Information inför
projektansökan inom
nationella projektmedel
Innehåll
1. Allmän information
4
2. Min ansökan
5
3. Att fylla i Ansökan om projektmedel
7
4. Övriga upplysningar
22
5. Stödberättigande kostnader fördjupning
25
1. Allmän information
I den här skriften finns information om hur en ansökan om projektmedel fylls i. Det finns
också information om hur man gör en budget och vilka kostnader man får ta med och
annat som kan vara bra att veta om projekt där Tillväxtverket är medfinansiär.
Ytterligare information om program och vilka projektmedel som finns att söka finns på
Tillväxtverkets webbplats www.tillvaxtverket.se.
1.1
Lämnade uppgifter i ansökan
Du som stödmottagare måste kontinuerligt stämma av verksamheten i projektet mot
den projektbeskrivning och andra underlag som Tillväxtverket har baserat sitt beslut på.
Det är viktigt att följa projektbeskrivningen och beslutet och eventuella förändringar
måste stämmas av och godkännas i förväg av Tillväxtverket.
Stödmottagaren ska också lämna lägesrapporter som redovisar projektets verksamhet
vid de tidpunkter som har fastställts i beslutet. Tillväxtverket prövar ansökan om
utbetalning mot beslutet om projektmedel och kontrollerar att projektet följer
projektbeskrivningen.
1.2
En ansökan är en allmän handling
En ansökan som kommit in till Tillväxtverket är en allmän handling. Det innebär att alla som
är intresserade har rätt att ta del av det som står i ansökan, oavsett om stöd beviljas eller
inte. Rätt att ta del av en allmän handling gäller inte om den skyddas av sekretess enligt lag.
Det är sekretesslagen som avgör vad som är sekretessbelagt eller inte.
1.3
Ansökan om stöd
Ansökan om projektmedel sker via Tillväxtverkets digitala tjänst Min ansökan som du hittar
på Tillväxtverket.se under Ansöka och rapportera.
4
2. Min ansökan
Med Min ansökan blir Tillväxtverkets hantering av ansökningar om både projektmedel och
utbetalningar effektivare. Den som söker får ökad service och tillgänglighet och kan själv se
hur långt handläggningen har kommit.
Min ansökan är en e-tjänst för företag och offentliga aktörer som ansöker om medel i följande
stöd: Europeiska regionala utvecklingsfonden, projektmedel, regionalt investeringsstöd,
såddfinansiering, kommersiell service och regionalt bidrag till företagsutveckling.
2.1 Inloggning och signering av ansökan
När ni ansöker om stöd ska ni använda er av den elektroniska tjänsten Min ansökan. För att
kunna använda tjänsten måste ni ha ett användarkonto eller en e-legitimation.
Om ni inte har ett konto sedan tidigare kommer ni kunna skapa det direkt i Min ansökan. Det
går också att använda e-legitimation för inloggning.
I Min ansökan är utgångspunkten att ni skickar in ansökan elektroniskt, med manuell eller
elektronisk signering, läs mer om det under rubriken Användarkonto nedan. Det finns även
möjlighet att skriva ut och skicka er ansökan manuellt från Min ansökan.
2.2 Användarkonto
Det går att skapa ett användarkonto direkt i Min ansökan. Ni hittar länken, Registrera konto,
på inloggningssidan i Min ansökan.
Läs instruktionen för hur ni hanterar användarkontot . Instruktionen finns också att hitta
direkt i Min ansökan.
Loggar ni in med ett användarkonto måste ni signera ansökan manuellt genom en särskild
utskrift av ett missiv som sedan skickas till Tillväxtverket. Missivet skapas automatiskt och blir
tillgängligt i Min ansökan omedelbart efter att ansökan skickats elektroniskt till Tillväxtverket.
Ett manuellt missiv finns även att ladda ner på Tillväxtverkets webbplats under Ansökan och
rapportera – Ansök om stöd genom nationell finansiering.
Genom användarkontot kan fler än en person i organisationen ha tillgång till Min
ansökan. Den som arbetar med att fylla i själva ansökningsformuläret behöver därmed inte
vara samma person som sedan signerar den.
2.3 E-legitimation
Det är också möjligt att använda e-legitimation för inloggning istället för användarkonto.
Observera att om ni använder e-legitimation så kommer sparade ansökningar enbart att
vara tillgängliga för dig personligen och när du skickar in ansökningar kommer dessa att
signeras av dig personligen.
5
Eftersom det ofta är flera personer inblandade i ansökningsprocessen och den eller de som
arbetar med ansökan inte alltid är samma person som har rätt att signera ansökan, i
organisationen, rekommenderar vi att ni använder er av ett användarkonto istället för elegitimation.
2.4 Fullmakt
Ansökan om projektmedel ska undertecknas av en person/personer som är behörig(a) att
företräda den sökande organisationen. Om denne/dessa av någon anledning inte kan
underteckna ansökan kan han eller hon ge någon annan person fullmakt att exempelvis
skriva under. En fullmakt kan också användas om det är två personer som i förening är
behöriga företrädare men där e-legitimationen endast kan innehas av en person.
En fullmakt för ansökan om projektmedel eller ansökan om utbetalning måste innehålla
vissa uppgifter:
1. vem som fått behörighet (för- och efternamn)
2. vad denne fått behörighet för
3. en underskrift av behörig företrädare
4. märkning med organisationens namn, organisationsnummer och CFAR-nummer (se
nedan för mer information om CFAR-nummer)
En fullmakt bör innehålla vissa uppgifter:
1. ärende-id
2. en tidsbegränsning för hur länge fullmakten ska gälla
(en fullmakt som inte innehåller en tidsbegränsning gäller tills den återkallas)
Fullmakten kan antingen skickas med vanlig post till Tillväxtverket och den ska vara då vara i
original. Du kan också scanna in underskriven fullmakt och bifogade den som bilaga i din
ansökan alternativt e-posta den till ansvarig handläggare (underskriven och inscannad).
2.5 Bra att veta om Min ansökan
Alla uppgifter i Min ansökan som är markerade med en stjärna (*) är obligatoriska och
måste fyllas i. Annars går det inte att skicka in ansökan. Ansökan kan sparas och bearbetas
fram tills den skickas in. Det går inte att bifoga bilagor i efterhand. Om annan än
firmatecknare skapar Ansökan behöver ett intyg med firmatecknarens underskrift postas till
Tillväxtverket (missiv) alternativt e-postas underskriven och inscannad som pdf. Intyget
behövs även när ansökan skapats via användarkonto.
En ansökan i status sparad är ännu ej inskickad till mottagande organisation. När ansökan
skickats in byter den status till skickad och är därefter inte längre möjlig att redigera. Den
kan däremot exporteras som en PDF-fil. Om du vill ändra något i inskickad ansökan måste
du kontakta ansvarig handläggare på Tillväxtverket.
En sparad ansökan har endast ett webb-Id nummer, medan en inskickad ansökan också har
ett ärende-id, hämtat från Tillväxtverkets ärendehanteringssystem Nyps.
6
3. Att fylla i Ansökan om projektmedel
Väl inne i den nya ansökan, finns ett flertal flikar där uppgifter måste fyllas i. De fält som är
markerade med * är obligatoriska.
3.1 Uppgifter om sökande
Denna flik används för de grundläggande uppgifterna om dig som sökande, som till
exempel företagsnamn, organisations- och Cfar-nummer, juridisk form samt adress och
kontaktuppgifter.
3.1.2 Företagsnamn/Organisationsnamn
Skriv organisationens juridiska namn. Utbetalningar görs endast till den sökande som är
ekonomiskt ansvarig. Denna ska också stå som innehavare av det plusgiro, bankgiro eller
bankkonto som angetts i ansökan. Endast en juridisk person eller en enskild
näringsidkare kan stå som sökande.
3.1.3 Organisationsnummer/Personnummer
Ange den sökande organisationens organisationsnummer. För juridisk person anges 16 +
10 siffrigt organisationsnummer. Enskild firma anger 19+ fullständigt personnummer
utan bindestreck, 12 siffror.
Observera att organisationsnumret i ansökan ska avse den sökande organisationen. Elegitimationen är däremot kopplad till en fysisk person och ett personnummer. Det är
bara om den som söker är privatperson eller har en enskild firma som det är samma sak.
3.1.4 Arbetsställenummer (CFAR-nummer)
Ange ert arbetsställenummer (Cfar-nummer). Ett arbetsställenummer är ett nummer
som är specifikt för ert arbetsställe. Det brukar även kallas CFAR-nummer och är
arbetsställets åttasiffriga identitet som tilldelas av SCB:s Företagsregister. Det ska anges
med åtta siffror. Ifall CFAR-nr saknas eller uppgiften inte är känd, kontakta SCB via
telefon på 019-17 62 40. CFAR-nummer kan du ta reda på genom att använda
www.cfarnrsok.scb.se För övriga frågor angående CFAR-nummer kontakta Statistiska
Centralbyrån på www.scb.se
3.1.5 Arbetsställets namn
Ange arbetsställenamnet som är kopplat mot arbetsställenummer (Cfar-nummer) Om du
inte känner till arbetsställenamnet var vänligen kontakta Statistiska Central Byrån
www.scb.se för att erhålla ett sådant. Om du som sökande bara har ett arbetsställe och
en adress behöver ingenting anges här. Ange annars namnet på det arbetsställe där
projektet kommer att bedrivas. Ange då också var arbetsstället är beläget och vilken
branschtillhörighet som gäller för arbetsstället.
3.1.6 Juridisk form
Ange juridisk form för sökande organisation. I Min ansökan väljs juridisk form från listan.
3.1.7 Arbetsställets bransch/Branschkod (SNI)
Ange organisationens branschkod (SNI-kod). Du kan fritextsöka direkt i listan. Om
branschkod saknas eller om du inte känner till den var vänlig kontakta Statistiska Central
Byrån www.scb.se för att erhålla ett sådant.
7
3.1.8 Postadress, Postnummer, Postort, Telefonnummer, Organisationens epostadress, hemsida
Ange önskade uppgifter för er organisation.
3.1.9 Firmatecknare
Fyll i behörig företrädare för organisationen. Om behörig företrädare är två personer i
förening ska båda namnen noteras. Dokumentation som visar vem som är behörig
företrädare ska bifogas ansökan. Det kan vara till exempel ett protokollutdrag, en
delegationsordning eller en fullmakt. Dessa ska skickas i original. Som original räknas att
”intyg om behörig firmatecknare” är underskriven och inscannad som pdf och därefter
bifogad ansökan. Det går även bra att skicka per post om du hellre vill det.
Registreringsbevis från Bolagsverket behöver inte skickas in utan Tillväxtverket kommer
åt uppgifterna via bolagsregistret.
3.1.10 Omfattas ni av Lagen om offentlig upphandling (LOU)?
Omfattas du som stödmottagare av någon av lagarna om offentlig upphandling? Ange
det alternativ som gäller för den sökande organisationen. Välj ”Ja” om stödmottagaren
ska följa lagen om offentlig upphandling (LOU). Välj ”Nej” om stödmottagaren inte ska
följa LOU.
Om du som stödmottagare inte omfattas av LOU finns begränsningar avseende att
handla från närstående personer. Det gäller både fysiska och juridiska personer. Detta
innebär att köp av varor och tjänster ska ske så att kostnadseffektivitet uppnås. (Se mer
info under punkt 4.3).
Det är du som stödmottagare som ansvarar för att ta reda på om du omfattas av
upphandlingsskyldighet enligt LOU eller inte. Det som stödmottagare ansvarar för att
visa att kostnaderna är stödberättigande och att de har uppkommit efter offentlig
upphandling om Tillväxtverket begär det. Information om LOU finns på
Upphandlingsmyndighetens hemsida http://www.upphandlingsmyndigheten.se/ . Där
finns även ett upphandlingsstöd som lämnar grundläggande information och stöd i
praktiska upphandlingsfrågor.
År 2007 kom två nya lagar om offentlig upphandling, lag (2007:1091) om offentlig
upphandling och lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi,
transporter och posttjänster.
Nedan följer ett utdrag ur lagen om offentlig upphandling där det stadgas vem som
omfattas av lagen. Observera att 19§ hänvisar till 12§ där även bolag, föreningar och
stiftelser i vissa fall omfattas av lagen.
Ur lagen (2007:1091) om offentlig upphandling
2 kap 19 § Med upphandlande myndighet avses statliga och kommunala myndigheter. Vid
tillämpning av denna lag skall med myndighet jämställas
1. beslutande församlingar i kommuner och landsting, och
2. offentligt styrda organ som avses i 12 §, samt
3. sammanslutningar av en eller flera myndigheter enligt första stycket eller församlingar enligt 1
eller sammanslutningar av ett eller flera organ enligt 2.
8
2 kap 12 § Med offentligt styrda organ avses sådana bolag, föreningar, delägarförvaltningar,
särskilt bildade samfällighetsföreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas
intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och
1. som till största delen är finansierade av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande
myndighet,
2. var verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande
myndighet, eller
3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av
staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.
1 kap 9 § Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall
vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas.
3.1.11 Har offentligt stöd beviljats tidigare?
Här anges om offentligt stöd (Statsstöd enligt regeln om de minimis) beviljats de senaste
tre åren till dig som sökande eller till andra bolag inom koncernen. Kommuner och
statligt finansierade organisationer påverkas inte av dessa regler. Har ni fått stöd i något
annat program eller hos någon annan finansiär under de senaste tre åren? Ange ja eller
nej.
Om ja - ange samtliga finansiärers namn och om möjligt namnet på programmet som
finansierat insatserna. Ange för varje stöd också det beviljade beloppet, samt tidpunkten
för beviljandet. Den offentliga medfinansiering från Tillväxtverket som denna ansökan
gäller behöver inte anges här (se dock under finansiering). Om raderna inte räcker till så
ska uppgifterna lämnas i bilaga till Ansökan om projektmedel istället.
3.1.12 Kontaktpersoner - projektledare, kontaktperson för ekonomi och
revisor
Ange alltid namn och kontaktuppgifter till projektledaren.
3.1.13 Kontaktperson (för och efternamn) för projektet
Fyll i namn på den person som kan svara på frågor om projektet.
3.1.14 Kontaktperson (telefonnummer)
Ange telefonnummer till projektets kontaktperson.
3.1.15 Kontaktperson (e-postadress)
Ange kontaktpersonens e-postadress
3.1.16 Projektledare (för- och efternamn)
Ange projektledarens för- och efternamn
3.1.17 Projektledare (telefonnummer)
Ange telefonnummer till projektledaren
3.1.18 Projektledare (e-postadress)
Ange projektledarens e-postadress
3.1.19 Kontaktuppgifter för ekonomi och revisionsbyrå
9
Ange kontaktuppgifter till den person som kommer att ansvara för den ekonomiska
redovisningen av projektet om det är någon annan än projektledaren. Om det finns en
särskild revisor i projektet ska samma uppgifter anges även för honom eller henne.
3.1.20 Ekonomiskt ansvarig för projektet (för- och efternamn)
Ange namn på den ekonomiskt ansvariga för projektet – för- och efternamn.
3.1.21 Ekonomiskt ansvarig (telefonnummer)
Ange telefonnummer till den ekonomiskt ansvariga personen.
3.1.22 Ekonomiskt ansvarig (e-postadress)
Ange e-postadress till ekonomiskt ansvarig person.
3.1.23 Revisor för projektet (för- och efternamn)
Ange namn på projektets revisor. För- och efternamn.
3.1.24 Revisor (telefonnummer)
Ange telefonnummer till revisorn.
Revisor (e-postadress)
Ange revisorns e-postadress.
3.2. Allmänt
Under denna flik registreras uppgifter om det tänkta projektet, till exempel projektnamn,
projektbeskrivning, syfte och mål och så vidare. Textfälten rymmer 4000 tecken, större
dokument kan dock bifogas som bilagor under därtill avsedd flik.
3.2.1 Projektnamn
Fyll i projektets namn. Ange det namn som projektet kommer att ha under
genomförandet och välj gärna ett kort projektnamn. Använd sedan projektnamnet
konsekvent i all kommunikation som rör projektet och dess verksamhet.
3.2.2 Bakgrund till projektet
Beskriv kortfattat: skälen till varför projektet behöver genomföras utifrån vad som
saknas, behöver utvecklas eller lösas samt på vilket sätt projektet ska bidra till detta. Hur
knyter bakgrunden an till utlysningens inriktning?
Beskriv hur projektet förhåller sig till samhällsutmaningar och nyttjar möjligheterna med
hållbar tillväxt: väljer ni miljösmarta lösningar, inkluderar ni personer med olika
bakgrund och kön för att stärka konkurrenskraften. Läs mer i guider för Hållbarhet
Vilka problem avser projektet att lösa?
Vilka nya möjligheter behöver tas fasta på eller metoder ska utvecklas?
Beskriv erfarenheter och kontakter från tidigare genomförda eller pågående
aktiviteter, till exempel förstudier och analyser som har koppling till projektet
och hur dessa erfarenheter och kontakter används i projektet.
Hur kommer projektets resultat att påverka näringslivet?
Beskriv projektets koppling till regionala programdokument om detta är aktuellt.
Beskriv projektets koppling till det aktuella programmet på Tillväxtverket. Har du
frågor om kopplingen till det aktuella programmet? Läs mer på programmets
10
egna sidor på Tillväxtverkets webbplats www.tillvaxtverket.se. Kontakta också
gärna någon av programmets kontaktpersoner för mer information
3.2.3 Syfte med projektet
Beskriv kortfattat och gärna i punktform (max 1000 tecken):
Syftet med projektet – varför ska detta göras?
Vilken förändring ska projektet uppnå?
Varför ska detta göras? Syftet ska beskrivas utifrån utlysningens inriktning och nuläget.
3.2.4 Mål och Indikatorer för projektet
Vilka resultat ska projektet uppnå? Ange konkreta och mätbara mål på kort sikt
respektive längre sikt. Formulera projektets mål utifrån när i tiden de ska nås. Det
övergripande målet ska ni nå först på lång sikt, alltså efter att projektet har avslutats.
Projektmålet ska ni nå på medellång sikt, vid projektperiodens slut. Delmålen ska ni nå
på kort sikt, alltså under projektperioden.
Målen ska vara mätbara och kontrollerbara. För ett framgångsrikt projekt är det viktigt
att målen är konkreta, går att mäta och har en tydlig koppling till vad projektet ska
förändra. En rekommendation är att utgå från syftet och fundera över vilka effekter
projektet ska åstadkomma på kort och lång sikt, vilka resultat projektet behöver uppnå
under projektperioden och utifrån det slutligen bestämma projektets aktiviteter.
Samtliga projekt ska redovisa resultatmål och effektmål. Aktiviteterna för att uppnå
målen beskrivs i avsnittet Arbetssätt och verksamhetsbeskrivning (se nedan).
Effektmål är vad sökanden vill uppnå med projektet på kort och lång sikt. Vad vill
sökanden åstadkomma eller förändra? Exempel på effektmål: ”Medlemsföretagen i
underleverantörsnätverket har ökat sin konkurrenskraft”, ”Den lokala marknaden för
små och medelstora företag har ökat”, ”De regionala aktörerna lär av erfarenheterna av
det regionala tillväxtarbetet och tar tillvara resultaten av insatserna”.
Resultatmål uttrycker vad projektet vill åstadkomma under projektperioden. Hur ska det
se ut när projektet har avslutats? Exempel på resultatmål: ”Ett nätverk med
underleverantörer har bildats”, ” Fler små och medelstora företag är leverantörer av
varor och tjänster till kommunen”, ”Ett system för uppföljning av det regionala
tillväxtarbetet har skapats”.
Använd gärna de s.k. SMART-kriterierna som ett stöd när målen formuleras:
Specifika – är målen tydliga och väldefinierade?
Mätbara – går målen att mäta, kan de kvantifieras?
Accepterade – kan olika parter förstå och vara överens om målen?
Realistiska – kan målen uppnås med befintliga resurser och är de rimliga?
Tidsbestämda – finns det en tidsram för när målen ska uppnås?
Ange även projektspecifika indikatorer som ska mätas i projektet. Ange tydligt vilka
resultat och effekter som beräknas på sikt och som därmed är bestående resultat av
projektet. Ange även indikatorer för hållbarhetsaspekter. Se Hållbarhetsguide för
sökande för stöd. Med indikatorer avses hur ett projekt mäter och redovisar
måluppfyllelsen för projektet. I ansökan ska du ange indikatorer som visar hur de
aktiviteter som genomförs i projektet leder till att målen uppfylls och vilka effekter som
uppnås. Ange förväntat resultat för indikatorerna. Kontrollera med handläggaren på
11
Tillväxtverket om det förväntas några specifika indikatorer för det program som ansökan
avser. För mer information om indikatorer, kontakta ansvarig handläggare för
utlysningen på tillväxtverket.se. Om projektet beslutas år för år ska årets resultat anges.
3.2.5 Projektets målgrupp
Vilka grupper omfattas av projektets aktiviteter? Beskriv projektdeltagare,
samverkanspartner och mottagare av projektresultat, samt på vilket sätt dessa grupper
påverkas. Ange om och hur projektet arbetat med att analysera och bredda
målgrupperna med avseende på kön, ålder och personer med utländsk bakgrund. För
stöd se även Hållbarhetsguide för sökande. Om projektet har både direkta och indirekta
målgrupper bör samtliga målgrupper beskrivas.
3.2.6 Projektorganisation
Beskriv kortfattat hur organisationen för att genomföra projektet kommer att se
ut. Beskriv hur projektet organiseras och styrs.
Ange sökandens/stödmottagarens kvalifikationer att genomföra projektet.
Ange namn och roller för deltagarna i projektorganisationen, samt vilka
organisationer de tillhör.
Ange vilka samarbetspartners som ingår i projektet vid starten och vilka roller
samt vilket ansvar som dessa aktörer har.
Redogör för hur kön, åldersgrupper och personer med utländsk bakgrund
representeras i styrgrupp och referensgrupp. För stöd se även Hållbarhetsguide
för sökande.
3.2.7 Arbetssätt och aktivitetsbeskrivning
Utgå från tids- och aktivitetsplanens punkter och använd dessa som rubriker i din
beskrivning av arbetssätt och aktiviteter i projektet. För verksamhetsbeskrivning – se
Hållbarhetsguide för sökande. Aktiviteternas start- och sluttid samt kostnader
specificeras under rubriken Tid- och aktivitetsplan.
Ge en detaljerad beskrivning av de aktiviteter som ska genomföras i projektet
för att uppnå projektets syfte och mål.
Beskriv var och en av aktiviteterna som ingår i projektet.
Beskriv kortfattat projektets arbetssätt/metoder som kommer att användas och
den planerade verksamheten.
Vilka aktiviteter ska genomföras för att uppnå resultat- och effektmålen? Beskriv
var och en av aktiviteterna som ingår i projektet.
Om programmet på Tillväxtverket har planlagda gemensamma träffar ska även
dessa tas med som en aktivitet i projektet. Aktiviteternas start- och sluttid samt
kostnader specificeras i avsnittet Tid- och aktivitetsplan (se nedan).
3.2.8 Resultatspridning
Beskriv hur ni kommer sprida projektets arbete, erfarenheter och resultat under
projektets gång? Hur kommer projektets slutresultat att spridas? Beskriv också hur
lärandet och användningen av resultaten ska organiseras och genomföras. Ange om och
hur hänsyn tas still språk, bild, form och /eller kommunikationskanaler i syfte att nå ut till
bredare målgrupper avseende kön, ålder och personer med utländsk bakgrund.
Dessutom ska tidplan, ansvarig och målgrupper för informationen redovisas. För stöd se
”Hållbarbetsguide för sökande”.
3.2.9 Projektavgränsning
Beskriv hur projektet kommer att avgränsas mot den övriga verksamheten, d v s vilka
aktiviteter bedrivs i ordinarie verksamhet och vilka bedrivs inom projektet.
12
3.2.10 Koppling till andra projekt och insatser
Beskriv om projektet kommer att samordnas med andra pågående aktiviteter och i så fall
på vilket sätt.
3.2.11 Sammanfattande projektbeskrivning
Sammanfatta kortfattat vad ni vill åstadkomma med projektet, hur ni tänkt genomföra
det och vem som gör vad, projektets syfte och målsättning, huvudaktiviteterna och deras
målgrupper, utvärdering och uppföljning av projektet. Beskriv hur ni arbetar med
hållbarhetsaspekter i projektet (miljö och/eller socialt relaterade). För stöd se
”Hållbarhetsguide för sökande”. Max 1000 tecken.
3.3 Tid- och aktivitetsplan
Under denna flik sätts datum för projektets start och slut. Vidare redovisas de aktiviteter
som är planerade i projektet och de kostnader som är kopplade till dessa aktiviteter.
Observera att datumen för projektstart och projektslut också används när budgeten ska
registreras i nästa steg.
En aktivitetsplan är en sammanställning över de huvudsakliga aktiviteterna i projektet.
Gör en aktivitetsplan där de aktiviteter som planeras inom projektet anges. Uppskatta
start- och slutdatum för respektive aktivitet och ange den beräknade kostnaden för varje
aktivitet. Varje aktivitet ska dessutom beskrivas utförligt i projektbeskrivningen.
Om programmet på Tillväxtverket har planlagda gemensamma träffar ska även dessa tas
med som en aktivitet med kostnader i projektet.
Summan av kostnaderna för aktiviteterna i tids- och aktivitetsplanen ska stämma
överens med summorna i kostnadsbudgeten och finansieringsbudgeten.
3.4. Ekonomi
Under denna flik sätts datum för projektets start och slut. Vidare redovisas de aktiviteter
som är planerade i projektet och de kostnader som är planerade till dessa aktiviteter.
Först fyller du i kostnadsbudgeten, det vill säga vilka kostnader som projektet i sin
helhet kommer att bära. Kostnaderna fördelas på kostnadsslag och
kostnadsspecifikation och det finns även ett beskrivningsfält om ytterligare specificering
behövs.
Åren i budgeten hämtas från uppgiften om projektets start och slutdatum, se fliken Tidoch aktivitetsplan.
För att hjälpa dig planera och strukturera ditt projekt rekommenderar vi att du använder
dig av Tillväxtverkets mall ”Ekonomisk verktygslåda”. Verktygslådan hjälper dig att
sammanställa projektets aktiviteter och kostnader fördelat per år och ger ett bra
underlag till de uppgifter du ska ange under denna flik samt i Kostnadsbudgeten.
3.4.1 Datum för projektstart/Datum för projektavslut
Ange förslag på datum för projektstart och projektslut. Projektperioden fastställs sedan i
Tillväxtverkets beslut om stöd. Kostnader som uppkommer före det startdatum och efter
det slutdatum som angetts i Tillväxtverkets beslut är inte stödberättigande.
13
Tillväxtverkets beslut om startdatum för projektperioden är normalt tidigast det datum
som ansökan lämnas in till Tillväxtverket.
3.4.2 Kostnader
En kostnadsbudget ska göras för projektet. Budgeten ska innehålla beräknade kostnader
för hela projektet och kostnaderna ska delas upp på olika kostnadsslag per år. Som första
budgetår, ange det kalenderår som projektet startar.
Kostnadsbudgeten ska balansera mot finansieringsbudgeten och mot de kostnader som
tagit upp i aktivitetsplanen.
Observera att Sökt belopp inte ska fyllas i. Beloppet hämtas automatiskt från
Finansieringsbudgeten under Offentlig kontant finansiering, Tillväxtverket.
Fördela kostnaderna mellan följande kostnadsslag:
1. Personal
2. Köp av tjänst
3. Lokal
4. Resekostnader
5. Övrigt
6. Indirekta kostnader
7. Bidrag i annat än pengar (från extern aktör)
I Min ansökan finns lite utrymme för att specificera hur kostnaden räknats fram. Om
utrymmet inte räcker går det bra att göra specifikationen i en bilaga.
Kostnadsspecifikation är i första hand aktuellt för kostnadsslagen externa tjänster och
övrigt.
Om programmet på Tillväxtverket har planlagda gemensamma träffar ska även dessa tas
med som en aktivitet med kostnader i projektet.
Offentligt bidrag i annat än pengar samt privat bidrag i annat än pengar ska finnas med i
både kostnadsbudgeten och finansieringsbudgeten (se mer information under punkt
3.4.4).
Mer information om kostnadsslagen (texten är delvis ett utdrag ur Tillväxtverkets
Allmänna villkor för projektmedel 2012):
3.4.2.1 Kostnadsslaget personal
Under kostnadsslaget personal får bara de faktiska lönekostnaderna för projektarbete
som utförs av anställd personal hos den stödmottagande organisationen tas upp. Med
faktiskt utbetalda lönekostnader avses den faktiska lönen inklusive lagstadgade eller i
kollektivavtal eller på motsvarande sätt fastställda avgifter. I de fall anställd arbetar del
av tid i projektet ska den nedlagda tiden kunna styrkas genom ett tidsredovisningsintyg
och finnas tillgängligt hos stödmottagaren.
För personalkostnader ska månadslön och arbetstidens omfattning anges
14
(t ex 20 000 kr x 50 % = 10 000 kr). Alternativt ska timlön anges (ex 200 kr/tim x 40 tim =
8 000 kr). För mer information om hur personalkostnader beräknas se avsnitt 5.2.
För företagsägare kan Tillväxtverket i särskilda fall besluta om att lönekostnad i form av
schablon kan ingå i stödberättigande kostnader. Dessa ska i sådana fall regleras i
särskilda villkor och ska finnas med som ett särskilt villkor i beslutet från Tillväxtverket.
Schablonen kan bli aktuell i följande fall:
när lönekostnader inte kan fastställas eller fastställs i samband med deklarationen,
eller
om stödmottagaren är ett nystartat företag (maximalt 3 år från startdatum) och lön
inte kan tas ut.
Sådan schablon avser endast ägaren till handelsbolag, kommanditbolag eller enskilda
företag. Om företaget är nystartat i enlighet med andra punkten ovan kan det också vara
ett aktiebolag. Schablon kan tas upp med högst 300 kronor per arbetad timme inklusive
samtliga lönebikostnader. Den nedlagda tiden ska i dessa fall styrkas genom ett
tidsredovisningsintyg och bifogas ansökan om utbetalning av stöd. Tillväxtverket beslutar
i särskilda villkor hur stor denna andel av totala stödberättigade kostnader får vara.
3.4.2.2 Kostnadsslaget köp av tjänst
Med köp av tjänst avses köp av tjänster från annan juridisk person eller fysisk person
som inte är anställd hos stödmottagaren. För kostnader för köp av tjänst ska
timkostnaden och antal timmar specificeras. För mer information om kostnader för köp
av tjänst se avsnitt 5.2.2.
3.4.2.3 Kostnadsslaget lokalkostnader
Direkta kostnader för lokal som stödmottagaren innehar med nyttjanderätt eller
äganderätt och som nyttjas enbart för genomförandet av projektet är stödberättigande.
Stödberättigande kostnad är hyra, arrende och avskrivning samt driftsutgifter såsom el,
vatten, värme och försäkring. Om kostnaden avser del av lokal ska stödmottagaren
genom ett beräkningsunderlag visa hur beräkning har skett.
För lokalkostnaderna ska månadshyra för eventuell fast lokal framgå och eventuella
kostnader för tillfälliga lokaler (ex hyra av seminarie- eller utbildningslokal) ska vara
separerade från fast lokal.
Du som stödmottagare ska kunna visa beräkningsunderlaget vid förfrågan.
3.4.2.4 Kostnadsslaget resekostnader
Med resekostnader avses kostnader som är förknippade med resor och logi.
Tillväxtverket godkänner bara rese- och logikostnader som är nödvändiga för projektets
genomförande och som är av normal standard. Miljöhänsyn ska tas där så är möjligt.
3.4.2.5 Kostnadsslaget övriga kostnader
Med övriga kostnader avses projektspecifika kostnader som inte kan hänföras till de
övriga kostnadsslagen. Kostnadsposten övrigt ska specificeras i exempelvis:
Böcker och trycksaker
Förbruknings- och kontorsmaterial
Telefon, post, data
Marknadsföring av projektet
Representation
15
Övriga kostnader kan specificeras direkt i budgeten genom att göra olika rader och på så
sätt specificera de olika posterna. Ett alternativ är att göra en totalsumma för övriga
kostnader i budgeten och i stället göra specifikationen i en bilaga.
3.4.2.6 Kostnadsslaget indirekta kostnader (overheadkostnader)
Indirekta kostnader är kostnader för gemensamma resurser och funktioner som
projektet har behov av och som inte är direkt hänförligt till projektet. Hur de indirekta
kostnaderna beräknas framgår av avsnitt 5.2.7.
Indirekta kostnader är stödberättigande om stödmottagaren kan:
styrka att kostnaderna uppkommit i samband med de stödberättigande direkta
kostnaderna som går att hänföra till projektet,
styrka att kostnaderna fördelas proportionellt enligt en dokumenterad och skälig
metod, och
styrka kostnaderna genom fakturor, bokföringsunderlag eller andra handlingar ur sin
redovisning.
En kostnad som redovisas som indirekt får inte samtidigt redovisas som direkt kostnad i
projektredovisningen så att dubbelfinansiering uppstår.
Takregel: Indirekta kostnader får uppgå till högst 20 procent av stödmottagarens direkta
stödberättigande kostnader i projektet.
Schablonregel: Om de indirekta kostnaderna inte kan styrkas medges en schablon för
indirekta kostnader med 20 procent av stödmottagarens direkta kostnader för faktiskt
utbetalda lönekostnader inklusive lönebikostnader inom kostnadsslaget personal.
Schablonsumman kan högst uppgå till 100 000 kronor.
För högskolor, universitet och forskningsinstitut gäller särskilda regler för indirekta
kostnader. Om detta inte framgår tydligt i texten för utlysningen av projektmedel i
programmet kontakta handläggaren på Tillväxtverket. Kontaktuppgifter finns på
www.tillvaxtverket.se under respektive program.
Kostnadsslaget bidrag i annat än pengar (från offentliga och privata aktörer): Med
kostnadsslaget bidrag i annat än pengar avses att projektet tillförs ett värde (ej kontanta
medel) från annan aktör än stödmottagaren. Sådant värde kan vara när någon utför ett
arbete eller tillhandahåller lokaler, utrustning eller material som motsvaras av en faktisk
kostnad. Detta kostnadsslag behandlas som en kostnad i projektet och ska särredovisas
med samma belopp under ”bidrag i annat än pengar” (antingen offentligt eller privat,
beroende på vilken aktör som ger bidraget) både i kostnads- och finansieringsbudgeten.
För bidrag i annat än pengar (från extern aktör) ska det framgå hur beräkningen skett, t
ex ska månadslön alternativt timkostnad och antal timmar framgå. Om det avser lokaler
ska lokalhyran framgå. Bidrag i annat än pengar (från extern aktör) ska också delas upp
beroende på om insatsen kommer från en offentlig eller en privat finansiär.
I finansieringsbudgeten i webbansökan anges bidrag i annat än pengar (från extern
aktör) som offentlig eller privat direktfinansiering.
Arbetstid från extern aktör beräknas enligt vad som gäller för personalkostnader (se
ovan). Om timlönekostnaden inte kan styrkas får arbetsinsatsen värderas till högst 300
16
kronor per timme inklusive samtliga lönebikostnader. Övriga kostnader som lokaler,
utrustning eller material som bekostas av annan aktör än stödmottagaren och som inte
redovisas i projektredovisningen ska kunna styrkas genom ett intyg med
beräkningsunderlag som visar hur kostnaden har räknats fram.
Om samma person både fakturerar tid i projektet och bidrar med förvärvsarbete som
bidrag i annat än pengar ska det finnas underlag som styrker skillnaden mellan
fakturerad tid och nedlagd tid som avser bidrag i annat än pengar.
3.4.2.7 Kostnader som inte är stödberättigande i Tillväxtverkets projekt:
1. avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, ränta och andra rent finansiella
kostnader,
2. representation som inte är avdragsgill enligt Skatteverkets allmänna råd,
3. ökade levnadsomkostnader som inte är avdragsgilla enligt Skatteverkets
meddelanden,
4. ersättning för kostnader utöver skattefri del av bilersättning enligt Skatteverkets
meddelanden.
Notera att särskilda krav på vilka projektkostnader som kan godkännas kan finnas inom
ramen för Tillväxtverkets olika program. Läs mer på programmets egna sidor på
Tillväxtverkets webbplats www.tillvaxtverket.se. Kontakta också gärna någon av
programmets kontaktpersoner för mer information.
3.4.3 Intäkter
Under planerade intäkter ska de eventuella intäkter som hör till projektet redovisas.
Intäkterna kan t.ex. bestå av avgifter som projektet tar betalt av sina deltagare (t.ex.
deltagaravgifter eller försäljningsintäkter som genereras av projektet). Om projektet
beviljas stöd kommer stödet att minskas med de intäkter som projektet medför, så att
projektet inte går med vinst. Det som anges i Ansökan om projektmedel är endast
preliminära uppgifter om intäkter. De faktiska intäkterna i ett projekt ska löpande
redovisas av stödmottagaren under projektets genomförande.
3.4.4 Medfinansiering
I finansieringsbudgeten, redovisas hur projektet tänkt finansiera kostnadsbudgeten.
Finansieringen på delas upp på offentlig och privat direkt- och kontantfinansiering och
det är för dessa rader obligatoriskt att ange vilken finansiär som är aktuell.
Det finns olika regler för hur stor andel av projektkostnaderna som programmen kan
medfinansiera. Mer information om detta finns under respektive programs sidor på
www.tillvaxtverket.se . Kontrollera att den sökta finansieringen från Tillväxtverket inte
överskrider det tak för medfinansiering som programmet kan godkänna.
Om det finns andra finansiärer än Tillväxtverket ska den övriga finansieringen av
projektet specificeras uppdelat på var och en av finansiärerna. För varje finansiär ska det
anges om finansiären är offentlig eller privat. För varje finansiär ska det även anges om
finansieringen är i kontanta medel eller om det är ett bidrag i annat än pengar. Med
bidrag i annat än pengar menas ”annat än kontanter”, exempelvis egen tid eller lokaler
(se mer information ovan). Om en finansiär bidrar med både kontant finansiering och
bidrag i annat än pengar ska finansieringen redovisas separat, det vill säga under
respektive rubrik.
17
I de fall direktfinansiering registreras, läggs det automatiskt upp en motsvarande post i
kostnadsbudgeten. Detta beror på att direktfinansiering påverkar omslutningen av
projektet, men inte storleken av det tänkta bidraget. (Det arbete som utförs kommer
projektet till godo, men finansierar så att säga sig självt.)
OBS! Kostnadsbudgeten, finansieringsbudgeten och den budget som finns i tids- och
aktivitetsplanen i Ansökan om projektmedel måste balansera, det vill säga totalbeloppen
(summorna) ska stämma överens. Kontrollera detta innan ansökan skickas till
Tillväxtverket.
I Min ansökan anges det som offentlig eller privat direktfinansiering. I Min ansökan
klickar du först på ”lägg till” och skriver in den aktuella finansiären samt hur mycket
denne kommer att medfinansiera.
Alternativ i listan:
1. Offentlig direktfinansiering (Offentligt bidrag i annat än pengar – från extern aktör)
2. Offentlig kontantfinansiering
3. Privat direktfinansiering (Privat bidrag i annat än pengar – från extern aktör)
4. Privat kontantfinansiering
Sökt belopp, det vill säga det tänkta bidragets storlek, beräknas som skillnaden mellan
Registrerade kostnader och registrerad medfinansiering.
3.4.5 Momsredovisning
Ange det alternativ som gäller för projektets verksamhet, inte för den ordinarie
verksamheten. Fyll i ”Ja” om stödmottagaren/den sökande organisationen är
momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet.
Fyll i ”Nej” eller ”Vissa delar” om momsen helt eller delvis är en slutlig kostnad för
stödmottagaren. Moms är en slutlig kostnad när den inte får dras av eller återbetalas
som ingående mervärdesskatt. Det förekommer främst när stödmottagaren bedriver en
verksamhet som inte är momspliktig. I sådana fall kan Tillväxtverket godkänna momsen
som en stödberättigad kostnad. Bifoga i sådana fall också en beskrivning av varför ni
bedömer att projektet kommer att belastas av moms som en slutlig kostnad till Ansökan
om projektmedel. Kontakta det lokala Skattekontoret för frågor om projektets
momsredovisning. I vissa fall går det att begära ett förhandsbesked.
Senast vid ansökan om utbetalning måste stödmottagaren visa att mervärdesskatten
utgör en slutlig kostnad. Det är Skatteverket som beslutar om projektet är
momsredovisningsskyldigt eller inte. I vissa fall går det att begära ett förhandsbesked.
Om Skatteverket senare fattar beslut om att projektet ska redovisa momsen, ska
stödmottagaren betala tillbaka stöd från Tillväxtverket som avsett moms.
3.4.6 Betalningssätt
Ange den sökande organisationens/sökandes/stödmottagare plusgiro- eller
bankgironummer. Om du som sökande/stödmottagare är registrerad i Sverige ska alltid
plusgiro- eller bankgironummer anges. Utbetalningar görs endast till stödmottagarens
konto. Denna ska också stå som firmatecknare för det plusgiro, bankgiro eller bankkonto
som angetts i ansökan.
18
I särskilda fall kan stödet utbetalas till utlandskonto eller bankkonto. Om utlandskonto
ange BIC-kod och IBAN-nummer. IBAN-nummer står för International Back Account
Number och är ett internationellt bankkontonummer. BIC-kod står för Bank Identifier
Code och är en bankidentifieringskod och kallas även ibland för SWIFT-adress. Kontakta
handläggaren på Tillväxtverket vid frågor om bankkonto.
3.4.7 Betalningsnummer
Ange nummer för valt betalningssätt.
3.5. Uppföljning
Under denna flik samlas de uppgifter som behövs för att följa upp det tänkta projektet,
så som geografiska uppgifter, indikatorer och andra ställningstaganden. Vissa uppgifter
redovisas i textfält (även här med en övre gräns om 4000 tecken), medan andra uppgifter
registreras via val i en plocklista, eventuellt med ett tillhörande kommentarsfält.
3.5.1 Geografiskt område som projektets verksamhet omfattar
Välj de/t län som omfattas av projektet. Bockar du i ett län kommer alla kommuner som
omfattas av länet att vara förbockade automatiskt. Klickar du på pilen framför ett enskilt
län, kan du själv välja vilka kommuner som omfattas.
3.5.2 Uppföljning och utvärdering
Beskriv på vilket sätt projektets resultat kommer att följas upp under och efter projektets
gång. Ange i vilken mån hållbarhetsaspekter integrerats i uppföljningen, till exempel i
form av specifika indikatorer eller indikatorer som brutits på mångfald. Beskriv hur
projektet kommer att utvärderas inom eller utanför den egna organisationen. Ett system
för uppföljning är en förutsättning för att löpande kunna stämma av projektet mot de
uppsatta målen. Två grundprinciper gäller för uppföljningen: den ska baseras på fakta
och måste vara trovärdig. Uppföljning avser både genomförande och resultat. Ge förslag
på tidpunkter för lägesrapporter och slutrapport till Tillväxtverket. Utvärdering avser ofta
en bedömning i efterhand av aktiviteter, resultat och effekter. Utvärderingen kan även
fokusera på genomförande. För vissa projekt är det inte nödvändigt att genomföra en
utvärdering. Uppföljningen kanske tillräckligt tydligt kan visa att uppställda mål kommer
att uppnås. För andra projekt kan det vara desto viktigare med utvärderingar. En
oberoende part ska alltid utföra en utvärdering.
3.5.3 Verksamhet efter projekttiden
Ange hur projektverksamheten, i del eller i helhet, kommer att fortsätta efter avslutat
projekt. Hur projektresultatet kommer att få bäring på ordinarie verksamhet alternativt
om projektet övergår i nytt delprojekt. Om det övergår i nytt projekt anger du hur detta
kommer att finansieras.
3.5.4 Effekter på sikt
Beskriv effekterna på sikt av projektet, inklusive miljömässiga konsekvenser i den mån
sådana har identifierats.
3.5.5 Resultat efter projekttiden
Redogör för (med max 4000 tecken):
Projektets förväntade resultat och nytta vid projektperiodens slut. Lista de
viktigaste enskilda resultaten som ni vill uppnå under projekttiden.
Projektets förväntade bidrag till det eller de specifika målet/målen i den
utlysning ni söker från.
19
Hur hållbarhetsaspekterna förväntas ha bidragit till projektets genomförande
och uppnådda resultat.
Observera att det inte är enskilda aktiviteter som efterfrågas, utan resultaten som ska
komma ur aktiviteterna.
3.5.6 Övriga resultat
Ange övriga resultat efter projekttiden.
3.5.7 Kommentarer till indikatorerna
Ange eventuella kommentarer till de indikatorer du angivit under mål och indikatorer.
3.6 Bilagor
Här finns möjlighet att ladda upp och skicka in bilagor. Giltiga filformat är: *.pdf, *.txt,
*.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.rtf, *.tif, *.tiff, *.svg, *.jpg, *.jpeg. Alla filer
konverteras dock till PDF-format när de skickas in.
Genom att klicka på Välj öppnas möjligheten att söka fram den eller de filer som ska
biläggas ansökan. Valet bekräftas sedan genom att klicka på Ladda upp, varpå bilagorna
konverteras till PDF och visas i listan över bifogade filer. Om fel fil laddats upp kan den
raderas via ett klick på Ta bort.
För att ansökan ska anses vara komplett och kunna beredas behöver Tillväxtverket ett
antal bilagor bifogade till ansökan. Det finns ett antal obligatoriska bilagor men även
möjlighet att bifoga frivilliga bilagor till ansökan. Det kan till exempel vara en
specifikation över bidrag i annat än pengar eller en sammanställning av den förväntade
nedlagda tiden i projektet. Det kan finnas särskilda krav på bilagor som ska finnas med i
Ansökan om projektmedel. Mer information om detta finns under respektive utlysning
på www.tillvaxtverket.se.
Underlag som ska bifogas ansökan om projektmedel:
Underlag som styrker vem eller vilka som har rätt att företräda den sökande
organisationen (Intyg om firmatecknare).
Specifikation av kostnader om de inte specificerats i kostnadsbudgeten.
Medfinansieringsintyg som bekräftar ordnad medfinansiering för projektets
verksamhet (i de fall man har externa medfinansiärer). Beräkningsunderlag för
hur värdet av medfinansieringen har räknats fram ska bifogas
medfinansieringsintyget om medfinansieringen består av annat än kontanter.
Underlag som i förekommande fall ska finnas tillgängliga alternativt skickas på begäran:
Beräkningsunderlag för indirekta kostnader
Upphandlingsunderlag
Beräkningsunderlag för kostnad för del av lokal
Fullmakt
Alla handlingar måste vara märkta med den sökande organisationens
organisationsnummer och CFAR-nummer eller ärende-id om ett sådant erhållits.
3.6.1 Underskrift
Min ansökan skrivs under med e-legitimation (se avsnitt 2.1). Ansökan skickas till
Tillväxtverket när du klickat på ”kontrollera, signera och skicka”. Fullmakter kan
20
antingen skickas underskriven i original med vanlig post alternativt att ni scannar in
underskrivet original och e-postar eller bifogar fullmakten med din ansökan om
projektmedel.
21
4. Övriga upplysningar
4.1 Projekt och projektredovisning
Ett projekt är en bestämd avgränsad verksamhet med specifika mål, begränsad
tidsperiod och förutbestämda resurser. Ett projekt ska ha en särskild
projektorganisation. Projektavgränsningen är viktig både sett till verksamheten och den
ekonomiska redovisningen. Om en tydlig projektavgränsning saknas blir det svårt att
redovisa projektets verksamhet och ekonomi korrekt.
Projektet ska redovisas separat i bokföringen så att projektets totala intäkter och
kostnader direkt kan utläsas direkt ur stödmottagarens redovisning. Vad som gäller för
kostnadsslaget ”bidrag i annat än pengar (från extern aktör)” som inte finns bokfört i
stödmottagarens redovisning, se avsnitt 5.2.
4.2 Projektperiod
Projektperioden är den period som projektet bedrivs inom. Projektperioden framgår av
Tillväxtverkets beslut. Det är endast kostnader som har uppkommit under
projektperioden som är stödberättigande. Kostnader som uppstår före startdatum är
inte stödberättigande och kan inte räknas med i projektkostnaden. Det kan till exempel
vara kostnader för ansökan.
Om projektperioden ändras, till exempel om projektet försenas, måste stödmottagaren
i förväg inhämta Tillväxtverkets beslut för att förlänga projekttiden. Därmed kan även
kostnader efter den ursprungliga projektperioden vara stödberättigande.
4.3 Regel om närstående
I allmänna villkor finns en regel om närstående i punkten 3.1.3: Företrädare för
stödmottagaren får inte, utan skriftligt beslut av Tillväxtverket, välja leverantör som är
närstående oavsett om, leverantören avser juridisk eller fysisk person. Med närstående
person avses bland annat make/maka, sambo, partner, förälder, barn och syskon till
stödmottagaren. När det gäller juridiska personer avses koncernbolag eller
företag/företagsgrupperingar där det finns ägarintresse.”
Stödmottagare som är upphandlande myndigheter eller offentligt styrda organ i LOU:s
eller LUF:s mening ska beakta denna regel om närstående vid inköp som inte gjorts
enligt förfaranden i LOU/LUF.
Det är viktigt att det går att verifiera att köp av varor och tjänster skett enligt lagarna
om offentlig upphandling eller enligt regeln om närstående.
Se även avsnitt 3.1.10 om Offentlig upphandling.
22
4.4 Granskningsrätt
Tillväxtverket har rätt att granska och följa arbetet hos stödmottagaren. Tillväxtverket
har rätt att ta del av alla handlingar, inklusive redovisning och bokföring, som kan ge
upplysning om den verksamhetsmässiga och ekonomiska utvecklingen av projektet.
4.5 Upphävande av beslut och återbetalningsskyldighet
Tillväxtverket har rätt att upphäva ett beslut om stöd, helt eller delvis, om beslutet har
fattats på grund av oriktiga, vilseledande eller ofullständiga uppgifter från
stödmottagaren eller om projektet inte bedrivs enligt beslutet.
Tillväxtverket har också rätt att upphäva beslutet helt eller delvis om stödmottagaren
brutit mot de villkor som gäller för beslutet eller om stödmottagaren inte fullgör sina
ekonomiska förpliktelser mot anställda, leverantör eller staten.
Om beslutet om stöd upphävs efter att stöd har betalats ut är stödmottagaren
återbetalningsskyldig. Tillväxtverket har rätt att kräva tillbaka stödet helt eller delvis.
Stödmottagaren ska betala tillbaka beloppet med ränta enligt räntelagen (1975:635).
4.6 Information och publicitetskrav
Tillväxtverket har rätt att sprida information om projektet och dess resultat om inte
uppgifterna är sekretessbelagda enligt lag.
Stödmottagaren ska vid kontakter med massmedier och allmänheten informera om att
projektet är finansierat med stöd från Tillväxtverket. På Tillväxtverkets webbplats
www.tillvaxtverket.se finns vår logotyp och instruktioner för hur den får användas. Där
finns också mer information om hur projektet ska informera om stödet från
Tillväxtverket.
4.7 Övrigt
Tillväxtverket är inte arbetsgivare eller uppdragsgivare för personal hos
stödmottagaren. Tillväxtverket gör därför inte avdrag för skatter,
socialförsäkringsavgifter etc. för stödmottagarens räkning.
4.8 Statsstöd
Statsstöd föreligger när offentliga medel gynnar enskilt företag eller vissa grupper av
företag och det finns risk för att konkurrensen snedvrids. I princip är statsstöd inte
godkänt inom den gemensamma marknaden och är därmed i huvudsak förbjudet enligt
EU-fördraget. Det finns dock vissa undantag och Tillväxtverket har möjlighet att besluta
om villkor för olika former av stöd som är tillåtna inom ramen för EU:s
statsstödsregelverk. I vissa av de projekt som Tillväxtverket finansierar blir det aktuellt
att tillämpa sådana villkor, dvs. när genomförandet av projekt direkt eller indirekt
medför att företag gynnas ekonomiskt.
Ett vanligt förekommande sätt att hantera inslag av statsstöd vid projekt är att tillämpa
EU:s bestämmelser om stöd av mindre betydelse, s.k. försumbart stöd/de minimis.
23
Tillväxtverket behöver då information om, och i så fall hur mycket, försumbart stöd som
de företag som gynnas av projektet tidigare har erhållit under den senaste
treårsperioden. Orsaken till detta är att Tillväxtverket måste kontrollera att summan av
eventuellt sådant stöd inte har nått EU-reglernas takbelopp för försumbart stöd.
Takbeloppet är fastställt till 200 000 euro vilket motsvarar omkring 1 800 000 kronor.
Nedan sammanfattas de villkor som gäller för att Tillväxtverket ska kunna lämna
försumbart stöd enligt EU-bestämmelserna:
Subventioner eller bidrag i form av försumbart stöd som ett företag kan ta
emot får inte överstiga 200 000 euro under en treårsperiod. Detta kallas
takbeloppet.
Treårsperioden omfattar innevarande och 2 föregående beskattningsår. Ett
företags beskattningsår utgörs av räkenskapsåret.
Vid beräkning av takbeloppet ska samtliga försumbara stöd som företaget har
erhållit från olika offentliga stödgivare (stat, landsting eller kommun) summeras
under treårsperioden.
Takbeloppet avser bruttobelopp, dvs. före avdrag för skatt eller andra avgifter.
Om företaget ingår i en koncern gäller takbeloppet beräknat på försumbart
stöd som lämnats i Sverige till hela koncernen.
Företag i vissa ekonomiska sektorer omfattas av särskilda restriktioner som
begränsar utrymmet för försumbart stöd. Det gäller företag inom primär
produktion av jordbruksprodukter1, företag med verksamhet inom fiske- och
vattenbrukssektorn samt företag verksamma inom vägtransportsektorn.
Om takbeloppet för försumbart stöd överskrids gäller att hela det stödbelopp
som medfört ett överskridande ska återkrävas från företaget.
Inom statsstödsreglerna gäller en vidare definition av vad som är ett företag.
Det definieras som en enhet som, oberoende av juridisk form, bedriver
ekonomisk verksamhet med eller utan vinstsyfte. Med ekonomisk verksamhet
avses all verksamhet som erbjuder varor/tjänster på en marknad.
Av beslutet om projektmedel kommer att framgå vad som gäller angående statsstöd i
det enskilda ärendet.
På Tillväxtverkets hemsida finns det en förteckning av vilka stöd som ingår i de så
kallade försumbara stöden. Du hittar den här: www.tillvaxtverket.se under rubriken
Ansöka om stöd genom nationell finansiering.
1
Med primär produktion avses produktion, uppfödning eller odling av primärprodukter inklusive skörd,
mjölkning och produktion av livsmedelsproducerande djur före slakt. Dessutom inkluderas jakt, fiske och
insamling av vilda produkter.
24
5. Stödberättigande kostnader fördjupning
5.1 Grundläggande krav för stödberättigande kostnader
Direkta kostnader i projektet är stödberättigande om de:
är tillkommande utöver stödmottagarens ordinarie verksamhet
är betalda
har uppkommit för och är nödvändiga för projektets genomförande
har uppkommit under den projektperiod som framgår av Tillväxtverkets beslut
har bokförts hos stödmottagaren
kan styrkas av stödmottagaren genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller
andra handlingar ur dennes redovisning
kan styrkas via exempelvis tidsrapportering beträffande kostnadsslaget bidrag i
annat än pengar (från extern aktör)
har uppkommit efter offentlig upphandling, eller om upphandling inte krävs,
uppfyller kraven i regeln om närstående.
5.2 Hur kostnader beräknas
Här finns information om hur olika kostnader beräknas och mer detaljerad information om
vad som är stödberättigande kostnader. Här finns också information om hur kostnaderna
kopplas till bokföringen.
Information om hur man fyller i ansökan och om hur kostnaderna ska delas upp finns i
avsnitt 3.4.
5.2.1 Personalkostnader
Med personalkostnader avses faktiskt utbetalda lönekostnader för personer som är
anställda av stödmottagaren och direkt deltar i projektarbetet. Lönekostnader är lön plus
lagstadgad eller i kollektivavtal eller på motsvarande sätt fastställda avgifter. Privata
tjänstepensionsförsäkringar får inte räknas med.
Lämna en specifikation för hur personalkostnaden har räknats fram som bilaga till ansökan.
Det går bara att få stöd för den tid en anställd arbetar i projektet. Tidsredovisning ska
användas så att det går att styrka den nedlagda tiden i projektet för personer som arbetar
deltid i projektet. För personal som arbetar en del av sin arbetstid i projektet ska en
timkostnad beräknas. Om en deltidsarbetande person har månadslön kan timkostnaden
beräknas enligt nedanstående exempel:
Timkostnad = Månadslön + Socialavgifter
Antal arbetade timmar
En heltidstjänst motsvaras vanligen av 165 timmar per månad.
Kostnad för lön i projektet = Timkostnad x Antal arbetade timmar
23
Tidsredovisning innebär en daglig redovisning där varje person som arbetar i projektet för
upp sin arbetade tid i en tidsredovisningsmall. Tiden ska fördelas på olika projekt eller
arbetsuppgifter. Tidsredovisningen ska vara undertecknad av den anställde som därmed
intygar att uppgifterna är korrekta. Den överordnade chefen ska också intyga uppgifterna
genom sin underskrift. Många använder datoriserade system för tidsredovisning, men det
går bra med manuell redovisning också. Ett exempel på en manuell tidsredovisningsmall
finns på www.tillvaxtverket.se (Blanketter, anvisningar och styrande dokument). Den kan
användas av stödmottagare som inte har egna system för tidsredovisning.
I vissa särskilda fall kan lönekostnad i form av schablon för företagsägare användas. Det kan
bli aktuellt när lönekostnaden inte kan fastställas eller när de fastställs i samband med
deklarationen eller om stödmottagaren är ett nystartat bolag. Detta kan dock bara
användas i undantagsfall och måste beslutas separat av Tillväxtverket.
En sådan schablon avser endast ägaren till handelsbolag, kommanditbolag eller enskilda
företag. Om företaget är nystartat (maximalt 3 år från startdatum) och lön inte kan tas ut
så kan undantag också göras för aktiebolag. Schablon kan tas upp med högst 300 kronor
per arbetad timme inklusive samtliga lönebikostnader. Den nedlagda tiden ska i dessa fall
styrkas genom ett tidsredovisningsintyg och bifogas ansökan om utbetalning av stöd.
Tillväxtverket beslutar i särskilda villkor hur stor denna andel av totala stödberättigade
kostnader får vara
BAS-kontoplanen
Hela baskontoplanen finns tillgänglig på www.bas.se
Konton i bokföringen som kan hänföras till detta kostnadsslag kan till exempel vara:
Kontogrupp 70
Löner till kollektivanställda
Kontogrupp 72
Kontogrupp 73
Kontogrupp 74
Kontogrupp 75
Kontogrupp 76
Löner till tjänstemän
Kostnadsersättningar
Pensionskostnader
Sociala avgifter
Övriga personalkostnader
5.2.2 Kostnader för köp av tjänst
Köp av tjänst innebär att stödmottagaren köper tjänster från en annan juridisk eller fysisk
person som stödmottagaren inte har arbetsgivaransvar för. Konsultkostnader är en vanlig
kostnad under detta kostnadsslag. På fakturorna eller på en särskild specifikation från
leverantören ska antal nedlagda timmar, timkostnad, när tjänsten utförts, vem som utfört
tjänsten och vad den externa tjänsten består av framgå.
Om tjänsterna utförs med avtal till fast pris så ska det finnas en specifikation till fakturan
över vad som ska uppnås i projektet. Observera också vad som gäller om upphandling,
avsnitt 3.1.10.
En specifikation ska bifogas ansökan som visar hur kostnaden har räknats fram.
BAS-kontoplanen
Konton i bokföringen som kan hänföras till detta kostnadsslag kan till exempel vara:
Kontogrupp 65
Övriga externa tjänster
24
Kontogrupp 68
Inhyrd personal
5.2.3 Lokalkostnader
Lokalkostnader kan vara kostnader för lokaler som organisationen äger själv, eller hyrda
lokaler.
Direkta kostnader för en lokal som stödmottagaren har nyttjanderätt eller äganderätt till
och som bara används för genomförandet av projektet är stödberättigande.
Stödberättigande kostnader är hyra, arrende och avskrivning liksom driftsutgifter som el,
vatten, värme och försäkringar.
BAS-kontoplanen
Konton i bokföringen som kan hänföras till detta kostnadsslag kan till exempel vara:
Kontogrupp 50
Kontogrupp 51
Kontogrupp 53
Kontogrupp 78
Lokalkostnader
Fastighetskostnader
Energikostnader
Avskrivningar enligt plan
Om kostnaden avser del av lokal ska det finnas en modell för att räkna ut driftskostnaden
för den andel som projektet använder. Ett exempel på beräkningsmodell ges nedan:
Kostnad för lokal = Total lokalkostnad x Nyttjad yta i projektet
Totalyta i m2
Under kostnadsslaget lokal redovisas direkta lokalkostnader. Om lokalkostnaderna ingår i
underlaget för beräkning av de indirekta kostnaderna ska de redovisas under
kostnadsslaget indirekta kostnader (se nedan i kapitlet om indirekta kostnader).
5.2.4 Resekostnader
Med resekostnader avses kostnader som är förknippade med resor och logi.
BAS-kontoplanen
Konton i bokföringen som kan hänföras till detta kostnadsslag kan till exempel vara:
Kontogrupp 56
Kontogrupp 57
Kontogrupp 58
Kostnader för transportmedel
Frakter och transporter
Resekostnader
5.2.5 Övriga kostnader
Övriga kostnader är de projektspecifika kostnader som inte kan delas upp i de övriga
kostnadsslagen. Några exempel är marknadsföring, kontorsmaterial och representation. De
övriga kostnaderna ska specificeras.
BAS-kontoplanen
Konton i bokföringen som kan hänföras till detta kostnadsslag kan till exempel vara:
Kontogrupp 54
Kontogrupp 55
Förbrukningsmaterial
Reparation och underhåll
25
Kontogrupp 56
Kontogrupp 57
Kontogrupp 59
Kontogrupp 60
Kontogrupp 61
Kontogrupp 62
Kontogrupp 69
Kostnader för transportmedel
Frakter och transporter
Reklam och PR
Övriga försäljningskostnader
Kontorsmaterial och trycksaker
Tele och post
Övriga externa kostnader
5.2.5.1 Representation och ökade levnadskostnader
Utgifter för representation och ökade levnadskostnader är endast godkända med
beloppsnivåer enligt Skatteverkets meddelande om avdrag för ökade levnadskostnader
(SKV M 2015:16 från och med beskattningsår 2012) och Skatteverkets allmänna råd
(SKV A 2004:5) om avdrag för utgifter för representation mm.
Det innebär att projektet kan få ersättning motsvarande 90 kronor per person och måltid
för lunch, middag eller supé. Är du inte skattskyldig till moms får du avdrag med högst 90
kronor plus den moms som avser den del av måltidsutgiften du får avdrag för.2 Vid speciella
aktiviteter där förtäring normalt ingår som ett naturligt inslag, exempelvis konferenser, kan
belopp över Skatteverkets råd godkännas som stödberättigande. Ett krav i dessa
sammanhang är att aktivitetens upplägg och kostnader framgår av ansökan och beslut.
För att fakturor som avser representation ska kunna godkännas måste syftet med
representationen och namn på deltagarna framgå av fakturan eller kvittot. Med syfte
menas på vilket sätt projektet har gynnats.
5.2.5.2 Bilersättning
Bilersättning i tjänsten som debiteras projektet får tas upp med maximalt den skattefria
bilersättningen som har fastställts av Skatteverket (för inkomståret 2012 är det 18,50
kronor per mil3). Se SKV 354 Traktamenten och andra kostnadsersättningar för gällande
belopp.
5.2.6 Bidrag i annat än pengar/Direktfinansiering (från extern aktör)
Med kostnadsslaget bidrag i annat än pengar/direktfinansiering (från extern aktör) menas
att projektet tillförs ett värde (ej kontanta medel) från någon annan aktör än
stödmottagaren. Exempel på ett sådant värde kan vara när någon utför arbete eller
tillhandahåller lokaler, utrustning eller material utan att projektet behöver betala för det.
Insatsen betalas av någon annan aktör som blir medfinansiär i projektet. Insatsen får
räknas som ett värde och därmed som en medfinansiering i projektet. Värdet måste vara
till nytta för projektet för att få räknas med.
Förutom att bidrag i annat än pengar (från extern aktör) räknas med i den totala
finansieringen ska samma värde tas upp som en kostnad i projektbudgeten. Bidrag i annat
än pengar (från extern aktör), ett värde, är en form av finansiering men genom att det
också krävs att värdet ska vara till nytta i projektet ska finansieringen också motsvaras av
en kostnad. Denna kostnad ska särredovisas i kostnadsbudgeten och kallas även där bidrag
i annat än pengar/direktfinansiering (från extern aktör).
2
Siffrorna gäller för tidpunkten vid detta dokuments upprättande (december 2016). Det åligger stödmottagaren att hålla sig uppdaterad om
gällande regler för representation och ökade levnadskostnader.
3
Siffrorna gäller för tidpunkten vid detta dokuments upprättande (december 2013). Det åligger stödmottagaren att hålla sig uppdaterad om
gällande regler för representation och ökade levnadskostnader.
26
Bidrag i annat än pengar/direktfinansiering (från extern aktör) ska också delas upp
beroende på om det är en offentlig eller privat aktör som står för kostnaden och
finansieringen. Både på kostnads- och finansieringssidan ska den delas upp i offentligt
bidrag i annat än pengar och privat bidrag i annat än pengar. Respektive post måste
balansera i både kostnads- och finansieringsbudgeten.
En specifikation ska bifogas ansökan som visar hur kostnaden har räknats fram. Bidrag i
annat än pengar/direktfinansiering (från extern aktör) i form av förvärvsarbete ska
beräknas enligt vad som gäller för direkta personalkostnader. Alternativt kan
arbetsinsatsen värderas till högst 300 kronor per timme, inklusive lagstadgade sociala
avgifter. Om det finns särskilda skäl kan arbetsinsatsen värderas högre.
Bidrag i annat än pengar/direktfinansiering (från extern aktör) redovisas inte i bokföringen
utan redovisas i samband med ansökan om utbetalning genom en specifikation eller ett
intyg. Den som utför arbetet ska i efterhand kunna styrka den nedlagda tiden i projektet,
timkostnaden och den huvudsakliga arbetsuppgiften med ett intyg. Intygen ska finnas
tillgängliga hos stödmottagaren och kunna uppvisas vid förfrågan.
5.2.7 Indirekta kostnader (overheadkostnader)
Indirekta kostnader är gemensamma kostnader i sökandens organisation som fördelas ut
på användarna. De indirekta kostnaderna ska ha ett samband med de direkta kostnaderna
som går att hänföra till projektet. De kan inte i sin helhet hänföras till projektet men är
ändå väsentliga för projektets genomförande. Indirekta kostnader uppkommer när ett
projekt använder till exempel telefon, lokaler och datorer som den sökande bekostar via
den ordinarie verksamheten.
Den sökande ska kunna styrka att sådana kostnader har fördelats proportionellt och genom
en skälig metod. Metoden ska vara dokumenterad och kunna uppvisas vid en förfrågan
eller en granskning av projektet. Kostnaderna ska kunna styrkas genom fakturor,
bokföringsunderlag eller andra handlingar ur redovisningen.
Det är tillåtet att ta upp en schablon för indirekta kostnader i projektet om det inte är
möjligt att göra en kalkyl över dem. Schablonen beräknas med 20 procent av
personalkostnaden inklusive sociala avgifter i det aktuella projektet. Schablonsumman kan
högst uppgå till 100 000 kronor.
Indirekta kostnader får maximalt uppgå till 20 % av stödmottagarens direkta
stödberättigade kostnader i projektet.
5.3 Kostnader som i vissa fall kan vara stödberättigande
Om projektet kan komma att göra investeringar, måste Tillväxtverket kontaktas redan i
samband med ansökan om stöd.
Till investeringar räknas kostnader för inköp av utrustning som är avsedd för stadigvarande
bruk, det vill säga som inte är förbrukningsmaterial. Investeringar bör ha en beräknad
ekonomisk livslängd på minst tre år.
Investeringar kan undantagsvis godkännas och ska i sådana fall vara godkända och
budgeterade i beslutet. De kan antingen vara stödberättigande i sin helhet eller till den del
som avser avskrivningskostnaden för resterande projektperiod.
Om investeringen säljs eller förs över till någon annan verksamhet under projektperioden
måste intäkten tas upp i projektet.
Investeringar redovisas under kostnadsslaget övrigt och specificeras i en särskild bilaga.
27
5.4 Kostnader som inte är stödberättigande
Vissa kostnader kan man inte få stöd för. Det är till exempel:
Avgifter för finansiella transaktioner, växlingsavgifter, räntekostnader och andra
rent finansiella kostnader
Kostnader som uppstått före startdatum eller efter slutdatum för projektperioden,
exempelvis kostnader för ansökan
Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader
Individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal
Kostnader som har ingått som underlag i annat projekt eller finansierat genom
annat offentligt stöd
Mervärdesskatt som inte utgör en slutlig kostnad
Ersättning utöver den skattefria delen av bilersättningen enligt Skatteverkets
meddelande.
Representation som inte är avdragsgill enligt Skatteverkets allmänna råd.
Ökade levnadskostnader som inte är avdragsgilla enligt Skatteverkets
meddelanden
Ideellt arbete (oavlönat), om det inte är specificerat under särskilda villkor i
Tillväxtverkets beslut.
Ansökan görs i den elektroniska tjänsten Min ansökan som du hittar på Tillväxtverkets
hemsida under Ansöka och rapportera.
28
