AVTALSFÖRLAGA LIVSMEDEL, ANBUDSPAKET 1 DNR: UH-2013-157 1.0 1.1 PARTER OCH OMBUD UPPHANDLANDE MYNDIGHETER Upphandlingscenter, 222000-2527, vad beträffar Norrköping- och Linköpings kommun, Finspångs kommun 212000-0423, Kinda kommun, 212000-0399, Söderköpings kommun, 212000-0464, Valdemarsviks kommun, 212000-0431, Lunnevads Folkhögskola och Vretagymnasiet, Landstinget i Östergötland AB, 232100-0040 och Arenabolaget i Linköping AB 556696-9464, å ena sidan har ingått förevarande avtal med Leverantören NN org. nr. xx å andra sidan. Upphandlingscenter undertecknar avtalet på uppdrag av samtliga Avropande myndigheter. 1.1.1 Ombud upphandlande myndigheter Avtal och förhandlingsfrågor Kompletteras vid avtalsskrivning 1.2 LEVERANTÖREN Avtal och förhandlingsfrågor Kompletteras vid avtalsskrivning 2.0 AVROPANDE MYNDIGHETER Linköpings kommun, 212000-0449 Norrköpings kommun, 212000-0456 Finspångs kommun, 212000-0423 Kinda kommun, 212000-0399 Söderköpings kommun, 212000-0464 Valdemarsviks kommun, 212000-0431 Lunnevas folkhögskola och Vretagymnasiet, Landstinget i Östergötland AB, 2321000040. Arenabolaget i Linköping AB, 556696-9464 2.1 OMBUD AVROPANDE MYNDIGHETER Kompletteras vid avtalsskrivning 3.0 OMFATTNING Avrop av livsmedel inom nedan angivna varugrupper, i enlighet med de krav och villkor som ställts upp i det förfrågningsunderlag som har legat till grund för detta avtal. Varugrupper: Grönsaker, potatis, frukt, m.m., lax, sallader m.m., saft, drycker, nutrition, konserver, kolonial, mejeri och ägg enligt vad som framgår av detta avtal och bilaga ”Anbudspaket 1”. 4.0 RAMAVTALSTID Ramavtalet gäller under två (2) år. Ramavtalsperioden är från och med 2014-06-01 till och med 2016-05-31. Upphandlingscenter har rätt att förlänga ramavtalet med ett (1) + ett (1) år, förlängningen ska skriftligt meddelas Leverantören nio (9) månader innan avtalstidens utgång. Efter samråd med Upphandlingscenter har respektive avropande myndighet rätt att avstå förlängning av ramavtal. 5.0 HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE Sid 1(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. 6.0 6.1 A. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, som undertecknats av parterna. B. Detta avtal. C. Förfrågningsunderlag daterat 2013-12-10 D. Leverantörens anbud PRISER PRISJUSTERINGAR Prisjustering för tiden 2013-12-02 – 2014-05-31 görs med SPI-index november 2013 och april 2014, kolumn K, summa kommun, för samtliga positioner. Leverantören aviserar prisjusteringar med indexunderlag och härledbar beräkning inklusive en prisfil till Upphandlingscenters ombud en (1) vecka innan avtalsstart, 2014-06-01. Därefter sker prisjustering för nästkommande sex (6) månaders period med SPIindex för mars 2014 och augusti 2014 och träder i kraft 2014-12-01. För prisjustering 1 juni 2015 gäller index för september 2014 och februari 2015. Leverantören aviserar prisjusteringar med indexunderlag och härledbar beräkning inklusive en prisfil till Upphandlingscenters ombud en (1) månad innan ikraftträdande. Därefter aviseras och genomförs prisjusteringar enligt denna modell för resten av avtalsperioden. 6.2 MERVÄRDESSKATT Tillkommer enligt lag. 7.0 BESTÄLLNING Beställning av beställningsvaror, dvs. ej lagerlagda varor ska ske tio (10) arbetsdagar innan leverans. Leverantören ska fem (5) arbetsdagar innan leverans avisera avropande enhet om beställd volym och vara inte kan levereras. Avropande enhet fakturerar Leverantören 500 SEK varje gång avvikelse i beställd volym och vara sker. Leverans av lagerlagda varor ska kunna ske senast två (2) arbetsdagar efter beställning. Om Leverantören inte kan leverera beställd vara är Leverantören skyldig att leverera vara med lägst samma kvalité till högst samma pris som avtalad vara. Parterna ska vara överens innan leverans om att utbytta varor i alla avseenden är likvärdiga med vad som här avtalats. Vid utbyte ska färsk vara ersätts med färsk vara, ekologisk vara med ekologisk vara och etiskt märkt vara med etiskt märkt vara. 7.1 LEVERANSADRESSER, LEVERANSDAGAR OCH LEVERANSTIDER Av bilaga ”Adressförteckning” framgår leveransadresser, leveransdagar och leveranstider för respektive avropande myndighets enheter. Leveransadresser och leveransdagar kan tillkomma eller avgå under hela ramavtalsperioden. Då helgdag infaller på en leveransdag (måndag-fredag) ska Leverantören ta fram ersättningsdagar för leveranser. Leverantören ska lämna en förteckning på ersättningsdagar i januari (första avtalsåret i juni) och avse ersättningsdagar för helgdagar. Detta meddelas Upphandlingscenters ombud. 7.2 FÖRSENAD LEVERANS Försening som innebär att vara måste anskaffas från annan Leverantör eller att ändringar i matsedlar måste genomföras med annan vara betraktas som avsevärd försening vilket ger rätt till hävning av beställning samt ersättning för de merkostnader som uppkommer med anledning av de anskaffningar (s.k. täckningsköp) som enheten gör. Sid 2(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 Med försening avses också brist i leverans och kvalitetsbrist i vara. Med kvalitetsbrist avses bl.a. kross, utgånget datum, fel temperatur, inkurans och ej uppnådd kvalitet enligt Förfrågningsunderlag daterat 2013-12-10. Vid försenad leverans ska Leverantören kontakta avropande enhet och meddela detta. Det åligger Leverantören att betala övertidsersättning per påbörjad timme då avropande enhets personal måste vara kvar efter ordinarie arbetstid för att ta emot försenad leverans. Det åligger Leverantören att betala avropande enhets transportkostnader vid försenad leverans då avropande enhet får köpa extra transporter från tillagningskök till mottagningskök. 7.3 FELAKTIG LEVERANS Vid leverans av fel vara, eller ej godkänd vara eller då varan saknas gentemot vad som framgår av följesedel ska Leverantören då avropande enhet påtalar detta, omgående se till att avropande enhet får beställd vara om denne så begär. 7.4 LEVERANSVILLKOR Leverans ska ske fritt till av avropande enhet anvisad plats inomhus och anses överlämnad först efter underskrift härom. En specificerad följesedel ska medfölja leveransen. 7.5 TEMPERATURKONTROLL AV ANKOMMANDE KYLVAROR Temperaturkontroll av varorna verkställs hos avropande enhet genom dennes försorg. Leverantören ska ge avropande enhet skälig tid för kontroll. Vid tveksamhet om temperaturen görs en dubbelkontroll. En genomgång genomförs av loggboken i bilen och avropande enhets temperatur. Detta ska ske innan bilen lämnar avropande enhet. Den senast kalibrerade mätutrustningens temperatur gäller. 7.6 HÅLLBARHET Levererade mejerivaror ska ha en kvarvarande hållbarhet på minst fem (5) dagar från leveransdagens datum. 7.7 EMBALLAGE OCH LASTBÄRARE Emballagekostnader och eventuella lasttillbehör och lastbärare ska ingå. Lastpallar får ej användas. Leverantören svarar även för återtagning och borttransport av lastbärare. Återtagning ska ske i samband med nästkommande leverans. Avropande enhet ansvarar ej för förvaring av returemballage som lämnats kvar efter leveranstillfället. Lasttillbehör och lastbärare ska vara inplastade vid leverans på ett sådant sätt att emballaget är fritt från smuts. Varorna ska vara packade så att leveranskontroll och inplockning i förråd underlättas. Varor av samma slag ska packas tillsammans. Kylvaror och torrvaror får packas på samma lastbärare om varorna separeras med mellanlägg och transporten sker i kyla. Varor får inte packas över överkanten på lastbärarens sidoskydd. Beträffande krav på lastbäraren ur hanteringssynpunkt hänvisas till Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter om belastningsergonomi, AFS 1998:1. 7.8 VARANS EMBALLAGE/FÖRPACKNING Varans emballage/förpackning ska uppfylla gällande lagstiftningar och får inte överföra ämnen till livsmedel i sådana mängder att livsmedlet kan utgöra en risk för människors hälsa eller att överföringen medför oacceptabel förändring av livsmedlets sammansättning, lukt eller smak. Leverantören ska tillhandahålla innehållsdeklarationer på emballage/förpackningar. Det kan vara NormpackCertifikat eller annan dokumentation. Emballage får inte innehålla återvunnet returfiber. Sid 3(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 7.9 DELADE FÖRPACKNINGAR Det åligger Leverantören att dela förpackningar på de positioner där ”DELAS” anges. På dessa varor utgår inget delningspåslag. 7.10 UTBYTE AV VAROR Ändring av vara som avser kvalitet, fabrikat, etc. får endast ske efter godkännande av Upphandlingscenters ombud. Leverantören får inte ta initiativ till att en vara utgår i annat fall än om producenten slutat producera varan. Leverantören ska tillhandahålla dokumentation från producenten som visar att de inte längre producerar varan. Byte av förpackning, nytt artikelnummer eller ändring av någon mindre betydande ingrediens i varan innebär inte att en vara utgår. Leverantören ska löpande informera Upphandlingscenters ombud om förändringar i sortimentet. Leverantören ska senast 30 dagar innan varan utgår skriftligt meddela Upphandlingscenters ombud detta. Kvalitetsnivån på ersättningsvaran får inte understiga kvaliteten på ursprungsvaran och priset får inte överstiga ursprungspriset. 8.0 PRODUKTUTVECKLING En ständig produktutveckling sker på storhushållsmarknaden. Nya varor som lanseras av Leverantören kan därför, efter beslut av Upphandlingscenters ombud, omfattas av detta avtal. En förutsättning för detta är dock att de nya varorna ingår i det anbudspaket som Leverantören har avtal för och är av väsentligen samma karaktär som befintliga varor inom anbudspaketet. Priset för ny vara enligt ovan får inte överstiga priset (per relevant vikt- eller volymenhet) för den mest likartade befintliga vara som Leverantören har inom anbudspaketet med mer än 5,0 %. 9.0 LOGISTIKERSÄTTNING Finspång, Söderköping, Kinda, Valdemarsvik kommuner, Lunnevads Folkhögskola och Vretagymnasiet, Landstinget Östergötland och Arenabolaget i Linköping AB, ska faktureras en logistikersättning en (1) gång/månad på x %. Underlaget för beräkning av logistikersättningen utgörs av fakturerat varuvärde exklusive moms under en månad. Logistikersättning ska faktureras på kundnummernivå nästkommande månad. 10.0 REKLAMATIONER Reklamationer ska kunna ske på telefon och även genom ett webbformulär. Vid reklamation i webbformulär ska återkoppling ske till avropande enhet inom 24 timmar (måndag-fredag). Avropande enhet äger rätt att häva avropet och/eller kräva fullgod leverans eller prisnedsättning motsvarande felet/avvikelsen. Betalning av faktura innebär inte att beställaren avstått från rätten att påtala fel eller brister i aktuell leverans. 11.0 11.1 FORDON TRAFIKSÄKERHET Fordon som används för detta uppdrag på detta avtal ska senast sex (6) månader efter avtalsstart vara utrustade med: 11.2 alkolås som gör att bilen inte går att starta om det finns alkohol i förarens utandningsluft. tunga fordon ska vara utrustade med backkamera. Samma krav gäller för lätta lastbilar som inte har fri sikt bakåt (t.ex. om de saknar bakruta). backsignal LÄTTA FORDON (MAX 3,5 TON) Sid 4(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 Vid genomförandet av detta uppdrag ska senast sex (6) månader efter avtalsstart lätta lastbilar användas som uppfyller utsläppskrav/är certifierade enligt lägst Euro 5. Detta ska styrkas med uppgifter från Vägtrafikregistret eller motsvarande utländska register. 11.3 TUNGA FORDON (ÖVER 3,5 TON) Vid genomförandet av detta uppdrag ska senast sex (6) månader efter avtalsstart tunga lastbilar användas som uppfyller utsläppskrav/är certifierade enligt lägst Euro 5. Detta ska styrkas med uppgifter från Vägtrafikregistret eller motsvarande utländska register. 11.4 VITE Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande krav enligt 11.1, 11.2 och 11.3 utgår ett avtalsvite med 50 000 SEK vecka till Upphandlingscenter. 12.0 12.1 FAKTURERING, BETALNING FAKTURA Fakturan till Linköpings kommun, utställs på och sänds till Scanningcentralen, 581 81 Linköping. Fakturan ska alltid märkas med ett referensnummer (3 siffror och 1 bokstav). Faktura till Söderköpings kommun utställs på och sänds till Söderköpings kommun, Planerings- och ekonomikontoret, 614 80 SÖDERKÖPING Avroparens referenskod (4 siffror) anges under ”Er referens” Faktura till Norrköpings kommun utställs på och sänds till Norrköpings kommun, Fakturaskanningen, Refkod XXXX, 601 69 Norrköping. Faktura till Valdemarsviks kommun utställs på och sänds till Valdemarsviks kommun, Scanningcentralen, Ansvar XXXX, Storgatan 37, 615 80 VALDEMARSVIK. Faktura till Kinda kommun utställs på och sänds till Kinda kommun, Fakturaskanningen, Box 20, 590 40 KISA, Refkodxxxx Faktura till Finspångs kommun utställs på och sänds till Finspångs kommun, Box 5, 612 21 FINSPÅNG, ZF- nummer. Arenabolaget i Linköping AB, Box 1397, 581 14 LINKÖPING. Faktura till Landstinget i Östergötland, Scanningenheten, PE+Org.enh.nummer 581 85 Linköping. Betalning sker 30 dagar efter mottagen faktura och av avropande enhet godkänd leverans. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. Av fakturan ska framgå organisations- och momsregistreringsnummer, tydlig varubeskrivning, avropare, mottagare, beställnings- och leveransdatum och referenskod. Ofullständig faktura återsändes utan åtgärd. 12.2 ADMINISTRATIVA AVGIFTER För order under 850 SEK utgår en expeditionsavgift på 125 SEK. Inga ytterligare order-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras. Extra leveranser på begäran av avropande enhet debiteras med 200 SEK. 12.3 DRÖJSMÅLSRÄNTA Vid försenad betalning äger Leverantören rätt att tillgodoräkna sig dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor som har reklamerats till Leverantören . 12.4 LINKÖPINGS OCH FINSPÅNGS KOMMUN För beställningar till Linköpings och Finspångs kommuner ska Leverantören inom tolv (12) månader från avtalsstart kunna ta emot beställningar och skicka fakturor i enlighet med SFTIs standarder för e-handel. De rutiner som avses är SFTIs scenario, se www.sfti.se. Sid 5(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 12.5 AVTALSVITE ELEKTRONISK HANDEL TILL LINKÖPINGS OCH FINSPÅNGS KOMMUN Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande elektronisk handel avseende Linköpings kommun enligt stycket ovan utgår ett avtalsvite till Linköpings och Finspångs kommun med 2100 SEK/vecka. Om den bristande fullgörelsen varat mer än sex (6) månader äger Upphandlingscenter rätt att med omedelbar verkan häva avtalet vad gäller kommande leveransbehov till Linköpings och Finspångs kommun. 12.6 ÖVRIGA AVROPANDE MYNDIGHETER Leverantören ska efter särskilt uppdrag vara beredd att övergå till elektronisk handel under ramavtalsperioden. Avtalsvite enligt 13.5 utgår om Leverantören inte fullgör sitt åtagande. 12.7 TEKNIKRABATT En teknikrabatt på en (1,0) % ska lämnas på EDI-beställningar, beställningar på Internet, talsvar och handterminal. Rutin för utbetalning av teknikrabatt överenskommes vid avtalstecknandet. 13.0 13.1 INFORMATION PRISLISTOR, BROSCHYRER MM Leverantören tillhandahåller utan kostnad prislistor, broschyrmaterial och produktinformation. Nettoprislistan ska tillhandahållas i följande media och format: 1 Prislista i digital form, pricat i enlighet med rutiner för E-kommunikationsavtal 2 Prislista över upphandlade nettopriser på Leverantörens webbsida 3 Prislista över upphandlade nettopriser i Microsoft Excel skickas via mejl 4 Prislista över upphandlade nettopriser i pdf format skickas via mejl 5 Prislista över upphandlade nettopriser i pappersformat skickas med post till: Kost och restaurang Linköping, 26 stycken Norrköpings kommun kostenheten, fem (5) stycken Finspångs kommun kostenheten, 30 stycken Valdemarsvik kostenhet, fyra (4) stycken Söderköpings kostenhet, åtta (8) stycken Kinda kommun, tre (3) stycken 6 Pricat i digital form för användning i på marknaden förekommande kostdatasystem All information från Leverantören avseende varor, prislistor etc. som sänds till avropande enheter ska även distribueras till avropande myndighets ombud. 13.2 KUNDNUMMER Samtliga avropande myndigheter ska ha separata kundnummer med unika prislistor. Enheter tillhörande Norrköpings kommuns kostenhet ska ha en egen unik prislista och övriga enheter i Norrköpings kommun en separat prislista. 13.3 TILLKOMMANDE KUNDER Vid uppläggning av eventuellt tillkommande kunder ska kundnummer registreras av Leverantören och återrapportering ske till avropande enhet och Upphandlingscenters ombud inom fem (5) arbetsdagar. Ett vite med 500 SEK/dag utgår för varje försenad dag till avropande enhet. 14.0 STATISTIK Leverantören ska presentera statistik på allt som köps. Statistik ska redovisas i elektronisk form som en datafil i Microsoft Excel. Statistiken ska visa fakturerad kostnad totalt, artikelstatistik med volymer och värde, anbudsvaror samt även varor som köpts utanför anbud, andel inköp av ekologiska varor och etiskt märkta varor. Statistiken ska vara uppdelad per Sid 6(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 avropande myndighet och på kundnummernivå. Leverantören ska tillhandahålla separat statistik för enheter tillhörande LK Kost & restaurang Linköping, Kostenheten Norrköping och övriga enheter i respektive kommun. Av statistiken ska periodens intervall och Leverantörens namn framgå. Leverantören ska även tillhandahålla statistik på inköp av EU-bidragsberättigade mejerivaror på kundnummernivå. Leverantören ska även tillhandahålla statistik på fakturerad logistikersättning. Statistiken ska vara uppdelad på avropande myndighet och på kundnummernivå Statistiken ska tillhandahållas två (2) gånger per år, vecka 28 och vecka två (2). 14.1 VITE Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande statistik enligt stycket ovan utgår ett avtalsvite till Upphandlingscenter med 5 000 SEK/vecka. 15.0 KVALITET Levererade varor och även emballage ska vara innehålls- och kvalitetsdeklarerade enligt gällande lagar. 16.0 SOCIALA OCH ETISKA KRAV Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Varor som levereras till Avropande myndigheter ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 0ch 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet De sociala och etiska kraven kan komma att följas upp genom stickprovskontroller som genomförs av särskilda revisorer upphandlade av svenska kommuner i samverkan via SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI). 17.0 FÖRSÄKRINGAR För att säkerställa att Leverantören kan fullgöra sitt ansvar ska för hela avtalsperioden tecknas och vidmakthållas ett fullgott försäkringsskydd enligt gängse svenska försäkringsvillkor som inkluderar ansvarsförsäkring. Självrisk för försäkringar får uppgå till högst två basbelopp. Leverantören svarar för självrisk vid skada. Bevis om att försäkring tecknats ska överlämnas till Upphandlande myndighets ombud senast vid avtalsstart. Försummar Leverantören detta har Upphandlande myndighet rätt att på Leverantörens bekostnad teckna sådan försäkring. 18.0 SKADESTÅND Leverantören ansvarar för skada som denne, dess personal eller underentreprenör, genom fel eller försummelse eller annars genom att inte uppfylla sina åtaganden enligt detta avtal åsamkar Upphandlingscenter, avropande myndighet eller tredje man. 19.0 FORCE MAJEURE Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i en omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, terrordåd, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, Sid 7(8) AVTAL LIVSMEDEL DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 1 valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, allvarlig smittspridning, miljökatastrof, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i en sådan omständighet som avses i denna punkt. 20.0 HÄVNING Upphandlingscenter äger rätt att häva detta avtal om Leverantören i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Upphandlingscenter äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan av skäl som framgår av 10 kap. 1-2 §§ Lagen om Offentlig Upphandling. Hävning ska vara skriftlig. 21.0 SAMARBETE OCH UTVECKLING Uppföljning av avtalet ska ske gemensamt mellan Upphandlingscenters ombud, avropande myndigheters ombud och Leverantör vid fyra (4) uppföljningsmöten per år. 22.0 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Leverantören får inte överlåta avtalet på annan utan Upphandlingscenters skriftliga medgivande. 23.0 TVIST Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol, med Norrköpings tingsrätt som första instans. Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. den [Datum] För Upphandlande myndighet den [Datum] För Leverantören Organisation Namn titel Sid 8(8)