SÅ LYCKAS DU MED
DITT MÄSSDELTAGANDE
– CHECKLISTA FÖR
UTSTÄLLARE
2016 SVETSAS
BRANSCHEN
SAMMAN.
IGEN.
H
ur kommer det sig att vissa utställare kommer hem från mässan med mängder av
nya leads och vissa med få. Är det konjunkturen som avgör – eller finns det andra
orsaker? Vi vågar påstå det senare. Med 50 års mässerfarenhet i bagaget kan vi se
att de utställare som lyckas allra bäst är de som planerat och målmedvetet jobbat med sitt
mässdeltagande. Framgångar kommer som sagt sällan av en slump.
Vi har därför tagit fram denna checklista som vi hoppas kan hjälpa dig att förbereda
och genomföra ert mässdeltagande på bästa sätt. Men håll utkik, ytterligare tips och
information presenteras i kommande nyhetsbrev och på webben. Lycka till!
NU!
Planera ditt mässdeltagande
Mars
Berätta vad ni planerar inför mässan
Börja med att sätta upp ett mål för mässan och vilket budskap
ni vill nå ut med. Ska ni lansera en ny produkt? Vill ni nå nya
branscher? Eller profilera ert varumärke? Fundera, diskutera
och sätt ert mål på pränt. Det ni bestämmer er för ska sedan
genomsyra hela ert mässarbete, från era inbjudningar till
uppföljningsarbetet.
Har ni bokat hotell än? Om inte, kontakta Destination
Jönköping och ange att ni är utställare på mässan.
På hemsidan finns möjlighet att via enkla formulär skicka in
dina planerade aktiviteter. Vi sammanställer aktiviteterna och
marknadsför ert program till besökare.
November – maj
Berätta att du ska ställa ut på mässan!
Mässans marknadsföring är redan igång med bl a annonser och
nyhetsbrev. Tillsammans kan vi se till att locka rätt besökare till
mässan. Lägg med mässans logo i dina annonser, avsändare i
e-mail och annan kommunikation.
November – december
Planera och utforma din monter
En bra monter är inbjudande och lockande för besökaren.
­Den ska också skapa förtroende och intresse!
Har ni inte egna resurser eller tid för detta, anlita expertis.
Elmia Monterservice/Monterdesign designar, ritar, bygger och
ser till att du har teknisk utrustning och annat nödvändigt. Du
kan få hjälp med både små och stora uppdrag. På hemsidan
har vi samlat praktisk information som Utställarguide och
­Teknisk guide under Planera ditt mässdeltagande.
December
Boka reklamexponering
Berätta att du ska ställa ut och se till att du syns. Planera in och
boka den exponering ni kan dra nytta av. Det finns exempelvis
möjligheter att ha banners på mässans hemsida, annonsera i
mässkatalog och synas på strategiskt viktiga platser på själva
mässområdet. Men tänk på att de bästa platserna går först.
Vi kör med principen först till kvarn...
Januari – mars
Planera aktiviteter i er monter
Aktiviteter i montern lockar dina besökare och skapar nyfikenhet.
Det kan vara allt från att servera riktigt goda espressos till att
arrangera demovisningar och tävlingar. Tänk ut aktiviteter som
passar ert mål och det budskap ni vill föra ut. Informera era
kunder om detta i förväg och se till att besökarna kommer till
just din monter!
Februari – april
Bjud nya och befintliga kunder
till din monter
Låt inte slumpen avgöra vilka du möter på mässan, bjud in
de företag du vill träffa och se till att så många som möjligt
­kommer till just dig! Med Elmias inbjudningsverktyg är det
enkelt fixat. Med detta kan du beställa fria inbjudningskort
och ladda hem en unik kod som ger dina kunder fri entré till
­mässan. Sista dag att beställa inbjudningskort är 4 april.
1 april
Lämna uppgifter till mässkatalogen
Mässlatalogen och produktregistret är besökarens verktyg för
att hitta rätt på mässan när de letar efter nya leverantörer och
intressanta utställare. Fyll i din företagspresentation och ditt
produktregister noga – och i tid – så ökar träffsäkerheten. Att
fylla i produktregister är en förutsättning för att besökarna ska
hitta ditt företag i den kostnadsfria onlinematchningen.
5 april
Deadline för beställning av
monterdesign/byggnation
Boka och beställ den hjälp ni behöver för att bygga/utforma
er monter.
April
Förbered din leads-lista
Lägg grunder för effektiv hantering av de kontakter ni knyter på
mässan genom att logga in till Elmias kostnadsfria webbverktyg
Leads. Med Leads kan ni se era förregistrerade besökare, ladda
ner kontaktuppgifter på besökarna som ni registrerar i montern
och förenkla uppföljningen efter mässan. Förenkla registreringen
i montern genom att förbereda inställningarna i Leads.
TIPS
Tänk på att det är kombinationen av inbjudan,
monter, aktiviteter, monteragerande och uppföljning
som påverkar besökarens minnesbild. Se till att få en
röd tråd genom alla dessa delar. Med god planering
och genomtänkt strategi ökar du dina chanser
att lyckas.
April – maj
Lyft fram era nyheter – locka press och
besökare
Både besökare och journalister är nyfikna på nyheter som
presenteras på mässan. Logga in med ert utställarlogin för mer
information och för att skicka in pressmaterialet som vi sedan
publicerar på hemsidan. Pressmaterialet ska vara kort, koncist
och gärna innehålla en bild. Pressmaterial kan även lämnas till
presscenter under mässan.
April – maj
Peptalk med personalen
En viktig del i förberedelsearbetet är att förankra era mål hos
personalen så att de är motiverade och ”på tårna”.
Samla personalen och ha en gemensam uppladdning inför
mässan där ni samlar kraft, glädje – och säkerställer att alla
vet vilka målen är och vad som ska göras för att nå dessa.
Glöm inte enkla saker som raster, mat och att fylla på med
vätska. Ge er personal bra förutsättningar att orka jobba
effektivt under hela mässan.
Nu!
Planera ditt mässdeltagande
Nu!
Boka hotell
November – maj
Berätta att du ställer ut på mässan
November – december
Planera och utforma din monter
December
Boka reklamexponering
Januari – mars
Planera aktiviteter i er monter
Februari – april
Bjud nya och befintliga kunder
till din monter
Mars
Berätta vad ni planerar inför
mässan
10 – 13 maj
Mässa
1 april
Lämna uppgifter till
mässkatalogen
Det är nu det är dags att agera! Var aktiv och utåtriktad, möt
människor – och lyssna på dem. Använd Leads för att enkelt
ladda ner din besökares kontaktuppgifter. Efter avslutat
­samtal, doku­mentera vad ni kom fram till och vad som ligger
på dig att göra. Och kom ihåg att ha kul!
5 april
Deadline för beställning av
monterdesign/byggnation
och inbjudningskort
Maj – juni
Uppföljning och utvärdering
April
Förbered din leads-lista
Hemkommen från mässan är det lätt att prioritera allt som blivit
liggande medan du inte varit på plats. Men glöm för den delen
inte bort dina nya leads och löften från mässan. Följ upp dina
kontakter, skicka de offerter du utlovade etc. Logga in med ert
weblogin för att jobba vidare med kontaktunderlagen i Leads.
Det är också nyttigt att göra en utvärdering av mässan.
Vad fungerade bra och vad var mindre bra? Skriv ned och ta
med till nästa mässplanering. Det finns inget som inte går att
göra bättre!
April – maj
Peptalk med personalen
10 – 13 maj
Mässa
Läs mer på vår hemsida elmia.se/svets
Alla beställningar görs via
hemsidan. Gå till ”För utställare”,
och logga in på Mina sidor med
ditt weblogin.
April – maj
Lyft fram era nyheter
– locka pressen
Vi kommer löpande
serva med mer
information, tips och
fakta både på hemsidan
och i nyhetsbrev. Men
har du frågor redan nu
­– ring oss!
Maj – juni
Uppföljning och utvärdering
Kontakta oss på Elmia Svets
Utställarsupport
Siv Karlsson
[email protected]
Tel +46 36 15 22 06
Monterdesign
Eva Alexandersson
[email protected]
Tel +46 36 15 22 73
Jenny Arvidsson
[email protected]
Tel +46 36 15 22 23
Johanna Bjurevik
[email protected]
Tel +46 36 15 22 24
Nina Wilson
[email protected]
Tel +46 36 15 22 75
Försäljning
Patrik Swenzén
[email protected]
+46 8 662 75 67
Inbjudningskort,
utställarkort,
byggnationskort och
parkeringskort
Siv Karlsson
[email protected]
Tel +46 36 15 23 06
Internet: www.elmia.se/svets
