssätt. Här ska vi
också hjälpa våra medarbetare. Om
vi märker att en medarbetare inte
Juha Kalliokoski
VD
När vi följer uppförandekoden säkerställer vi att
kunderna köper sina bilar av oss även framöver, att
medarbetarna trivs med att arbeta ihop och att
samarbetet med våra partner fortlöper smidigt.
2
Kamux Uppförandekod för bilhandel:
1. Vi agerar rättvist och
opartiskt på arbetsplatsen
2. Vi kommunicerar smart
3. Vi gör hederliga affärer
4. Vi är oberoende och omutbara
5. Vi tar hand om Kamux egendom
6. Vi undviker intressekonflikter
7. Vi tar hand om våra
medarbetare och miljön
8. Vi stannar upp, tänker
efter och frågar vid behov
Det här är våra åtaganden
Kamux verkar i Norden och i Europa. Därför styrs verksamheten av olika
regler och avtal. Vi följer alltid verksamhetslandets lagar, bestämmelser
och myndighetsföreskrifter och agerar på alla sätt hederligt och etiskt.
Vi agerar alltid i enlighet med FN:s mänskliga rättigheter och de av
Internationella arbetsorganisationen ILO fastställda rättigheterna för
arbetstagare.
All verksamhet iKamux styrs av denna uppförandekod och alla våra
anställda ska följa den.
3
1.
Vi agerar rättvist och opartiskt
på arbetsplatsen
På Kamux blir alla medarbetare, kunder och samarbetspartner
bemötta på ett rättvist, jämlikt och icke-diskriminerande sätt.
Detta kräver vi också av våra samarbetspartner.
Vi respekterar varandra, värdesätter
olikhet och skapar ett trivsamt arbetsklimat. Tillsammans bygger vi upp en
förtroendefull, värdesättande och hjälpsam kultur.
Vi accepterar inga former av mobbning,
trakasserier, otillbörligt utnyttjande eller
diskriminering mot våra medarbetare,
kunder eller samarbetspartner. Vi tänker
på att trakasserier också kan inbegripa
olämpliga komplimanger, kommentarer
samt vulgära skämt. Mobbning och trakasserier är alltid en personlig upplevelse. Även om du upplever att du inte har
mobbat någon, kan medarbetaren känna annorlunda. Vi är medvetna om detta
och respekterar varandras synvinklar.
Vi följer alltid arbetslagstiftningen. Vi
betalar en rättvis ersättning och belönar
4
goda arbetsprestationer opartiskt och
väl genomtänkt. Vi anställer nya Kamuxmedarbetare på ett jämlikt och rättvist
sätt och diskriminerar inte någon på
grund av enstaka egenskaper eller bakgrund. Personer bedöms enbart utifrån
kompetens och arbetsprestation.
På Kamux respekterar vi var och ens integritet, religion, föreningsfrihet och rätt
att organisera sig fackligt.
Kamux är en alkohol- och drogfri arbetsplats. Alkohol, droger och berusning hör
inte till arbetsplatsen under några som
helst omständigheter. Här har vi nolltolerans. Vid ett festligt tillfälle kan vi
dock skåla tillsammans i enlighet med
chefens instruktioner.
Vi agerar rättvist och opartiskt på arbetsplatsen
Exempel
En viss medarbetare drar fräcka vitsar dagligen. Han
kommenterar ofta medarbetares utseende högljutt. Du
vet att han inte vill såra någon. Hur borde du agera?
Vi accepterar inga former av
mobbning, trakasserier, otillbörligt
utnyttjande eller diskriminering
mot våra medarbetare, kunder eller
samarbetspartner. Vi tänker på att
trakasserier också kan inbegripa
olämpliga komplimanger och
kommentarer samt vulgära skämt.
Därför kan du göra ett artigt påpekande
till medarbetaren. Du kan även ta upp
saken med din chef.
5
2.
Vi kommunicerar smart
Tillsammans är vi Kamux. Var och en bidrar genom sina gärningar
till Kamux rykte. Låt oss slå vakt om vårt rykte tillsammans!
Kamux har en öppen, saklig och trovärdig kommunikation och marknadsföring.
Vi ska inte företräda Kamux annat än
gentemot kunderna. Vi ska t.ex. inte ge
kommentarer eller intervjuer till medier
utan särskild överenskommelse med
Kamux kommunikationsavdelning. Vårt
företag företräds av särskilt utsedda talespersoner.
Kamuxanställda har full yttrandefrihet
men vi vet att personalens offentliga
kommentarer lätt sammankopplas med
Kamux. Därför ska vi undvika situationer
där Kamux rykte riskerar att skadas.
Vi deltar inte heller i konversationer
på sociala medier under Kamux namn.
Vi kommer alltid ihåg att påpeka
att åsikterna är personliga och inte
nödvändigtvis representerar Kamux
ståndpunkter.
6
Vi beaktar även konversationer i Kamux
lokaler: vi ska inte föra diskussioner om
affärsverksamheten eller andra förtroliga
samtal i butikslokalerna inom hörhåll för
kunderna.
Kamux e-postadress är avsedd för
arbetet och vi ska inte använda den
för t.ex. personliga konversationer eller
tävlingsdeltagande.
Vi kommunicerar smart
Exempel
Du märker att en f.d. kund har kommenterat något
som Kamux postat på sociala medier. Kunden säger
sig ha fått dålig service och blivit lurad. Du minns det
aktuella fallet och vet att affären gick till helt öppet
och schysst. Borde du kommentera och berätta hur
det egentligen gick till?
Kamux bedriver en öppen, saklig
och tillförlitlig kommunikation och
marknadsföring. Enskilda anställda ska
dock inte företräda Kamux, utan det
finns särskilt utsedda och utbildade
talespersoner som företräder vårt
företag. Därför kan du upplysa Kamux
marknadsavdelning om kommentaren.
De ansvarar för hur kommentaren
hanteras.
7
3.
Vi gör hederliga affärer
Vårt viktigaste mål är en nöjd kund. Vi är en hederlig och tillförlitlig
affärspart och har goda och öppna relationer med kunder,
underleverantörer och tjänsteleverantörer. Vi förväntar oss också
öppenhet och hederlighet av våra kunder och samarbetspartner.
På Kamux säljer vi begagnade bilar i
befintligt skick, så det finns inte några
helt felfria bilar. Vi är uppriktiga när
vi berättar för kunderna om bilarna
och deras eventuella fel och skador. Vi
anger fel och brister i köpehandlingen.
Vi följer alltid konsumentskyddslagen
och upplyser kunderna om vårt
lagstadgade ansvar för fel. Vi sköter
reklamationer schysst, inom skälig
tid och håller kunden uppdaterad om
handläggningen. Vi reparerar eventuella
oupptäckta dolda fel i efterhand med
iakttagande av konsumentskyddslagen.
Vi förväntar oss också öppenhet och
hederlighet av våra kunder.
8
Vi betjänar kunder oberoende av deras
bakgrund och egenskaper. Vi erbjuder
inte fordonsfinansiering annat än genom
våra samarbetspartner.
Vi är schyssta mot våra konkurrenter.
Vi ska varken förhindra eller begränsa
konkurrens och stör inte verksamheten
i andra företag. Vi bryter inte mot
konkurrenslagarna.
Vi ser till att alla medarbetare kan
identifiera lurendrejeri och agera i
potentiellt misstänka fall.
Vi gör hederliga affärer
Exempel
Kunden vill sälja en sex år gammal bil. Det finns ett
litet fel i bilens elektronik som uppenbarar sig när
utetemperaturen sjunker under två grader. Felet påverkar
inte säkerheten eller användningen av bilen. Felet
märks inte sommartid men på vintern kan systemet ge
felmeddelanden. Berättar du om felet för potentiella
köpare trots att felet just då inte är aktuellt och inte heller
påverkar körbarheten?
På Kamux säljer vi bilarna i befintligt
skick och är medvetna om att man
kan hitta fel i begagnade bilar. Vid
försäljning ska vi ge kunden en realistisk
uppfattning om bilens skick och berätta
om eventuella fel.
9
4.
Vi är oberoende och omutbara
På Kamux tar vi inte emot och ger inte mutor eller fördelar.
Vi bevarar vårt oberoende och blir inte skyldig någon några
gentjänster. Vi har nolltolerans mot korruption.
I vårt arbete tar vi inte emot och ger inte
mutor eller kostnadsfria förmåner. Mutorna kan vara uppenbara, t.ex. direkta
gåvor och pengar, eller förtäckta, såsom
oväntade rabatter eller kostnadsfria
tjänster. Mutor kan även omfatta dyr och
flott representation eller utlandsresor
som betalas av den andra parten.
Vi kan efter eget övervägande ta emot
och ge motiverade gåvor av ringa värde
som är lämpliga för situationen.
Gåvor, både givna och mottagna, får
vara värda högst 50 euro. Resor och
andra liknande förmåner tar vi inte alls
emot. Vi betalar alltid våra egna resor
själva i enlighet med våra reseregler.
10
Representationstillfällen som anordnas
av Kamux ska alltid vara motiverade,
följa företagets riktlinjer och vara
utan någon som helst avsikt att muta
någon. Kamux interna tillställningar
ska främja företagets verksamhet och
följa givna instruktioner. Exempelvis
handlar tillställningar för att belöna
medarbetare alltid om att belöna goda
arbetsprestationer.
Vi är oberoende och omutbara
Exempel
En närliggande verkstad erbjuder dig en gratisreparation
av motorn i din familje-Volvo. Reparatören hoppas
givetvis att du som gentjänst låter honom reparera
Kamux-bilar. Tar du emot erbjudandet?
Trots det lockande erbjudandet avböjer
du artigt. Kamuxanställda ska aldrig stå i
tacksamhetsskuld till våra partner.
Exempel
Kunden vill sälja sin bil till Kamux och lovar dig en
personlig provision, om köpet sluts. Vad gör du?
Du avböjer artigt och bestämt. Du säger
att Kamuxanställda aldrig tar emot sådana
här betalningar från kunder. Du ger kunden
en offert på bilen och fortsätter den vänliga
betjäningen. Förhoppningsvis blir det ett köp!
11
5.
Vi tar hand om Kamux egendom
Vi tar hand om Kamux egendom tillsammans. Vi använder
verktygen enbart i arbetet och tar även hand om Kamux
immateriella tillgångar, såsom olika typer av
information och data.
Bilarna som är till försäljning är Kamux
egendom och det är absolut förbjudet
att använda dem för eget bruk utan
särskilt tillstånd från chefen. För
arbetsresor i tjänsten använder vi alltid
Kamux arbetsbilar enligt särskilda
instruktioner. Vi förvarar alla bilnycklar
i butikslokalerna i enlighet med
instruktionerna. Vi undviker situationer
där anställda måste befinna sig
ensamma i butiken.
Vi hanterar kontanter med omsorg.
Vi överskrider inte under några
omständigheter den landspecifika
övre gränsen som finns gällande
kontanthantering. Penningtvätt innebär
att ursprunget av pengar eller annan
egendom som erhållits på kriminella
sätt är dold. Vi godkänner, stödjer eller
underlättar aldrig penningtvätt. Om
du misstänker potentiell penningtvätt,
rapportera ärendet till din chef eller till
Kamux ekonomiavdelning.
Vi använder Kamux betalkort endast för
företagets behov. Vi lånar inte ut våra
personliga företagsbetalkort till kollegor.
Vi använder bensinkort enbart för att
12
köpa bensin för de fordon företaget
använder. Bensinkort är personliga. Alla
är ansvariga för sitt eget kort och hur
det används samt för att säkerställa att
alla kvitton lämnas in tillsammans med
relevant information. En chaufför kan
tillfälligt låna ett bensinkort för tankning
men det är fortfarande kortinnehavaren
som ansvarar för att kortet används
enligt Kamux regler.
Vi behandlar och attesterar fakturor i
tid enligt de interna instruktionerna. Vi
håller inloggningskoderna till Kamux
datasystem hemliga och lämnar aldrig
ut dem. Vi håller all kundinformation
hemlig och konfidentiell. Vi delar
inte kundinformation eller pratar om
kunderna med utomstående.
Information om Kamux som vi erhåller
i arbetet är sekretessbelagd och vi
delar inte den med andra, t.ex. en ny
arbetsgivare. Vi respekterar likaledes
tystnadsplikten för medarbetare som
kommit till Kamux från andra företag
och pressar inte dem på information om
deras föregående arbetsgivare.
Vi tar hand om Kamux egendom
Exempel
Du har träffat en spännande partner och vill göra ett
oförglömligt intryck genom att bjuda in till en dejt i en
sportbil av världsklass som vi fått till försäljning förra
veckan. Du tänker att ingen nog skulle tycka illa om att
du lånar bilen under en kväll och återlämnar den på
morgonen tvättad och med full tank. Vad gör du?
Bilarna som är till försäljning är Kamux
egendom och det är absolut förbjudet
att använda dem för egna körningar.
Vi tar hand om Kamux egendom på
arbetstid och du vill säkert inte ta ansvar
för bilen på din fritid.
13
6.
Vi undviker intressekonflikter
I arbetet fattar vi alltid alla beslut till förmån för Kamux. Vi deltar
inte i konkurrerande affärsverksamhet eller främjar personliga
intressen i arbetet.
Vi får aldrig i arbetet försöka gynna
egna eller våra närståendes intressen.
Personliga relationer får inte påverka
vårt arbete. Vi idkar inte affärsverksamhet som konkurrerar med eller skadar
Kamux.
Vi ändrar aldrig bilens inköps- eller försäljningspris till vår egen eller närståendes förmån även om det skulle röra sig
om en liten ändring.
14
Vi förstår när vi ska avstå från beslut
som berör oss eller våra närstående. Vi
deltar t.ex. inte i valet av nya medarbetare om en närstående har sökt jobbet.
Vi undviker intressekonflikter
Exempel
Ni ska upphandla städtjänster för lokalerna. Din vän
har precis startat en städ- och speditionsfirma som kan
erbjuda ett passande paket för din affär. Vad gör du?
Du kan inte direkt välja en väns
eller familjemedlems företag som
tjänsteleverantör. Du kan dock
rekommendera din väns firma till din
chef eller medarbetare men du får
inte vara med vid upphandlingen,
bedömningen eller valet av
leverantören av tjänster.
15
7.
Vi tar hand om våra medarbetare
och miljön
Vi tar dagligen hand om medarbetarnas arbetsmiljö och säkerheten
i arbetet. Vi tar vårt ansvar för miljön och naturen och verkar för en
smartare trafikkultur.
Kamux är en säker arbetsplats där
vi strävar efter en trivsam och säker
arbetsmiljö i alla våra verksamheter. Vi
tar ansvar för arbete med rätt ergonomi,
rätt utrustning och kläder samt att våra
arbetssätt är säkra.
följer vi hastighetsbegränsningarna,
har en ekonomisk körstil och kör aldrig
påverkade av alkohol eller droger. Vi är
särskilt aktsamma när vi kör företagets
fordon eftersom vi då representerar
Kamux ute i trafiken.
Tillsammans ser vi till att butikerna och
arbetsplatserna är säkrade: vi låser
dörrar och ser till att obehöriga inte
får tillträde till våra lokaler. Vi undviker
situationer där anställda måste befinna
sig ensamma i butiken. Vi kommer också
ihåg att låsa datorer och tar hand om
datasäkerheten.
Vi tar hänsyn till miljöaspekterna i all
verksamhet. Vi följer miljölagstiftningen
och främjar hållbar utveckling. Vi
gör oss av med miljöfarligt avfall och
återvinner däck på lämpligt sätt. Vi
föredrar miljövänliga produkter och
tillbehör. Detsamma kräver vi också av
våra samarbetspartner.
Vi Kamuxanställda verkar för en säkrare
och smartare trafikkultur och är själv ett
föredöme i trafiken. När vi kör i arbetet
16
Vi tar hand om våra medarbetare och miljön
Exempel
Gamla batterier och en uppsättning uttjänta däck har
legat i ett butiksförråd under lång tid. De står alltid i
vägen och borde äntligen slängas. Batterierna skulle lätt
få plats i behållaren för butikens osorterade avfall. Din
medarbetare ber dig om hjälp att bära ut batterierna.
Vad gör du?
Du tänker på att batterier och däck
inte är osorterat avfall utan miljöfarligt
avfall och material för återvinning som
inte får slängas hur som helst. Du ser
till att avfallet lämnas till rätt ställe. Du
föreslår också att ni går igenom detta i
grupp.
17
8.
Stanna upp - tänk efter - fråga
När du möter ett etiskt dilemma i ditt arbete; stanna upp,
tänk efter och fråga!
Vi möter dagligen olika människor, situationer och situationer som kräver beslut
i vårt arbete. Om du är osäker på vad du
bör göra, gör så här:
1. Stanna upp
Om situationen är komplicerad, stanna
upp innan du gör någonting. Avbryt och
ta en paus för att tänka igenom det hela.
Då undviker du förhastade eller dåliga
beslut under stress.
2. Tänk efter
Tänk på situationen ur olika synvinklar.
Vilket intryck skulle det ge utåt, t.ex. för
kunderna, våra samarbetspartner eller
representanter från media? Skulle du
tvingas bortförklara eller dölja något
som du eller din medarbetare har gjort?
Ta hjälp av denna Uppförandekod för
eventuell vägledning. Kontrollera också
om det finns närmare instruktioner om
situationen.
3. Fråga
Du kan alltid fråga dina medarbetare
eller din chef om hjälp och råd. Om den
komplicerade situationen gäller din chef,
kan du vända dig till hans eller hennes
chef.
Anmälan
Vd behov kan du även anmäla brott eller misstänkta brott mot Kamux
Uppförandekod för bilhandel till företagsledningen eller adressen
[email protected]. Kamux ingriper omgående mot eventuella oegentligheter.
Anmälan medför inte negativa konsekvenser för anmälaren. Misstänkta
oegentligheter undersöks alltid på ett rättvist och konfidentiellt sätt. Brott
mot Kamux Uppförandekod för bilhandel medför alltid av situationen
påkallade konsekvenser för den som brutit mot koden.
18
Stanna upp - tänk efter - fråga
Exempel
Det ringer en varningsklocka i samband med
rekryteringen av en ny medarbetare. Ni ska anställa en
ny försäljningschef och det återstår tre sökande. En
sökande överträffar de andra i erfarenhet och kompetens
men din chef föredrar en släkting. Chefens favorit är inte
på samma nivå i erfarenhet och kompetens som de två
andra kandidaterna. Vad kan du göra i detta läge?
Det här ser inte ut att följa de etiska
reglerna. I det här fallet ber vi att du
kontaktar din chefs närmaste chef eller
företagsledningen i Kamux och att du
delger dem vad du sett.
19