REVISIONSRAPPORT SOCIALA KONTRAKTSVILLKOR

advertisement
REVISIONSRAPPORT
SOCIALA
KONTRAKTSVILLKOR
Reviderat företag:
Falu Partiaffär AB
Adress:
Verkstadsvägen 17, 791 45 FALUN
Företagets verksamhet:
Grossist för frukt och grönt
Beställare:
Landstinget Dalarna
Revision utförd av:
Grangus AB
Revisor:
Fredrik Gustafsson
Revisionens omfattning:
Kategori 3 - revision under en (1) dag på leverantörs huvudkontor.
Revisionskriterier:
FN:s förklaring om de mänskliga rättigheterna. ILO: s åtta kärnkonventioner. FN: s
barnkonvention, artikel 32. Tillverkningslandets arbetarskydd och
arbetsmiljölagstiftning samt arbetsrätt och miljöskyddslagstiftning. FN:s deklaration
mot korruption.
Datum för revision:
2017-01-11
SAMMANFATTNING
På uppdrag av Region Gävleborg, som i samarbete med Landstinget Västmanland, Landstinget
Dalarna och Landstinget Uppland, har Grangus AB (ramavtalsleverantör) genomfört revision av
företaget Falu Partiaffär AB som är grossist inom frukt- och grönt. Revisionen genomfördes av Fredrik
Gustafsson från Grangus AB 170111.
Under revision framkom fem avvikelser som sammanställts i bilaga 2. Den första avvikelsen var inom
området ansvarsfördelning. Den andra handlade om riskhanteringsrutinen. Den tredje avvikelsen
rörde vidareförmedling av krav. Den tredje avvikelsen handlade om uppföljande aktiviteter och
avslutningsvis framkom en avvikelse rörande systemet för avvikelsehantering.
Revisorns rekommendation är att utföra uppföljning på åtgärder enligt plan i bilaga 2.
Röd
Antal revisionsanmärkningar
(Detaljerad lista på alla anmärkningar finns i bilaga 2)
0
Gul
5
Revisorernas rekommendation
☐
Leverantör godkänd (uppfyller upphandlande myndighets krav)
☐
Följ upp avvikelsehantering
☒
Behov av uppföljning
☐
Behov av stickprovskontroll hos tillverkare
Eventuella övriga rekommendationer
2
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Sammanfattning ...................................................................................................................................... 2
Inledning .................................................................................................................................................. 4
Syfte ..................................................................................................................................................... 4
Metod och uppdragsbeskrivning......................................................................................................... 4
Företagsbeskrivning ................................................................................................................................ 4
Genomförande av revision ...................................................................................................................... 4
Resultat.................................................................................................................................................... 6
Efterlevnad av sociala och etiska krav ................................................................................................. 6
Enkät ................................................................................................................................................ 6
Ansvarsfördelning............................................................................................................................ 6
Riskanalys (inkl tillämpningsdel)...................................................................................................... 6
Vidareförmedling av krav (inkl tillämpningsdel) ............................................................................. 7
Uppföljning (inkl tillämpning) .......................................................................................................... 7
Avvikelsehantering (inkl tillämpning) .............................................................................................. 7
Stickprov .......................................................................................................................................... 7
Möjliggörande av inspektion ........................................................................................................... 7
Samarbete och transparens ................................................................................................................ 8
Inspektionens fullständighet ............................................................................................................... 8
Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras.................................... 8
Slutsats .................................................................................................................................................... 8
Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven................................... 8
Revisorns rekommendation ................................................................................................................ 9
Bilaga 1, uppförandekod ....................................................................................................................... 10
Bilaga 2, Identifierade brister och planering av åtgärder...................................................................... 11
3
INLEDNING
På uppdrag av Region Gävleborg, som i samarbete med Landstinget Västmanland, Landstinget
Dalarna och Landstinget Uppland, har Grangus AB (ramavtalsleverantör) genomfört revision av
företaget Falu Partiaffär AB som är grossist inom frukt- och grönt. Revisionen genomfördes av Fredrik
Gustafsson från Grangus AB och utfördes 170111.
Syfte
Syftet med revisionen var att kontrollera att kraven i avtal mellan Falu Partiaffär AB och Landstinget
Dalarna uppfylls när det gäller sociala och etiska krav.
Metod och uppdragsbeskrivning
Revisorn har använt sig av ett system med tre olika nivåer av bedömningar: Grönt som betyder att
inga anmärkningar har gjorts. Gult att avvikelse har identifierats från initial uppföljning och
avslutningsvis rött som betyder att tidigare avvikelse ej har åtgärdats. Grunden för uppdraget var att
Region Gävleborg med samarbetspartners ville utföra kontroller av företag inom sina
leverantörsavtal som levererar frukt och grönt. Kontrollen var avgränsad till de sociala och etiska
kraven i aktuellt avtal. Revisionen var en sk huvudkontorsrevision där intervjuer av nyckelpersoner
för avtalet samt dokumentationsgranskning utfördes på plats under en dag.
De krav från upphandlande myndighet som utgjorde denna revisions grund återfinns i bilaga 1 och
baserade sig på FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna, ILO:s åtta kärnkonventioner,
FN:s barnkonvention art 32, arbetarskydd och arbetsrätt som gäller i tillverkningslandet, den
miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet samt FN:s deklaration mot korruption.
FÖRETAGSBESKRIVNING
Falu Partiaffär AB är beläget i väl anpassade lokaler i Hälsinggården, Falun. Företaget har försörjt
stora delar av Faluregionen med frukt och grönt sedan 1974. Antalet anställda är ca 10 personer och
de distribuerar omkring 33 000 ton frukt och grönt årligen. En del av affärsidén består i att leverera i
egen regi varför företaget innehar egna anpassade fordon för det ändamålet. Företaget hämtar stora
volymer från Dalarnas egna odlingar.
GENOMFÖRANDE AV REVISION
Revisionen var en förbokad kontorsrevision som enligt uppdrag ska utföras på huvudkontor.
Revisionen innehöll startmöte, presentationer, intervjuer, enkätgenomgång, dokumentgranskning
och avslutande möte. Som observatör fanns Anders Nordahl med som är miljö- och säkerhetschef vid
Landstinget Dalarna.
Landstinget Dalarna hade tidigare sänt ut enkät till företaget rörande kravuppfyllande i aktuellt avtal.
Enkätsvaren skickades tillbaka till Landstinget och sändes därefter till revisor för bedömning. En
detaljerad genomgång av enkäten och de ifyllda svaren gjordes på plats. Efter enkätgenomgång
gjordes en mer detaljerad kontroll av de i avtalet kravställda rutinerna. Något överlappandes
utfördes dokumentgranskning. Intervju med vd hölls parallellt under mötet. En sammanfattning av
dagen hölls på den del som kallas för avslutande möte.
Intervjuer
Intervjuer genomfördes med följande personer:
1. Teddy Hammarberg, vd
4
Dokumentgranskning
Följande dokument granskades vid inspektionen:
Nr
Dokument
Kommentar
1
Enkät: Uppföljningsfrågor
Sociala Kontraktsvillkor –
Uppförandekod för
leverantörer
Enkäten skickades ut i förväg och tar upp frågor både om det
systematiska arbetet inom kravområdet samt om den praktiska
tillämpningen rörande sociala kontraktsvillkor. Bedömningar har
gjorts av revisor direkt i enkäten och de kommer även tas upp i
denna rapport.
2
Leveransstatistik för
leveranser till Landstinget
Dalarna
Dokumentet visar Falu Partiaffärs leveranser till fyra olika
enheter inom Landstinget Dalarna; Falu Lasarett köket, Falu
Lasarett och butik, Restaurang Gastronomen och Ventilen. Period
150101-151231. Belopp per enhet.
3
Artikelstatistik för
leveranser till Landstinget
Dalarna
Dokumentet visar artikelnummer, benämning, antal och belopp
för leveranser till Landstinget Dalarna. Period 150101-151231.
Leveranser till fyra olika enheter inom Landstinget Dalarna; Falu
Lasarett köket, Falu Lasarett och butik, Restaurang Gastronomen
och Ventilen.
4
Egenkontrollsprogram för
Falu Partiaffär AB
Dokumentet visar kontrollpunkter för egenkontrollprogrammet.
Version 140314.
5
Kiwa-certifikat, Rådets
förordning för ekologisk
produktion
Certifikatet visar att Falu Partiaffär uppfyller Rådets förordning
(EG) nr 834/2007 med tillämpningsföreskrifterna (EG) nr
889/2008 vid senaste revisionen gällande utgåva och version av
respektive regelverk. Certifikatet omfattar frukt- och
grönsaksgrossist. Giltigt till och med 170422.
6
Kiwa-certifikat, IP Livsmedel
Grundcertifiering
Certifikatet visar att Falu Partiaffär AB uppfyller gällande version
av IP Livsmedel grundcertifiering, framtagen av Sigill
Kvalitetssystem AB. Omfattning; grossistverksamhet (frukt,
grönsaker och kylvaror). Giltigt till och med 171218.
7
Faktura från
Kvalitetssystem AB
Fakturan avser årlig systemavgift för 2016, IP Livsmedel
grundcertifiering, storleksklass fyra. Fakturadatum: 160118.
Fakturanummer: 321601812.
8
Anbud, upphandling
livsmedel till Landstinget
Dalarna
Anbud på ”DNR, LD12/01424”.
5
RESULTAT
Efterlevnad av sociala och etiska krav
Nedan beskrivs resultatet av revisionen för granskning av efterlevnaden av de sociala
kontraktsvillkoren som ställts i avtal mellan Falu Partiaffär AB och Landstinget Dalarna. Det kommer
att redovisas enligt ordningen i tidigare utskickad enkät ”Uppföljning – Sociala kontraktsvillkor”. Där
frågorna rör samma ämne i del 1 och 2 redovisas de i par. Avvikelserna redovisas löpande vart efter
de dyker upp och ställs sedan samman i Bilaga 2. För att ge företaget upplysningar om framtida
förbättringsmöjligheter i området samt goda exempel kommer det löpande ges olika tips,
observationer och förslag.
Enkät
Företaget ska säkerställa att produktionen av de varor och/eller tjänster som levereras under
avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med Sveriges regioner och landstings
uppförandekod för leverantörer. Syftet med den enkät som Landstinget Dalarna tidigare skickade ut
till Falu Partiaffär AB var att få en bild av hur väl företaget säkerställt sin produktion. Enkäten var
uppdelad i två delar där del 1 fokuserade på det systematiska arbetet i företaget vad det gäller de
sociala kontraktsvillkoren. Del 2 hade inriktningen på den praktiska tillämpningen utifrån
beskrivningen i del 1. Enkätens områden var: ansvarsfördelning, leverantörsbedömningar,
leverantörskrav, uppföljningar av att leverantörerna följer ställda krav, tidplan för dessa
uppföljningar och avslutningsvis avvikelsehanteringssystemet. Generellt för Falu Partiaffär AB när det
gäller enkätsvaren är att det funnits en hel del frågeställningar som misstolkats av företaget och
därför blir resultatet som helhet svårt att analysera på ett djupare plan.
Ansvarsfördelning
Revisorn anser inte att företaget har ett korrekt och komplett svar för detta kapitel. Företagets
administration består av två personer inklusive vd Teddy Hammarberg, därav anser revisorn att det
är naturligt med den ansvarskoncentrationen som återfinns på företaget. Däremot efter muntlig
genomgång med Teddy Hammarberg anser revisorn att missuppfattning skett när det gäller
omfattningen av ansvarsområdena. Det har inte uppfattats från företagets sida att det även gäller
hela leveranskedjan och att fokus är de i frågerubrikerna beskrivna områdena. Dessutom hänvisas till
Kiwa-certifiering där företagets tro har varit att den innehåller krav som uppfyller avtalets sociala och
etiska område vilket inte stämmer.
Avvikelse:
1
Ansvarsområdenas beskrivningar saknar inriktning mot de sociala och etiska områdena som
frågerubrikerna innehåller.
Riskanalys (inkl tillämpningsdel)
Revisorn anser inte att företaget har ett korrekt och komplett svar för detta kapitel. Efter muntlig
genomgång med Teddy Hammarberg anser revisorn att frågorna i avsnitt Riskanalys inte har
uppfattats på rätt sätt. Revisorn saknar bl a beskrivning av företagets process för att identifiera och
upptäcka risker kopplade till de sociala kontraktsvillkoren i avtalet. Vidare saknar revisorn beskrivning
av hur företaget prioriterar eventuellt uppkomna risker.
Avvikelse:
2
Avsaknad av rutin för att identifiera och prioritera risker för avvikelser gentemot de sociala
kontraktsvillkoren i avtalet.
6
Vidareförmedling av krav (inkl tillämpningsdel)
Revisorn anser inte att företaget har ett korrekt och komplett svar för detta kapitel. Företaget
hänvisar till Kiwa-certifiering och revisorn kan inte hitta någonstans i certifieringskraven där de
sociala kontraktsvillkoren i avtalet tas upp. Företaget behöver således skapa nya rutiner för att
vidareförmedla kraven i leveranskedjan.
Avvikelse:
3
Det saknas rutin och verifikat på att avtalskraven beträffande de sociala kontraktsvillkoren
vidareförmedlas till företagets leverantörer.
Goda exempel: Många företag arbetar med självskattningar som leverantörerna själva får fylla i och
som beskriver huruvida de uppfyller ställda krav eller inte. Både innan leverantör godkänns och
löpande under kontraktstiden.
Uppföljning (inkl tillämpning)
Revisorn anser inte att företaget har ett korrekt och komplett svar för detta kapitel. Det föreligger
visst missförstånd även här, företaget har inte helt förstått att uppföljningen syftar till att försäkra sig
om att företagets leverantörer lever upp till ställda krav. Det hänvisas också till Kiwa-certifiering där
det inte kan styrkas att certifieringskraven överensstämmer med innehållet i de sociala
kontraktsvillkoren i avtalet.
Avvikelse:
4
Dokumenterad rutin för
uppföljningsaktiviteter saknas.
uppföljningsaktivitet
saknas.
Verifikat
på
utförda
Goda exempel: Många företag arbetar med självskattningar som leverantörerna själva får fylla i och
som beskriver huruvida de uppfyller ställda krav eller inte. Det skulle med fördel kunna kompletteras
med egna fysiska stickprov där kontroll görs av att leverantören uppfyller ställda krav.
Avvikelsehantering (inkl tillämpning)
Revisorn anser att kravet inte uppfylls. Beskrivningen av avvikelsehanteringen bör utvecklas,
exempelvis med en flödesbeskrivning där själva gången beskrivs från att en avvikelse upptäcks tills
den blir åtgärdad. Ett större fokus på de sociala kontraktsvillkoren i avtalet behövs också.
Avvikelse:
5
Rutinbeskrivning behöver utvecklas samt fokuseras bättre på de sociala kontraktsvillkoren.
Goda exempel: Efter viss justering så är det många företag som använder samma system för
avvikelsehantering för alla områden i företaget.
Stickprov
På grund av att flera områden i de sociala kontraktsvillkoren har missuppfattats och rutiner med
tillämpning därmed inte är adekvata anser revisorn att flödeskontroll/stickprov på någon utvald
produkt inte är lämpligt.
Möjliggörande av inspektion
Revisorn anser att kravet är uppfyllt men att ett förtydligande mot egna leverantörer är en stark
rekommendation, t ex när företaget vidareförmedlar sina egna krav till leverantörerna.
7
Samarbete och transparens
Bemötandet upplevdes som öppet och professionellt med rätt attityd samt god insikt i revisionens
syfte och behov. Revisorn fick god tillgång till efterfrågade dokument.
Inspektionens fullständighet
Intervjuer och dokumentgranskning gav samstämmiga resultat. Revisorn anser att Upplands
Trädgårdsprodukter gav tillförlitliga uppgifter. Detta innebär dock inte att all information som kan
vara av intresse har identifierats.
Redovisning av de områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunde dras
Revisorn anser inte att det finns områden där tillräckligt starka slutsatser inte kunnat dras.
SLUTSATS
Revisorn fann fem avvikelsepunkter under revisionen. Det bör poängteras att det förelåg vissa
missuppfattningar från företagets sida när enkäten skulle fyllas i. Det saknas också möjligheter att ge
nyansskillnader på avvikelserna och därför vill revisorn också belysa att några avvikelser är av lättare
karaktär. Vidare bör läsare av rapporten ha i medvetande att Falu Partiaffär AB är ett litet företag
med mycket liten administration vilket betyder att funktion och utförande i många fall kan vara
felfritt medans dokumentation inte alltid fångar upp helheten.
Sammantagen bedömning av leverantörens förmåga att leva upp till kraven
Företaget arbetar med hantering av livsmedel och har stor erfarenhet av det, vilket märks i de olika
kontrollapparaterna för livsmedelskvaliteten. Däremot finns en viss ovana att hantera sociala och
etiska krav i hela leverantörskedjan. Om företagets övriga kvalitetssystem anpassades något så skulle
de kunna merutnyttjas till att även fånga in de sociala och etiska kraven.
De fem avvikelserna sammanställs i bilaga 2. Den första handlade om ansvarsfördelning och specifikt
om själva beskrivningen av ansvarsområdena. På grund av missförstånd har företaget inte beskrivit
vad som efterfrågades. Det måste helt enkelt göras om.
Den andra avvikelsen rörde riskhanteringsområdet och berodde troligen också på missförstånd av
frågan. Företaget har bra rutiner för riskhantering gällande produktkvalitet men saknar rutin för att
fånga upp risker rörande de sociala kontraktsvillkoren i avtalet. Därmed saknas också en passande
prioriteringsmodell för dessa krav. Eftersom det finns mycket material i företaget rörande
riskhantering i andra områden så anser revisorn att det med relativt enkla medel går att åtgärda
avvikelsen.
Den tredje avvikelsen handlade om vidareförmedling av krav. Revisorn anser att företaget har litat på
att Kiwa-certifiering innehåller de sociala kontraktsvillkoren i avtalet och därför ställt krav på sina
leverantörer att vara Kiwa-certifierade. Vid revisionstillfället kunde det inte styrkas att den
certifieringen innehöll rätt kravbild. Här behöver företaget helt enkelt skapa nya rutiner för
vidareförmedling av krav och omgående börja tillämpa dem.
Den fjärde avvikelsen är inom området uppföljning och beror till stor del på följdfel från området
vidareförmedling av krav. Eftersom Kiwa-certifieringen inte ställer de sociala kontraktsvillkoren så
fungerar det inte heller att följa upp leverantörernas Kiwa-certifikat. Företaget måste skapa en ny
rutin för uppföljning. Många företag använder någon form av självskattningsformulär som skickas till
leverantörerna som de får fylla i och skicka tillbaka signerat. Det tillsammans med egna stickprov
skulle ge ett bra uppföljningsverktyg.
Den femte avvikelsen beror på en för bristfällig beskrivning av systemet för avvikelsehantering som
dessutom inte har tillräckligt fokus på de sociala kontraktsvillkoren i avtalet. Den behöver utvecklas
8
mer och ge en bättre bild av hur en eventuell avvikelse hanteras genom hela kedjan. Företaget har
mycket bra kontroll på produktkvaliteten så med lite anpassning så borde befintliga system relativt
enkelt kunna anpassas för att även passa de sociala kontraktsvillkoren i avtalet.
Revisorns rekommendation
Revisorn rekommenderar att utföra uppföljning på åtgärder enligt plan i bilaga 2, dvs enligt den
tidsplan som bestämts av Landstinget Dalarna. Vidare bör en flödeskontroll/stickprov utföras på
produkt för att kontrollera tillämpningen. Om det, under tiden fram till uppföljning, skulle inkomma
dokument direkt till revisorn som är ämnade för uppföljningen så kommer de att sändas direkt till
beställarens kontaktperson.
Ort och datum: UPPSALA 2017-02-06
Namn på revisor: Fredrik Gustafsson
Företag: Grangus AB
9
BILAGA 1, UPPFÖRANDEKOD
Utdrag ur Sveriges regioner och landstings uppförandekod för leverantörer
Vi förväntar oss att leverantören respekterar uppförandekoden och att de gör sitt yttersta för att
uppnå kraven inom den egna organisationen och i leverantörskedjan. Detta bör ske genom dialog,
transparens och ett öppet samarbete mellan Sveriges regioner och landsting och leverantören, vilket
gynnar båda parter.
Varor och/eller tjänster som levereras till Sveriges regioner och landsting ska vara framställda under
förhållanden som är förenliga med:
-FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
-ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt
organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
-FN:s barnkonvention, artikel 32,
-det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i
tillverkningslandet, och
-den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
-den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet, och
-FN:s deklaration mot korruption.
Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att produktionen av de varor och/eller tjänster som
levereras under avtalstiden sker under sådana förhållanden som är förenliga med de grundläggande
villkor i leverantörskedjan som anges ovan. I de fall att det är skillnad mellan nationella och
internationella bestämmelser, är det högsta standard som gäller.
Rutinerna ska minst innehålla:
-Ansvarsfördelning hos leverantören gällande socialt ansvarstagande i leverantörskedjan.
-En beskrivning på hur underleverantörer bedöms utifrån socialt perspektiv i produktionen.
-Vilka sociala krav som ställs på underleverantörerna. Dessa måste minst motsvara de krav som
beställaren ställer på leverantören i detta kontrakt.
-En beskrivning av hur kontroll görs och dialog förs med underleverantörerna. De frågor som
kontrolleras och diskuteras måste vara relevanta för de krav som ställs.
-Tidplan för kontroll och dialog med underleverantör.
-Hur avvikelser hanteras.
10
BILAGA 2, IDENTIFIERADE BRISTER OCH PLANERING AV ÅTGÄRDER
Nr Avvikelse
Krav
Avvikelsens
prioriteringsgrad
1
Ansvarsfördelning
Gul
Riskanalys
Gul
Åtgärdat senast Maj
2017.
Vidareförmedling
av krav
Gul
Åtgärdat senast Maj Teddy
Skapa rutin
2017.
Hammarberg
Uppföljning
Gul
Åtgärdat senast Maj Teddy
Omarbeta
2017.
Hammarberg
2
3
4
Ansvarsområdenas
beskrivningar saknar
inriktning mot de
sociala och etiska
områdena som
frågerubrikerna
innehåller.
Avsaknad av rutin för
att identifiera och
prioritera risker för
avvikelser gentemot de
sociala
kontraktsvillkoren i
avtalet.
Det saknas rutin och
verifikat på att
avtalskraven
beträffande de sociala
kontraktsvillkoren
vidareförmedlas till
företagets leverantörer.
Dokumenterad rutin för
uppföljningsaktivitet
saknas. Verifikat på
utförda
uppföljningsaktiviteter
Tidsram
Ansvarig för Förbättring
uppföljning
ledningssystem
hos
leverantör
Åtgärdat senast Maj Teddy
Omarbeta
2017.
Hammarberg
Teddy
Skapa rutin
Hammarberg
av Datum
åtgärdad
avvikelse
för
Nr Avvikelse
Krav
Avvikelsens
prioriteringsgrad
Tidsram
Ansvarig för Förbättring
uppföljning
ledningssystem
hos
leverantör
av Datum
åtgärdad
avvikelse
för
saknas.
5
Rutinbeskrivning för
avvikelsehantering
behöver utvecklas samt
fokuseras bättre på de
sociala
kontraktsvillkoren.
Avvikelsehantering Gul
Åtgärdat senast Maj Teddy
Omarbeta
2017.
Hammarberg
12
Download
Random flashcards
Fysik

46 Cards oauth2_google_97f6fa87-d6cd-4ae9-bcbf-0f9c2bb34c13

Fgf

5 Cards oauth2_google_07bf2a28-bcd3-42a3-9eef-1d63e3edcbe8

Create flashcards