Inköp och facilities management (FM)

Kapitel 4
Inköp och facilities
management (FM)
Program





Roll och betydelse i en FM-miljö
De viktigaste framgångsfaktorerna för inköp i en FMmiljö
Vilka åtgärder som kan användas för att förbättra
inköpens resultateffektivitet i en FM-miljö
Hur man kategoriserar organisationens tjänster som
lagts ut på kontrakt
Vad som krävs för att köpa indirekta produkter och
tjänster
Inköp och facilities management (FM)
 Förhållandet
mellan inköpskostnader och
försäljningsintäkter är relativt låg
 Frånvaro av inledande inköpsprocesser
(eftersom det inte finns någon fysisk produktionsprocess)
 Inköpsbesparingar har begränsad påverkan på
räntabiliteten (avkastningen på tillgångarna)
 Ledningen kommer att spendera mest tid på
värdeskapande och personrelaterade
frågeställningar och aktiviteter, de kommer att
anstränga sig lite i stödaktiviteter (inköp)
Inköp och facilities management (FM)
Viktigaste utgiftskategorier
Byggnader, installation &
infrastruktur Energi
 Fastigheter
 Omstrukturering och förnyelse
 Underhåll
 Tekniska installationer
 Säkerhetssystem
 Kontorsmöbler
 Väggar
 Tillfälliga byggnader
Hushållsskötsel
 Energi
 Catering
 Städning
 Trädgårdsskötsel
 Transporttjänster
 Säkerhet
 Sophämtning
 Kläder
 Tekniska supportmaterial
Tillfällig arbetskraft
 Anställning av tillfällig personal
 Tillfälligt anställda chefer
 IT-programmerare, analytiker
och programchefer
Tjänster
 Transporttjänster
 Bilar och transportfordon
 Resor
 Logi
 Praktik och utbildning
 Uppsökning & rekryteringstjänster
 Marknadsundersökningar
 Marknadsföring och reklam
 Media
 Events
 Factoring
 Professionella tjänster
IT och telematik
 Hård- och mjukvara
 Servrar
 Datorer
 Kringutrustning
 Kommunikationsnätverk
 Telefonväxlar
 Infrastruktur
 IT-projekt
 Outsourcing
 Informationstjänster
Kontorsmaterial och utskrifter
 Kopiering
 Kontorsutrustning
 Kontorsmaterial
 Papper
 Emballage
 Utskrifter
 Representation
 Böcker och prenumerationer
Bearbetad från Rietveld, 1995
Inköp och facilities management (FM)
Tjänstesektorn håller på att förändras från en traditionell
och lokal marknad till en international marknad. Som ett
resultat av detta strävar tjänsteleverantörer mot att
förbättra sina tjänster till slutkunden och samtidigt
reducera sina verksamhetskostnader.
 Ökad outsourcing av supporttjänster
 Integrering av supporttjänster i en FM-organisation
 Ökad verksamhetsskala
Effektiva FM-inköp
Som det uppfattas av
interna avdelningar
1. Leveransprecision
•
Rättidighet
•
Rätt kvantitet
Som det uppfattas av
inköpsavdelningen
1. Lågt pris
2. Bra avtal
3. Objektiva
leverantörsval
2. Rätt kvalitet
3. Snabba svarstider
4. och återkoppling
4. Hög tillgänglighet
Förväntningar med avseende på inköp är inte alltid
på samma nivå
Effektiva FM-inköp
Matris för kundens produktgrupper
Avdelning A
Datorhårdvara
Datortillbehör
Kontorsutrust
ning
Tillfälliga
anställningar
Service
Total volym
a) Total inköpsvolym
b) Inköpsutgifter
c) Inköpens marknadsandel
d) Förväntad volym
Avdelning B
Avdelning C
Totalt värde
Förbättra kundfokus (1)
1.
Analysera och dokumentera interna kunder och
produktkategorier:


2.
Bedöm intern kundnöjdhet:

3.
Fastställ total inköpsspend per avdelning
Fastställ vilken hur stor andel som går via inköpsavdelningen
Ta reda på vilka flaskhalsar som finns i relationerna.
Sätt upp mål (detaljerad handlingsplan):



Inom vilka kund- och produktkategorikombinationer kan inköpsavdelningen stärka sin position, dvs intern marknadsandel?
Åtgärder som krävs för att detta ska hända?
Vilka resultat kan förväntas av dessa åtgärder?
Förbättra kundfokus (2)
4.
Tvärfunktionella inköpsteam och
organisationsstruktur:

5.
Utveckla inköpsstragier:


6.
Team med specialister användarnas avdelningar bör
bildas för att utveckla särskilda sourcingplaner.
Använd inköpsportföljen
Detaljera handlingsplan per inköpskategori
Införande:

Noggrann övervakning av resultat i form av:



Genererade besparingar
Kundnöjdhet
Administrativ ledtid
Effektiva inköp i FM-miljö

Olika metoder för en optimal struktur




Hur kan ett effektivt fokus på den interna kunden
åstadkommas i kombination med kunskaper om
produkter och marknader?


Fokus på den interna kunden
Produktfokuserad orientering (oftast använd)
Leverantörsfokuserad orientering
Gör den interna kunden ansvarig för att gå igenom inköpsprocessen
Lös interna kommunikationsproblem genom att utse
kundansvariga på inköpsavdelningen, vilka är ansvariga
för specifika kunder
Köpa indirekta varor och tjänster
Indirekta varor och tjänster som inte hör till
företagets primära processer.
 Urskiljning beroende på destination:
Köpande av allmänna varor och tjänster
Köpande av investeringsvaror
Köpande av handelsvaror
Urskiljning beroende på egenskaper:
IT, marknadsföring och kommunikation,
professionella tjänster, förvaltning av humankapital,
FM, transport och logistik, tekniskt underhåll
Köpa indirekta varor och tjänster
Spend på indirekta varor är ibland högre än spend på
direkta varor och tjänster:



Outsourcing av processer
Medel 50:50
Indirekta köp använder ofta en stor leverantörsbas
Förslag till kostnadsbesparingar:
Minskande av antalet leverantörer
Införande av kategoristyrt inköp
Analysera användarmönster ‘feber vid slutet av året’
Produktstandardisering
Minskande av leverantörsbasen
 Översyn av befintliga avtal
 Minska transaktionskostnader
 Outsourca småinköp och småkontrakt





Nedbrytning av inköpsspenden
Nedbrytning av leverantörsbasen för icke
produktionsrelaterade inköp
Antal leverantörer
635
422
213
154
148
132
126 112
92 86
78
68 54
48 43
39 35 28
25 21 18 14 10
7
Slutsatser




Tjänsteföretag representerar en växande andel av den
ekonomiska aktiviteten i de flesta europeiska länder.
Att utveckla en professionell inköpsmetod för
tjänsteproducerande organisationer är långt ifrån en
enkel sak
För att uppnå resultateffektivitet bör inköpare främsta
vara serviceinriktade snarare än kostnadsinriktade.
Varor och tjänster för FM är del av indirekta köp.