RAMAVTAL MJUKPAPPER, TVÅL, RENGÖRINGSMEDEL MM DNR: UH-2014-290 1.0 PARTER OCH OMBUD Kompletteras vid avtalsskrivning Mellan Upphandlingscenter, 222000-2527, vad beträffar Norrköping- och Linköpings kommun, Finspångs kommun 212000-0423, Katrineholms kommun 212000-0340, Kinda kommun, 212000-0399, Ramunderstaden AB, 556450-5898, Söderköpings kommun, 212000-0464, Valdemarsviks kommun, 212000-0431, Vingåkers kommun, 212000-0308 och Åtvidabergs kommun, 212000-0415 (nedan gemensamt benämnda Upphandlingscenter) har träffat detta avtal med NN org. nr. xx (nedan benämnd Leverantören). Upphandlingscenter undertecknar avtalet på uppdrag av samtliga upphandlande och avropande myndigheter. 1.1 OMBUD 1.1.1 Avtal och förhandlingsfrågor Kompletteras vid avtalsskrivning 1.2 LEVERANTÖREN Avtal och förhandlingsfrågor Kompletteras vid avtalsskrivning 2.0 AVROPANDE MYNDIGHETER Avropande myndigheter är: Linköpings kommun, 212000-0449, Norrköpings kommun, 212000-0456, Finspångs kommun, 212000-0423, Kinda kommun, 212000-0399, Ramunderstaden AB, 556450-5898, Söderköpings kommun, 212000-0464, Valdemarsviks kommun, 212000-0431 och Åtvidabergs kommun, 212000-0415. 2.1 OMBUD AVROPANDE MYNDIGHETER Kompletteras vid avtalsskrivning 3.0 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDE OCH UPPDRAG Leverantörens åtagande och uppdrag är att efter avrop mot fastställda villkor leverera mjukpapper, tvålprodukter, rengöringsmedel och engångsmateriel i enlighet med de krav som framgår av detta avtal och tillhörande frågningsunderlag. 4.0 RAMAVTALSTID Ramavtalet gäller under tre (3) år efter det att båda parter har undertecknat avtalet. Upphandlingscenter har rätt att förlänga ramavtalet med ett (1) år. Respektive upphandlande myndighet har rätt att avstå förlängning av ramavtalet efter samråd med Upphandlingscenter. Förlängning av ramavtalet ska aviseras via e-postmeddelande senast nio (9) månader innan förlängningen ska träda i kraft. 5.0 HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning. A. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, som undertecknats av parterna. Sid 1(6) AVTAL MJUKPAPPER, TVÅL, RENGÖRINGSMEDEL MM DNR: UH-2014-290 6.0 B. Detta avtal. C. Förfrågningsunderlag daterat 2014-04-30. D. Leverantörens anbud PRISER Fast pris gäller under första avtalsåret. Kompletteras vid avtalsskrivning 6.1 PRISJUSTERINGAR För kommande ett (1) års perioder tillåts leverantören justera prisnivån med 2,0 % för respektive år med prisändringsdag den 1 januari. 6.2 MERVÄRDESSKATT Tillkommer enligt lag. 7.0 UTBYTE AV VAROR Ändring av vara som avser kvalitet, fabrikat, etc. får endast ske efter godkännande av Upphandlingscenters ombud. Kvalitetsnivån på ersättningsvaran får inte understiga kvaliteten på ursprungsvaran och priset får inte överstiga ursprungspriset. Utgår en vara ska den ersättas med en likvärdig vara. Parterna ska vara överens om utbytet. 8.0 LEVERANS Leverans ska ske senast 72 timmar efter beställning. 8.1 SAMORDNADE VECKOLEVERANSER De avropande myndigheternas samtliga avrop samordnas till en veckoleverans. Kompletteras vid avtalsskrivning Vid avtalstecknandet överenskommes om en leveransdag för respektive avropande myndighet. 8.2 LEVERANSADRESSER Av bilaga ”Adressförteckning” framgår leveransadresser för respektive avropande myndighets enheter. Leveransadresser kan tillkomma samt avgå under avtalsperioden. 8.3 LEVERANSVILLKOR Leverans ska ske fritt till av avropande enhet anvisad plats inomhus och anses överlämnad först efter underskrift av följesedel. En specificerad följesedel ska medfölja leveransen. 8.4 EMBALLAGE OCH LASTBÄRARE Emballagekostnader och eventuella lasttillbehör och lastbärare ska ingå. Lastpallar får ej användas. Leverantören svarar även för återtagning och borttransport av lastbärare. 9.0 SAMORDNAD VARUDISTRIBUTION Under ramavtalstiden kan Norrköpings kommun komma att införa en distributionscentral (samordnad varudistribution) där leverans av varor till de avropande enheterna omdirigeras och levereras av en tredje part. Om en distributionscentral införs ska Leverantören leverera sina varor direkt till denna. Som en del av övergången till samordnad varudistribution åtar sig Leverantören att ansluta sig till det IT-stöd som används för den samordnade varudistributionen. Omläggningen av leveranser till en distributionscentral ska skriftligen meddelas av Upphandlingscenter minst 90 dagar före införandet. Vid omläggning av leverans till distributionscentral ska fortfarande varan vara packad och märkt för den avropande enheten. Sid 2(6) AVTAL MJUKPAPPER, TVÅL, RENGÖRINGSMEDEL MM DNR: UH-2014-290 10.0 PRODUKTBLAD, SÄKERHETSDATABLAD OCH INTYG PÅ LIVSMEDELSGODKÄNDA VAROR Leverantören ska två (2) månader innan avtalsstart tillhandahålla produktblad, säkerhetsdatablad och intyg på livsmedelsgodkända varor på USB-minnen i efterfrågat antal till upphandlande myndigheters kontaktperson. Produktbladen och intygen ska vara märkta med positionsnummer. 11.0 DISPENSERS OCH HÅLLARE I det fall offererade varor kräver andra dispenserar eller hållare än de som de avropande myndigheterna har i dagsläget ska antagen Leverantör kostnadsfritt stå för följande åtgärder. Nedmontera befintlig utrustning och tillhandahålla samt montera den utrustning som är nödvändig för att de offererade varorna ska kunna användas på avsett sätt. Nedmonterad utrustning ska transporteras till av avropande myndigheter anvisad plats. Befintliga borrade hål i väggar ska användas för uppsättning av utrustning. Inga nya hål för uppsättning får göras. 12.0 12.1 FAKTURERING, BETALNING M M FAKTURA Faktura utställs på och sändes till avropande myndighet. Betalning sker 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och av avropande myndighet godkänd leverans. Leverantören ska kunna erbjuda månadsfaktura. Av fakturan ska framgå F-skattenummer, organisations- och momsregistreringsnummer, tydlig varubeskrivning, avropare, mottagare, beställnings- och leveransdatum. Ofullständig faktura återsändes utan åtgärd. Fakturan ska vara utformad efter följesedeln. Det betyder att de uppgifter som återfinns på följesedeln ska kunna utläsas på tillhörande faktura. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. 12.2 ELEKTRONISK FAKTURA Linköping, Norrköping och Finspångs kommuner För beställningar till Linköping, Norrköping och Finspångs kommuner ska Leverantören inom, 3 månader från avtalsstart kunna skicka fakturor i enlighet med Sfti’s standarder för e handel. 12.2.1 Avtalsvite elektronisk faktura Linköping, Norrköping och Finspångs kommuner Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande elektronisk faktura avseende kommunerna enligt stycke ovan utgår ett avtalsvite till Linköpings kommun, Norrköpings kommun, respektive Finspångs kommun med 2100 SEK/vecka. Om den bristande fullgörelsen varat mer än 6 månader äger Upphandlingscenter rätt för kommunernas räkning att med omedelbar verkan säga upp avtalet, såvitt inte den bristande fullgörelsen kan hänföras till något utanför leverantörens kontroll enligt avsnitt 19.0. 12.2.2 ÖVRIGA KOMMUNER För övriga kommuner ska Leverantören efter särskilt uppdrag vara beredd att inom 3 månader efter förfrågan, övergå till elektronisk handel. I de fall så sker gäller punkt 12.2 och 12.2.1 även för dessa kommuner. 12.3 ADMINISTRATIVA AVGIFTER För order under 500 SEK utgår en leveransavgift på 200 SEK. Inga ytterligare order-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras. 12.4 DRÖJSMÅLSRÄNTA Vid försenad betalning äger Leverantören rätt att tillgodoräkna sig dröjsmålsränta i enlighet med räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor som har reklamerats till Leverantören . Sid 3(6) AVTAL MJUKPAPPER, TVÅL, RENGÖRINGSMEDEL MM DNR: UH-2014-290 12.5 FAKTURADRESSER Linköpings kommun Scanningscentralen + referenskod 581 81 LINKÖPING Avroparens referenskod (3 siffror+ 1 bokstav) och köparens namn ska alltid anges Norrköpings kommun Fakturaskanningen 601 69 NORRKÖPING Avroparens referenskod (6 siffror) anges under ”Er referens” Finspångs kommun Box 5 612 21 FINSPÅNG Fakturan ska märkas med ett ZF- nummer Kinda kommun Fakturascanning Box 20 590 40 KISA Fakturan ska märkas med ett referensnummer Ramunderstaden AB Box 78 614 22 SÖDERKÖPING Söderköpings kommun Fakturaskanningen Ref ZZXXXX 614 80 SÖDERKÖPING Valdemarsviks kommun Fakturaskanningen 615 80 VALDEMARSVIK Avroparens referenskod, versaler VV samt sifferkod max 6 siffror ska anges under ” ER referens” Valdemarsviks kommun Fakturaskanningen 615 80 VALDEMARSVIK Avroparens referenskod, versaler VV samt sifferkod max 6 siffror ska anges under ” ER referens” Åtvidabergs kommun Fack 76 00 90, R 067, 106 37 STOCKHOLM. Fakturan ska märkas med beställarens SA-kod under ”Er referens”. 13.0 13.1 INFORMATION PRISLISTOR, BROSCHYRER MM Leverantören tillhandahåller utan kostnad prislistor, broschyrmaterial och produktinformation. All information från Leverantören avseende varor, prislistor etc. som sänds till avropande enheter ska även distribueras till avropande myndighets ombud. 14.0 STATISTIK Leverantören ska presentera statistik på allt som köps. Statistik ska redovisas i elektronisk form som en datafil i Microsoft Excel. Statistiken ska visa fakturerad kostnad totalt, artikelstatistik med volymer och värde, anbudsvaror samt även varor som köpts utanför anbud. Statistiken ska vara uppdelad per avropande myndighet och på kundnummernivå. Leverantören ska Sid 4(6) AVTAL MJUKPAPPER, TVÅL, RENGÖRINGSMEDEL MM DNR: UH-2014-290 tillhandahålla separat statistik för enheter tillhörande kostenheterna och lokalvårdsenheterna i respektive kommun. Av statistiken ska periodens intervall och Leverantörens namn framgå. Statistiken ska tillhandahållas en (1) gånger per år, vecka fyra (4). 14.1 VITE Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande statistik enligt stycket ovan utgår ett avtalsvite till Upphandlingscenter med 1 000 SEK/vecka. 15.0 KVALITET Levererade varor och även emballage ska vara innehålls- och kvalitetsdeklarerade enligt gällande lagar. 16.0 SOCIALA HÄNSYN - SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR Vid utförandet av tjänster enligt detta ramavtal ska Leverantören följa ILO:s (International Labour Organization) åtta (8) kärnkonventioner. Dessa är följande: Konvention (nr. 29) om förbud mot tvångs- och straffarbete Konvention (nr. 87) om föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten Konvention (nr. 98) om rätten att organisera sig och förhandla kollektivt Konvention (nr. 100) om lika lön för lika arbete, oavsett kön Konvention (nr. 105) om avskaffande av tvångsarbete Konvention (nr. 111) om diskriminering vid anställning och yrkesutövning Konvention (nr. 138) om minimiålder för arbete Konvention (nr. 182) mot de värsta formerna av barnarbete Ovanstående krav kan komma att följas upp genom stickprovskontroller som genomförs av särskilda revisorer upphandlade av svenska kommuner i samverkan via SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI). Vid Leverantörens överträdelse av någon bestämmelse i ovan angivna kärnkonventioner har Upphandlingscenter rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan. 17.0 ANSVAR FÖR SKADA Leverantören ansvarar för samtliga skador som Leverantören, eller annan för vilken Leverantören ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Om Upphandlingscenter och/eller avropande myndighet gentemot tredje man görs ansvarig för inträffad skada, ska Leverantören hålla Upphandlingscenter och/eller avropande myndighet skadeslös. Om Leverantören enligt lag eller rättspraxis har ett s k strikt ansvar för en uppkommen skada, ansvarar Leverantören oavsett föregående stycke för den uppkomna skadan oberoende av om vållande föreligger. Leverantörens ansvar för skada på eller förlust av egendom begränsas till 10 Mkr per skadetillfälle. Vid personskada begränsas Leverantörens ansvar för skada till 10 Mkr per skadetillfälle. Vid ren förmögenhetsskada begränsas Leverantörens ansvar för skada till 1 Mkr per skadetillfälle. Ovan angivna begränsningar gäller inte om Leverantören har orsakat skadan genom grov vårdslöshet eller uppsåt. 18.0 FÖRSÄKRING Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring som täcker Leverantörens ansvar enligt detta avtal. Sid 5(6) AVTAL MJUKPAPPER, TVÅL, RENGÖRINGSMEDEL MM DNR: UH-2014-290 Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till Upphandlingscenter senast vid avtalsstart. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till Upphandlingscenter senast en vecka före det att försäkringen upphör att gälla. 19.0 FORCE MAJEURE Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i en omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, terrordåd, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, allvarlig smittspridning, miljökatastrof, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i en sådan omständighet som avses i denna punkt. 20.0 HÄVNING OCH UPPSÄGNING Upphandlingscenter äger rätt att häva eller säga upp detta avtal om Leverantören i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Upphandlingscenter äger vidare rätt att häva eller säga upp avtalet med omedelbar verkan av skäl som framgår av 10 kap. 1-2 §§ Lagen om Offentlig Upphandling. Hävning och uppsägning ska vara skriftlig. 21.0 SAMARBETE OCH UTVECKLING Uppföljning av avtalet ska ske gemensamt mellan Upphandlingscenters ombud, avropande myndigheters ombud och Leverantör vid ett (1) uppföljningsmöte per år. 22.0 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Leverantören får inte överlåta avtalet på annan utan Upphandlingscenters skriftliga medgivande. 23.0 TVIST Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol, med Norrköpings tingsrätt som första instans. Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. den [Datum] För Upphandlande myndighet den [Datum] För Leverantören Organisation Namn titel Sid 6(6)