SIDA 1 av 9
2016-09-07
Uppdragsbeskrivning
Bakgrund
Svenska missionsrådet är en ideell biståndsorganisation och ett paraply för 35
medlemsorganisationer. De är kyrkor och folkrörelser som arbetar med
mänskliga rättigheter, demokrati, fred och fattigdomsbekämpning tillsammans
med samarbetsorganisationer i olika länder i Afrika, Asien, Latinamerika,
Mellanöstern och Östeuropa.
SMR arbetar med att:
förmedla Sidabidrag till de insatser (projekt) som medlemsorganisationerna
och deras samarbetsorganisationer bedriver i ett 50-tal länder; det är
humanitära insatser, långsiktigt utvecklingssamarbete,
kommunikationsinsatser i Sverige och stöd till praktikanter,
anordna workshops och seminarier i olika ämnen för att
medlemsorganisationerna och samarbetsorganisationerna ska kunna utveckla
sitt arbete,
bidra till ökad kunskap hos riksdagsledamöter, utrikesdepartementet och
Sida om religions- och övertygelsefrihet och om hur religion kan påverka
samhället.
Under hösten 2015 gjorde vi en webbanalys för att få svar på hur vår webb
används och rekommendationer för hur vi kan förbättra den. Analysen
rekommenderade att SMR ska
skriva så att användare blir intresserade och så att vi syns i sökmotorer
strukturera webbplatsen kontextuellt
byta teknisk plattform
Syfte med webben
Servicesida för medlemsorganisationerna i deras projekthantering.
Erbjuda praktiska verktyg (kurser, webinarier etc.) för medlems- och
samarbetsorganisationer.
Stärka SMR:s varumärke.
SIDA 2 av 9
2016-08-17
Intressenter
Det här är våra primära intressenter för webben. En person kan finnas i båda
grupperna.
Genomförare
Har en hög drivkraft att besöka SMR:s webb. De har en relation med SMR men
har varierande kännedom och kunskap om oss.
De är till exempel handläggare på medlemsorganisationerna eller
samarbetsorganisationerna. En del av dem har gamla webbläsare och dålig
uppkoppling (kanske bara elektricitet vissa tider på dygnet). Många använder
enbart smarta mobiler.
Webben ska underlätta för genomförarna, vilket kommer att minska
återkommande och tidskrävande administration både för dem och för SMR:s
kansli.
Djupintresserade
De djupintresserade är mycket intresserade av det SMR gör. Vi vill visa att det vi
gör är så intressant att de vill sprida det vidare.
De kan till exempel vara politiker eller journalister som behöver ett underlag,
studerande som vill veta mer i ett ämne eller anställda på andra
biståndsorganisationer som söker en policy.
De djupintresserade ska erbjudas information anpassad efter sina behov och ska
uppfatta SMR som kunskapsledande inom våra prioriterade områden.
Våra mål med webben
Webben utgår från intressenternas behov – både när det gäller struktur,
innehåll och språk.
Webben bidrar till att vi uppfyller verksamhetsmålen.
Webben stämmer med vår strategiska verksamhetsinriktning.
Webben underlättar för intressenterna.
Webben förenklar ansöknings- och rapporteringsprocessen.
Webben visar att SMR/medlemsorganisationerna har kunskap och expertis.
Webben uppmuntrar till engagemang.
Webben avvisar felaktiga önskemål om medlemskap och pengar och leder
sådana önskemål rätt.
SIDA 3 av 9
2016-08-17
Uppdraget
Uppdraget går i ett första steg ut på att tillsammans med SMR:s
webbprojektgrupp utveckla en webbplats. I ett andra steg ansvarar leverantören
för fortsatt drift, teknisk support och framtida utveckling av webben. Det ska
dock vara möjligt även för andra webbyråer att supporta eller utveckla
webbplatsen.
Innehållet på webben ska synliggöras och presenteras på ett tydligt och tilltalande
sätt för intressenterna.
Webben ska vara enkel och effektiv att administrera så att vi kan lägga tid på att
arbeta med innehållet. SMR:s webbadministratörer ska själva kunna göra mindre
anpassningar av webben.
En mycket viktig del i utvecklingen av webben är att skapa en lösning som gör det
enkelt för webbadministratörerna att arbeta med statistik och webbanalys i
Google Analytics.
Vi har en referensgrupp som består av personer som arbetar på kansliet och
medlemsorganisationerna. Den ställer upp som testgrupp, men gruppen kan
behöva kompletteras med ytterligare personer som webbyrån tar fram.
Testgruppen får komma med tankar och input både under konceptutvecklingen
och när den nya webben ska testas. SMR:s webbprojektgrupp och webbyrån tar
tillsammans ställning till testgruppens synpunkter.
Webbyrån ska utbilda SMR:s webbadministratörer i publiceringsverktyget.
Utbildningens omfattning och upplägg ska preciseras i samråd med SMR:s
webbprojektgrupp. Det ska finnas en skriftlig manual.
Ordförklaring
SMR:s webbadministratörer har ansvar för att administrera webbplatsen och har
kunskap i webbdesign och webbredigering. Webbredaktörerna kommer att ha
ansvar för en del av innehållet på webben och har inte kunskap i webbdesign eller
webbredigering.
Teknisk kravspecifikation
Webbanalysen visar att den tekniska plattformen måste byggas om från grunden,
eftersom den nuvarande plattformen inte är SEO-optimerad. Vi ser också att den
inte håller för det koncept som vi vill utveckla. Dessutom riskerar plattformen att
krascha om vi gör säkerhetsuppdateringar i WordPress. Vi vill att webbyrån
föreslår vilket verktyg som passar bäst för våra syften.
Generella tekniska krav
Responsiv webbdesign. Ska gälla alla funktioner på webbplatsen.
SIDA 4 av 9
2016-08-17
Webbplatsen laddar snabbt oavsett besökarens plattform och uppkoppling.
Hållbara moduler och funktioner.
Två språk: svenska och engelska. Det ska vara smidigt och snyggt även om en
text eller film enbart finns på ett språk.
Ett starkt sökverktyg.
Webbplatsen ska vara uppbyggd på ett sätt som förenklar arbetet i Google
Analytics. Allt innehåll ska vara mätbart och gå att kategorisera.
Sökmotoroptimerad och SEO-testad.
Det ska vara möjligt att få unika sidtitlar och metabeskrivningar som
webbadministratörerna själva kan anpassa och ändra.
Material presenteras på ett pedagogiskt sätt, så att användaren förstår varför
det är relevant att ta sig tid att läsa det, titta på det eller ladda ner det.
Det ska vara lätt att lägga in och titta på filmat material.
Webbadministratörerna ska själva komma åt kod, exempelvis webbplatsens
html-kod, för framtida anpassningar.
Sociala medier integreras på webbplatsen och det går att ta bort och lägga till
fler kopplingar till sociala medier utan en större utvecklingskostnad.
Förslag på externt webbhotell med lämplig säkerhet och servrar i Sverige.
Tillgänglighetsanpassning på en lämplig nivå.
Krav på publiceringsverktyget
Mallar för samtliga innehållstyper med standardiserad formatering och
rubriker. Men flexibel layout, till exempel med hjälp av moduler.
SMR:s webbadministratörer måste kunna se och förstå hur plattformen
fungerar på insidan och måste kunna göra alla typer av ändringar – det ska
inte finnas något som är låst eller dolt.
Publiceringsverktyget ska vara enkelt att administrera utan avancerade
tekniska förkunskaper hos webbredaktörerna. Förenklad design och
accessbased enumeration.
Smidig administration av dokument och bilder.
Bilderna går att anpassa.
Trädvy för sidor eller något annat system som gör att det går att få en
översikt. Det ska vara enkelt att administrera olika innehållstyper, för att till
exempel kunna ta bort sådant som är inaktuellt.
Enkelt att administrera automatiserade flöden för sociala medier.
Enkelt att göra tidsinställningar och schemaläggningar av samtliga
innehållstyper.
En faktarutefunktion finns valbar för alla innehållstyper.
Användarvänlighet
Strukturen och navigeringen ska förenkla för användaren.
SIDA 5 av 9
2016-08-17
Sökverktyg med möjlighet att sortera sökträffar efter datum och innehållstyp.
Statistik på hur sökverktyget används av besökarna.
Allt innehåll ska vara delbart.
Kontaktinformation på varje sida.
Flera landningssidor och ingångssidor.
Alt-beskrivning och titel till alla bilder.
Konceptutveckling
Innehållet ska utgå från intressenternas behov. Innehållet ska vara indelat i
temaområden som ska kunna ändras utifrån SMR:s prioriteringar. Det ska
struktureras så att användaren kan hitta material utifrån sin kontext och så att
webbredaktörerna kan koppla samman och integrera olika innehållstyper.
Det ska märkas i designen vilken typ av organisation SMR är.
Här följer en beskrivning av innehållstyper och avdelningar som behöver
utvecklas. För ett par av delarna har vi gjort en prioritetsordning.
Administrering av biståndsprojekt
En stor del av innehållet på webben handlar om material som behövs för att
hantera administrationen av biståndsprojekt. Materialet måste finnas samlat men
en del av det ska också finnas under olika temaområden.
Idag laddar våra medlemsorganisationers handläggare ner ansökningar och
rapporter i Word-format, skriver ut och skickar in. Det här vill vi förenkla.
SMR har ett insatshanteringssystem, IHS, där handläggarna på
medlemsorganisationerna lägger upp dokument, till exempel delrapporter. Det
vore önskvärt med en koppling mellan IHS och webben.
Kan göras längre fram
Vi skulle vilja ha en årscykel över det i vår verksamhet som är årstidsbundet, se
hur de har gjort på antagning.se.
Anmälningsverktyg
Ett anmälningsverktyg för kurser, seminarier och konferenser där vi enkelt kan
skriva ut anmälningslistor och så vidare, där anmälaren kan vara personen själv
eller någon annan. Informationen ska kunna exporteras till Excel.
Verktyget ska underlätta för användaren att själv ta ansvar för sin kursanmälan,
till exempel övernattning, vilken tid de kommer etc.
Verktyget ska även kunna användas för att söka lediga tjänster och bifoga
ansökningshandlingar.
SIDA 6 av 9
2016-08-17
Temasidor
Vi vill strukturera innehållet under olika teman, som ska kunna kopplas samman
med pedagogiskt material, nyheter etc.
Kurser och pedagogiska material
Vi vill erbjuda kurser och pedagogiska material om temaområden och
projektmetoder:
Material för att fördjupa egen kunskap genom webbinarier, självstudietest,
fördjupningslitteratur, korta filmer, PowerPoint-presentationer och länkar.
Material – filmer, presentationer, dokument – för nedladdning.
Användarna ska kunna göra olika tester eller quiz.
Kontaktsida
Presentation av personal, styrelse- och utskottsledamöter samt
medlemsorganisationerna.
Kan göras längre fram
Medarbetarna ska själva kunna skriva in sina uppgifter och en kort, ordbegränsad
presentation.
Kalendariet
Här finns SMR:s evenemang och när det är relevant även
medlemsorganisationers. Ska enkelt kunna kopplas till anmälningsformuläret.
Press
Tydligt vem journalister ska kontakta i olika frågor. Högupplösta bilder som logga
och kontaktpersoner. Länk till pressverktyg där alla pressmeddelanden finns.
Lediga jobb
Lediga jobb på SMR och hos medlemsorganisationer i samma flöde. Det ska vara
tydligt vem som erbjuder det lediga jobbet.
Medlemsorganisationspresentation
Kortare enhetlig presentation samt kontaktuppgifter. Man ska också kunna
koppla på till exempel aktuella insatser och aktuell information om lediga jobb.
Sidor som kräver inloggning
Vissa sidor kräver inloggning. Det gäller sidor där personal, styrelse- och
utskottsledamöter samt medlemsorganisationer ska kunna ladda ner handlingar,
SIDA 7 av 9
2016-08-17
anmäla sig till möten och redovisa reseräkningar. Personalsidorna ska innehålla
rutiner, riktlinjer och praktisk info för personalen.
Utveckling på sikt
Webbanalysen föreslår att webbplatsen på sikt ska ha en teknisk plattform som
kan erbjudas till medlemsorganisationerna för att hantera nyhetsbrev och driva
opinion i sociala kanaler. Webbplatsen behöver förberedas för detta. Verktygen
kan vara gratis.
Tidsram
Avtalsperiod
Från och med det att avtal skrivs till och med ett lämpligt datum som vi kommer
överens om med webbyrån.
Avtalet om drift skrivs till att börja med på årlig basis.
Tidsplan (preliminär)
September: Upphandling.
Oktober: Projektet startar. Workshop om konceptet med den webbyrå vi väljer.
Möte där webbyrån presenterar ett detaljerat förslag. Avstämning med
testgruppen.
Oktober-december: Webbyrån bygger webben och stämmer löpande av med
SMR:s webbprojektgrupp. Administratörerna får utbildning i den nya webben.
December: Testgruppen testar webben.
Januari: Innehållsarbete.
Februari: Lansering.
Budget
Vi är en ickevinstdrivande organisation med en begränsad budget.
Betalning sker via bankgiro 30 dagar efter leverans och godkännande av SMR.
Kostnadsförslag
Leverantören ska specificera ett timpris inklusive moms.
Kostnadsförslaget ska inkludera webbutvecklingen, support efter
webbutvecklingen och drift av webbplatsen under ett år. Det ska specificeras
utifrån antal arbetstimmar för respektive person som involveras i projektet (för
SIDA 8 av 9
2016-08-17
till exempel teknisk utveckling, projektledning, möten/avstämningar). Arvodet
ska anges inklusive moms.
I anbudet ska prissättningen redovisas enligt följande:
Antal timmar:
Timpris inklusive moms:
Vad olika moduler och funktioner kostar (så att vi vet om något fördyrar):
Totalsumma:
Drift av webbplatsen (kostnad per månad inklusive moms):
Kvalificering
Offerten ska innehålla en projektplan för utvecklingen av webben, ett förslag på
upplägg för drift och support och ett fast pris för uppdraget.
Leverantören ska ha tillräcklig kapacitet, både tekniskt, personellt och
organisatoriskt, för att genomföra uppdraget. Leverantören ska ha en etablerad
verksamhet som innefattar de kompetenser som krävs för att genomföra
uppdraget på bästa möjliga sätt.
Generella krav på leverantören
Leverantören ska
Beskriva företagets organisation, personalresurser och kompetenser samt
vilka eventuella underleverantörer/nätverk ni arbetar med.
Beskriva arbetsmodell och arbetssätt vid ett uppdrag.
Ansvara för underleverantörer så som för sig själv. Anlitas underleverantör
ska alla krav gälla även för underleverantör.
Erbjuda de tjänster som beskrivs i uppdraget.
Beakta miljömässigt hållbar utveckling genom att varor och tjänster ska
produceras och levereras på det mest miljövänliga sättet.
Följa grundläggande mänskliga rättigheter såsom de uttrycks i ILO: s
kärnkonventioner.
Inte vara i konkurs, dömd för brott i yrket, inte ha gjort sig skyldig till
allvarligt fel i yrkesutövningen eller ha skatteskulder.
Vara godkänd för F-skatt.
Specifika krav på leverantören
Den leverantör som ska utföra uppdraget ska:
Ha dokumenterat mycket god erfarenhet av att utveckla i CMS-verktyg med
öppen källkod.
Ha dokumenterad erfarenhet av webbutveckling med fokus på
användarvänlighet, konceptarbete och målgruppsanpassning.
SIDA 9 av 9
2016-08-17
Tidigare erfarenhet av att arbeta med organisationer inom ideell sektor eller
biståndsbranschen är meriterande.
Pris och kvalitetsjämförelse
Offerterna kommer att bedömas utifrån följande aspekter:
Totalkostnaden för uppdraget
Innehållet
Att de allmänna kraven uppfylls
Leverantörens kvalifikationer i relation till de specifika kraven
Meriterande aspekter
Referenser
Referenser
Offerten ska innehålla:
Minst två referenskunder där webbyrån har haft liknande uppdrag som
beskrivs i uppdragsbeskrivningen (inte äldre än tre år)
Referensuppdragens innehåll, karaktär och omfattning
Kontaktpersoner med kontaktuppgifter hos varje referenskund
Senaste datum för inlämning av offert
Offerten ska lämnas senast 28 september.
Offertens giltighetstid
Offerten ska vara giltig till och med 1 november.
Inlämning av offert
Offerten skickas till [email protected]
Kontaktuppgifter
För frågor om uppdragsbeskrivningen kontakta Viktoria Isaksson,
kommunikationsstrateg, projektledare för webbutvecklingen,
[email protected], 08-453 68 99.
För generella frågor om avtal och ekonomi kontakta Linda Jägerskog,
kansliansvarig, [email protected], 08-453 68 86.
