Dokument typ
Document Nr
Page
Standard Operating Procedure
SOP-401-01
1(5)
Titel
Giltig från
Ersätter
Inköp
NY
Utfärdad av
Granskad av
Godkänd av
Titel
Titel
Titel
Datum
Signatur
Datum
Signatur
Datum
Signatur
Innehållsförteckning
1
Omfattning ..................................................................................................................... 2
1.1
Process ................................................................................................................... 2
2
Ansvar ........................................................................................................................... 2
3
Metoder ......................................................................................................................... 2
3.1
Utvärdering och godkännande av leverantörer ........................................................ 3
3.2
Inköp och order ....................................................................................................... 3
3.3
Kontroll och godkännande av inköp......................................................................... 4
3.4
Ändringar ................................................................................................................ 4
4
Definitioner .................................................................................................................... 4
5
Referenser/Hänvisningar ............................................................................................... 4
6
Bilagor ........................................................................................................................... 4
7
Revisioner och uppdateringar ........................................................................................ 4
SOP-401-01 Inköp .doc
Dokument typ
Document Nr
Page
Standard Operating Procedure
SOP-401-01
2(5)
Titel
Giltig från
Ersätter
Inköp
NY
1 Omfattning
Denna Standard Operating Procedure (SOP) beskriver inköpsprocessen i företaget och
omfattar alla inköp.
1.1
Process
Denna SOP tillhör ….processen och har nedanstående relationer till andra SOP:ar
Produktutveckling
•SOP-400
•SOP-405
Produktion/
Inköp
•SOP-401
•SOP-402
•SOP-403
Sälj och
Marknad
•SOP-404
Denna SOP har följande relationer till underliggande dokument:
* SOP-401
2 Ansvar
XX chefen ansvarar för att denna SOP är tillgänglig för alla som behöver den.
XX chefen är ansvarig för implementering och användning av denna SOP.
3 Metoder
Inköp omfattar inköpta varor och tjänster och rutinerna när det gäller hantering av
leverantörer. Omfattningen av kontroll av leverantörer och varor eller tjänster beror på den
inköpta varans inverkan på produktens kvalitet. Därför delas leverantörer in i kritiska och
icke-kritiska leverantörer.
Kritiska leverantörer är sådana som levererar varor eller tjänster som direkt kan påverka
kvaliteten på den slutliga produkten, exempelvis råvaror, förpackningar, färdiga produkter
SOP-401-01 Inköp .doc
Dokument typ
Document Nr
Page
Standard Operating Procedure
SOP-401-01
3(5)
Titel
Giltig från
Ersätter
Inköp
NY
från legotillverkare eller kontrolltjänster. Icke-kritiska leverantörer är alla övriga exempelvis
leverantörer av kontorsmaterial, städning eller resetjänster.
3.1
Utvärdering och godkännande av leverantörer
Kritiska leverantörer måste utvärderas och godkännas innan de får leverera varor eller
tjänster till företaget. Kvalitetsavdelningen ansvarar för att leverantörsaudit görs när detta
bedöms som nödvändigt. Detta avgörs av inköpsavdelningen tillsammans med
kvalitetsavdelningen.
Utvärderingen innebär att kvalitets-, teknisk-, ekonomisk och annan information som bedöms
som nödvändig inhämtas om leverantören och produkten eller tjänsten. Inköpsavdelningen
ansvarar för att detta sker och inköpschefen godkänner slutgiltigt leverantören efter kontakt
med R&D, Produktions- och Kvalitetsavdelningen. Godkännandet skall redovisas i form av
en rapport. Den inköpta varan, exempelvis en råvara eller en produkt från en legotillverkare,
kan behöva godkännas separat innan inköp kan ske. För detta kan R&D, Kvalitets- eller
Produktionsavdelningarna vara ansvariga enligt SOP-400 och SOP-403.
Kritiska leverantörer måste regelbundet utvärderas och vid behov åter godkännas.
Utgångspunkten för detta är leverantörens prestanda vad gäller exempelvis kvalitet på
levererade varor eller tjänster, pris, leveranssäkerhet etc. Vid behov kan flera leverantörer av
samma vara eller tjänst behövas för att minska sårbarheten. Detta avgörs slutligen av
inköpsavdelningen.
Inköpsavdelningen håller en uppdaterad lista över godkända leverantörer. Av denna skall
framgå om en leverantör är kritisk eller ick-kritisk.
Icke kritiska leverantörer kan behöva utvärderas och godkännas på liknande sätt som kritiska
leverantörer, detta avgörs av inköpsavdelningen utifrån typ av vara eller tjänst som ska
inköpas. Även omfattningen av godkännnandet avgörs av inköpsavdelningen. I sådana fall
skall även dessa föras upp på listan över godkända leverantörer.
3.2
Inköp och order
Vid inköp från kritiska leverantörer skall en överenskommen specifikation (enligt SOP-400)
finnas som utgångspunkt och referens till ordern och det skall också finnas ett affärsmässigt
och tekniskt avtal som beskriver de krav som vi ställer och vilka villkor för godkännande av
levererade vara eller tjänst som skall finnas.
Order som läggs skall dokumenteras och innehålla referens till överenskommen
specifikation, pris, leveransvillkor och annan nödvändig information. Order skall arkiveras.
Vid inköp från icke-kritiska leverantörer kan det vara lämpligt att det finns en specifikation
som utgångspunkt men detta kan också vara i form av katalog eller prislista. Order som
läggs skall dokumenteras och arkiveras som övriga ordrar.
SOP-401-01 Inköp .doc
Dokument typ
Document Nr
Page
Standard Operating Procedure
SOP-401-01
4(5)
Titel
Giltig från
Ersätter
Inköp
3.3
NY
Kontroll och godkännande av inköp
Företagets rutiner och krav för kontroll och godkännande av inköpta varor och tjänster skall
finnas beskrivna i inköpsinstruktioner och dokumentationen över resultat och godkännande
skall distribueras och arkiveras enligt gällande rutiner.
3.4
Ändringar
Avtal med kritiska leverantörer ska innehålla krav på leverantören att informera oss om
ändringar som de ämnar genomföra på varan eller tjänsten så att vi får möjlighet att avgöra
om detta kan ha inverkan på kvaliteten på vår slutliga produkt. Detta kan exempelvis vara att
en förpackningsleverantör gör ett byte av något material i en förpackning vi köper eller en
distributör som omlokaliserar ett lager etc.
4 Definitioner
SOP
Standard Operating Procedure
5 Referenser/Hänvisningar
6 Bilagor
7 Revisioner och uppdateringar
Detta dokument revideras av XX-chefen regelbundet eller när det bedöms som nödvändigt
Reviderat av
SOP-401-01 Inköp .doc
Version
Beskrivning
Dokument typ
Document Nr
Page
Standard Operating Procedure
SOP-401-01
5(5)
Titel
Giltig från
Ersätter
Inköp
NY
01
SOP-401-01 Inköp .doc
NY
