AVTALSFÖRLAGA
LIVSMEDEL, ANBUDSPAKET 2
DNR: UH-2013-157
1.0
1.1
PARTER OCH OMBUD
UPPHANDLANDE MYNDIGHETER
Upphandlingscenter, 222000-2527, vad beträffar Norrköping- och Linköpings
kommun, Finspångs kommun 212000-0423, Kinda kommun, 212000-0399,
Söderköpings kommun, 212000-0464, Valdemarsviks kommun, 212000-0431,
Lunnevads Folkhögskola och Vretagymnasiet, Landstinget i Östergötland AB,
232100-0040 och Arenabolaget i Linköping AB 556696-9464, å ena sidan har ingått
förevarande avtal med Leverantören NN org. nr. xx å andra sidan.
Upphandlingscenter undertecknar avtalet på uppdrag av samtliga Avropande
myndigheter.
1.1.1
Ombud upphandlande myndigheter
Avtal och förhandlingsfrågor
Kompletteras vid avtalsskrivning
1.2
LEVERANTÖREN
Avtal och förhandlingsfrågor
Kompletteras vid avtalsskrivning
2.0
AVROPANDE MYNDIGHETER
Linköpings kommun, 212000-0449
Norrköpings kommun, 212000-0456
Finspångs kommun, 212000-0423
Kinda kommun, 212000-0399
Söderköpings kommun, 212000-0464
Valdemarsviks kommun, 212000-0431
Lunnevas folkhögskola och Vretagymnasiet, Landstinget i Östergötland AB, 2321000040.
Arenabolaget i Linköping AB, 556696-9464
2.1
OMBUD AVROPANDE MYNDIGHETER
Kompletteras vid avtalsskrivning
3.0
OMFATTNING
Avrop av livsmedel inom nedan angivna varugrupper, i enlighet med de krav och
villkor som ställts upp i det förfrågningsunderlag som har legat till grund för detta
avtal.
Varugrupper:
Charkvaror, korv, kött, kyckling, smörgåsmat och sous vide, kylvaror enligt vad
som framgår av detta avtal och bilaga ”Anbudspaket 2”.
4.0
RAMAVTALSTID
Ramavtalet gäller under två (2) år. Ramavtalsperioden är från och med 2014-06-01
till och med 2016-05-31.
Upphandlingscenter har rätt att förlänga ramavtalet med ett (1) + ett (1) år,
förlängningen ska skriftligt meddelas Leverantören nio (9) månader innan
avtalstidens utgång.
Efter samråd med Upphandlingscenter har respektive avropande myndighet rätt att
avstå förlängning av ramavtal.
5.0
HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDE
Sid 1(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande
uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning.
6.0
6.1
A.
Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal, som undertecknats av parterna.
B.
Detta avtal.
C.
Förfrågningsunderlag daterat 2013-12-10
D.
Leverantörens anbud
PRISER
PRISJUSTERINGAR
Prisjustering för tiden 2013-12-02 – 2014-05-31 görs med SPI-index november
2013 och april 2014, kolumn B, kött och köttprodukter, för samtliga positioner.
Leverantören aviserar prisjusteringar med indexunderlag och härledbar beräkning
inklusive en prisfil till Upphandlingscenters ombud en (1) vecka innan avtalsstart,
2014-06-01.
Därefter sker prisjustering för nästkommande sex (6) månaders period med SPIindex för mars 2014 och augusti 2014 och träder i kraft 2014-12-01. För
prisjustering 1 juni 2015 gäller index för september 2014 och februari 2015.
Leverantören aviserar prisjusteringar med indexunderlag och härledbar beräkning
inklusive en prisfil till Upphandlingscenters ombud en (1) månad innan
ikraftträdande. Därefter aviseras och genomförs prisjusteringar enligt denna modell
för resten av avtalsperioden.
6.2
MERVÄRDESSKATT
Tillkommer enligt lag.
7.0
BESTÄLLNING
Beställning av beställningsvaror, dvs. ej lagerlagda varor ska ske tio (10)
arbetsdagar innan leverans.
Leverantören ska fem (5) arbetsdagar innan leverans avisera avropande enhet om
beställd volym och vara inte kan levereras. Avropande enhet fakturerar
Leverantören 500 SEK varje gång avvikelse i beställd volym och vara sker.
Leverans av lagerlagda varor ska kunna ske senast två (2) arbetsdagar efter
beställning.
Om Leverantören inte kan leverera beställd vara är Leverantören skyldig att
leverera vara med lägst samma kvalité till högst samma pris som avtalad vara.
Parterna ska vara överens innan leverans om att utbytta varor i alla avseenden är
likvärdiga med vad som här avtalats. Vid utbyte ska färsk vara ersätts med färsk
vara och vara med krav på Miljöstyrningsrådets baskrav med en vara med samma
krav.
7.1
LEVERANSADRESSER, LEVERANSDAGAR OCH LEVERANSTIDER
Av bilaga ”Adressförteckning” framgår leveransadresser, leveransdagar och
leveranstider för respektive avropande myndighets enheter.
Leveransadresser och leveransdagar kan tillkomma eller avgå under hela
ramavtalsperioden.
Då helgdag infaller på en leveransdag (måndag-fredag) ska Leverantören ta fram
ersättningsdagar för leveranser.
Leverantören ska lämna en förteckning på ersättningsdagar i januari (första
avtalsåret i juni) och avse ersättningsdagar för helgdagar. Detta meddelas
Upphandlingscenters ombud.
7.2
FÖRSENAD LEVERANS
Försening som innebär att vara måste anskaffas från annan Leverantör eller att
ändringar i matsedlar måste genomföras med annan vara betraktas som avsevärd
försening vilket ger rätt till hävning av beställning samt ersättning för de
merkostnader som uppkommer med anledning av de anskaffningar (s.k.
täckningsköp) som enheten gör.
Sid 2(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
Med försening avses också brist i leverans och kvalitetsbrist i vara. Med
kvalitetsbrist avses bl.a. kross, utgånget datum, fel temperatur, inkurans och ej
uppnådd kvalitet enligt Förfrågningsunderlag daterat 2013-12-10.
Vid försenad leverans ska Leverantören kontakta avropande enhet och meddela
detta.
Det åligger Leverantören att betala övertidsersättning per påbörjad timme då
avropande enhets personal måste vara kvar efter ordinarie arbetstid för att ta emot
försenad leverans.
Det åligger Leverantören att betala avropande enhets transportkostnader vid
försenad leverans då avropande enhet får köpa extra transporter från tillagningskök
till mottagningskök.
7.3
FELAKTIG LEVERANS
Vid leverans av fel vara, eller ej godkänd vara eller då varan saknas gentemot vad
som framgår av följesedel ska Leverantören då avropande enhet påtalar detta,
omgående se till att avropande enhet får beställd vara om denne så begär.
7.4
LEVERANSVILLKOR
Leverans ska ske fritt till av avropande enhet anvisad plats inomhus och anses
överlämnad först efter underskrift härom. En specificerad följesedel ska medfölja
leveransen.
7.5
TEMPERATURKONTROLL AV ANKOMMANDE KYLVAROR
Temperaturkontroll av varorna verkställs hos avropande enhet genom dennes
försorg. Leverantören ska ge avropande enhet skälig tid för kontroll.
Vid tveksamhet om temperaturen görs en dubbelkontroll. En genomgång
genomförs av loggboken i bilen och avropande enhets temperatur. Detta ska ske
innan bilen lämnar avropande enhet. Den senast kalibrerade mätutrustningens
temperatur gäller.
7.6
HÅLLBARHET
Levererade charkvaror, smörgåsmat och sous vide ska ha en kvarvarande
hållbarhet på minst sju (7) dagar från leveransdagens datum.
7.7
EMBALLAGE OCH LASTBÄRARE
Emballagekostnader och eventuella lasttillbehör och lastbärare ska ingå.
Lastpallar får ej användas. Leverantören svarar även för återtagning och
borttransport av lastbärare. Återtagning ska ske i samband med nästkommande
leverans. Avropande enhet ansvarar ej för förvaring av returemballage som
lämnats kvar efter leveranstillfället.
Lasttillbehör och lastbärare ska vara inplastade vid leverans på ett sådant sätt att
emballaget är fritt från smuts.
Varorna ska vara packade så att leveranskontroll och inplockning i förråd
underlättas. Varor av samma slag ska packas tillsammans.
Kylvaror och torrvaror får packas på samma lastbärare om varorna separeras med
mellanlägg och transporten sker i kyla.
Varor får inte packas över överkanten på lastbärarens sidoskydd.
Beträffande krav på lastbäraren ur hanteringssynpunkt hänvisas till
Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter om belastningsergonomi, AFS 1998:1.
7.8
VARANS EMBALLAGE/FÖRPACKNING
Varans emballage/förpackning ska uppfylla gällande lagstiftningar och får inte
överföra ämnen till livsmedel i sådana mängder att livsmedlet kan utgöra en risk
för människors hälsa eller att överföringen medför oacceptabel förändring av
livsmedlets sammansättning, lukt eller smak. Leverantören ska tillhandahålla
innehållsdeklarationer på emballage/förpackningar. Det kan vara
NormpackCertifikat eller annan dokumentation. Emballage får inte innehålla
återvunnet returfiber.
Sid 3(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
7.9
UTBYTE AV VAROR
Ändring av vara som avser kvalitet, fabrikat, etc. får endast ske efter
godkännande av Upphandlingscenters ombud.
Leverantören får inte ta initiativ till att en vara utgår i annat fall än om producenten
slutat producera varan. Leverantören ska tillhandahålla dokumentation från
producenten som visar att de inte längre producerar varan.
Byte av förpackning, nytt artikelnummer eller ändring av någon mindre betydande
ingrediens i varan innebär inte att en vara utgår.
Leverantören ska löpande informera Upphandlingscenters ombud om
förändringar i sortimentet. Leverantören ska senast 30 dagar innan varan utgår
skriftligt meddela Upphandlingscenters ombud detta.
Kvalitetsnivån på ersättningsvaran får inte understiga kvaliteten på ursprungsvaran
och priset får inte överstiga ursprungspriset.
8.0
PRODUKTUTVECKLING
En ständig produktutveckling sker på storhushållsmarknaden. Nya varor som
lanseras av Leverantören kan därför, efter beslut av Upphandlingscenters ombud,
omfattas av detta avtal. En förutsättning för detta är dock att de nya varorna ingår
i det anbudspaket som Leverantören har avtal för och är av väsentligen samma
karaktär som befintliga varor inom anbudspaketet.
Priset för ny vara enligt ovan får inte överstiga priset (per relevant vikt- eller
volymenhet) för den mest likartade befintliga vara som Leverantören har inom
anbudspaketet med mer än 5,0 %.
9.0
LOGISTIKERSÄTTNING
Finspång, Söderköping, Kinda, Valdemarsvik kommuner, Lunnevads Folkhögskola
och Vretagymnasiet, Landstinget Östergötland och Arenabolaget i Linköping AB,
ska faktureras en logistikersättning en (1) gång/månad på x %. Underlaget för
beräkning av logistikersättningen utgörs av fakturerat varuvärde exklusive moms
under en månad. Logistikersättning ska faktureras på kundnummernivå
nästkommande månad.
10.0
REKLAMATIONER
Reklamationer ska kunna ske på telefon och även genom ett webbformulär. Vid
reklamation i webbformulär ska återkoppling ske till avropande enhet inom 24
timmar (måndag-fredag).
Avropande enhet äger rätt att häva avropet och/eller kräva fullgod leverans eller
prisnedsättning motsvarande felet/avvikelsen. Betalning av faktura innebär inte att
beställaren avstått från rätten att påtala fel eller brister i aktuell leverans.
11.0
11.1
FORDON
TRAFIKSÄKERHET
Fordon som används för detta uppdrag på detta avtal ska senast sex (6) månader
efter avtalsstart vara utrustade med:
11.2
alkolås som gör att bilen inte går att starta om det finns alkohol i förarens
utandningsluft.
tunga fordon ska vara utrustade med backkamera. Samma krav gäller för
lätta lastbilar som inte har fri sikt bakåt (t.ex. om de saknar bakruta).
backsignal
LÄTTA FORDON (MAX 3,5 TON)
Vid genomförandet av detta uppdrag ska senast sex (6) månader efter avtalsstart
lätta lastbilar användas som uppfyller utsläppskrav/är certifierade enligt lägst Euro
5. Detta ska styrkas med uppgifter från Vägtrafikregistret eller
Sid 4(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
motsvarande utländska register.
11.3
TUNGA FORDON (ÖVER 3,5 TON)
Vid genomförandet av detta uppdrag ska senast sex (6) månader efter avtalsstart
tunga lastbilar användas som uppfyller utsläppskrav/är certifierade enligt lägst Euro
5. Detta ska styrkas med uppgifter från Vägtrafikregistret eller
motsvarande utländska register.
11.4
VITE
Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande krav enligt 11.1, 11.2 och 11.3
utgår ett avtalsvite med 50 000 SEK vecka till Upphandlingscenter.
12.0
12.1
FAKTURERING, BETALNING
FAKTURA
Fakturan till Linköpings kommun, utställs på och sänds till Scanningcentralen,
581 81 Linköping. Fakturan ska alltid märkas med ett referensnummer (3 siffror
och 1 bokstav).
Faktura till Söderköpings kommun utställs på och sänds till Söderköpings kommun,
Planerings- och ekonomikontoret, 614 80 SÖDERKÖPING
Avroparens referenskod (4 siffror) anges under ”Er referens”
Faktura till Norrköpings kommun utställs på och sänds till Norrköpings kommun,
Fakturaskanningen, Refkod XXXX, 601 69 Norrköping.
Faktura till Valdemarsviks kommun utställs på och sänds till Valdemarsviks
kommun, Scanningcentralen, Ansvar XXXX, Storgatan 37, 615 80 VALDEMARSVIK.
Faktura till Kinda kommun utställs på och sänds till Kinda kommun,
Fakturaskanningen, Box 20, 590 40 KISA, Refkodxxxx
Faktura till Finspångs kommun utställs på och sänds till Finspångs kommun, Box 5,
612 21 FINSPÅNG, ZF- nummer.
Arenabolaget i Linköping AB, Box 1397, 581 14 LINKÖPING.
Faktura till Landstinget i Östergötland, Scanningenheten, PE+Org.enh.nummer
581 85 Linköping.
Betalning sker 30 dagar efter mottagen faktura och av avropande enhet godkänd
leverans.
Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd.
Av fakturan ska framgå organisations- och momsregistreringsnummer, tydlig
varubeskrivning, avropare, mottagare, beställnings- och leveransdatum och
referenskod. Ofullständig faktura återsändes utan åtgärd.
12.2
ADMINISTRATIVA AVGIFTER
För order under 850 SEK utgår en expeditionsavgift på 125 SEK. Inga ytterligare
order-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras.
Extra leveranser på begäran av avropande enhet debiteras med 200 SEK.
12.3
DRÖJSMÅLSRÄNTA
Vid försenad betalning äger Leverantören rätt att tillgodoräkna sig dröjsmålsränta i
enlighet med räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker
från avtal. Dröjsmålsränta betalas inte för ofullständiga eller felaktigt adresserade
fakturor som har reklamerats till Leverantören .
12.4
LINKÖPINGS OCH FINSPÅNGS KOMMUN
För beställningar till Linköpings och Finspångs kommuner ska Leverantören inom
tolv (12) månader från avtalsstart kunna ta emot beställningar och skicka fakturor i
enlighet med SFTIs standarder för e-handel.
De rutiner som avses är SFTIs scenario, se www.sfti.se.
12.5
AVTALSVITE ELEKTRONISK HANDEL TILL LINKÖPINGS OCH FINSPÅNGS KOMMUN
Sid 5(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande elektronisk handel avseende
Linköpings kommun enligt stycket ovan utgår ett avtalsvite till Linköpings och
Finspångs kommun med 2100 SEK/vecka. Om den bristande fullgörelsen varat mer
än sex (6) månader äger Upphandlingscenter rätt att med omedelbar verkan häva
avtalet vad gäller kommande leveransbehov till Linköpings och Finspångs kommun.
12.6
ÖVRIGA AVROPANDE MYNDIGHETER
Leverantören ska efter särskilt uppdrag vara beredd att övergå till elektronisk
handel under ramavtalsperioden. Avtalsvite enligt 12.5 utgår om Leverantören inte
fullgör sitt åtagande.
12.7
TEKNIKRABATT
En teknikrabatt på en (1,0) % ska lämnas på EDI-beställningar, beställningar på
Internet, talsvar och handterminal.
Rutin för utbetalning av teknikrabatt överenskommes vid avtalstecknandet.
13.0
13.1
INFORMATION
PRISLISTOR, BROSCHYRER MM
Leverantören tillhandahåller utan kostnad prislistor, broschyrmaterial och
produktinformation.
Nettoprislistan ska tillhandahållas i följande media och format:
1 Prislista i digital form, pricat i enlighet med rutiner för E-kommunikationsavtal
2 Prislista över upphandlade nettopriser på Leverantörens webbsida
3 Prislista över upphandlade nettopriser i Microsoft Excel skickas via mejl
4 Prislista över upphandlade nettopriser i pdf format skickas via mejl
5 Prislista över upphandlade nettopriser i pappersformat skickas med post till:
Kost och restaurang Linköping, 26 stycken
Norrköpings kommun kostenheten, fem (5) stycken
Finspångs kommun kostenheten, 30 stycken
Valdemarsvik kostenhet, fyra (4) stycken
Söderköpings kostenhet, åtta (8) stycken
Kinda kommun, tre (3) stycken
6 Pricat i digital form för användning i på marknaden förekommande
kostdatasystem
All information från Leverantören avseende varor, prislistor etc. som sänds till
avropande enheter ska även distribueras till avropande myndighets ombud.
13.2
KUNDNUMMER
Samtliga avropande myndigheter ska ha separata kundnummer med unika
prislistor. Enheter tillhörande Norrköpings kommuns kostenhet ska ha en egen unik
prislista och övriga enheter i Norrköpings kommun en separat prislista.
13.3
TILLKOMMANDE KUNDER
Vid uppläggning av eventuellt tillkommande kunder ska kundnummer registreras av
Leverantören och återrapportering ske till avropande enhet och
Upphandlingscenters ombud inom fem (5) arbetsdagar. Ett vite med 500 SEK/dag
utgår för varje försenad dag till avropande enhet.
14.0
STATISTIK
Leverantören ska presentera statistik på allt som köps. Statistik ska redovisas i
elektronisk form som en datafil i Microsoft Excel.
Statistiken ska visa fakturerad kostnad totalt, artikelstatistik med volymer och
värde, anbudsvaror samt även varor som köpts utanför anbud, andel inköp av med
Miljöstyrningsrådets baskrav. Statistiken ska vara uppdelad per avropande
myndighet och på kundnummernivå. Leverantören ska tillhandahålla separat
Sid 6(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
statistik för enheter tillhörande LK Kost & restaurang Linköping, Kostenheten
Norrköping och övriga enheter i respektive kommun.
Av statistiken ska periodens intervall och Leverantörens namn framgå.
Leverantören ska även tillhandahålla statistik på fakturerad logistikersättning.
Statistiken ska vara uppdelad på avropande myndighet och på kundnummernivå
Statistiken ska tillhandahållas två (2) gånger per år, vecka 28 och vecka två (2).
14.1
VITE
Fullgör Leverantören inte sitt åtagande gällande statistik enligt stycket ovan utgår
ett avtalsvite till Upphandlingscenter med 5 000 SEK/vecka.
15.0
KVALITET
Levererade varor och även emballage ska vara innehålls- och kvalitetsdeklarerade
enligt gällande lagar.
16.0
SOCIALA OCH ETISKA KRAV
Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Varor
som levereras till Avropande myndigheter ska vara framställda under förhållanden
som är förenliga med:
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 0ch 182
FN:s barnkonvention, artikel 32
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i
tillverkningslandet
den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
De sociala och etiska kraven kan komma att följas upp genom stickprovskontroller
som genomförs av särskilda revisorer upphandlade av svenska kommuner i
samverkan via SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI).
17.0
FÖRSÄKRINGAR
För att säkerställa att Leverantören kan fullgöra sitt ansvar ska för hela
avtalsperioden tecknas och vidmakthållas ett fullgott försäkringsskydd enligt
gängse svenska försäkringsvillkor som inkluderar ansvarsförsäkring.
Självrisk för försäkringar får uppgå till högst två basbelopp. Leverantören svarar för
självrisk vid skada.
Bevis om att försäkring tecknats ska överlämnas till Upphandlande myndighets
ombud senast vid avtalsstart. Försummar Leverantören detta har Upphandlande
myndighet rätt att på Leverantörens bekostnad teckna sådan försäkring.
18.0
SKADESTÅND
Leverantören ansvarar för skada som denne, dess personal eller underentreprenör,
genom fel eller försummelse eller annars genom att inte uppfylla sina åtaganden
enligt detta avtal åsamkar Upphandlingscenter, avropande myndighet eller tredje
man.
19.0
FORCE MAJEURE
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt
detta Avtal om underlåtenheten har sin grund i en omständighet (”Befrielsegrund”),
som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart
hindret upphört ska förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, terrordåd, mobilisering eller
oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag,
valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän
varuknapphet, allvarlig smittspridning, miljökatastrof, inskränkningar i fråga om
drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från
Sid 7(8)
AVTAL
LIVSMEDEL
DNR: UH-2013-157, ANBUDSPAKET 2
underleverantör, om förseningen har sin grund i en sådan omständighet som avses
i denna punkt.
20.0
HÄVNING
Upphandlingscenter äger rätt att häva detta avtal om Leverantören i väsentlig
omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots
skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse.
Upphandlingscenter äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan av skäl som
framgår av 10 kap. 1-2 §§ Lagen om Offentlig Upphandling.
Hävning ska vara skriftlig.
21.0
SAMARBETE OCH UTVECKLING
Uppföljning av avtalet ska ske gemensamt mellan Upphandlingscenters ombud,
avropande myndigheters ombud och Leverantör vid fyra (4) uppföljningsmöten per
år.
22.0
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Leverantören får inte överlåta avtalet på annan utan Upphandlingscenters skriftliga
medgivande.
23.0
TVIST
Tvist ska avgöras i svensk allmän domstol, med Norrköpings tingsrätt som första
instans.
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var
sitt.
den [Datum]
För Upphandlande myndighet
den [Datum]
För Leverantören
Organisation
Namn
titel
Sid 8(8)
