2013-10-31
Microsoft Office 365 – Information till personal
Som medarbetare inom Utbildningsnämnden i Ale Kommun har du ett konto i Microsoft
Office 365.
MS Office 365 är en plattform för att arbeta tillsammans. Det är ett pedagogiskt, digitalt
arbetsverktyg. Som användare når du dessa arbetsverktyg från vilken
dator/surfplatta/smartphone som helst, förutsatt att du har en uppkoppling mot Internet. Du
som medarbetare kommer att kunna samarbeta med andra medarbetare inom Ale Kommuns
organisation och med elever. Du kommer även kunna samarbeta med människor utanför Ale
Kommuns organisation.
I MS Office 365 har du möjlighet att spara och dela filer online. MS Office 365 är en
molntjänst, vilket innebär att filer och information sparas på annan plats, dvs. utanför Ale
Kommun.
Samtliga anställda under Utbildningsnämnden i Ale Kommun erhåller konton i MS Office
365. Samtliga elever i Ale Kommuns förskolor, förskoleklass, grundskola årskurs 1-9,
grundsärskola, gymnasieskola och vuxenutbildning kommer att erhålla konton i MS Office
365.
Konton i MS Office 365 skapas av Ale Kommuns IT-avdelning, utan att du som användare
behöver göra någonting. Inga personliga avtal upprättas mellan användare och leverantör.
Grundinformation om elever och medarbetare hämtas från skoladministrativt respektive
personaladministrativt system.
Det vanliga Microsoft Office, som du har på din tjänstedator kommer även fortsättningsvis att
finnas kvar.
Inloggning
Du kommer åt Microsoft Office 365 via Digitala arbetsplatsen, men du kan även logga in via
länk.
Du loggar in med dina vanliga inloggningsuppgifter, dvs. de du använder för att logga in på
datorn på din arbetsplats.
Som pedagog har du tillgång till detta i MS Office 365:
Microsoft SkyDrive Pro – Lagring av dokument, bilder, filmer och annat pedagogiskt
arbetsmaterial.
SharePoint online - Virtuella rum på webben där lärare och elever kan spara och dela
dokument.
Office Web Apps – Word, PowerPoint, Excel och OneNote i webbläsaren.
Lync – Kommunikationsverktyg, chatt, videosamtal mm.
Viktigt att tänka på!
Inga känsliga uppgifter får skrivas eller sparas i MS Office 365
Feedback angående kvalitet på elevers prestationer under pågående process utan värderande
av person, får förekomma i MS Office 365. Värderande feedback riktat till person får inte
förekomma i MS Office 365.
Alla arbeten och allt material som ska sparas över tid ska fortfarande sparas på H:/.
Material innehållande känsliga uppgifter, såsom IUP, frånvarorapportering, personuppgifter
mm. ska hanteras i de system som är avsedda för detta (t.ex. Adela, Unikum, Skola24).
Hantering av personuppgifter i förhållande till MS Office 365
Endast personuppgifter om användaridentitet och liknande indirekta personuppgifter, t.ex.
namn, klass, skola och liknande, lämnas till Microsoft. MS Office 365 är inte något IT-stöd
som innehåller dokumentation om elever.
Aktuella personuppgifter behandlas av skolverksamheten för fullgörande av sina
arbetsuppgifter, bland annat för genomförande av pedagogiskt arbete, kommunikation och
lagring av pedagogiskt material. Innehållet är av okänslig karaktär. Enligt 10 § punkten d
PuL, får detta ske utan individens eller vårdnadshavares samtycke.
Frågor
Har du frågor om Office 365 vänder du dig till IT-avdelningens support: [email protected] eller
telefon 3293.
I tjänsten:
Thorbjörn Jordansson
t.f sektorchef
sektor UKF
