Uppförandekod

Code of Conduct
Uppförandekod
what you love
what you love
what you do
what you do
fun
inspiring
passionate
in touch
sexy
välkommen
Vi har kommit långt Från att ha varit en enda butik är
Hunkemöller nu ett internationellt, omni-kanalsvarumärke, ett
känt namn i 23 länder och norra Europas obestridda ledare
inom underkläder. Vi är i Tyskland, Nederländerna och Belgien
den största specialiserade kedjan och vi är stora och blir större i
Österrike, Danmark och Sverige.
Tack vare vår “one team”-metod att arbeta med våra
franchisetagare och affärspartners, levererar Hunkemöllers
framgångssaga för närvarande ett utmärkt affärsresultat.
Företaget har också fåt många utmärkelser, bland annat 2016
Retail Award för bästa underkläderskedja i Nederländerna i 10 år i rad. Vi har också vunnit denna utmärkelse i Belgien,
Tyskland, Spanien och Frankrike (2015/2016 *). Vi har också
vunnit utmärkelsen cross channel 2015 i Österrike, Belgien och
i Tyskland och utmärkelsen Web shop 2015 i Tyskland,
Vi strävar efter att år 2020 ha fördubblat 2015 års försäljningen
inom våra företag och leverera den bästa vinsten i förhållande
till omsättningen på vår marknad.
Vi är fast beslutna att göra Hunkemöller till förstahandsvalet
för kvinnor i hela Europa och utanför. Vår betydande
försäljning och EBITDA-tillväxt har uppnåtts genom en
kombination av marknadsledande produktutveckling, en
inspirerande kundresa, passionerad personal som levererar
service i världsklass och smart användning av ny teknik och
sociala medier för att bygga livstids lojalitet.
Om man ser framåt, vill vi växa snabbt - både fysiskt och
digitalt - och vi planerar att utöka vår redan betydande
Omni-kanal erbjudande samtidigt som vi öppnar fler av våra
inspirerande butiker.
När du arbetar på Hunkemöller du kommer att upptäcka
vår passion för produkter och vårt engagemang för att ge
exceptionell kundservice och oöverträffat värde för pengar. Du
kommer att upptäcka varför Hunkemöller är en framgångssaga
i världsklaa och varför vi alltid brinner för underkläder.
Philip Mountford
CEO Hunkemöller International BV
* 2016 års nomineringar är ännu inte kända i skrivande stund.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Omfattning
Integritet
Göra affärer
Fast kapital
Arbetsvillkor
arbetsförhållanden leverantörer
Säkerhet & miljö
Överensstämmelse
Kontakter
OMFATTNING
För vem tillämpas Uppförandekoden?
Denna uppförandekod gäller först och främst för alla anställda på vårt huvudkontor, distributionscentraler och butiker i alla
länder.
Våra anställda, varav de flesta har täta kontakter med våra kunder och leverantörer, spelar en viktig roll när det gäller att
fastställa den offentliga bilden av vårt varumärke och är därför avgörande för vår image och rykte. Att hålla detta rykte intakt
är viktigt. Alla våra medarbetare ska förstå, främja, kontrollera och vidta korrigerande åtgärder för att se till att principerna i
denna uppförandekodpolcy är uppfyllda.
Affärsledningen har en viktig roll att spela i denna fråga. De måste föregå med gott exempel och se till att de anställda har en
god kunskap och tillräckliga resurser för att kunna följa uppförandekoden och bör vara din första referens.
Denna uppförandekod gäller även för våra franchisetagare. I själva verket bidrar de också till den offentliga bilden av våra
varumärken. Vi anser därför att det är en väsentlig del av de olika franchiseföretagen och förväntar oss att våra franchisetagare
skriver på denna denna uppförandekod och följer den.
Slutligen gäller denna uppförandekod i vissa avseenden även för våra leverantörer, agenter och andra tredje parter som vi gör
affärer med. I vissa fall har detta uttryckligen nämns i texten. Men även om uppförandekoden inte uttryckligen hänvisar till
våra affärspartners, förväntar vi oss att de respekterar de grundläggande värderingarna i uppförandekoden.
INTEGRITET
Vi vill att man ska kunna lita på vårt företag. Vår integritet bör vara bortom allt tvivel. Det är viktigt att alla medarbetare
följer lagar och förordningar i de länder där vi är verksamma och även följer de värderingar och normer som gäller inom
Hunkemöller och som har fastställts i denna uppförandekod. Vi förväntar oss att våra anställda visar integritet och hederlighet
i sina inbördes relationer och relationer med tredje part. Vi förväntar oss också integritet och tillförlitlighet från våra
affärspartners, såsom leverantörer, agenter och franchisetagare.
ekretess
Vi respekterar integriteten hos våra kunder och medarbetare och skyddar deras personuppgifter. Inom vår verksamhet kan vi
samla information om kunder, leverantörer, konkurrenter och andra parter. Vi arbetar med dessa uppgifter konfidentiellt och
kommer endast att använda den för Hunkemöllers godkända kommersiella ändamål, varvid gällande lagstiftning kommer att
följas.
Gåvor/inbjudningar
Den allmänna principen är att anställda vid Hunkemöller inte har rätt att ge eller ta emot gåvor över ett värde på 50 euro.
Genom gåvor menar vi inte bara produkter, utan till exempel också tjänster, inbjudningar till underhållning eller liknande.
Kort sagt, allt som ges frivilligt och har ett visst värde för mottagaren.
Det finns några fall där en vägran att ta emot en gåva kan orsaka besvär eller skada den person som erbjuder den. Till
exempel när du besöker ett annat land och gåvan är något från det landet erbjuds som en del av ett offentligt tillfälle. I dessa
fall kan gåvan accepteras på uppdrag av företaget och det ska rapporteras till medlemmen i det aktuella affärsledningsteamet
och överlämnas till HR-chef i respektive land. Detta gäller även för gåvor som skickas per post. Företaget lottar regelbundet ut
alla mottagna gåvor bland de anställda.
Inbjudningar till resor, biljetter till sportevenemang eller andra evenemang accepteras endast efter godkännande av den
anställde hans/ hennes närmaste chef och linjechefer/linjechef (fyra ögon-principen) om hierarkin tillhandahåller dubbel
hantering, godkännande av en (annan) styrelseledamot räcker. Vi förväntar oss att våra leverantörer och andra affärspartners
avstår från att erbjuda gåvor till våra anställda eller till tredje part i syfte att påverka dem. Om vi ser att detta inte uppfylls, kan
vi avsluta denna affärsförbindelse. Att ge eller ta emot mutor är förbjudet under alla omständigheter.
Stöld och bedrägeri
Det är Hunkemöllers policy att omedelbart undersöka, rapportera och, i förekommande fall, åtala alla fall av intern eller
extern stöld med koppling till Hunkemöller. Denna policy består av riktlinjer för hur man ska agera i händelse av stöld,
bedrägeri och andra typer av brott. Vår stöld- och bedrägeripolicy är tillgänglig via HR-teamet.
Administration
Det är viktigt att alla företagsledare och avdelningar har en robust administration för att säkerställa att all finansiell och
transaktionsinformation, i alla länder, är korrekt redovisade och att all data är tillgänglig för berörd personal. Datasäkerhet är
av största vikt.
Intressekonflikter
Vi är beroende av förtroendet hos våra kunder, leverantörer och andra tredje parter. Intressekonflikter eller uppkomsten av
intressekonflikter underminerar Hunkemöllers goda rykte. En intressekonflikt uppstår i en situation där en anställds position i
företaget används för att tjäna personliga kommersiella eller ekonomiska intressen, vare sig det är till nackdel för bolaget eller inte.
Interassociation
Vi respekterar allas religion, nationalitet, hudfärg, etnisk bakgrund, ålder, sexuell läggning, politisk preferens, funktionshinder
eller annan liknande status. Personlig kontakt som inte har något att göra med arbete är möjlig, men begränsad. Var alltid
medveten vad och hur du skriver. Användning av sociala medier resulterar i att bokstavligen hela världen kan läsa allt (under
många år). Vi fortsätter att respektera varandras integritet. En kopia av riktlinjerna för sociala medier finns på portalen.
Direktlinjeledning
Det är inte tillåtet att vara den direkta överordnad rapportera direkt till en nära familjemedlem (dotter, son, far, mor, morfar
etc.). Därför kan en chef inte anställa en nära familjemedlem att rapportera till själv. Detta av uppenbara skäl, varav en
objektiv ledning och rättvis lön och bonusutdelning är de viktigaste att påpeka.
Företagets protokoll avskräcker intima relationer mellan medarbetare, det tillåter inte intima relationer mellan linjechefer och
direkt överordnade. Om ett sådant förhållande existerar eller utvecklas under anställning, måste båda parter med omedelbar
verkan formellt informera sin närmaste chef och deras personalchef en sådan relation. Företaget syftar till att skapa en
alternativ rapporteringsväg och/eller byte av avdelning. Om detta inte är möjligt, är det företagets rätt att be människor att
komma överens med varandra om vemsom ska undersöka alternativ sysselsättning.
GÖRA AFFÄRER
Kunder
Våra kunder är nyckeln till vår framgång. Därför gör vi vårt yttersta för att möta och överträffa våra kunders behov
och förväntningar. Vi förser våra kunder med service i världsklass och vi är öppna för klagomål, kommentarer och
rekommendationer.
Synpunkter och förslag kan lämnas in via In Touch-appen till handelsledningen. Ett förslagssystem för att uppmuntra detta
finns. För externa kunder och leverantörer, kan detta göras via e-post [email protected]. Den information som
skickas till dessa adresser kommer att behandlas konfidentiellt och med respekt.
Konkurrens
Vi gör affärer på grundval av ärlig och etisk förvaltning, god tro och integritet. Vi förväntar oss densamma från alla som vi
gör affärer med. Konkurrenslagstiftning syftar till att främja fri och rättvis konkurrens och Hunkemöller uppfyller denna
lagstiftning. Hunkemöller stöder konstruktiv lagstiftning som förbjuder handelsrestriktioner, ogenerade metoder och missbruk
av ekonomisk makt. Anställda vid Hunkemöller får inte utbyta information om priser och marknadsandelar om det leder till
ett brott mot konkurrenslagstiftningen.
FAST KAPITAL
Hunkemöllers finansiella medel
Du är ansvarig för adekvat användning, skydd och underhåll av koncernens finansiella medel. Denna består av, bland andra
frågor, lager (produkt), kontanter, checkar, kreditkort, fakturor och kvitton. Det är ytterst viktigt att skydda dessa mot missbruk,
förlust eller stöld. Alla anspråk, kvitton, fakturor och räkningar skall vara korrekta och fullständiga.
Användning av dator, Internet, sociala medier och e-post
Informationsteknik och infrastruktur som fungerar tillfredsställande är avgörande för vår kommersiella framgång.
Varje anställd som använder en dator och nätverket måste därför göra detta på ett ansvarsfullt och ändamålsenligt sätt.
Personal (icke-yrkesmässigt) bruk måste hållas inom rimliga gränser och begränsas till ett minimum.
Vi har också riktlinjer för sociala medier sammanfattningsvis är som följer:
• Lägg endast upp saker för personlig räkning, inte Hunkemöllers.
•P
å sociala medier är också känd som en Hunkemölleranställd. Om du nämner ditt namn och arbetsplats, anses alla inlägg
vara indirekt gjorda på uppdrag av Hunkemöller och bör göras med detta under noggrant övervägande.
• Vanhedrande innehåll med koppling till ras, etnisk härkomst, sexuell läggning, religiös tillhörighet och fysiska funktionshinder
tolereras inte.
•S
kydda alltid konfidentiell/känslig information om dig själv, din integritet och även när det gäller Hunkemöller. Du är själv
ansvarig för vad du skriver.
•S
tanna alltid upp och tänk innan du postar, var korrekt och artig, tillför värde och delta aldrig i sociala medier när det ämne
som diskuteras kan betraktas som en krissituation.
Sekretess
Kom ihåg, du kommer i kontakt med konfidentiell information, utlämnande av denna information kan skada Hunkemöller
och kan leda till disciplinära åtgärder för Hunkemölleranställda eller rättsliga åtgärder för våra affärspartners.
FAST-RIKTLINJER
Alla anställda måste följa med FAST-riktlinjer och regler som inrättats av Carlyle och Hunkemöller. En kopia av dessa
FAST-regler kan erhållas via EN styrelseledamot eller din lokala personalavdelning.
ARBETSVILLKOR
Startpunkt
Vår ledarstil syftar till att skapa förhållanden där våra medarbetare är engagerade i sitt arbete och känner ansvar för sin
uppgift. Hunkemöller erbjuder säkra och hälsosamma arbetsvillkor.
Diskriminering
Hunkemöller bedriver en personalpolitik som inte diskriminera på grund av ras, religion, sexuell läggning, politiska
preferenser, ålder, funktionshinder eller annan liknande status. Någon som helst diskriminering på grundval av dessa
egenskaper skall inte tolereras.
Hot och trakasserier
Sexuella trakasserier, andra typer av hot och trakasserier är oacceptabelt. Affärsledningen och all personal bör vara
uppmärksam på eventuella fall av hot, mobbning eller trakasserier och omedelbart rapportera en sådan situation till
efterlevnadsansvarig, eller den person eller myndighet som utsetts i enlighet med lokala lagar och förordningar, och avsluta
denna situation så snart som möjligt. Klagomål kan lämnas in till Efterlevnadsansvarig. Om ett klagomål framförs, kommer
Hunkemöller att inleda en undersökning och, om så är nödvändigt, vidta lämpliga åtgärder.
Användning av droger och alkohol
Vi förväntar oss att våra anställda beter sig på ett lämpligt sätt vid alla tidpunkter. Detta innebär, bland annat frågor, att bruk
av alkohol eller droger på arbetsplatsen och under arbetstid är strängt förbjudet. Under affärsmiddagar tillåts ett begränsat
bruk av alkohol. Ett begränsat bruk av alkohol är också tillåtet under interna festevenemang på bedömning och godkännande
av företagsledningen. Vi förväntar oss att alla våra medarbetare vid intag av alkohol visar prov på ett lämpligt normalt
beteende och att de inte kör efter de druckit.
Föreningsrätten
Anställda har föreningsrätt och har rätt att förhandla kollektivt. De har också rätt att bli medlem i en fackförening eller i
företagsråd finns i det aktuella landet. Alla anställda har rätt att nominera sig att delta i det europeiska företagsrådet när val
hålls.
Extra aktiviteter
Vi välkomnar det faktum att våra medarbetare har extra aktiviteter, så länge dessa inte strider mot Hunkemöllers intressen.
Om dessa aktiviteter måste anpassas till den dagliga arbetsverksamhet sker detta i samråd med företagsledningen.
Arbeta hemifrån
Att arbeta hemifrån är ett privilegium, inte en avtalsenlig rätt och kan tillåtas i undantagsfall. Godkännande att arbeta
hemifrån ges av en medlem ur företagets ledningsgrupp eller en styrelseledamot. När du arbetar hemifrån du har ett ansvar
att se till att miljön är säker och att ingen skada kan orsakas av din arbetsmiljö.
Datasäkerhet är av största vikt. Tillgång till våra säkra servrar kan bara fås efter skriftligt godkännande från en medlem
i företagsledningen. När du arbetar hemifrån måste dina kontrakterade timmar fyllas i.
ARBETSFÖRHÅLLANDEN LEVERANTÖRER
Vi arbetar endast med duktiga leverantörer som delar vår passion för att erbjuda service i världsklass till våra kunder.
Vi bygger medvetet långsiktiga relationer med våra leverantörer för att säkerställa kontinuitet och hög kvalitet.
Som ett globalt verksamt företag tar Hunkemöller sitt ansvar på allvar och arbetar hårt för att anta en hållbar strategi för alla
sina affärsprocesser, strävar efter rätt balans mellan människor, planet och vinst.
För att säkerställa att tillverkningen av Hunkemöllers produkter lever upp till vår standard, måste alla våra leverantörer följa
samma sociala och miljömässiga riktlinjer. Under 2004 genomförde vi en uppförandekod för leverantörer att redogöra för
de sociala och miljömässiga miniminormer som grundar sig på Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner,
FN:s deklaration om mänskliga rättigheter och lokala lagar. Som en del av våra normer, anger Hunkemöller grundläggande
arbetsrättigheter, inklusive:
1. Rätt till föreningsfrihet och kollektiva
förhandlingar
2. Ingen diskriminering
3. Skälig ersättning
4. Anständig arbetstid
5. Hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
6. Inget barnarbete
7. Särskilt skydd för unga arbetstagare
8. Ingen otrygg sysselsättning
9. Inget slavarbete
10. Miljöskydd
11. Etiskt företagande
Hunkemöller är medlem i Business Social Compliance Initiative (BSCI) och har åtagit sig att verka för förbättringar i
leveranskedjan. För en utökad version av uppförandekoden för leverantörer, se: www.bsci-intl.org/content/bsci-code-conduct
Bangladesh-avtalet om brand- och byggsäkerhet
Hunkemöller stöder överenskommelsen om eld och byggsäkerhet i Bangladesh. Tecknaren finansierar och genomför
ett gemensamt brand- och byggsäkerhetsprogram med säkerhetsinspektioner, offentlig rapportering, sanering och
brandsäkerhetsutbildning på fabrikerna. På alla fabriker där Hunkemöllers plagg produceras krävs en brand-, elektrisk-och
strukturell säkerhetsinspektion.
Överenskommelse om hållbara plagg och textiler
Hunkemöller har tecknat ett bindande avtal om hållbart mode och textil. Det nederländska förbundet syftar till en
positiv hållbar förändring inom textil- och konfektionsindustrin i hela världen. Denna koalition har ett brett stöd av
branschorganisationer, fackföreningar, det civila samhällets organisationer och den nederländska regeringen.
Vi strävar efter att närma sig och förbättra hållbarhetsutmaningar med våra leverantörer i produktionsland på olika teman
som diskriminering och kön, barnarbete, tvångsarbete, föreningsfrihet, lön att leva, säkerhet hälsa på arbetsplatsen, råvaror,
vattenföroreningar och användning av kemikalier, vatten och energi och djurskydd.
SÄKERHET & MILJÖ
Hunkemöller strävar efter att göra affärer med avseende på vårt samhällsansvar. I detta avseende har vi formulerat ett antal
mål, som kan sammanfattas enligt följande:
Användning av hållbara råmaterial
I möjligaste mån vi strävar efter att använda hållbara råvaror. Vi har antagit en pälsfri politik och använder inte äkta läder
i våra produkter. Våra produkter och råvarorna i våra produkter är tillverkade på ett sätt som inte är skadligt för djur.
Våra produkter innehåller inte fjädrar från djur som särskilt jagas ner eller föds upp på grund av dessa fjädrar. Vi strävar
efter att alla kläder som säljs av oss är fria från skadliga ämnen.
Avancerad insikt på området potentiella skadliga material kan betyda att ett ämne som anses säkert i dag, blir misstänkt i
morgon. Vi gör vårt yttersta för att endast använda råvaror som är säkra för människor och miljö. Om det finns anledning
att betvivla säkerheten hos vissa ämnen vid någon tidpunkt, kommer vi leta efter ett säkrare alternativ, i samarbete med våra
tillverkare och leverantörer.
Hälsa och säkerhet för våra kunder och personal
Vi strävar efter att ha en godkänd och testad återkallningsprocedur och en säkerhets- och trygghetsmanual.
Vår verksamhet är arbetsintensiv och sker mestadels i områden som bör vara lättillgängliga för stora flöden av konsumenter.
På platser där många människor samlas, kan säkerhetsaspekter vara ett stort problem. Detta är anledningen till att vi ständigt
strävar efter att skapa säkra arbetsförhållanden och shoppingförutsättningar för både anställda och kunder.
Energibesparing och avfallshantering
Vi uppmuntrar våra team och partners att söka nya sätt att minska energi och minimera avfallet. Vi optimerar kontinuerligt
transport och logistik. I butikerna, vi uppmuntrar våra anställda att återvinna galgar, papper och plast. Vi växer snabbt
och alla våra nya butiker är utrustade med LED-ljus för att spara energi i butikerna. All lagstiftning för avskrivning och
lagerreturnering kommer att säljas vidare eller återvinnas på ett miljövänligt sätt eller ges till välgörenhet. I Nederländerna har
vi också lanserat ett återanvändningssystem för att ge gamla kläder ett andra liv.
EFTERLEVNAD
Anställda
Att arbeta i detaljhandeln innebär att man arbetar med människor. I detta arbetsintensiva företag, är personalkvalitet och
engagemang och uppmärksamhet till kunden nyckeln till en framgångsrik verksamhet. Därför är det av avgörande betydelse
att de anställda agerar ärligt och även behandlas med uppriktighet. Detta innebär att de måste vara medvetna om denna
uppförandekod och uppfylla den. Om de inte uppfyller dessa normer på korrekt sätt, skadar de inte bara sig själva utan också
sina kollegor och företaget som helhet. Varje brott mot denna uppförandekod av en Hunkemölleranställd kommer att leda till
disciplinära åtgärder, vilket inte utesluter eventuell uppsägning av anställning.
Franchisetagare, leverantörer och andra intressenter
Som förklaras i avsnittet Omfattning, förväntar vi oss att även våra franchisetagare, leverantörer och andra affärspartners att
hålla sig till principerna i denna uppförandekod. Om vi konstaterar att deras beteende strider mot denna uppförandekod,
förbehåller vi oss rätten att avsluta affärsrelationen, eventuellt med omedelbar verkan
Rapporteringspolicy
I vår strävan efter en kultur som bygger på integritet, förtroende och individuellt ansvar, erbjuder Hunkemöller sina anställda
möjligheten att rapportera beteenden som strider mot denna uppförandekod på ett sätt som är säkert och konfidentiellt.
Misstankar, från en person i eller utanför Hunkemöller, om brott mot denna uppförandekod kan rapporteras till Hunkemöller
Compliance Officer via e-post [email protected]
Kontakter
• Nederländerna – Karlijn Hendriks (HR Manager)
e-post: [email protected]
• Belgien, Frankrike och Luxemburg – Suzanne Michalik (HR Manager)
e-mail: [email protected]
• Danmark – Kristian Hartwig-Nolan (HR Manager)
e-post: [email protected]
• Tyskland och Österrike – Inga König (HR Manager)
e-post: [email protected]
• Spanien – Monica Cantor (Head of Retail)
e-post: [email protected]
• Efterlevnadsansvarig – [email protected]
• BSCI webbplats – www.bsci-intl.org
• ILO webbplats – www.ilo.org