Redovisning till FLC /
nationell kontrollant
Partnerseminarium
Sundsvall
12-13 april, 2011
http://www.northernperiphery.eu/en/
documents/Downloads/
Separate account system
PROGRAMME MANUAL (Part 2, sid 5)
”All project partners are required to keep separate
project accounts in their national currency, where all
costs incurred and all public match funding received
shall be entered”.
• Projektet måste redovisas separat trots att annan
verksamhet pågår samtidigt
• Det är viktigt att man kan utläsa intäkter och
kostnader direkt i projektets redovisning
Programme Manual
PART 4
Common Eligibility Rules
Första redovisningstillfället
• Statement of Expenditure + kontoavstämning
• Ansökan + beslut
• Firmatecknare - bifoga underlag som styrker/visar vem som är
firmatecknare.
• Lönebevis (spec, anst.avtal el dyl)
• Signerade/attesterade tidrapporter
• Resultatrapport samt huvudbok
• Fakturakopior
• Kopior av annonser eller annat informationsmaterial
• Lägesrapport (för er del som partner i projektet)
• Deltagarförteckning, agenda / dagordning etc.
• LOU – handlingar som styrker upphandling samt avtal
• Hyreskontrakt/avtal
• Underlag samt beräkningsmodell för 5. Office costs d.p.
Andra – sista
redovisningstillfället
•
•
•
•
Statement of Expenditure + kontoavstämning
Signerade/attesterade tidrapporter
Resultatrapport samt huvudbok för redovisningsperioden
Lägesrapport för partners del (för den aktuella
redovisningsperioden)
• Ev. informationsmaterial (annonser, trycksaker etc.)
• Lönebevis - om ny personal eller vid ändring av lön
• Firmatecknare - om firmatecknaren ändras under
projektets gång, glöm inte att skicka in nytt underlag.
Av varje verifikat bör det framgå
• När inträffade affärshändelsen - fakturadatum (alt.
Leveransdatum)
• Affärshändelse (ex lokalhyra, telefon)
• Säljare av varan eller tjänsten
• Köpare - projektpartner och helst även projektnamn
• Vem/vilka som deltagit/hyrt bil/rest/osv. samt syfte
• Verifikatnummer
• I huvudbok bör det finnas någon verifikationstext t ex
leverantörens namn alternativt förklaringstext
LOU
•
•
•
•
•
•
Förfrågningsunderlag med anbudsbegäran
Annons samt uppgift var den publicerats
Val av upphandlingsform
Öppningsprotokoll
Utvärdering av anbud
Beslut med motivering till vald leverantör
(Under EUs tröskelvärde)
Infoplikten
• Den europeiska unionens emblem i enlighet med de
grafiska anvisningarna och en hänvisning till Europeiska
unionen
• Hänvisning till den berörda fonden: ”Europeiska
regionala utvecklingsfonden”.
• NPPs devis (ett uttalande som Förvaltningsmyndigheten
valt för att lyfta fram mervärdet av gemenskapens stöd)
Lokalkostnader
Hyrs externt
- fakturabeloppet gäller
- avtal
- kostnadsslag 4. Office costs d.a.
Egen lokal nyttjas till viss del
- visa faktisk kostnad och fördelningsmodell
- kostnadsslag 4. Office costs d.a.
Hyrs externt för tillfälliga arrangemang
- fakturabeloppet gäller
- kostnadsslag 6. Promotion etc.
Medfinansiär direktfinansierar med lokal
- Medfinansiären ska visa sin egen faktiska kostnad och ev.
fördelningsmodell
- kostnadsslag 9. In kind costs
5. Office costs d.p.
Indirekta utgifter är stödberättigande om projektpartnern kan:
• styrka att utgifterna uppkommit i direkt samband med de
stödberättigande direkta utgifter som går att hänföra till projektet,
• styrka att utgifterna fördelats enligt NPPs modell (kostnad per timme
- se ”Common Eligibility Rules” sid. 6),
• styrka utgifterna genom kopior av fakturor, bokföringsunderlag eller
andra handlingar ur sin redovisning.
(SFS 2009:900, 1828/2006 (artikel 52), NPPs Common Eligibility
Rules”).
De totala indirekta kostnaderna per redovisningstillfälle får inte
överstiga 25% av direkta lönekostnader för perioden.
Hjälpa FLC!
• Se till att alla underlag finns med. Skicka inte in
redovisningen för att sedan komplettera med signerade
tidrapporter etc. – utan vänta tills ni har fått in alla
underlag.
• Se till att SoE är komplett ifyllt (kolumnerna ”Other
funding and information measures” samt ”Expenditure”
ska alltid vara ikryssade).
• Om det är första redovisningen, sortera helst
fakturakopiorna enligt bokföringsutdraget (i samma
ordning), eller numrera respektive fakturakopia
”manuellt” och skriv in numren i huvudboken – alternativt
att ver nr framgår av fakturakopia.
Vanliga/återkommande fel
• Inte upphandlat, tror att en associated partner inte behöver
upphandlas. (En associated partner ska antingen vara upphandlad
eller redovisa faktiska kostnader precis som en partner i projektet).
• 5. Office costs d.p. Inte följt NPPs modell enligt Common Eligibility
Rules, svårt att verifiera kostnaderna.
• Moms (när personer har betala med sitt privata kort på resor ex.vis
hotellkostnader, så är dessa kostnader bokförda inklusive moms –
trots att organisationen har rätt att återsöka EU moms).
• Resor utanför programområdet som inte är godkända av desk
officer.
• Inte angett syfte, deltagare.
• Inte bifogat program/dagordning etc.
