Kommunikation vid PIL – policydokument

Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande
Elisabeth Saalman, samordnare
PM
2009-12-10
1/3
Kommunikation vid PIL – policydokument
I PIL – Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande - verksamhetsuppdrag ingår att inom
det högskolepedagogiska området samverka med institutioner och fakulteter vid Göteborgs
universitet, med andra universitet och högskolor samt med externa organisationer och aktörer.
PIL ska erbjuda fysiska och virtuella mötesplatser för dialog om pedagogisk utveckling och
interaktivt lärande och vara en universitetsgemensam resurs.
PIL ska erbjuda en väl fungerande kommunikation med omvärlden både internt inom
universitetet och externt. PIL kommunikation ska svara upp mot Göteborgs universitets
gemensamma policys, regler och handläggningsordningar. Kommunikationen ska kopplas till
PIL strategiska ställningstaganden och ska synliggöra PIL inre kommunikationsarbete.
Både ett utgående och ett inkommande perspektiv behövs på kommunikationen.
Verksamheter vid PIL ska både förmedla och inhämta information till respektive från aktuella
målgrupper. Målsättningen är att ge tydlig och anpassad information till rätt målgrupp, via rätt
kommunikationskanal och vid rätt tidpunkt.
Föreliggande dokument är ett ramverk på policynivå – ett ramverk som pekar ut grunder för
PIL kommunikation. Ansvaret för att detta dokument, denna plan för kommunikation,
används och tillämpas på lämpligt sätt är ansvarig(a) person(er) för respektive pågående PIL
verksamhet.
För att underlätta PIL verksamhetsuppdrag och samverkan arbetar PIL med att upprätta
fungerande kommunikationsplaner för pågående verksamheter. Kommunikationsplanen för
respektive verksamhet ska:

vara ett verktyg i arbetet med att åstadkomma effektiva informationsflöden

tydliggöra kommunikationskanaler internt inom PIL - styrgrupp och PILenheten - och
utåtriktat gentemot Göteborgs universitet – institutioner och fakulteter - och externt
gentemot omvärlden.

vara ett led i att informera samarbetspartners, målgrupper och intressenter om aktuell
verksamhet inom det högskolepedagogiska området
PIL kommunikationsbehov
PIL varumärke behöver vara genomtänkt och tydligt. Vad ska PIL vara – hur ska PIL arbeta?
Hur nås medarbetare vid PIL och vem ska man vända sig till i olika frågor? God
framförhållning är av stor vikt för att potentiella deltagare ska kunna anmäla sig i god tid och
planera sin verksamhet vid respektive institution.
Det är angeläget att klargöra hur kommunikation gentemot olika organisationsnivåer inom
Göteborgs universitet ska ske:






Universitetsledning/ GRUB, FUB, Kvalitetsrådet
Fakulteter/ dekaner, prodekaner, utbildningsledare, studierektorer
Institutioner/ Prefekter, studierektorer
Enskilda anställda lärare/undervisande personal
Deltagare i PIL:s kurser och aktiviteter
Studenter- studentrepresentanter i styrgruppen
Det behöver vara tydligt hur PIL styrgrupp och PILenheten kommunicerar inbördes samt hur
det är tänkt att ledamöterna i styrgruppen i sin tur kommunicerar med sina respektive
fakulteter.
Kommunikationen med gemensamma förvaltningens olika stödverksamheter behöver också
vara tydlig. Exempelvis gäller detta kommunikationen med Informationsavdelningen,
Personalavdelningen, Studentavdelningen och Universitetsbiblioteket.
I varje verksamhets kommunikationsplan behöver ingå en modell för att följa upp och se hur
PIL kommunikation fungerar och vilka önskemål om förbättringar som våra olika målgrupper
har. Kvalitetsaspekter på kommunikation och hur PIL tänker kring ständiga förbättringar
inom kommunikationsområdet behöver synliggöras.
Ytterligare en mycket angelägen uppgift som hänger samman med kommunikationen är att
erbjuda information både på svenska och engelska språket i syfte att ge möjlighet till så
många medarbetare som möjligt vid Göteborgs universitet att ta del av PIL information och
utbud.
Upprättande av kommunikationsplan för PIL verksamheter
För att upprätta kommunikationsplan för en verksamhet behöver flera aktiviteter genomföras:

Målgrupper och samarbetspartners för PIL behöver identifieras och kartläggas

Förutsättningar – organisatoriska och personella - för att samverkan och
kommunikation ska fungera behöver kartläggas

Lämplig(a) mottagare och spridare av information vid institutioner och fakulteter
behöver identifieras

Redan befintliga, användbara informationskanaler, informatörer etc behöver
kartläggas och användas

Informationskanaler för olika slags information – grundläggande information, löpande
information, information om nya aktiviteter, ”vid behov” information etc - behöver
identifieras och beslutas om.

Informations- och nyhetskällor, internt och externt, behöver identifieras och beslutas
om vilka PIL ska använda sig av. Beslut behövs om vad PIL löpande ska bevaka
nationellt och internationellt.

Utskicks-, kontakt- och grupplistor behöver identifieras för att underlätta
kontaktverksamhet och för att nå rätt målgrupper för olika utskick – såväl internt som
externt

Kontaktskapande initiativ och aktiviteter gentemot fakulteter och institutioner behöver
identifieras och användas i kommunikationsarbetet.
2
Typ av information/utskick behöver klargöras; kursinformation, kursanmälan, inbjudningar
till konferenser, seminarier, workshops etc.
Ansvarsfördelning avseende en kommunikationsplans innehåll för varje enskild PIL
verksamhet behöver tydliggöras.
Göteborgs universitets grafiska profil ska följas vid utformning av kommunikationsplan för
varje PIL verksamhet.
Exempel på utformning av kommunikationsplan
Vågräta rubriker i kommunikationsplanen:
Vad; Målgrupp; Kanal; Riktning; Effekt; Tidpunkt; Ansvar
Lodräta rubriker i kommunikationsplanen är PIL verksamheter t ex:






Kursutbud
Högskolepedagogiska kollegiet
Utlysning av projektmedel
Seminarieverksamhet vid PIL
Nyhetsbrev från PIL
etc
Exempel på hur kommunikationsplanen och ingående flöden skulle kunna se ut och fungera
för verksamheten kursutbud.
Id
Vad ska kommuniceras?
Målgrupp Kanal
1
2
3
4
5
Kursutbud BGU SÅ 09/10: Lansering
Kursutbud BGU SÅ 09/10: Påminnelse 1
Kursutbud BGU SÅ 09/10: GUBAS
Kursutbud HIF SÅ 09/10: Lansering
Kursutbud HIF SÅ 09/10: Påminnelse 1
Alla GU
Alla GU
Alla
Alla GU
Alla GU
3
Kalendarium
Riktning
Ut >
Ut >
Ut >
Ut >
Ut >
Effekt
Anmälan
Intresse
Anmälan
Anmälan
Intresse
Tidpunkt Ansvar