Request For
Information (RFI)
Lösningar för stora konferensrum
och
Ljudförstärkning av övriga konferensrum
Diarienummer 033587-2016
Sista svarsdag 2016-07-01
1
Diarienummer
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentkategori
RFI
Dokumentnamn inkl. version
1 Inledning
Försäkringskassan IT erhåller idag en intern IT-tjänst som levererar en
konferensrumslösning till sina medarbetare. IT-tjänsten levererar paketerade
konferensrumslösningar med varierad teknik beroende på rummens storlek.
Vi försöker idag hitta en bra lösning, främst för våra större lokaler där den
befintliga paketeringen inte räcker till, men även för mindre konferensrum med
exempelvis ljudförstärkning.
Försäkringskassan IT har som mål att med hjälp av denna RFI fatta beslut om hur
vi skall gå vidare för att möta behovet av konferensrumsutrustning i stora och små,
men även unika rumsmodeller.
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 2 (9)
Diarienummer
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentkategori
RFI
Dokumentnamn inkl. version
2 Stora konferensrum
2.1 Bakgrund och nuläge
2.1.1 Matsal och hörsal 70 – 150 personer
Exempel: Rummet är en matsal där bord och stolar är utplacerade över hela lokalen
med en öppen yta på ca 2m framför scenen. Presentatören ska kunna röra sig fritt
på podiet och ändå synas i bild via videolänk utan begränsning. Om möjlig ser vi
gärna att publiken också ska kunna visas i bild under presentationen men helst om
någon i publiken ställer frågor. Det bör även finnas möjlighet till ljudåtergivning av
frågor som ställs i lokalen. Det ska finnas möjlighet att presentera material för
publiken och det ska synas tydligt för samtliga deltagare. Även de som sitter längst
bak. Ljudkvalitén ska vara så god att alla i lokalen tydligt kan höra presentatören,
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 3 (9)
Diarienummer
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentkategori
RFI
Dokumentnamn inkl. version
frågor från publiken och externa deltagare. Ljudanläggningen ska också ha
möjlighet att återge ljud med god kvalité med pc som ljudkälla, t.ex. musik och
film. Det bör också finnas stöd för personer med hörselnedsättning.
Vi ser gärna både förslag där medhavd PC/Mac är ett krav och en helhetslösning
där användarna inte behöver ta med egen teknik för att kunna genomföra mötet.
Ett krav är att lösningen ska vara kompatibel med Skype for Business/Lync server
2013.
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 4 (9)
Diarienummer
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentkategori
RFI
Dokumentnamn inkl. version
2.1.2 Konferensrum (aktivt) 40 - 70 personer
Exempel: Möblerat med endast stolar riktade mot filmduk i hela rummet. Rummet
används till ”pulsmöten” där ena långsidan är täckt med tavlor med information
och presentatörer ska redogöra för driftläget och står i dagsläget placerad på
position A för att kunna höras och synas så bra som möjligt med befintlig
mötesutrustning. Vid dessa möten tas stolarna bort och åhörarna står upp runt
presentatören i rummet. Om möjlig ser vi gärna att publiken också ska kunna visas
i bild under presentationen men helst om någon i publiken ställer frågor.
Ljudkvalitén ska vara av den nivån att samtliga i rummet kan höra presentatör,
frågor från publiken och externa deltagare.
Det bör också finnas stöd för personer med hörselnedsättning.
Övriga möten sker med åhörarna sittandes riktade mot projektorduken och
presentatören rörlig i rummet. Eftersom rummet har två olika mötesstrukturer hade
det varit bra om vi kunde möjliggöra för presentatören att röra sig fritt i rummet
eller framför väggen för projektorduken till position A utan att minska effekten av
ljud och bild på presentatören.
Vi ser gärna både förslag där medhaven PC/Mac är ett krav och en helhetslösning
där användarna inte behöver ta med egen teknik för att kunna genomföra mötet.
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 5 (9)
Diarienummer
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentkategori
RFI
Dokumentnamn inkl. version
Ett krav är att lösningen ska vara kompatibel med Skype for Business/Lync server
2013.
3 Ljudförstärkning av övriga konferensrum
3.1 Konferensrum 15 – 40 personer
Exempel: Större rum möblerat med konferensbord, skärm/projektor,
konferenstelefon och webkamera. Rummet används till möten där deltagarna sitter
kring bordet och har mötet samt videomöten via Skype. Rummet används även till
möten/utbildningar där en talare kan behöva ljudförstärkning i lokalen.
Ljudanläggningen ska också ha möjlighet att återge ljud med god kvalité med
PC/Mac som ljudkälla, t.ex. musik och film.
Vi ser gärna både förslag där medhavd PC/Mac är ett krav och en helhetslösning
där användarna inte behöver ta med egen teknik för att kunna genomföra mötet.
Ett krav är att lösningen ska vara kompatibel med Skype for Business/Lync server
2013.
4 Hörselhjälpmedel
För våra olika rum i storleken 4 – 70 personer önskar vi förslag på portabla
hörselhjälpmedel/hörslingor. Mötestyperna varierar ifrån små rum med
intervjuer/samtal till stora rum med många deltagare och mycket ”sorl”. Inget krav
på att en typ av hjälpmedel skall täcka upp samtliga rumsstorlekar.
5 Frågeställningar
Med denna RFI söker vi information om följande frågeställningar:
1. Vilka produkter och tjänster avseende ovanstående rumsmodeller anser ni vara
lämpliga till den här typen av rum?
2. Hur skiljer sig scenarion där presentatören tar med sig egen PC/Mac eller där
lösningen inte kräver någon enhet alls.
3. Hur hanteras funktionen att skifta bild mellan presentatör/frågeställare alternativt
hur ser lösningen ut för en ”delad bildström”.
4. Hur kan externa parter som Försäkringskassan bjuder in till möten på plats samt
via Skype koppla in sig och delta på mötet. Vad förväntas av dessa och av
Försäkringskassan för att skapa kompatibilitet?
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 6 (9)
Diarienummer
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentkategori
RFI
Dokumentnamn inkl. version
5. Finns det möjlighet för er att presentera era RFI-svar hos Försäkringskassan i
Sunsdvall med ett demo eller motsvarande, eller finns det referensobjekt som vi
kan ta del av?
6. Vilka olika alternativ till hörselslingor förordar ni beroende på rumstyp och storlek
(fast moterade/mobila)?
7. Saknar ni något i våra beskrivningar av hur vi vill åstadkomma bra ljudbild och bra
kommunikation i ovan beskrivna rumstyper, som skulle ge mervärde för
Försäkringskassan?
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 7 (9)
Dokumentkategori
Diarienummer
RFI
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentnamn inkl. version
6 Svarsmall
Detta dokument används som svarsmall. Fyll i nedanstående information samt
svara på frågor under punkt 7 RFI-svar.
Det är accepterat att bifoga bilagor till svaren. Hänvisningar till bilaga skall i så fall
anges i svaret till respektive fråga.
Leverantörens kontaktperson vid eventuella frågor:
Företagsnamn
Kontaktperson
E-postadress
Telefonnummer
Skicka RFI-svaret till [email protected].
Försäkringskassan ser fram emot efterfrågad information senast 2016-07-01.
Försäkringskassan avser att bjuda in några av de leverantörer som svarat på denna
RFI, till Försäkringskassans kontor i Sundsvall, alternativt via Skype/Lync i slutet
av Augusti och i början av September för att presentera sin RFI. Inbjudan kommer
att skickas ut i god tid innan.
6.1 Kontaktpersoner
All korrespondens angående denna RFI skall adresseras till:
[email protected]
Svar och förtydliganden publiceras löpande under perioden på:
https://www.forsakringskassan.se/omfk/vart_uppdrag/inkop_och_upphandling
Frågor som gäller RFI-förfarande kan också ställas till:
Birgitta Rönnquist
070-241 72 86
Frågor som gäller innehållet i denna RFI kan också ställas till:
Lars Forslin
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
010-114 61 83
Sid. 8 (9)
Dokumentkategori
Diarienummer
RFI
033587-2016
Dokumentägare
Dokumentnamn inkl. version
7 RFI-svar
Försäkringskassan är medveten om att denna RFI kan anses omfattande. Vi är
därför tacksamma för återkoppling även om inte alla frågor är besvarade. I de fall
svar inte lämnas ber vi er, för respektive fråga, ange anledning till detta.
1. Vilka produkter och tjänster avseende ovanstående rumsmodeller anser ni vara
lämpliga till den här typen av rum?
Svar:
2. Hur skiljer sig scenarion där presentatören tar med sig egen PC/Mac eller där
lösningen inte kräver någon enhet alls.
Svar:
3. Hur hanteras funktionen att skifta bild mellan presentatör/frågeställare alternativt
hur ser lösningen ut för en ”delad bildström”.
Svar:
4. Hur kan externa parter som Försäkringskassan bjuder in till möten på plats samt
via Skype koppla in sig och delta på mötet. Vad förväntas av dessa och av
Försäkringskassan för att skapa kompatibilitet?
Svar:
5. Finns det möjlighet för er att presentera era RFI-svar hos Försäkringskassan i
Sunsdvall med ett demo eller motsvarande, eller finns det referensobjekt som vi
kan ta del av?
Svar:
6. Vilka olika alternativ till hörselslingor förordar ni beroende på rumstyp och storlek
(fast moterade/mobila)?
Svar:
7. Saknar ni något i våra beskrivningar av hur vi vill åstadkomma bra ljudbild och bra
kommunikation i ovan beskrivna rumstyper som skulle ge mervärde för
Försäkringskassan?
Svar:
OBS! Svar önskas senast 2016-07-01
Datum 2016-06-08
Copyright, Försäkringskassan
Sid. 9 (9)
