Kommunikationsstrategi
och plattform för fortsatt samverkan
för miljömyndigheterna
i Västra Götaland och Halland
Innehållet i Tillsynsutveckling i Väst
ska leva vidare
Innehåll
Kommunikation ger resultat
3
Bakgrund — om projektet
4
Fortsatt samverkan
5
TUV-projektets övergripande mål
6
Syfte med strategi och plattform
7
Miljösamverkan tar vid
8
Tydlig riktning
9
Önskat läge, december 2016
10
Vårt uppdrag — varför vi finns till
11
Våra kunder
12
”Som den myndighet vi själva vill möta!”
13
Steg för steg i kommunikationstrappan
14
Målgrupper — en översikt
15
Kort och kärnfullt huvudbudskap
16
Framgångsfaktorer
2
17-19
Planerade aktiviteter
20
Uppföljning på olika sätt
21
Kommunikation ger resultat
Det här dokumentet är ett verktyg för chefer. Det ger oss en gemensam
utgångspunkt för vår kommunikation och vår fortsatta samverkan. När vi omsätter
dokumentet i praktiken bidrar vi till till att innehållet i Tillsynsutveckling i Väst
lever vidare och utvecklas. På det sättet kan vi tillsammans skapa en tydligare och
mer samstämmig bild av vilka vi är och vad vi gör.
Meningen med kommunikationen är den återkoppling vi får och det resultat vi
åstadkommer. Intentionen är att vår gemensamma kommunikation ska leda till att
vi utför vårt uppdrag på ett ännu bättre sätt och att omgivningen upplever att det
vi gör är värdefullt.
Den 5 december 2013
Styrgruppen för Tillsynsutveckling i Väst
Ulrika Samuelsson, miljöskyddsdirektör,
Länsstyrelsen i Västra Götalands län
Anders Ramberg, miljöchef,
Falkenbergs kommun
Leif Schöndell, miljöchef, Borås Stad
Martin Gustafsson, miljöchef,
Uddevalla kommun
Lars Wilke, miljöchef, Härryda kommun
Britt Olmsäter, ekonom,
Länsstyrelsen i Västra Götalands län
Henrik Frindberg, miljövårdsdirektör,
Länsstyrelsen i Hallands län
3
Sonja Lejmark, förbundschef,
Miljösamverkan östra Skaraborg
Thomas Hammarlund, avdelningschef,
Miljöförvaltningen Göteborgs Stad
Bakgrund — om projektet
Tillsynsutveckling i Väst (TUV) har
varit ett gemensamt projekt för oss
som jobbar inom miljömyndigheter i
Halland och Västra Götaland.
Alla projektdeltagare arbetar, direkt
eller indirekt, med tillsyn enligt
miljöbalken, livsmedels- och
djurskyddslagarna och med
angränsande frågor.
Cirka 1 000 personer i 58 organisationer har medverkat i projektet.
TUV har pågått under tiden
september 2011-februari 2014.
Länsstyrelsen i Västra Götalands län har varit
projektägare. Europeiska Socialfonden har
finansierat projektet. Länsstyrelsen i Västra
Götalands län har drivit TUV i samverkan med
Länsstyrelsen i Halland, alla 55 kommuner i
Halland och Västra Götaland, Region Halland och
fyra kommunförbund i Västra Götaland.
4
I TUV har vi fokuserat på de mjuka frågorna,
som kommunikation, retorik, ledarskap och
processledning. För att nå framgång i
sakfrågorna behöver vi känna oss trygga i
vår roll, vara duktiga på att kommunicera,
göra rätt saker, samverka och tycka att det
känns bra att gå till jobbet.
Fortsatt samverkan
Genom att fortsätta samverka kan vi integrera
erfarenheterna från TUV i vår dagliga
verksamhet och se till att innehållet lever
vidare och utvecklas. På det sättet kan vi
inspirera varandra, ha roligare på jobbet och
utföra vårt uppdrag på ett ännu bättre sätt.
Med utgångspunkt i vår fortsatta samverkan
ska vi bland annat åstadkomma:
• likartade bedömningar
• likartat sätt att jobba utifrån
samma värderingar
• kvalitetssäkring för högre och
jämnare kvalitet
• större gemensam kunskapsbas
• bättre resursutnyttjande
5
TUV-projektets övergripande mål
Att miljömyndigheterna når målen
och möter samhälleliga behov
med medarbetare som är
kompetenta och trygga i sin yrkesroll
och som arbetar rättssäkert
och effektivt
i samverkan med andra relevanta
myndigheter och aktörer.
6
Syfte med strategi och plattform
Kommunikationsstrategin och
plattformen för samverkan ska stödja
projektets övergripande mål och bidra
till att innehållet i TUV lever vidare, så
att verksamheten utvecklas i rätt
riktning.
Kommunikationsstrategin och plattformen är främst ett verktyg för chefer i
det långsiktiga kommunikationsarbetet.
Övergripande mål
för TUV
7
Kommunikationsstrategi och
plattform för
samverkan
Utifrån strategin och plattformen
utarbetas en årlig plan för aktiviteter för
att skapa överblick och för att vi ska
kunna prioritera.
En genomtänkt aktivitetsplan
underlättar också bedömningen av
ad hoc-händelser som kan kräva olika
insatser.
Aktivitetsplan
Genomförande
Uppföljning
Miljösamverkan Halland
Styrgrupp
8
samverkan
Styrgrupp
Utbildning
Miljösamverkan Västra
Götaland
Miljösamverkan tar vid
Ledarforum
Öppet forum
Styrgrupperna för
Miljösamverkan Halland och
Västra Götaland äger gemensamt kommunikationsstrategin
och plattformen för samverkan
Tydlig riktning
Vi behöver ha en levande, tydlig bild av
vart vi ska, så att chefer och medarbetare
kan förändra och utveckla verksamheten i
rätt riktning.
”Final TUV”
själva projektet
Nuläge
dec. 2013
9
Vi behöver också analysera hur nuläget ser
ut. Genom målinriktad, integrerad
kommunikation bidrar vi till förflyttningen,
från nuläget till det önskade läget.
”After TUV”
innehållet som lever
vidare och omsätts
Önskat
läge
dec. 2016
Önskat läge, december 2016
För några år sedan var vi långt ifrån säkra på hur innehållet i
vårt spännande projekt Tillsynsutveckling i Väst skulle leva
vidare. Nu vet vi att det har gått över förväntan att integrera
TUV i vår vanliga verksamhet.
lösa problem. Vår gemensamma introduktions- och fortbildning
är en bra plattform för utveckling, erfarenhetsutbyte och
samverkan, inte minst när det gäller bemötande och
kommunikation.
Det är faktiskt så att andra offentliga verksamheter besöker
miljöförvaltningar och länsstyrelser i Halland och Västra
Götaland för att få inspiration och vägledning. De är imponerade
över att vi har kommit så långt i vår strävan att uppträda som en
och samma myndighet ― trots att vi är så många förvaltningar
med olika huvudmän.
Vår egen utbildning börjar göra avtryck på universitet och
högskolor. Några drivande personer, som är aktiva inom vår
miljösamverkan, har varit gästföreläsare på universitet och
högskolor. Det innebär att satsningen på bemötande och
kommunikation, liksom det öppna förhållningssättet, sprider sig
allt mer.
En myndighet vi själva vill möta
Det som imponerar mest är nog att vi får så goda omdömen från
våra kunder. Vi är numera en sådan myndighet som vi själva vill
möta. Det innebär i korta ordalag att vi underlättar för våra
kunder att följa lagar och krav inom miljö och hälsa. Vi lyssnar
på dem, vi är bra på att föra en respektfull dialog med dem och
vi förklarar på ett tydligt sätt vad lagen kräver för deras
verksamhet och varför kraven måste uppfyllas. Det leder till att
kunderna förstår vårt uppdrag och att vi använder resurserna på
bästa möjliga sätt.
Ögonen på oss
Vi märker att universitet, högskolor och statliga verk lyssnar på
oss på ett helt annat sätt än tidigare. Alla är intresserade av
att använda sig av de goda resultaten från TUV, som nu är en
permanent del i den ordinarie verksamheten.
Gemensam praxis
Eftersom vi i stort sett jobbar på samma sätt och utifrån samma
beslutskriterier i de olika förvaltningarna, har vi lyckats skapa en
gemensam praxis i Halland och Västra Götaland. Det ger oss
trygghet när vi utför vårt uppdrag.
Branschorganisationer, företag och privatpersoner uppskattar att
det blir så tydligt vad som krävs och de värdesätter att vi gör
likartade bedömningar oavsett vilken ort det gäller. Ett kvitto på
kundernas positiva attityder till oss är vår topplacering i den
landsomfattande undersökningen Insikt, som numera är riktigt
bra tack vare att vi hjälpt SKL att utveckla den.
Plattform för utveckling
Vår unika och öppna samverkan har lett till att vi generöst delar
med oss av erfarenheter till varandra och hjälper varandra att
10
Våra ledare får numera goda betyg av medarbetarna i vårt
årliga NMI. Tidningen Chef gjorde nyligen ett reportage om
detta och det har fått genomslag i hela landet. Vi har ögonen
på oss och genom våra framsteg banar vi väg för andra.
Attraktiv arbetsgivare
Genom vårt målmedvetna utvecklingsarbete har vi också blivit
Sveriges mest attraktiva arbetsgivare inom den offentliga
sfären. Idag är det inga problem att rekrytera kompetenta
medarbetare, oavsett om det är en liten eller stor förvaltning.
Det goda samarbetet och medarbetarnas stora
utvecklingsmöjligheter attraherar många.
Vi fortsätter
Våra framsteg ger oss inspiration och lust att fortsätta
samarbeta och utveckla vår verksamhet ― med kunden i fokus.
Det är vårt sätt att bidra till en hållbar utveckling när vi utför
vårt uppdrag.
Vårt uppdrag ― varför vi finns till
Bron
Vi är en bro mellan
lagstiftningen och våra
kunder och bidrar till att
skapa förståelse för lagens
syfte och mening.
Vi arbetar för hållbar
utveckling, enligt
bestämmelserna i
lagstiftningen.
Lagstiftningen
11
Vi underlättar för våra
kunder att följa lagar och
krav genom vägledning,
kontroll och framsynthet.
Våra kunder
Våra kunder
I vårt uppdrag arbetar vi för en hållbar utveckling,
där naturen, tredje part och kommande
generationer ska må väl.
De personer vi möter när vi utför vårt uppdrag är
såväl privatpersoner som kontaktpersoner i företag
och organisationer. Vi kallar dem kunder eftersom vi
vill markera att vi har ett kundorienterat
förhållningssätt. Det förhållningsättet bidrar till ett
gott samarbete och hjälper oss att utföra vårt
uppdrag på ett bra sätt.
De personer vi
möter när vi
utför vårt
uppdrag!
Vi har ingen köp/sälj-relation till våra kunder och de
kan inte välja fritt att anlita oss eller någon annan.
Vår kund har inte alltid rätt, eftersom vi har mycket
att ta hänsyn till i vårt uppdrag. Men vår ambition
är att göra det lätt för våra kunder att göra rätt.
12
Privatpersoner
”Som den myndighet vi själva vill möta!”
Så vill vi uppfattas av varandra, våra
kunder och övriga intressenter.
Vi har ett tydligt kundfokus och vi vill göra
det lätt för kunden att göra rätt.
När vi utför vårt uppdrag är vi lyhörda,
tydliga och effektiva. Genom att lyssna och
ha en respektfull dialog kan vi skapa en god
relation med våra kunder.
Lyhörda
Det ger oss möjligheter att sätta rätt
förväntningar, tydliggöra vårt uppdrag och
använda resurserna på ett effektivt sätt.
Vår kund
Tydliga
Effektiva
vi är
13
Steg för steg i kommunikationstrappan
Genom tydlig, trovärdig och samstämmig kommunikation
kan vi medverka till att medarbetare, kunder och andra
målgrupper tar önskade steg i kommunikationstrappan.
Utgångspunkten är att vi bidrar till att öka målgruppernas
kunskap om ett ämne eller en fråga så att de blir
intresserade och vill förstå mer. Detta kan leda vidare till
ett djupare engagemang där man blir mer och mer
involverad. Engagemanget ska helst bli så starkt att det
omsätts i konkreta handlingar som är i linje med våra mål.
För att vi ska hjälpa målgrupperna upp i trappan behövs
inte bara information utan även dialog. Internt är det
viktigt att medarbetare är med och processar olika frågor i
så stor utsträckning som möjligt.
Handling
Engagemang
Förståelse
Process
Intresse
Kännedom
Dialog
Information
14
Kort och kärnfullt huvudbudskap
Om huvudbudskapet
Vårt gemensamma huvudbudskap är ett koncentrat av det vi vill
förmedla till våra målgrupper. Innehållet kan uttryckas så att det känns
naturligt för var och en ― det viktiga är att andemeningen kommer fram
i både ord och handling.
Huvudbudskapet bryts ner och anpassas till respektive målgrupp.
För att kommunikationen ska bli trovärdig, måste huvudbudskapet kunna
bekräftas med fakta och exempel. I alla lägen måste det vi säger
stämma överens med vårt agerande, om vi vill att målgrupper och övriga
intressenter ska ta oss på allvar.
Vårt huvudbudskap anknyter till beskrivningen av vårt uppdrag.
Vårt huvudbudskap
”Vi arbetar för hållbar utveckling och underlättar för
våra kunder att följa lagar och krav som leder till
bra miljö och hälsa, säkra livsmedel och god djurhållning.”
15
Målgrupper ― en översikt
Detta är prioriterade målgrupper som vi behöver kommunicera med för att nå vårt önskade läge.
Internt
Externt
Miljömyndigheter i Halland:
chefer och medarbetare
Miljömyndigheter i Västra
Götaland: chefer och medarbetare
Politiska beslutsfattare på regional
och kommunal nivå i Halland och
Västra Götaland
Kunder: privatpersoner och representanter för företag
Potentiella medarbetare
Studenter
Media: lokal/regional och nationell (för att nå
allmänheten)
Beslutsfattare i centrala verk: Naturvårdsverket,
Folkhälsomyndigheten, Kemikalieinspektionen, Havsoch vattenmyndigheten, Livsmedelsverket, Boverket,
Jordbruksverket, Energimyndigheten, Tillsyns- och
föreskriftsrådet
Beslutsfattare på universitet och högskolor
Näringslivsorganisationer: Svenskt Näringsliv,
Företagarna, Västsvenska Handelskammaren
Branschorganisationer: relevanta med koppling
till tillsynen
Domstolar
Länsstyrelser och kommuner utanför Halland och Västra
Götaland
Beslutsfattare i regering och riksdag
16
Framgångsfaktorer (1)
Våra framgångsfaktorer visar vad som är avgörande för att vi ska lyckas nå det önskade läget.
Kännetecknen beskriver hur det är när framgångsfaktorerna blivit en del av vår verklighet.
Våra interna framgångsfaktorer lägger grunden för vår relation och kommunikation med externa
målgrupper.
Målgrupp
Framgångsfaktor
Kännetecken
Politiker,
chefer och
medarbetare
Gemensam syn på uppdrag och roller
•
•
•
Chefer och
medarbetare
Trygga ledare och medarbetare
•
•
•
Goda betyg för ledare i NMI (eller motsvarande).
Goda betyg för arbetssituationen i NMI
Goda betyg för arbetsklimatet i NMI
Internt arbete på varje arbetsplats
utifrån innehållet i TUV (gemensam
värdegrund, kommunikation, attityder,
bemötande)
•
•
Stor delaktighet bland medarbetare
Goda exempel visar att medarbetare omsätter
kunskaperna i praktiken.
Goda betyg i kundundersökningar om bemötande.
Stabil organisation för samarbete
•
•
•
•
17
Vi använder samma definition av uppdrag och roller
och samma kundbegrepp
Vi agerar på samma sätt i förhållande till kunder och
övriga målgrupper
Vi har en bra dialog med kommunala och regionala
politiker
Vi har fungerande nätverk för erfarenhetsutbyte och
lärande av varandra
Vi använder varandras kompetens i uppdragen
Vi arbetar smart och effektivt
Framgångsfaktorer (2)
Målgrupp
Framgångsfaktor
Kännetecken
Kunder
Vi är lyhörda och tydliga i informationen
och dialogen med våra kunder
•
•
•
Studenter och
potentiella
medarbetare
Vi är en attraktiv arbetsgivare
•
•
•
Media
Vi är väl förberedda och proaktiva i
kontakterna med media
•
•
•
18
NKI visar att kunderna upplever att vi behandlar dem
på ett respektfullt sätt
NKI visar att kunderna upplever att vi förstår deras
behov
NKI visar att kunderna förstår vårt uppdrag.
Det är enkelt att rekrytera medarbetare med rätt
kompetens till både små och stora arbetsplatser.
Vi är kända för bra utvecklingsmöjligheter och bra
arbetsvillkor
Våra arbetsplatser präglas av mångfald.
Vi identifierar regelbundet ämnen som har
allmänintresse och nyhetsvärde (t ex badvatten och
livsmedelskontroll)
Vi är experter som media använder som talespersoner i
olika frågor
Fler medieinslag speglar vårt arbete och vårt uppdrag
på ett balanserat och relevant sätt
Framgångsfaktorer (3)
Målgrupp
Framgångsfaktor
Kännetecken
Beslutsfattare i
centrala verk
Konstruktivt samarbete med
tillsynsvägledande centrala verk
•
•
•
Tydligare uppdrag
Väl förankrade och underbyggda beslut
Realistiska krav och förväntningar från verken
Beslutsfattare
på universitet
och högskolor
Konstruktivt samarbete med
Högskoleverket, högskolor och universitet
•
Kommunikation och bemötande är en obligatorisk del i
kursplanerna för inspektörsutbildningarna
Gemensamt forum för långsiktig utveckling av
utbildningarna utifrån verksamheternas behov
Behovsinriktad forskning
•
•
19
Planerade aktiviteter
Utifrån vårt önskade läge och våra
framgångsfaktorer behöver vi
genomföra ett antal aktiviteter
kopplade till olika målgrupper.
Miljösamverkan i våra två län ser
till att aktiviteterna definieras och
genomförs utifrån de
förutsättningar som finns och enligt
chefsmötets intentioner.
Aktiviteterna sammanställs i ett
separat dokument ”Aktivitetsplan
baserad på kommunikationsstrategi
och plattform för fortsatt
samverkan”.
Planen uppdateras minst en gång
per år.
20
Uppföljning på olika sätt
Det är viktigt att vi följer upp rätt saker
som leder oss fram mot vårt önskade läge.
Valet av metod för uppföljning påverkas
bland annat av hur mycket resurser vi vill
lägga på detta, om det är möjligt att göra
kvantitativa undersökningar eller om vi har
satt ett mätbart mål som vi kan följa upp på
annat sätt.
Vissa saker kan vi följa upp systematiskt år
från år, exempelvis i NMI och NKI.
Kvalitativa intervjuer och fokusgrupper kan
ge djupare insikter inom olika områden. Vi
kan också göra mer ovetenskapliga
uppföljningar genom att ha tentaklerna ute
och ställa frågor i olika sammanhang för att
få en bild av läget. Man kan även ha en
systematisk genomgång av lärdomar ”lessons
learned” när exempelvis ett projekt är klart.
Kvalitativt
Kvantitativt
Uppföljning
Tentaklerna
ute
21
”Lessons
learned”
