AVTALSFÖRLAGA VAROR
KYLD MAT
UH-2014-12
1.0
1.1
PARTER OCH OMBUD
UPPHANDLANDE MYNDIGHET
Upphandlingscenter, organisationsnummer 222000-2527.
1.1.1
Ombud upphandlande myndighet
Avtal och förhandlingsfrågor
Kompletteras vid avtalsskrivning
1.2
LEVERANTÖREN
Avtal och förhandlingsfrågor
Kompletteras vid avtalsskrivning
2.0
AVROPANDE MYNDIGHET
Norrköpings kommun, Vård- och omsorgskontoret, organisationsnummer 2220000456.
2.1
OMBUD AVROPANDE MYNDIGHET
Avtal och förhandlingsfrågor
Kompletteras vid avtalsskrivning
3.0
OMFATTNING
Detta avtal omfattar tillagning och distribution av kyld mat till brukare i ordinärt
boende. Volymen är beräknad till ca 400 portioner per dag och gäller utan
förbindelse från Avropande myndighets sida.
På grund av eventuella metod-, struktur- eller organisatoriska förändringar kan inte
Avropande myndighet förbinda sig att beställa angivna volymer, utan Leverantören
är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger
angivna volymer.
4.0
AVTALSTID
Avtalet gäller under ett (1) år och beräknas träda i kraft den 2014-07-01.
Upphandlingscenter har rätt att förlänga ramavtalet med ett (1) år. Efter samråd
med Upphandlingscenter har Norrköpings kommun rätt att avstå förlängning av
ramavtalet.
5.0
HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande
uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning.
6.0
6.1
A.
Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, som undertecknats av parterna.
B.
Detta avtal.
C.
Förfrågningsunderlag daterat 2014-02-04
D.
Leverantörens anbud
KRAVSPECIFIKATION
KRAV PÅ
LEVERANTÖRENS PERSONAL
Distribuerande personal ska personligen presenteras för brukaren innan första
leverans sker. Motsvarande gäller vid personalskifte. All distribuerande personal –
även vikarier, eller underleverantörer – ska kunna visa legitimationshandlingar med
aktuellt foto. Handlingarna ska kunna verifiera att personalen har pågående
anställning och gör distributionen på leverantörens uppdrag.
Sid 1(6)
AVTALS FÖRLAGA
KYLD MAT
DNR UH-2014-12
Personal som distribuerar den kylda maten har tillträde till brukarens bostad och
ska i sitt bemötande visa respekt för brukaren.
6.2
ARBETSSÄTT
Leverantören gör ett första besök tillsammans med hemtjänsten hos den enskilde
brukaren. Det besöket gör personal (kontaktman) tillsammans med Leverantören.
Vid uppstart kommer det att krävas viss tid av Leverantör och hemtjänst. Denna tid
minskar efter att det stora arbetet är genomfört och kommer senare att enbart
gälla nya ärenden.
Leverantören och kontaktman går tillsammans med brukaren igenom matalternativ
och hur man ska beställa. Beställningsblanketten hämtas sedan varannan vecka av
Leverantören samtidigt som med veckans leverans av mat.
6.3
MATSEDEL
Leverantören ska tillhandahålla minst 15 olika rätter varje vecka och av dessa ska
två (2) rätter alltid vara tillagade av helt nötkött och en (1) rätt vara av
nötfärs. Matsedeln ska även innehålla tre (3) vegetariska alternativ. Även
konsistens och specialkoster ska ingå. Ange A-kost och Energikost på matsedeln.
Bröd, dryck och dessert ingår inte.
Matsedeln ska vara varierad och anpassad till helgdagar, årstider, innehålla
husmans- och vegetarisk kost.
6.4
INNEHÅLLSDEKLARATION
Varje matportion ska vara försedd med en tydlig etikett som visar näringsinnehåll,
energivärde, protein, fett, kolhydrater och bäst före datum.
6.5
ENERGIVÄRDE MATPORTION
Matportionens energivärde ska utgöra 20,0 till 25,0 % av rekommenderat
dagsintag på 2 200 kalorier.
6.6
SVENSKA NÄRINGSREKOMMENDATIONER
För all kost gäller att menyalternativen följer Svenska näringsrekommendationer
(SNR) och EES-gruppens rekommendationer (Livsmedelsverkets expertgrupp för
samordning av sjukhuskoster).
6.7
MATPORTIONENS TEMPERATUR
Leverans i enlighet med av Leverantören angivna hanteringsnormer för producerad
kyld mat. Matportionens temperatur vid leverans till brukaren får inte överstiga +
åtta (8,0) grader.
6.8
LEVERANS
Leverans av portionsförpackningar ska ske en (1) gång i veckan till brukaren och
placeras i brukarens kylskåp av Leverantören.
6.9
FÖRVARING OCH ANSVAR
Leverantören ansvarar för förvaring av den kylda maten och det
livsmedelshygieniska ansvaret. Leverantörens ansvar upphör när maten har ställts
in i brukarens kylskåp eller på annan överenskommen leveransadress.
6.10
LEVERANSADRESSER
Avisering om tillkommande och avgående leveransadresser ska kunna
göras med en (1) veckas varsel.
Vid akuta ärenden ska leverantören senast dagen efter att den fått besked
om en ny brukare leverera till brukaren. Brukarens egna beställning
inlemmas i ordinarie beställningsförfarande inom en vecka.
6.11
SAMARBETE OCH UTVECKLING
Leverantören har i början möten en (1) gång i månaden med varje hemtjänstenhet
för att gå igenom eventuella problem eller förändringar.
Sid 2(6)
AVTALS FÖRLAGA
KYLD MAT
DNR UH-2014-12
Avropande myndighet och Leverantören kommer gemensamt överens om när dessa
möten kan upphöra.
Avropande myndighet kan även påkalla möten om behov uppstår.
Därefter har Avropande myndighet och Leverantören en (1) informationsträff varje
år höst och vår. Leverantören ansvarar för att kalla till informationsträffarna.
6.12
KVALITETSMÅL
Målet är att 90,0 % av brukarna ska vara nöjda med hur maten smakar och
bemötande från den personal som levererar maten. Målet mäts årligen i en (1)
enkät till brukarna. Enkätundersökningen görs av Leverantören i samverkan med
Avropande myndighet.
6.13
BESTÄLLARENS KOSTPROGRAM
Leverantören ska följa Avropande myndighets kostprogram, om inte annat anges i
avtalet. Kostriktlinjer, Handbok kost och motion, Riktlinjer för Norrköpings
kommuns kostverksamhet och Mångfaldsplan bilägges som bilagor till avtalet.
6.14
FELAKTIG LEVERANS
Vid felaktiga leveranser ansvarar Leverantören för samtliga kostnader för att rätta
till detta omgående.
6.15
MIKROVÅGSUGNAR
Leverantören levererar och installerar mikrovågsugnar. Dessa ska vara förinställda
på rätt temperatur och tid för uppvärmning och ska inte kunna användas på annat
sätt. Defekta mikrovågsugnar ska bytas ut och kasseras av Leverantören.
Överblivna mikrovågsugnar ska förvaras och rengöras av Leverantören.
6.16
EMBALLAGE
Emballagekostnader ska ingå.
7.0
7.1
VITE
KVALITETSMÅL
Om kvalitetsmålet inte uppnås, se punkt 6.12 erläggs ett vite om 300 000 SEK av
Leverantören för varje år som kvalitetsmålet inte uppgår till lägst 85,0 % till
Avropande myndighet.
7.2
MATSEDEL
Om Leverantören inte kan tillhandahålla minst 15 olika rätter varje vecka samt
konsistens och specialkoster, se punkt 6.3 erlägger Leverantören ett vite om 50
000 SEK för varje vecka som detta inte uppfylls till Avropande myndighet.
7.3
FORDON
Vid avtalsstart ska Leverantörens fordon drivas med förnybart bränsle samt under
hela avtalsperioden. Med förnybart bränsle menas det bränsle som för närvarande
finns publikt att tillgå på marknaden. Exempelvis etanol (E85), rapsmetylester
(RME) och biogas.
Om Leverantören inte uppfyller detta krav utgår ett avtalsvite med 50 000 SEK
vecka till Avropande myndighet.
8.0
PRISER
Priser enligt prisbilaga är fasta i minst tolv (12) månader från avtalsstart.
8.1
PRISÄNDRINGAR
Begäran om prisändringar ska vara Upphandlingscenter tillhanda senast två (2)
månader innan de beräknas träda i kraft.
Leverantören kan prisjustera med stöd av KPI (Konsumentprisindex) och ska avse
kommande år. Fördelning av index är 75,0% på tabell livsmedel och alkoholfria
drycker och 25,0% på tabell transport, basmånad juli 2014.
Sid 3(6)
AVTALS FÖRLAGA
KYLD MAT
DNR UH-2014-12
Kan överenskommelse om nytt pris inte träffas äger Upphandlingscenter rätt att
skriftligen säga upp avtalet med sex (6) månaders uppsägningstid. Under
uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen.
8.2
MERVÄRDESSKATT
Tillkommer enligt lag.
9.0
9.1
FAKTURERING, BETALNING M M
FAKTURA
Faktura utställs på och sändes till Norrköpings kommun fakturskanningen, 601 69
NORRKÖPING, med angivande av referenskod 281000.
Betalning sker 30 dagar efter mottagen faktura och godkänd leverans.
Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd.
Av fakturan ska framgå F-skattenummer, organisations- och
momsregistreringsnummer, antal portioner och månad. Ofullständig faktura
återsändes utan åtgärd.
9.2
FAKTURAUNDERLAG
Ett fakturaunderlag innehållande brukarens namn, adress, antal levererade
portioner samt leveransdatum av kyld mat ska 1 gång i månaden skickas till varje
hemtjänstområde. Avropande myndighet tillhandahåller underlag på
hemtjänstområden.
9.3
ADMINISTRATIVA AVGIFTER
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras
inte.
9.4
DRÖJSMÅLSRÄNTA
Vid försenad betalning äger Leverantören rätt att tillgodoräkna sig dröjsmålsränta i
enlighet med räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker
från avtal. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade
fakturor.
10.0
10.1
INFORMATION
STATISTIK
Leverantör ska varje månad presentera statistik som omfattas av detta avtal.
Statistiken ska omfatta antal portioner, normalkoster och specialkoster och skickas
till utsedd kontaktperson på Vård- och omsorgskontoret. Statistiken bör redovisas
digitalt i Microsoft Excel.
11.0
SOCIALA OCH ETISKA KRAV
Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Varor
som levereras till Avropande myndigheter ska vara framställda under förhållanden
som är förenliga med:
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 0ch 182
FN:s barnkonvention, artikel 32
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i
tillverkningslandet
den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
De sociala och etiska kraven kan komma att följas upp genom stickprovskontroller
som genomförs av särskilda revisorer upphandlade av svenska kommuner i
samverkan via SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI).
Sid 4(6)
AVTALS FÖRLAGA
KYLD MAT
DNR UH-2014-12
12.0
FÖRSÄKRING
För att säkerställa att Leverantören kan fullgöra sitt ansvar ska för hela
avtalsperioden tecknas och vidmakthållas ett fullgott försäkringsskydd enligt
gängse svenska försäkringsvillkor som inkluderar ansvarsförsäkring.
Självrisk för försäkringar får uppgå till högst två basbelopp. Leverantör svarar för
självrisk vid skada. Bevis om att försäkring tecknats ska överlämnas till
Upphandlande myndighet senast vid avtalsstart.
Försummar Leverantören detta har Upphandlingscenter rätt att på Leverantörens
bekostnad teckna sådan försäkring.
13.0
SKADESTÅND
Leverantören ansvarar för skada som denne, dess personal eller underentreprenör,
genom fel eller försummelse eller annars genom att inte uppfylla sina åtaganden
enligt detta avtal åsamkar Upphandlingscenter, avropande myndighet eller tredje
man.
14.0
FORCE MAJEURE
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt
detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (befrielsegrund), som
ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret
upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering, eller oförutsedda
militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har
sin grund som avses i denna punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som
befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att uppnå befrielse enligt ovan ska part utan dröjsmål skriftligen meddela den
andra parten härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid
befrielsegrundens upphörande.
Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart
det praktiskt kan ske.
15.0
HÄVNING
Upphandlingscenter äger rätt att häva detta avtal om Leverantören i väsentlig
omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots
skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse.
Upphandlingscenter äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan av skäl som
framgår av 10 kap. 1-2 §§ Lagen om Offentlig Upphandling.
Hävning ska vara skriftlig.
16.0
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Leverantören får inte överlåta avtalet på annan utan Upphandlingscenters skriftliga
medgivande.
17.0
TVIST
Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol, med Norrköpings tingsrätt som första
instans.
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var
sitt.
Sid 5(6)
AVTALS FÖRLAGA
KYLD MAT
DNR UH-2014-12
den [Datum]
För Upphandlande myndighet
För Leverantören
Organisation
Namn
titel
Sid 6(6)
