Sharp Optimised Services
kontroll l effektivitet I produktivitet
Den intelligenta hanteringen
av Managed Print Services
Möjligheterna med Managed Print Services
Fakta: upp till 5 % av ett företags avkastning spenderas på
utskrifter, enheter och driftskostnader.*
Ta en titt på företagets olika funktioner: ekonomi,
försäljning, HR, inköp, lager, vad som helst. Alla har en
målsättning och en ansvarig. Allt mäts och utvärderas,
eftersom du vill ha kontroll, effektivitet och produktivitet.
Väldigt få företag har en funktion eller person som
ansvarar för kontroll av kostnaderna för utskrift, kopiering,
scanning eller fax. Ofta köper individer och arbetsgrupper
in utrustning efter hand som deras behov förändras.
Detta leder till:
Varför ska utskrifter – som kan kosta så mycket som 5 %
av din totala avkastning – hanteras annorlunda?
• Svårighet att bibehålla en långsiktig strategi vad gäller
kontorsutrustning
• Ingen korrekt information om de faktiska kostnaderna för
dokumenthanteringen
• Hantering av toner, drivrutiner och annat för olika
märken och modeller
• Utrustning som är överdimensionerad och inte är en bra
investering
• Utrustning som inte är anpassad för verksamhetens
behov, vilket orsakar problem med tillförlitligheten
• Kostnader och hantering av stora lager med diverse
förbrukningsmaterial
• Flera leverantörer och många fakturor
• Oförmånliga avtal
• Onödiga kostnader och ineffektivitet som skulle
vara oacceptabelt i andra delar av företaget
* Källa: Gartner, 2009
Sharp Optimised Services
kontroll l effektivitet I produktivitet
Det här kan Sharps Optimised Services
hjälpa dig med
Fakta: företag som låter oss hantera skrivare, kopiatorer och faxenheter
kan spara mellan 10 % och 30 % av sina utskriftskostnader.*
De flesta företag vet helt enkelt inte hur mycket de
lägger ut på utskrift, kopiering, scanning och faxning av
dokument, eller hur de kan höja produktiviteten och minska
kostnaderna.
Sharps optimeringsexperter har erfarenhet, kunskaper och
verktyg för att ge dig korrekt och detaljerad information,
så att du kan fatta väl underbyggda beslut. Beslut som inte
bara sparar pengar utan även ökar produktiviteten hos de
avdelningar som använder skrivare, kopiator eller scanner.
Och när besluten väl är fattade hjälper vi dig att
implementera och förvalta dem.
Belöningen är kontroll, effektivitet och produktivitet.
Alla arbetsgrupper får exakt den teknik som krävs för
optimal produktivitet, och din utskriftsstruktur blir en
tillgång för företaget i stället för ett resursslöseri.
Detta kan vi göra
Sharp Optimised Services hjälper till med hela kontorets
utskriftsbehov. Vi tar hand om alla skrivar-, kopiator-,
multifunktionssystem-, scanner- och faxbehov, tillhandahåller
förbrukningsmaterial, ansvarar för service och underhåll,
levererar ny utrustning vid behov och, framför allt, hjälper
dig hålla kostnaderna nere.
Att minska kostnaderna är självklart en viktig drivkraft för
Sharp Optimised Services. Men det finns många andra
fördelar.
Exempelvis:
• Få möjlighet till detaljerad användarinformation per
användare, enhet och arbetsgrupp
• Förbättra din avkastning på investeringen genom att optimera användningen
• Spara utrymme och minska underhållskostnaden
genom att byta ut dina äldre maskiner mot färre
multifunktionssystem
• Minska onödiga kostnader och kontrollera dina kostnader
• Öka säkerheten kring information, dokument och nätverk
• Ta fram och implementera de bästa arbetssätten, för en ökad effektivitet på arbetsplatsen
• Minimerat arbete med underhåll, beställningar av
toner och service samt hantering av lokalt lager med
förbrukningsmaterial.
* Källa: Gartner, 2009
rätt plats och få ett effektivare arbetsflöde.
KO
NT
Tillsammans med dig kan vi placera rätt utrustning på
LL
O
R
3 steg som optimerar dina utskrifter
Fakta: företag har normalt upp till 10 gånger så många enheter
som behövs.*
Ofta kan man vinna mycket redan genom att byta ut äldre skrivare och kopiatorer mot moderna multifunktionssystem.
Den senaste, energieffektiva tekniken är mer tillförlitlig, mer produktiv och betydligt billigare i drift. Men det är bara en av
pusselbitarna.
Faktum är att det finns ingen "one-size-fits-all" lösning inom managed print services. Det är därför Sharp Optimised Services
skräddarsys för just din organisations behov och levereras i en beprövad 3-stegsprocess. Vi börjar med att lyssna.
* Källa: IDC, 2009
Nulägesanalys
EFF
EK
Förslag på lösning genom Sharp Optimised Services
Sharp Optimised Services
TET
I
V
TI
AN
kontroll l effektivitet I produktivitet
Analys och konsultation
Vi börjar med att besöka ditt företag och ta reda på vilken utrustning du har, hur den används och
av vem. Vi analyserar dina utskrifts- och kopieringsvolymer, pratar med IT-personal och användare
för att få inblick i deras behov och olika arbetsflöden, och ställer samman resultatet i en preliminär
rapport.
YS
AL
TA
TIO
N
Steg 1
KO
NS
UL
När de initiala resultaten är insamlade, kan vi gå vidare till en komplett granskning. Våra
optimeringsexperter använder de senaste programvaruverktygen för att göra en komplett analys av
dina användarvanor och kostnader, inklusive hur mycket varje arbetsgrupp spenderar på respektive
färg och svartvita utskrifter.
OP
TIM
Vi tar också en titt på din leverantörsbas, din avtalssituation, din supportanvändning och dina
säkerhetsbehov. Kort sagt, du får en helhetsbild.
Optimering och förbättring
I slutet av steg 1 presenterar vi en komplett rapport inklusive kostnadsanalys och användning per
enhet och arbetsgrupp, som sedan kan kontrolleras mot planritningarna.
ING
ER
TR
IN
G
Steg 2
FÖ
RB
ÄT
Informationen, via anpassade och intelligenta programvaror, avslöjar i ett enda ögonkast de svaga
punkterna och var man kan göra effektiva insatser. Vi visar vilka enheter som används för lite och
var dessa i stället ska placeras för bästa effekt, och vilka enheter som överanvänds och därför blir
otillförlitliga och oekonomiska.
Förvaltning och utveckling
När den nya infrastrukturen väl har införts fortsätter vi övervaka den, göra regelbunda kontroller att
kostnaderna har minskat och produktiviteten ökat, jämfört med ursprungsplanen.
NG
NI
LT
IN
G
Steg 3
KL
FÖ
RV
A
Med all information samlad på ett ställe och en tydlig insikt i varje arbetsgrupps behov, kan vi
tillsammans formulera och implementera en plan som ger maximal utdelning med minimala
avbrott.
UT
VE
C
De verktyg vi använder hämtar inte bara in mätaravläsningar från skrivarna och multifunktionssystemen i nätverket, utan tillhandahåller även information i realtid om deras driftstatus. Detta ger
flera praktiska fördelar.
Vi kan ta emot felmeddelanden och vidtar åtgärder (antingen på distans eller genom att skicka en
tekniker), ofta innan du ens är medveten om att problem föreligger. Vi registrerar användningen
av varje maskin och kan skicka exakt rätt förbrukningsmaterial, det vill säga du behöver aldrig bli
stående utan och du har aldrig för mycket. Och när din verksamhet växer har vi all information vi
behöver för att justera din utskriftsstruktur, kanske genom att uppgradera utrustningen eller införa
ett nytt digitalt arbetsflöde.
Den information vi får dokumenteras i rapportform och finns tillgänglig för dig via en webbportal,
där du dygnet runt får tillgång till all information i realtid om samtliga multifunktionssystem och
skrivare.
Sharp Optimised Services
kontroll l effektivitet I produktivitet
4 områden där Sharp Optimised Services
kan förbättra din verksamhet
Sänkta kostnader
Ökad produktivitet
• Korrekt mätning, kontroll och rapport av kostnader
per användare, enhet och arbetsgrupp
• Rätt utrustning på rätt plats ger mer effektiva arbetsflöden
• Punktliga leveranser av förbrukningsmaterial och ingen kostsam lagerhållning
• Optimering av infrastrukturen ökar din produktion
• Utskriftsregler minskar onödiga och felaktiga utskrifter
• Lägre supportkostnader
• Fjärrstyrda hanteringsverktyg som sparar tid och pengar
• Förstärker dina affärsprocesser och ger mer kostnadseffektiva arbetsflöden
• En kontakt för support-, underhålls- och helpdeskfrågor
• Förenklad hantering av förbrukningsmaterial och automatisk mätaravläsning
• Färre driftstopp tack vare automatiska service- och statusvarningar samt optimerade enheter
• Proaktiva och förebyggande serviceåtgärder
• Effektiva inköp och avtal
Snällare mot miljön
Ökad säkerhet
• Minska ditt koldioxidutsläpp med mer effektiva
utskriftsprocesser
• Säkerhet i olika nivåer skyddar information, dokument och nätverk
• Den senaste tekniken ger mindre
miljöpåverkan och lägre energiförbrukning
• Rådgivning angående implementering av säkert arbetsflöde
• Nationella program för återvinning av förbrukningsmaterial
• Användarkontroll och andra processer som skyddar konfidentiell information
• Minimerat antal onödiga utskrifter och mer effektiv
användning av förbrukningsmaterial
• Effektiv kryptering av data under pågående överföring
eller lagring
PRO
DU
• Bättre arbetsmiljö
ITET
V
I
KT
Sharp Optimised Services
Välkommen till Sharp
I flera decennier har Sharp tillverkat snabba, tillförlitliga
skrivare och multifunktionssystem - och skapat nya, mer
produktiva dokumenthanteringsmetoder. Flera av dem har
fått utmärkelser av respekterade, oberoende testinstitut.
Samtliga har levererat en enastående prestanda, som inte
sällan har skapat en helt ny produktivitet på arbetsplatsen.
Sharp är ett globalt företag med lokala representanter i
alla större länder. Vår expertis sträcker sig långt utanför
kontorsutskriftssfären. Idag hanterar vi hela företagets
samlade behov, med innovativa LCD-skärmar, laserdioder,
flashminnen, solceller, luftrenare med plasmacluster och
projektorer, för att bara nämna några områden.
Sharp Electronics (Nordic) AB
Box 14098 • SE-167 14 Bromma, SWEDEN
Tel: +46 (0)8-634 36 00 • Fax: +46 (0)8-634 36 10
www.sharp.se
Design och tekniska specifikationer kan ändras utan föregående meddelande. All information var korrekt vid
tryckningen. Alla företagsnamn, produktnamn och logotyper är varumärken eller registrerade varumärken som
tillhör respektive innehavare. ©Sharp Corporation augusti 2010 Ref: Sharp Optimised Services-BR
Alla varumärken erkänns. E&OE.
tryckhuset..com -11
Om du önskar mer information, besök gärna
www.sharp.eu
