Arbetsförmedlingens verksamhetsplan 2016 Bilaga 4 Riskanalys
Bilaga 4 Myndighetens riskanalys, v 0.99
Mål/
uppdrag
Samtliga
Beskrivning av risk
2015-01-05
Riskansvarig
Risk att myndigheten inte förmår bedriva
utvecklingsarbete och förverkliga politikens
intentioner samtidigt
Chef
Ledningsstaben
Andelen nyanlända
som lämnar
etableringsuppdraget
för arbete eller studier
ska öka
Risk att Arbetsförmedlingen saknar beredskap att
hantera väsentligt ökade volymer inom
etableringsuppdraget
Direktör
Förmedlingsavdelningen
Rättssäkerhet/
regelefterlevnad
Risk att rättssäkerhet inte uppfattas vara en
grundläggande styrsignal
Rättssäkerhet/
regelefterlevnad
Samtliga
Rättssäkerhet/
regelefterlevnad
Risk att förutsättningarna för korrekt
ärendehandläggning och myndighetsutövning inte
förbättras
Chef
Ledningsstaben
Direktör
Förmedlingsavdelningen
Risk att kompetensutvecklingsinsatser inte genomförs Direktör
i tillräcklig omfattning
Förvaltingsavdelningen
Risk att planerade åtgärder för att förbättra
informationssäkerheten är otillräckliga
Direktör
Förvaltingsavdelningen
Orsak
S
K
1. Låg erfarenhet av att bedriva mer omfattande verksamhetsutveckling och arbetsmarknadspolitisk verksamhet samtidigt
2. Bristande koordinering
3. Skyldigheter som följer av andra författningar än instruktion och regleringsbrev betraktas som sekundära
4. Låg insikt om förnyelsearbetets nödvändighet för myndighetens förmåga att förverkliga politiken
3
1. Betydligt större antal arbetssökande per arbetsförmedlare.
2. Svårigheter att rekrytera personal då samma kompetenser efterfrågas även av andra myndigheter p g a
flyktingsituationen
3. Omfattande samtidiga rekryteringar skapar stor belastning på chefer och hr-partners
4. Det tar tid för nyanställda att utbildas och introducerads innan de kan bidra. Introduktionen av nyanställda tar också tid och
resurser från den löpande verksamheten.
5. Samverkan med andra aktörer är lokalt/regionalt inte tillräckligt väl utvecklad för situationen
6. Tillgången till relevanta insatser är begränsad
1. Rättslig kvalitet följs upp i begränsad omfattning
2. Snävt kundfokus och begränsad syn på kundnytta
3. Konstaterade problem inom området hanteras först efter anmärkningar
4. Handläggning beskrivs som administration och administration omtalas främst som något som ska minskas
5. Begränsad syn på vad myndighetsansvaret och statstjänstemannarollen innebär
6. Korrekt handläggning och myndighetsutövning premieras inte
7. Fokus på volymer på bekostnad av kvalitet
1. Praxis och tolkning av regelverk tillgängliggörs inte på ett tillräckligt användarvänligt vis
2. Omfattande regelverk med små skillnader mellan likartade arbetsmarknadspolitiska program
3. Myndigheten arbetar inte tillräckligt aktivt med att vara proaktiva och drivande i regelutvecklingen, t.ex. genom att driva
fram rättspraxis
4. Befintliga IT-stöd hjälper inte användare i tillräcklig utsträckning
5. Chefer och medarbetare saknar tillräckligt kompetens i allmän förvaltningsrätt och det arbetsmarknadspolitiska
regelverket
1. Otillräcklig introduktionsutbildning och vidareutbildning
2. Planer för löpande kompetensutveckling saknas
3. Underutvecklat system för både chefsförsörjning och chefsutveckling
4. Kort framförhållning vid förändringar i regelverk och införande av nya arbetssätt, rutiner och systemstöd
5. Verksamheten klarar inte av att genomföra och tillgodogöra sig planerade kompetensutvecklingsinsatser fullt ut
1. Tvingande kontrollfunktioner för att verifiera att system lever upp till säkerhetskraven innan produktionssättning saknas
2. För mycket nyutveckling som skall ut snabbt tar genvägar runt uppsatta krav
3. Avsaknad av systemstöd för identifiering vid telefon
4. Sekretesskyddade uppgifter överförs okrypterat av effektivitetsskäl
5. Åtkomst till personuppgifter anpassas varken efter personalkategori eller arbetsuppgifter, behörighetsstyrningen kringgås
6. Informationsägarskapet är otydligt
7. Oönskade eller obehöriga aktiviteter i IT-system upptäcks inte
3
Konsekvenser
Riskvärde
Hantering
4 För lite förnyelse leder till lägre
förmåga till politikförverkligande
12
Åtgärdas
4 Minskad kvalitet på
arbetsmarknadspolitiska
bedömningar
Mindre tid till individuell planering
Längre tid i passiv väntan
Mindre tid till arbetsgivarkontakter
Åtgärdsansvariga
Avd Rehabilitering
Ledningsstaben
Organisationsstaben
Regioner
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Förvaltningsavd
Regioner
12
Åtgärdas
3
4 Bristande enhetlighet och rättslig
kvalitet vilket i förlängningen leder
till lågt förtroende
Nödvändiga beteendeförändringar
uteblir
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Förvaltningsavd
Ledningsstaben
Regioner
12
Åtgärdas
3
4 Bristande enhetlighet och rättslig
kvalitet vilket i förlängningen leder
till lågt förtroende
Felaktiga utbetalningar
12
Åtgärdas
3
4 Bristande regelefterlevnad
Felaktiga utbetalningar
Ineffektiva insatser
12
Åtgärdas
3
4 Uppgifter röjs för obehöriga
Sårbarhet för intrång
Information manipuleras
Avd Digitala tjänster
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Förvaltningsavd
Kommunikationsavd
Regioner
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Förvaltningsavd
Regioner
Avd Digitala tjänster
Avd Rehabilitering
Förvaltningsavd
IT-avdelningen
Regioner
12
Åtgärdas
Andelen nyanlända
som lämnar
etableringsuppdraget
för arbete eller studier
ska öka
Rättssäkerhet/
regelefterlevnad
Risk att nyanländas kompetens, förmågor och
drivkrafter inte identifieras och synliggörs i tillräcklig
utsträckning
Direktör
Förmedlingsavdelningen
Risk att EU:s statsstödsregler inte beaktas i samband Direktör
med beslut om anordnarbidrag och anställningsstöd Förmedlingsavdelningen
Minska ungdoms- och Risk att flyktingsituationen påverkar resultatet av
långtidsarbets-lösheten samverkan mellan Arbetsförmedlingen och
Andelen nyanlända
kommunerna negativt
som lämnar
etableringsuppdraget
för arbete eller studier
ska öka
Direktör
Förmedlingsavdelningen
Effektivitet/
hushållning
Direktör
avdelningen
Digitala tjänster
Risk att effekterna av stora it-utvecklingsprojekt blir
mindre än förväntat
1. Frågor kopplade till ersättning prioriteras och tar relativt sett mer tid ju fler nyanlända som skrivs in på Af
2. Kunskaper om kartläggning av utländsk kompetens är bristfälliga
3. Meriter och erfarenheter från andra länder dokumenteras inte alltid
4. De valderingsinsatser som finns används i för liten utsträckning
5. Allt för många arbetssökande per arbetsförmedlare
1. Prövning görs inte av om mottagaren bedriver ekonomisk verksamhet enligt EU-praxis
2. Utredning görs inte av om beslutet avser stöd av mindre betydelse alternativt är undantaget enligt
gruppundantagsförordningen (GBER) eller SGEI-regelverket
3. Mottagare informeras inte om att de mottar statsstöd eller att de kan bli återbetalningsskydliga
1. Kommunerna prioriterar akuta frågor kopplade till flyktingmottagande
2. Det ansträngda läget gör att Arbetsförmedlingen inte mäktar med att regionalt/lokalt vara den stödjande och pådrivande
part i samverkan som vi ska vara.
1. Det saknas en process för nytto- och effekthemtagningskalkylering
2. Det finns ingen utsedd linjeansvarig att ta över projekt
3. Bristande samarbete och kommunikation mellan beställare, projekt och mottagare
4. Avsaknad av långsiktig releaseplan
4
3 Sämre inviduell anpassning av
insatser
Sämre underlag för matchning
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Regioner
12
Åtgärdas
4
4
4
3 Myndigheten åläggs att upphöra
fatta beslut om otillåtet statsstöd
Myndigheten förbjuds besluta om
statsstöd
Myndigheten åläggs att återkräva
otillåtet statsstöd som utbetalts de
senaste 10 åren
Felaktiga utbetalningar
3 Användningen av tjänster så som
utbildningskontrakt och
traineejobb försvåras.
Längre ledtider till insatser som
Arbetsförmedlingen inte äger
(vuxenutbildning, samhällsorientering, sfi) samt bosättning
3 Tillstånd i strategiska kartan
uppnås inte
Digitalisering försenas
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Förvaltning
12
Åtgärdas
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Regioner
12
Åtgärdas
12
Åtgärdas
Avd Digitala tjänster
Avd Rehabilitering
Förvaltningsavd
Förmedlingsavd
Regioner
Mål/
uppdrag
Säkerställa att
arbetslöshetsförsäkringen fungerar
som en omställningsförsäkring
Samtliga
Rättssäkerhet/
regelefterlevnad
Samtliga
Effektivitet och
hushållning
Beskrivning av risk
Riskansvarig
Orsak
S
K
Risk för att uppdraget inom
arbetslöshetsförsäkringen, aktivitetsstödet och
utvecklingsersättningen inte fungerar som en
integrerad del i det löpande förmedlingsarbetet
Direktör
Förmedlingsavdelningen
1. Uppdraget uppfattas som otydligt
2. Arbetsförmedlingen har gjort en tolkning av uppdraget som går utöver vad som följer av författning
3. Konstaterade brister inom området hanteras inte på ett strukturerat och varaktigt sätt i hela organisationen
4. Uppdraget prioriteras inte
4
Risk för fortsatt höga sjuktal
Direktör
Förvaltingsavdelningen
1. Förnyelsearbetet ger inte avsedd effekt på sjuktalen
2. Stödfunktioner på lokal nivå har inte mandat och resurser att möta förväntningarna från verksamheten
3. Begränsade kunskaper om vad i verksamheten som orsakar de höga sjuktalen
4. Bristande fokus på rehabilitering av långtidssjuka hos chefer
5. Kort framförhållning och bristande samordning vid införande av nya insatser och system
6. Brister i den psykosociala arbetsmiljön bland annat pga förtätning, omfattande nyrekrytering samt nya chefer
1. Syfte och ambitioner fastställs inte innan kontroller utförs
2. Riskmedvetenheten och förståelsen för riskanalysers funktion är låg
3. Regelverket stödjer inte fullt ut ett effektivt kontrollarbete
4. Vi använder inte fullt ut de möjligheter regelverket medger
5. Oklar syn på medarbetaransvaret kontra chefsansvaret
6. Resultat av gjorda kontroller analyseras och/eller används inte
1. IT-avdelningen ses som en ren producent snarare än som en parter i verksamhetsutveckling
2. Verksamheten brister i förmåga att se konsekvenserna av sina önskemål
3. Vi egenutvecklar istället för att implementera standardsystem
4. Brister i kompetensen att upphandla IT-tjänster
5. Föråldrad plattform
1. Bristande kunskaper om olika insatser effektivitet och hur olika insatser hänger ihop
2. Det tar tid att implementera insatser vilket kan innebära att den mest lämpliga insatsen inte finns att tillgå i rätt tid.
3. Fördomar/diskriminering påverkar om insatser ges
4. Undermålig kartläggning
3
Risk att myndighetens kontrollarbete inte är
ändamålsenligt
Risk att vi inte lyckas förbättra vår gemensamma
leveranskapacitet inom IT området
Risk att arbetssökande och arbetsgivare inte erbjuds
relevant stöd utifrån vederbörandes behov
Direktör
Förvaltingsavdelningen
Chef ITavdelningen
Direktör
Förmedlingsavdelningen
Konsekvenser
3 Vi förbättrar inte arbetsmarknadens funktionssätt
Bidrar inte till en effektiv
matchning
Lägre sökaktivitet
3 Lägre produktion
Svårigheter att behålla och
rekrytera personal
Riskvärde
Hantering
12
Åtgärdas
9
Åtgärdas
3
3 Felaktiga utbetalningar
Myndigheten bidrar inte till att
värna välfärdssystemen
9
Åtgärdas
2
4 Tillstånd i strategiska kartan
uppnås inte
Digitalisering försenas
8
Åtgärdas
2
4 Förlängd tid i arbetslöshet
Ökat inflöde i garantierna
Bristande kundnytta vilket i
förlängningen skadar
myndighetens förtroende
Åtgärdsansvariga
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Regioner
8
Åtgärdas
Avd Digitala tjänster
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Förvaltningsavd
Regioner
Avd Rehabilitering
Förvaltningsavd
Förmedlingsavd
Internationella staben
Ledningsstaben
Regioner
Avd Digitala tjänster
Avd Rehabilitering
Förvaltningsavd
Förmedlingsavd
IT-avdelningen
Analysavdelningen
Avd Rehabilitering
Förmedlingsavd
Regioner
