utkast
Guide i sociala medier för
anställda i Östra Göteborg
Att använda sociala medier på rätt sätt kan göra oss mer tillgängliga och öka dialogen med
de vi är till för. Detta är en guide för dig som vill använda sociala medier i ditt
kommunikationsarbete. Guiden är uppdelad i två delar, den första delen innehåller saker
som du måste göra eller förhålla dig till. Den andra består av rekommendationer och tips
som gör din kommunikation bättre.
Det finns också en checklista som du kan använda för att se så att du tänkt på det viktigaste
innan du börjar.
1. Detta måste du göra och tänka på!
Ha koll på lagar och regler att följa
Lagar att förhålla sig till är exempelvis tryckfrihetsförordningen, offentlighets - och
sekretesslagen, arkivlagen och personuppgiftslagen.
Känner du osäkerhet eller har frågor kring vad lagarna innebär kan du vända dig till
kommunikatör Emma Svensson, [email protected]
Arkivering och diarieföring
Varje halvår ska ditt sociala medium dokumenteras genom till exempel en skärmdump.
Meddela det sociala mediets webbadress till en kommunikatör så ser hen till att
arkivansvarig i förvaltningen registrerar den hos Regionarkivet. Då tar Regionarkivet
regelbundna skärmdumpar och du slipper tänka på det. Annars är det ditt ansvar att ta en
skärmdump av förstasidan ungefär en gång per halvår eller vid stora förändringar och skicka
till arkivet.
Har du frågor kring arkivering så kontakta arkivansvarig Birgitta Larson,
[email protected]
Om du får in ett ärende som ska diarieföras så mejlar du det till
[email protected]
Är du osäker på om det är ett ärende som ska diarieföras så kontakta registrator Gill
Bengtsson [email protected]
Chefen har ansvaret
Informationsansvaret följer linjeorganisationen och det innebär att chefen ansvarar för
verksamhetens aktiviteter på sociala medier. Det är också chefen som avgör ifall
verksamheten ska finnas på sociala medier. Är du medarbetare och intresserad av att
använda dig av sociala medier i arbetet så prata först med din chef.
Informera en kommunikatör om vilken eller vilka kanaler ni använder
Det som skrivs på sociala medier är allmänna handlingar och vi behöver därför veta vilka
kanaler vi har i förvaltningen. Därför ska ni anmäla vilka sociala medier ni använder till en
kommunikatör. Vi länkar till alla kanaler i sociala medier från Östra Göteborgs webbsida.
Kommunikatören behöver veta webbadressen och vem som är ansvarig för kanalen.
Viktigt med daglig bevakning
För att inte missa något inlägg som till exempel bryter mot lagen så måste ni ha klart för er
vem eller vilka som har ansvaret att dagligen kolla av vad som hänt på det sociala mediet.
Inga profiler på Facebook
Om ni har valt att arbeta med Facebook så är det vikigt att ni inte skapar en så kallad profil
för verksamheten, utan en sida för organisationer. Profiler ska vara personbundna enligt
Facebooks egna regler.
2. Tips och råd för kommunikation i sociala medier
Planera din kommunikation
Verksamhetens medverkan i sociala medier ska vara en del av den ordinarie
kommunikationsplaneringen. Tänk igenom vad ni vill uppnå med kommunikationen. Vad har
ni för mål och vilken målgrupp ni vill nå? Är sociala medier det bästa kanalvalet så ska ni
naturligtvis använda det.
Tydlig presentation av kanalen
Det ska tydligt framgå vilken verksamhet som står bakom kanalen och att det är Göteborg
Stad. Skriv alltid kontaktuppgifter på sidan och länka till er sida på goteborg.se. Berätta om
verksamheten, syftet med kanalen, vilka det är som skriver och vilka regler som gäller. Läs
mer i dokumentet ”Presentation av kanal”.
Följ den grafiska profilen. Det innebär att Göteborg Stads logotyp ska vara synligt placerad
med tillräckligt mycket luft runt omkring. Om ni har en Facebooksida är ett förslag att ha
logotypen på omslagsbilden.
Vem ska skriva och hur?
Släpp in flera i organisationen som får komma till tals. En idé är att ha en redaktionell
kalender där ni planerar vilket innehåll som ska publiceras samtidigt som ni är öppna för
spontanitet.
Tips är att skriva under med ditt namn om du gör ett inlägg på den gemensamma
facebooksidan eller twitterkontot. För mottagarna känns det bättre att kommunicera med
till exempel ”Anna Andersson verksamhetsplanerare” än med en institution.
Fler än en person bör alltid ha inloggningsuppgifter till kontot. Fundera på om ansvarig chef
behöver ha tillgång till kontot.
Tänk på att det måste finns arbetstid avsatt för att ta hand om kanalen.
Privat vs jobb
Kanske vill du inte att alla ska veta allt om dig, var du bor, vad du gjorde i helgen och vad du
åt till middag, saker som privatpersoner ofta skriver på sociala medier. En rekommendation
är att du tänker igenom hur du vill ha det och om det finns något som kan skapa problem.
Till exempel Facebook och Instagram har sekretessinställningar som begränsar vem som kan
se vad.
När det gäller Facebook så behöver du ha ett eget konto för att kunna administrera sidor.
Arbetsgivaren har ingen rätt eller önskan i att lägga sig i vad du gör på din fritid och
yttrandefrihet gäller. När du däremot arbetar och uttalar dig i Östra Göteborgs officiella
kanaler är du alltid i tjänst. Då måste du följa de riktlinjer som finns.
Bilder
Bilder och film är ofta ett bra sätt att kommunicera med på sociala medier. Publicera inte
bilder på personer som kan upplevas som kränkande. Då bryter du mot personuppgiftslagen.
Är det möjligt så fråga personerna på bilden om det är okej att du lägger upp den. När det
handlar om barn som är under 15 år behövs vårdnadshavares tillstånd.
På Facebook är ni som administrerar sidan ansvariga för bilder som andra lägger upp på er
sida.
Utvärdera och mät
Vad vill ni uppnå med verksamhetens medverkan i sociala medier? Sätt upp mätbara mål och
utvärdera. Testa vad som fungerar och dela med er till varandra. Våga testa!
Avsluta en kanal
Om ingen längre har möjlighet att sköta om och bevaka kanalen så ska den avslutas. Avsluta
ett konto gradvis. Skriv först ett inlägg att den kommer tas bort, stäng sedan ner möjligheten
till kommentering, för att sedan släcka ner kanalen helt. Vi ska inte ha kanaler öppna som vi
inte använder.
Checklista
□ 1. Vi har gjort ett genomtänkt kanalval
Vi har ett syfte med kanalen och har tänkt igenom vilka vi vill nå och vad vi vill uppnå med
vår kommunikation.
□ 2. Chefen är med på banan
Chefen för vår verksamhet har godkänt kanalen och är medveten om vilken tid som behöver
läggas på att hålla den uppdaterad.
□ 3. Kanalen är anmäld till en kommunikatör
Vi har varit i kontakt med en kommunikatör och anmält webbadress och vem som är
ansvarig för kanalen.
□ 4. Tydlig information om avsändare, syfte och regler
Vi berättar om syftet med kanalen och vem avsändaren är. Vi länkar till vår webbsida på
goteborg.se och använder Göteborg Stads logga på ett korrekt sätt enligt Göteborgs Stads
grafiska profil. Vi berättar vilka inlägg som är förbjudna på sidan och hur vi administrerar
den.
□ 5. Vi har koll på arkivering och diarieföring
Vi är medveta om hur arkivering fungerar och har koll på vad som ska diareiföras. Är vi
osäkra vet vi vem vi ska fråga.
□ 6. Lagar och regler
Vi vet om vilka lagar som gäller och vilka regler som finns att förhålla sig till. Vi har tagit del
av riktlinjerna kring sociala medier för Göteborgs Stad.
□ 7. Bestämt vem som ansvarar och vem eller vilka som ska skriva. Tid finns avsatt för
detta.
Vi har säkerställt att vi dagligen bevakar det sociala mediet och klargjort vilka som ska skriva
på sidan och hur mycket tid det kommer att ta.
□ 8. Mål och utvärdering
Tydliga mål är uppsatta och vi har en plan för utvärdering av kanalen.
