Frågeformulär för
projektspartners
Projektinformation
Projektets namn
NYPS-ID
Leadpartner/land
Projektansvarig
Projektperiod
Projektpartner som besvarar frågorna
Projektpartner
Funktion i projektet
Leadpartner
Koordinerande partner
Övrig partner
Kontaktperson
Adress
Telefon arbete
Mobiltelefon
E-post
Hemsida
Generellt
Frågeformuläret ska besvaras och skrivas under av partners i projekt som mottar stöd från Interreg IV
A Öresund-Kattegat-Skagerrak. Syftet är att säkerställa att deltagande partners är medvetna om, och
lever upp till, de krav som ställs på administrativa rutiner och ekonomisk redovisning hos de
organisationer som deltar i projekt som finansieras av programmet. Genom att fylla i frågeformuläret
får deltagande organisationer på ett tidigt stadium förståelse för hur de ska administrera projektarbetet,
vilket underlättar arbetet med kommande ansökningar om utbetalning och rapportering av projektets
framåtskridande.
Danska projektpartners fyller i ett separat frågeformulär som de mottar av dansk nationell kontrollant
(Deloite).
Nedanstående frågor/påståenden ska besvaras med JA eller NEJ samt i förekommande fall
kommenteras. Inom vissa områden är det obligatoriskt att beskriva rutiner och processer.
Frågeformuläret ska skrivas under och skickas till nationell kontrollant, senast i samband med projektets
första ansökan om utbetalning. Kontaktuppgifter till nationella kontrollanter finns på programmets
hemsida: www.interreg-oks.eu
2017-07-14
Ver 2.0 aug-2010
Frågeformulär för projektpartners
A. Rutiner för bokföring och betalningar
1. Alla transaktioner som bokförs på projektet kan dokumenteras och
verifieras genom verifikat (fakturor och övrigt) och tillhörande
dokumentation, så att transaktionernas riktighet garanteras och ett
kontrollspår säkras.
2. På fakturor och övriga verifikat skrivs verifikatnummer från
ekonomisystemet, så att verifikat kan identifieras.
3. Fakturor och övriga verifikat arkiveras i original, till och med 31 december
2020, och i verifikatnummerordning och kan uppvisas efter förfrågan.
4. Projektets kostnader och intäkter kan kopplas till enskilda transaktioner i
ekonomisystemet, så att ett verifikationsspår säkras.
5. Projektets kostnader och intäkter ska särredovisas på en specifik kod i
ekonomisystemet, eller bokföras i ett separat ekonomisystem, så att
projektets rapporterade kostnader och intäkter kan utläsas direkt i
redovisningen och stämmas av mot konton i ekonomisystemet.
6. Ekonomisystemets kontoplan kan fördelas på de kostnadsslag som
programmet använder i ansökan om stöd respektive utbetalning av stöd.
7. Rutiner finns som säkerställer att endast utgifter för varor och tjänster
som är levererade, godkända och betalda ingår i underlag för ansökan om
utbetalning av stöd.
8. Rutiner finns som säkerställer att endast utgifter som omfattas av
beslutsbrevet och som ryms inom den godkända budgeten ingår i underlag
för ansökan om utbetalning.
9. Datum för betalning av utgifter som belastar projektet kan dokumenteras
genom kontoutdrag från bank eller motsvarande externa dokument.
2
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Ver 1.00 maj 2009
Nationell kontroll
Checklista
Öresund-Kattegatt-Skagerack
A. Rutiner för bokföring och betalningar
1. Beskriv rutiner för att säkerställa
ovanstående, samt för inköp,
godkännande,
attestering,
kontering
och
betalning
av
fakturor.
B. Redovisning av personalkostnader
1. Personal som avlönas av projektet ska tidredovisa på de av programmet
anvisade blanketterna, som skrivs under av den anställde samt dennes chef.
(Personal som arbetar 100 % av sin tid för projektet är normalt undantagna
kravet på tidredovisning).
2. Vid beräkning av timkostnad får endast lön, sociala avgifter, pension och
semesterersättning ingå i beräkningsunderlaget, enligt anvisningar i
programmets projekthandbok.
3. Kostnaden för personal kan maximalt uppgå till antalet arbetade timmar
multiplicerat med timkostnaden och kan aldrig överstiga den betalda lönen.
Kommentar ...
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Kommentar ...
Kommentar ...
C. Inköp av varor och tjänster
1. Kommer det att förekomma fakturor till projektet från företag som helt eller
delvis ägs av personer som är närstående er organisation?
2. Finns
rutiner
för
inköp
som
säkerställer
affärsmässighet
och
kostnadseffektivitet i er organisation?
3. Tillämpas nationell lagstiftning om offentlig upphandling/udbud vid köp av
tjänst varor i er organisation?
4. Har er organisation en policy för offentlig upphandling/udbud som ni tillämpar?
3
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Kommentar ...
Nationell kontroll
Checklista
Öresund-Kattegatt-Skagerack
D. Indirekta kostnader
1. Har ni en modell för att beräkna indirekta kostnader i projektet, så att endast
indirekta kostnader som har ett samband med de direkta kostnader som kan
hänföras till projektet inkluderas?
2. Kan de indirekta kostnaderna dokumenteras genom fakturor eller annat
verifikat?
Kommentar ...
Ja
Nej
Ja
Nej
Ja
Nej
Kommentar ...
D. Indirekta kostnader
1. Beskriv er modell för beräkning av
indirekta kostnader samt vilken typ
av kostnader som ingår.
E. Övrigt
1. Finns det kostnader som ska fördelas mellan projektet och andra projekt eller
ordinarie verksamhet? Om JA; ange vilka projekt det rör sig om och/eller
vilken typ av kostnader som ska fördelas mellan projektet och ordinarie
verksamhet.
....................................................
Projektansvarig och teckningsberättigad
projektpartner, ort och datum
hos
4
Kommentar ...
