EXEMPEL PROTOKOLL EXTRA ÅRSMÖTE för beslut att företräda föreningen i samtliga angelägenheter i Sala Sparbank. Föreningens namn och organisationsnummer Datum Plats Närvarande Se bilaga. § 1 Mötets öppnade Mötet öppnas. § 2 Val av ordförande, sekreterare och justeringsman/män Till ordförande för mötet utses…………………………………………….................................... Till sekreterare för mötet utses…………………………………………....................................... Till justeringsman/män utses……………………………………………………………………….. § 3 Mötets utlysande Kallelse till mötet har skett genom …………….…………………………………………………… Mötet förklarar att kallelse skett enligt stadgarna. § 4 Godkännande av dagordning Dagordning § 5 Företrädare i samtliga angelägenheter Mötet beslutar 1. Inledande av bankförbindelse beslut att ingå avtal med Swedbank att utse företrädare för föreningen Samtliga godkände dagordningen. att utse ……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… ange namn och personnummer att var för sig två i förening (VAR GOD STRYK ETT ALTERNATIV) företräda föreningen i samtliga angelägenheter vid ingående av avtal om produkter och tjänster samt förfoga över föreningens engagemang i Sala Sparbank samt underteckna erforderliga handlingar. Disponera föreningens produkter och tjänster med (välj ett av nedanstående alternativ): alla id-metoder; för närvarande egen eller företagskopplad internetbanksdosa, mobilt bankid, eller bank-id på kort endast företagskopplad dosa Tjänster via Telefonbanken och Bankkort är personliga och kan utföras endast av en person. I de fall företrädare utsetts att två i förening företräda föreningen krävs särskilt beslut om företrädare ändå ensam får använda tjänster i Telefonbanken och Bankkort enligt § 4 Personliga tjänster. I annat fall utgår § 6. § 6 Personliga tjänster Mötet beslutar att utöver vad som angivits i § 5 ovan att utse ……………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………. ange namn och personnummer att var för sig ta emot: bankkort, kod till Telefonbanken, för disposition av föreningens engagemang i Sala Sparbank samt för föreningens räkning ingå avtal om tjänster och produkter med Sala Sparbank i föreningens samtliga angelägenheter. § 7 Återkallelse av tidigare utsedd företrädare Mötet beslutar att återkalla ………………………………………………………………………………………….., ange namn och personnummer rätt att företräda föreningen och utföra tjänster i banken. § 8 Avslutning Mötet avslutas Vid protokollet: Justeras: ……………………………………………… ………………………………… ………………………….. Kopia av ovanstående protokoll vidimeras: ……………………………………………………… Namnteckning ……………………………………………………… Namnteckning ……………………………………………………… Namnförtydligande ………………………………………………………. Namnförtydligande Bifogade handlingar Föreningen ska vid inlämnandet av vidimerad kopia av detta protokoll bifoga: föreningens stadgar med påskrift av styrelseledamot att det är ”nu gällande stadgar”, datum, namnteckning och namnförtydligande, handling från skatteverket utvisande organisationsnummer vidimerad kopia av de två senaste årens årsmötesprotokoll, Vidimering av kopia av handlingar sker genom att man skriver: ”Vidimeras :” Två andra personer än den/de som har utsetts till företrädare undertecknar kopian av protokollet och skriver namnförtydliganden samt sin adress och sitt telefonnummer. Bankens noteringar Bifogade handlingar Inlämnad (datum klockslag) Stadgar Inlämnad av (Namn + Id-kontroll, Id-kortsnummer anges ) Årsmötesprotokoll Skatteregistreringsnummer P-id / Signatur P-id / Signatur Granskad Aviserad per telefon/post Registrerad P-id / Signatur Återkallad Datum och klockslag Återkallad av namnteckning P-id / Signatur ANVISNINGAR TILL OVANSTÅENDE EXEMPEL ALLMÄNT OM FÖRENINGAR OCH FÖRETRÄDARE Banken tillhandahåller, på bankens externa hemsida, Information till ideella föreningar avseende bankaffärer. Där framgår att ideell förening särskilt måste besluta om vem eller vilka som ska företräda föreningen och vilka rättshandlingar den personen eller de personerna får utföra för föreningens räkning. Sådant beslut ska fattas av styrelsen eller årsmötet beroende på vad som angivits i stadgarna. Årsmötet kan fatta beslut för föreningen i alla angelägenheter om det inte begränsas i stadgarna. Styrelsen kan besluta i de ärenden som delegerats till styrelsen enligt årsmötesbeslut eller enligt stadgarna. Banken tillhandahåller detta exempel på protokoll för att förenkla för föreningen att fatta de för banken nödvändiga besluten för föreningens bankaffärer . Exemplet är endast avsedd för de fall där en eller två personer ska företräda föreningen. Föreningen kan givetvis fatta egna beslut utan att använda detta exempel. Exemplet ger företrädare rätt att företräda föreningen i samtliga angelägenheter. Företrädare kan således företräda föreningen i allt avseende affärer med Sala Sparbank. Formuleringen i de protokoll där föreningens företrädare utses är viktig. Det ska tydligt beskriva vad företrädaren får göra för föreningens räkning. I de fall företrädaren inte får företräda föreningen i samtliga angelägenheter ska det tydligt framgå vad företrädaren får göra. Den som tar emot uppdrag att företräda föreningen åtar sig redovisningsansvar över de handlingar som utförs för föreningens räkning. ALLMÄNT OM UPPRÄTTAT PROTOKOLL Beslut i protokoll som lämnats till banken gäller tills föreningen i nytt protokoll beslutar att uppdraget ska upphöra eller förändras och överlämnar protokollet till banken. Banken förbehåller sig rätten att avgöra om protokoll kan godkännas. UPPRÄTTANDE AV PROTOKOLL. Protokoll upprättas med angivande av den person eller de personer som utses samt omfattningen av uppdraget. Disposition av tjänster och produkter i banken kan ske med olika tekniska lösningar. Om föreningen väljer alla id-metoder kan disposition för närvarande ske med egen eller företagskopplad internetbanksdosa, mobilt bank-id och id på kort. Föreningen kan begränsa dispositionen till att enbart gälla företagskopplad dosa. Observera att Telefonbankens tjänster och Bankkort enbart kan utföras av en person. Om protokollet gäller endast för två personer i förening stryks paragraf 4 personliga tjänster. Kopia av protokoll ska vara vidimerat av andra personer än den/de som har utsetts till företrädare. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER De personuppgifter avseende fullmaktsgivare och fullmaktshavare som lämnas till banken i denna fullmakt, kommer att behandlas i datasystem hos banken och hos dess dotterbolag i Swedbankkoncernen i den utsträckning som behövs för att tillhandahålla och administrera de produkter och tjänster som fullmakten omfattar. Det kan också förekomma att personuppgifterna behandlas i datasystem hos företag och organisationer med vilka banken och de bolag i Swedbankkoncernen som berörs av ifrågavarande tjänster samarbetar. Personuppgifter lämnas dock endast ut om det är tillåtet med hänsyn till banksekretessen. Information om behandling av personuppgifter lämnas av bankens kontor, vilka också tar emot begäran om rättelse av personuppgift.