Ärenderegistrering
Ärenderegistrering
E-post & Internet
Riktlinjer
Ärenderegistrering
Innehåll Ärenderegistrering
Sammanfattning 3
Offentlighetsprincipen3
Handlingar
Vad är en allmän handling?
Förvaras
Inkommen och upprättad
Arbetsmaterial
Elektroniksa handlingar
Enskilda handlingar
Protokoll
4
4
5
5
6
6
6
Offentlighet och sekretess
Offentlighet och sekretess
Sekretessmarkering
Vem tar ställning?
Beslut och överklagande
Får vi betalt?
6
6
7
7
7
7
Registrering av allmänna handlingar
Huvudregel, arkivlagen
Syfte, undantag Vad ska registret innehålla Sekretessmarkerade handlingar och ärenderegistreting
8
8
8
9
9
Registreringsmetoder
9
Systematisk förvaring9
Diarieföring
9
Objektsregistrering
10
Posthantering
Postlistor
10
11
E-post11
Adressplan för e-post
13
Hantering av e-post
13
E-post och Allmänna handlingar
14
Handlingar som inte är allmänna
15
Bra att tänka på
16
Internetanvändning17
Dokumenttyp
Antagen av
Dokumentansvarig
Riktlinje
Kommunstyrelsen
Thomas Hjert
2
Ärenderegistrering
Riktlinjer för ärenderegistrering och hantering
av e-post och internet
I kommunstyrelsen år 2002 fattades beslut om Riktlinjer för ärenderegistrering
och e-post-hantering i Falköpings kommun. I och med den nya offentlighet- och
sekretesslagen som trädde i kraft i juli 2009 gjordes en översyn av dokumentet.
Under år 2014 uppmärksammades ytterligare behov av uppdateringar. En förnyad
översyn genomfördes som utmynnade i det nuvarande dokumentet.
Här ges en översikt över vad som gäller för allmänna och offentliga handlingar
samt sekretess, om hur handlingar ska registreras, hur post, e-post och SMS ska
hanteras samt hur internet ska användas inom kommunen.
Offentlighetsprincipen
En viktig grund för den kommunala ärendehanteringen är offentlighetsprincipen.
Med stöd av denna kan allmänheten kräva att få ta del av allmänna handlingar.
Kravet motiverar väl fungerande administrativa rutiner i form av ärenderegistrering, protokollföring, arkivering o.s.v.
Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt till fri insyn i de allmännas
angelägenheter. Principen fyller tre huvudsyften.
• Rättssäkerhet och effektivitet ska garanteras inom kommunens verksamhetsområden.
• Allmänhetens förtroende för myndigheter ska främjas.
• Kommuninvånare och andra ska ges möjlighet till insyn i den kommunala verksamheten.
De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap.
tryckfrihetsförordningen.
3
Ärenderegistrering
Handlingarubrik 1 gul
Vad är en handling?
Med handling avses alla typer av informationsbärare, d.v.s. inte bara skrivna
pappers-dokument utan också kartor, fotografier, ljudupptagningar, mikrofilm,
e-post, sms eller annan upptagning som kommit till förvaltningen. Med en upptagning menas en sådan handling som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel.
Vad är en allmän handling?
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit till
myndigheten eller upprättats där (se förklaring nedan). I 2 kap. tryckfrihetsförordningen definieras vidare vad som menas med allmän handling. Exempel på handlingar som inte är allmänna ges på sidan 13.
Förvaras
Det första kriteriet för om en handling ska anses som allmän är alltså att den förvaras hos myndigheten. I de flesta fall är detta okomplicerat. Finns handlingen i
myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den allmän.
Ibland är dock begreppet ”förvaring” inte lika självklart. Det förekommer att
handlingar finns på annan plats än hos myndigheten men att de ändå anses som
förvarade hos myndigheten. Handlingar kan t.ex. vara tillfälligt utlånade till en
politiker eller tjänsteman.
Det kan också förekomma att exempelvis ett företag eller en konsult utför uppdrag för kommunens räkning och därigenom har lånat viss dokumentation som
rör upp-draget. I dessa fall anses handlingarna ändå förvarade hos myndigheten
ifråga. Detta problem löser man enklast genom att alltid endast låna ut kopior, så
att original-handlingarna alltid finns kvar på myndigheten.
När det gäller handlingar som lämnas till någon annan för teknisk bearbetning
eller lagring, anses även dessa handlingar för-varade hos den myndighet som
lämnat ut dem. Det kan gälla mikrofilmade handlingar som förvaras i klimatarkiv,
t.ex. hos landsarkivet.
En upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig hos
myndigheten, d.v.s. om den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas.
4
Ärenderegistrering
Inkommen
En handling anses inkommen till en myn-dighet så fort den anlänt dit med posten
eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att
handlingen inte behöver vara diarieförd eller registrerad för att vara allmän.
Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte vara inkomna förrän vid
den tidpunkt som har bestämts för öppnandet.
Upprättad
En handling anses upprättad när den är expedierad eller när det ärende den hör till
har slutbehandlats hos myndigheten. Kommunens eget exemplar av t.ex. en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen avsänts. Observera att när en handling skickas till en förvaltning eller annan enhet som inte lyder
under den egna nämnden, är handlingen upprättad hos avsändaren och inkommen
hos mottagaren och ska därför registreras hos båda. Notera dock vad som sägs om
arbetsmaterial nedan.
Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras
är handlingen allmän när den har färdigställts, d.v.s. när behörig tjänsteman har
godkänt innehållet. Detta kan gälla t.ex. fristående utredningar och promemorior.
Diarier, journaler och register där uppgifter förs in på löpande band blir upprättade
och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem.
Arbetsmaterial
Observera att man vid bedömningen om vad som är arbetspapper, arbetsmaterial,
utkast eller minnesanteckning, måste utgå från de kriterier som finns i tryckfrihetsför-ordningen. En handling som är färdigställd och som inte tillhör något
speciellt ärende är en allmän handling även om den är mar-kerad som ”arbetsmaterial”. Minnesanteckingar enligt tryckfrihetsförordningens definition är endast
sådana anteckningar som inte tillför något nytt till ärendet. Det kan t.ex. vara egna
minnesanteckningar inför ett föredrag eller presentation.
Arbetspapper, arbetsmaterial, utkast eller minnesanteckningar blir allmänna om de
sedan ärendet avslutats, tas om hand för arkivering. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Tänk därför
på att före arkivläggning rensa bort sådana handlingar som inte tillför sakuppgifter
i ett ärende.
5
Ärenderegistrering
Elektroniska handlingar
Elektroniska handlingar eller olika upptagningar, såsom bild- eller ljudupptagningar, blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument.
En elektronisk handling anses vara expedierad och därmed allmän handling när
informationen tekniskt har gjorts tillgänglig för utomstående. Det gäller både på
bildskärm eller då databäraren exempelvis översänt ett USB-minne med information till någon utanför myndigheten.
Enskilda handlingar
Tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar eller andra handlingar som ingår i
bibliotek eller som har överlämnats av enskilda, t.ex. privatpersoner eller föreningar, för förvaring i en myndighets arkiv är inte all-männa handlingar.
Som allmänna handlingar räknas inte heller handlingar som har upprättats eller inkommit för att publiceras i någon skrift som myndigheten ger ut regelbundet, t.ex.
personaltidning.
Protokoll
Protokoll och till protokollen hörande handlingar blir allmänna när de har justerats
hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir allmän handling när behörig nämnd/
styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till, d.v.s. normalt sett när
protokollet har justerats.
Offentlighet och sekretess
Offentlighet
Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument
ska lämnas ut utan onödigt dröjsmål. En person som kräver att få se en allmän
handling behöver inte uppge sitt namn eller ange orsak för sitt intresse för en viss
handling.
Om teknisk utrustning krävs för att ta del av handlingar är myndigheten skyldig
att tillhandahålla sådan, t.ex. en persondator. Den som vill se en allmän och
offentlig handling har också rätt att fotografera eller skriva av handlingen.
Sekretess
Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400), OSL, eller i annan lag som OSL hänvisar till.
6
Ärenderegistrering
Sekretessmarkering
Man kan förse sekretessbelagda handlingar med särskild markering som talar om
att handlingen är sekretesskyddad. Det är dock viktigt att komma ihåg att en sådan
stämpel endast ska betraktas som en varningssignal om att handlingen kan innehålla information som är sekretessbelagd. Varje gång en handling begärs utlämnad, är den tjänsteman som har hand om dokumentet på myndigheten, skyldig att
pröva om handlingen kan lämnas ut.
Myndigheten eller förvaltningen har inte rätt att hemlighålla handlingar utan att
göra en direkt hänvisning till den paragraf i OSL som är tillämplig. Om det inte
finns någon paragraf som passar in i sammanhanget ska handlingen lämnas ut.
Vem tar ställning?
I första hand är det den personen som har hand om handlingen som tar ställning
till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare, en förtroendevald eller en registrator om handlingen finns i diariet. Varje myndighet ska ha en
rutin för hur frågor som rör utlämnandet av allmän handling ska hanteras.
Om du som anställd eller förtroendevald vägrar lämna ut en handling är du samtidigt skyldig att hänvisa till den instans där vederbörande kan få ett beslut som kan
överklagas. Detta framgår av 21 § förvaltningslagen.
Beslut och överklagande
Den person som blir nekad att ta del av en viss handling har rätt att få saken
prövad i respektive nämnd eller styrelse.
Om nämnden inte har delegerat beslutanderätten till någon ledamot eller tjänsteman kan det bli nödvändigt att kalla in nämnden till ett extra sammanträde för
att besluta om handlingen kan lämnas ut. Beslutet ska alltid vara skriftligt. Om
beslutet innebär att handlingen inte ska lämnas ut, måste information ges om hur
beslutet kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping.
Kontakta kommunjuristen om något är oklart kring ovanstående.
Får vi betalt?
Kommunen har inte rätt att ta betalt om en person vill ta del av en allmän handling
på myndigheten/förvaltningen. Den som vill ha kopior av handlingar har rätt att
få detta. Myndigheten har dock ingen skyldighet att kopiera kartor, ritningar,
fotografier eller liknande om det är tekniskt besvärligt.
7
Ärenderegistrering
Elektroniska handlingar ska tillhandahållas i form av pappersutskrifter om så
önskas. Det finns dock ingen skyldighet för en myndighet eller förvaltning att
kopiera över informationen till exempelvis ett USB-minne.
Om dokumentet sänds via e-post ska det vara skrivskyddat och i PDF-format.
För att täcka kopieringskostnaden har kommunfullmäktige fastställt en avgift, se
kommunal författningssamling (KFS), på www.falkoping.se och Taxa för
avskrifter, kopior m.m. av allmänna handlingar.
Registrering och allmänna handlingar
Huvudregel
Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap. OSL.
Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras.
Arkivlagen
Även arkivlagen innehåller en bestämmelse om registrering. Där slås fast att myndigheterna är skyldiga att registrera på ett sådant sätt som underlättar arkivvården,
framför allt vad gäller gallring och framtida återsökning.
Syfte
Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i
verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del
av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov att hålla ordning på sina handlingar.
Undantag
OSL medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten:
• Om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de
kommit in eller upprättats. (Observera att huvudregeln är att handlingar för vilka
sekretess gäller, ska registreras).
• Om det är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för verksamheten.
Exempel på handlingar av ringa betydelse är kursinbjudningar, reklam, cirkulär,
författningar m.m.
8
Ärenderegistrering
Vad ska registret innehålla
När allmänna handlingar registreras ska registret innehålla ett antal uppgifter enligt 5 kap. § 2 OSL.
Sekretessmarkerade eller hemliga handlingar
Sekretessbelagda handlingar ska som huvudregel registreras (se registrerings-metoder nedan). Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i alla handlingar
måste det ändå redovisas att handlingarna finns.
Handlingen ska registreras på sådant sätt att inga sekretessbelagda uppgifter röjs.
Ärenderegistrering
Beroende på myndighetens organisation ska en eller flera ansvariga utses för ärenderegistrering, s.k. registrator. Ersättare ska alltid finnas.
Registreringsmetoder
Det finns olika sätt att registrera handlingar:
• Systematisk förvaring
• Diarieföring
• Objektsregistrering
Systematisk förvaring
Systematisk förvaring är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till
registrering. Det innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg
bestämt sätt. En naturlig ordning måste finnas t.ex. sortering på personnummer,
fakturanummer eller namn.
Diarieföring
Huvudregeln är att alla ärenden som ska behandlas i den politiska nämnden
diarieförs. Därutöver ska diarieföring ske av allmänna ärenden som är av vikt och
där det finns behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden.Registrator
ska snabbt ha möjlighet att ta fram den information som efterfrågas när det gäller
myndighetens allmänna handlingar.
Registrator ska ha grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna
bedöma vad som är allmänna handlingar och om de är offentliga eller sekretesskyddade samt registrera dem på lämpligt sätt.
9
Ärenderegistrering
Varje nämnd ska ha ett diarium där alla ärenden som ska behandlas i nämnden
registreras. Här kan också handlingar registreras i ärenden som inte resulterar i
beslut i nämnden. Det åligger förtroendevalda och de anställda på förvaltningens
avdelningar och enheter att tillse att registrator får tillgång till de aktuella handlingarna, som kan vara av intresse för allmänheten.
För en nämnd som ansvarar för flera skilda verksamheter kan det vara praktiskt att
ha ett särskilt s.k. förvaltningsdiarium, för ärenden på förvaltningsnivå d.v.s. som
inte resulterar i beslut i nämnden/styrelsen.
Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att alla kan förstå vad ärendet handlar om. Undvik att använda förkortningar, framför allt sådana som förekommer internt. I ärenderubriken bör ingå ett
eller flera sökord.
Handlingar som rör samma ärende förvaras i ett aktomslag. Oavsett om ett ärende
löper under flera år, ska de handlingar som tillhör ärendet alltid läggas i samma
aktomslag. Ärendeakten ska sorteras på det år då ärendet påbörjades.
Objektregistrering
Objektsregistrering kan t.ex. vara att sortera per fastighet.
Posthantering
Varje nämnd och förvaltning ska bestämma rutiner för sin posthantering.
Rutinerna ska uppfylla följande krav:
• Inkommande handlingar bör varje arbetsdag föras in i postlista hos mottagaren.
Då handlingar ska registreras, ska detta ske utan dröjsmål.
• All inkommande skriftlig post ska stämplas med ankomstdatum.
• All post till förtroendevalda och förvaltningen, både skriftlig och e-post, ska
öppnas dagligen. För att underlätta hanteringen av utlämnande av allmänna handlingar bör du som förtroendevald samtycka till att registratorn vid det kommunala
organ som du har förtroendeuppdrag hos får öppna och läsa dina brev och din
e-post i din bortavaro. För dig som anställd bör registratorn eller en annan kollega ha motsvarande möjligheter. En sådan ordning kan du möjliggöra genom att
tilldela den aktuella personen en fullmakt att vid behov öppna dina brev och gå in
på ditt e-postkonto i syfte att söka upp allmänna handlingar för utlämnande när en
sådan begäran har framställts. Vänd dig till IT-avdelningen för information om hur
du praktiskt ska gå till väga för att tilldela någon fullmakt gällande din e-post.
10
Ärenderegistrering
Handlingar, post och e-post skickas ibland direkt till handläggare. Handläggaren
ska då omgående göra en bedömning om handlingen tillhör ett ärende eller av
annan anledning bör diarieföras/registreras, och snarast lämna handlingen till
registrator.
Samma bedömning gäller för upprättade handlingar. Här ska handläggaren även
ange om handlingen är allmän och offentlig eller om handlingen är sekretessskyddad. Även den bestämmelse i sekretesslagen som åberopas, ska anges innan
handlingen vidarebefordras till registrator.
Handlingar behöver inte passera genom registratorn om det av myndighetens
dokumenthanteringsplan framgår att de ska registreras och förvaras på annat sätt.
Postlistor
Post som kommer in centralt på myndigheten/förvaltningen och som inte diarieförs eller registreras där, bör innan den sänds ut till berörd handläggare, avdelning
eller annan myndighet eller förvaltning, skrivas in som inkommen handling i en
postlista. På respektive avdelning/förvaltning diarieför eller registrerar man sedan
på det sätt som krävs enligt lag.
En postlista upprättas i ärendehanteringssystemet Ciceron där handlingarna också
blir sökbara. Den kan också i undantagsfall upprättas i ett Worddokument. Postlistan bör publiceras på kommunens hem-sida så att allmänhet och press kan ta del
av den där.
E-post
E-post ger oss möjligheter att på ett snabbt och enkelt sätt skicka och ta emot brev
dels från vår egen organisation men också från världen utanför kommunens nätverk. För att korrekt kunna hantera den post som vi får och skickar är det viktigt
att du känner till följande:
• Samma regler som för vanlig posthantering
All information som skickas med e-post, eller är lagrad i enskilda medarbetares
eller gemensamma brevlådor ska hanteras enligt samma offentlighets-, sekretessoch arkiv- regler som för konventionellt postbefordrade handlingar.
• E-post klarar inte sekretesskravet
Post som inkommer eller ska skickas utanför kommunens eget nätverk skickas i
ett öppet nätverk som inte är krypterat. Det medför att e-posten inte uppfyller kraven för att skicka handlingar/uppgifter som är sekretesskyddade, eller kan komma
att behandlas som sådana.
11
Ärenderegistrering
E-post kan försvinna
Intern e-post kan skickas med ”mottagarbevis”. Det innebär att du kan få ett
meddelande när ditt brev har öppnats. För extern e-post är detta inte möjligt, vilket
innebär att e-post där t.ex. en felaktig adress har angivits kan försvinna utan att
du får vetskap om det.
Som anställd eller förtroendevald i Falköpings kommun måste du iaktta följande
regler vid elektronisk post.
• Kommunens e-postsystem är ett arbetsverktyg. Det ska användas utan att lagar,
förordningar eller Falköpings kommuns interna regler överträds.
• E-postsystemet får inte brukas på ett sätt som inkräktar på arbetet, medför kostnader eller annan skada för kommunen. • E-postadressen ska inte registreras för eller användas som identifikation för inloggning till applikationer eller system som inte har anknytning till ditt uppdrag
inom kommunen. • Falköpings kommun avråder från automatisk vidarebefordran av e-post från
kommunala e-postadresser till andra e-postadresser. Om du i strid mot vår avrådan
ändå vidarebefordrar till annan e-postadress ska detta meddelas registratorn vid
det kommunala organet som du är verksam inom. Observera att e-post som vidarebefordras riskerar att inte komma fram.
• Alla inkomna och avsända dokument ska hanteras enligt gällande lagar, förordningar och kommuninterna rutiner som finns.
• Som innehavare av elektronisk adress ska du minst en gång varje arbetsdag kontrollera om du fått någon post.
• Den post som bör diarieföras ska omedelbart vidarebefordras till enhetens
re-gistrator. Programmet som används för att hantera elektronisk post är Group
Wise (GW). Inga andra alternativ är tillåtna.
• Vid t.ex. tjänstledighet, semester eller sjukdom, ska e-post som kommer till medarbetarens egen e-postbrevlåda, öpp-nas av någon som fått fullmakt till e-postlådan. (Alternativet är att medarbeta-ren öppnar den själv även vid frånvaro.) OBS!
Endast autosvar med information om frånvaro är en otillräcklig åtgärd.
12
Ärenderegistrering
• Alla anställda och politiker ska ha en egen e-postadress i Falköpings kommun. I
särskilda fall kan IT-avdelningen besluta att andra användare ska tilldelas kommunala e-postadresser.
• IT-avdelningen ansvarar för att e-postadress läggs in i systemet.
• Myndigheter är skyldiga att besvara meddelanden från medborgarna. Svarstid
och service ska vara lika hög oavsett på vilket sätt frågan kommer till myndigheten
• Kommunens intranät, Falnet, är den huvudsakliga kanalen för att informera stora
grupper av anställda.
(För att använda e-post i Falköpings kommun krävs att du tagit del av detta
dokumentet samt ”Säkerhetsinstruktioner för användare”.)
Adressplan för e-post
Falköpings kommun har en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och varje
förvaltning har en egen adress. E-post som skickas till dessa adresser öppnas av
respektive förvaltnings registrator.
Officiell e-postadress
Falköpings kommun [email protected]
Brevlådor med registrator
[email protected]
Valnämnden [email protected]
Socialnämnden [email protected]
Barn- och utbildningsnämnden [email protected]
Tekniska nämnden [email protected]
Kultur-och fritidsnä[email protected]
Kompetens-och arbetslivsnämnden [email protected]
Räddningstjä[email protected]
Byggnadsnämndensta
[email protected]
13
Ärenderegistrering
Personlig e-postadress
Fö[email protected]
Personlig e-postadress med dubbelnamn
fö[email protected] eller
förstanamnet.andranamnet.fö[email protected]
Om det finns flera med samma namn byggs adressen på med på med en bokstav
mellan för- och efternamn. Härefter kommer första lediga bokstav i alfabetet att
användas för denna ”mellanbokstav”.
Ex. [email protected]
Den e-post som kommer till en personlig e-postadress och som ska diarieföras
skickas vidare till lämplig registratorsbrevlåda, se ovan.
E-post och allmänna handlingar
• En handling via e-post, är en allmän handling när den inkommit eller upprättats
hos myndigheten och anses förvarad hos myndigheten.
• Handlingar som överförs via e-post har inkommit när data som representerar
handlingen har nått myndighetens tekniska funktion för att ta emot e-post, d.v.s.
när handlingen inkommit i behörig tjänstemans e-postbrevlåda, registratorsbrevlåda eller myndighetens e-post-brevlåda
• Handlingar som överförs elektroniskt anses upprättade när de expedierats d.v.s.
sänts iväg.
• Att en allmän handling är förvarad innebär att dokumentet finns lagrat hos myndigheten för åtkomst.
• Kallelser till sammanträden inom förvaltningen, interna PM om olika sakförhållanden, minnesanteckningar från personalmöten m.m. blir allmänna handlingar
endast om de arkiveras.
14
Ärenderegistrering
Handlingar som inte är allmänna
Handlingar som inte är allmänna behöver inte lämnas ut till allmänheten eller
registreras. De kan raderas (gallras) omgående.
Följande handlingar är inte allmänna:
• Brev eller e-post som inte är avsedda för myndigheten utan endast ska
vidarebefordras.
• Kursinbjudningar och reklam
• Handling som upprättats eller in-lämnats hos myndigheten endast för
offentliggörande i tidning/tidskrift som utges av myndigheten.
• Privata brev eller skrivelser som överlämnats till myndigheten.
• Promemorior och minnesanteckningar som inte tillför ett ärende några nya uppgifter (OBS! minnesanteckningar som av misstag arkiveras blir allmänna handlingar.)
• Post till förtroendevalda som endast gäller interna partipolitiska frågor.
Handlingar till kommunalråd, nämnds-ordförande eller annan förtroendevald som
endast avser frågor med anknytning till den förtroendevaldes egenskap av företrädare för ett visst parti – utan anknytning till något ärende – är inte allmänna handlingar. Om handlingen rör något ärende – helt eller delvis – är handlingen allmän.
• Post till anställda i sin roll som fackliga förtroendevalda.
• Under beredning eller samråd kan utkast skickas till någon på annan förvaltning
för synpunkter utan att handlingen blir allmän. Till exempel när en myndighet
begär in uppgifter under hand d.v.s. utan formell remiss.
Huvudregeln är annars att handlingar som skickas till annan förvaltning är att
jämställa med skrivelse till annan myndighet och blir allmänna då de expedieras
respektive inkommer.
15
Ärenderegistrering
Bra att tänkta på vid hantering av allmänna handlingar via e-post
• Allmänna handlingar som bör diarie-föras ska vidarebefordras till nämndens
registrator för registrering. Övriga handlingar ordnas enligt nämndens dokumenthanteringsplan eller på sådant sätt att de utan svårighet kan återfinnas.
• Alla allmänna handlingar som ska registreras (eller hållas ordnade så att de utan
svårighet kan återfinnas) ska skrivas ut på papper, om inte annat finns föreskrivet
inom nämndens dokumenthanteringsplan. Sekretess-markerade handlingar ska
alltid registreras.
• Allmänna handlingar som inte ska bevaras, ska gallras enligt myndighetens
dokumenthanteringsplan.
• Alla allmänna och offentliga handlingar via e-post ska skyndsamt och i läsbar
form lämnas ut till den som begär det. Den som vill ha kopior har rätt att få detta
mot avgift som är fastställd av kommunfullmäktige. Se kommunal författningssamling (KFS), Taxa för avskrifter, kopior m.m av allmänna handlingar. www.
falkoping.se
• Digitala upptagningar tillhandahålls på papper. Om dokumentet sänds via e-post
ska det vara skrivskyddat och i PDF-format.
16
Ärenderegistrering
Internetanvändning
• Den som under arbetstid använder internet ska endast surfa på för arbetet relevanta sidor. Vid sidan av ordinarie arbetstid får medarbetare använda kommunens
internetuppkoppling om det kan ske utan att kommunens verksamhet störs.
• Medarbetare får aldrig använda kommunens internetuppkoppling eller datorer
för att surfa på sidor som är olagliga och väcker anstöt eller på annat sätt är kränkande. Om så sker kommer polisanmälan att göras och eventuella arbetsrättsliga
åtgärder att vidtas.
• Cookie- och globalfiler är allmänna handlingar. Reglerna i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen är tillämpliga på dessa
filer.
• I dokumenthanteringsplanen ska det anges när cookie- och globalfiler får gallras.
Cookie- och globalfiler som är upprättade i tjänsten är allmänna handlingar. Vid
en begäran om utlämnande ska särskilt beaktas om filen är upprättad i tjänsten
eller vid sidan om tjänsten.
• Vid en begäran om utlämnande av cookie- och globalfiler ska behörig anställd
eller förtroendevald granska materialet enligt bestämmelserna om sekretess och
personuppgiftsskydd för att avgöra vad som ska utlämnas.
• Text, bilder, dataprogram etc. på internet är skyddat av olika lagar om upphovsrätt. Det är därför inte tillåtet att kopiera eller ladda ner sådant material utan att
upphovsmannen uttryckligen medgett att det är tillåtet.
• Nedladdning och kopiering av programvaror från internet kan ske endast efter
godkännande från kommunens IT-avdelning. Detta gäller även program som benämns som freeware eller shareware.
Om du har frågor, kontakta kommunjuristen tel 88 51 05.
17
