Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande Elisabeth Saalman, samordnare PM 2009-12-10 1/3 Kommunikation vid PIL – policydokument I PIL – Pedagogisk utveckling och interaktivt lärande - verksamhetsuppdrag ingår att inom det högskolepedagogiska området samverka med institutioner och fakulteter vid Göteborgs universitet, med andra universitet och högskolor samt med externa organisationer och aktörer. PIL ska erbjuda fysiska och virtuella mötesplatser för dialog om pedagogisk utveckling och interaktivt lärande och vara en universitetsgemensam resurs. PIL ska erbjuda en väl fungerande kommunikation med omvärlden både internt inom universitetet och externt. PIL kommunikation ska svara upp mot Göteborgs universitets gemensamma policys, regler och handläggningsordningar. Kommunikationen ska kopplas till PIL strategiska ställningstaganden och ska synliggöra PIL inre kommunikationsarbete. Både ett utgående och ett inkommande perspektiv behövs på kommunikationen. Verksamheter vid PIL ska både förmedla och inhämta information till respektive från aktuella målgrupper. Målsättningen är att ge tydlig och anpassad information till rätt målgrupp, via rätt kommunikationskanal och vid rätt tidpunkt. Föreliggande dokument är ett ramverk på policynivå – ett ramverk som pekar ut grunder för PIL kommunikation. Ansvaret för att detta dokument, denna plan för kommunikation, används och tillämpas på lämpligt sätt är ansvarig(a) person(er) för respektive pågående PIL verksamhet. För att underlätta PIL verksamhetsuppdrag och samverkan arbetar PIL med att upprätta fungerande kommunikationsplaner för pågående verksamheter. Kommunikationsplanen för respektive verksamhet ska: vara ett verktyg i arbetet med att åstadkomma effektiva informationsflöden tydliggöra kommunikationskanaler internt inom PIL - styrgrupp och PILenheten - och utåtriktat gentemot Göteborgs universitet – institutioner och fakulteter - och externt gentemot omvärlden. vara ett led i att informera samarbetspartners, målgrupper och intressenter om aktuell verksamhet inom det högskolepedagogiska området PIL kommunikationsbehov PIL varumärke behöver vara genomtänkt och tydligt. Vad ska PIL vara – hur ska PIL arbeta? Hur nås medarbetare vid PIL och vem ska man vända sig till i olika frågor? God framförhållning är av stor vikt för att potentiella deltagare ska kunna anmäla sig i god tid och planera sin verksamhet vid respektive institution. Det är angeläget att klargöra hur kommunikation gentemot olika organisationsnivåer inom Göteborgs universitet ska ske: Universitetsledning/ GRUB, FUB, Kvalitetsrådet Fakulteter/ dekaner, prodekaner, utbildningsledare, studierektorer Institutioner/ Prefekter, studierektorer Enskilda anställda lärare/undervisande personal Deltagare i PIL:s kurser och aktiviteter Studenter- studentrepresentanter i styrgruppen Det behöver vara tydligt hur PIL styrgrupp och PILenheten kommunicerar inbördes samt hur det är tänkt att ledamöterna i styrgruppen i sin tur kommunicerar med sina respektive fakulteter. Kommunikationen med gemensamma förvaltningens olika stödverksamheter behöver också vara tydlig. Exempelvis gäller detta kommunikationen med Informationsavdelningen, Personalavdelningen, Studentavdelningen och Universitetsbiblioteket. I varje verksamhets kommunikationsplan behöver ingå en modell för att följa upp och se hur PIL kommunikation fungerar och vilka önskemål om förbättringar som våra olika målgrupper har. Kvalitetsaspekter på kommunikation och hur PIL tänker kring ständiga förbättringar inom kommunikationsområdet behöver synliggöras. Ytterligare en mycket angelägen uppgift som hänger samman med kommunikationen är att erbjuda information både på svenska och engelska språket i syfte att ge möjlighet till så många medarbetare som möjligt vid Göteborgs universitet att ta del av PIL information och utbud. Upprättande av kommunikationsplan för PIL verksamheter För att upprätta kommunikationsplan för en verksamhet behöver flera aktiviteter genomföras: Målgrupper och samarbetspartners för PIL behöver identifieras och kartläggas Förutsättningar – organisatoriska och personella - för att samverkan och kommunikation ska fungera behöver kartläggas Lämplig(a) mottagare och spridare av information vid institutioner och fakulteter behöver identifieras Redan befintliga, användbara informationskanaler, informatörer etc behöver kartläggas och användas Informationskanaler för olika slags information – grundläggande information, löpande information, information om nya aktiviteter, ”vid behov” information etc - behöver identifieras och beslutas om. Informations- och nyhetskällor, internt och externt, behöver identifieras och beslutas om vilka PIL ska använda sig av. Beslut behövs om vad PIL löpande ska bevaka nationellt och internationellt. Utskicks-, kontakt- och grupplistor behöver identifieras för att underlätta kontaktverksamhet och för att nå rätt målgrupper för olika utskick – såväl internt som externt Kontaktskapande initiativ och aktiviteter gentemot fakulteter och institutioner behöver identifieras och användas i kommunikationsarbetet. 2 Typ av information/utskick behöver klargöras; kursinformation, kursanmälan, inbjudningar till konferenser, seminarier, workshops etc. Ansvarsfördelning avseende en kommunikationsplans innehåll för varje enskild PIL verksamhet behöver tydliggöras. Göteborgs universitets grafiska profil ska följas vid utformning av kommunikationsplan för varje PIL verksamhet. Exempel på utformning av kommunikationsplan Vågräta rubriker i kommunikationsplanen: Vad; Målgrupp; Kanal; Riktning; Effekt; Tidpunkt; Ansvar Lodräta rubriker i kommunikationsplanen är PIL verksamheter t ex: Kursutbud Högskolepedagogiska kollegiet Utlysning av projektmedel Seminarieverksamhet vid PIL Nyhetsbrev från PIL etc Exempel på hur kommunikationsplanen och ingående flöden skulle kunna se ut och fungera för verksamheten kursutbud. Id Vad ska kommuniceras? Målgrupp Kanal 1 2 3 4 5 Kursutbud BGU SÅ 09/10: Lansering Kursutbud BGU SÅ 09/10: Påminnelse 1 Kursutbud BGU SÅ 09/10: GUBAS Kursutbud HIF SÅ 09/10: Lansering Kursutbud HIF SÅ 09/10: Påminnelse 1 Alla GU Alla GU Alla Alla GU Alla GU 3 Kalendarium Riktning Ut > Ut > Ut > Ut > Ut > Effekt Anmälan Intresse Anmälan Anmälan Intresse Tidpunkt Ansvar