Sida
STYRDOKUMENT
1(4)
Riktlinjer
för
upphandling och inköp
Område
Styrning och
ledning
Fastställd
KS 2015-03-10, §
40
Program
Ekonomi- och
verksamhetsstyrning
Giltighetstid
Tills vidare
Plan Riktlinje
Riktlinje för
upphandling och inköp
Reviderad/Uppdaterad
Tjänsteföreskrift
Diarienummer
KS 2015/75
Sida
2
Inledning
Kramfors kommun anskaffar årligen varor och tjänster för sammanlagt
300-400 miljoner kronor1. För att kunna uppfylla Kommunfullmäktiges
övergripande mål om ”God ekonomisk hushållning” är det därför av stor
betydelse för ekonomin hur upphandlingsfrågor hanteras. Sparsamhet och
effektivitet ger mer välfärd för pengarna.
Riktlinjen beskriver ramarna för kommunens upphandlingar, inköp och
uppföljning och gäller för hela kommunkoncernen. Riktlinjen är ett komplement
till lagstiftning och andra interna och externa styrande dokument som reglerar
offentlig upphandling.
Målsättningen med riktlinjen är att säkerställa att
-
upphandlingar följer rådande lagstiftning samt kommunens ställningstagande
gällande miljöhänsyn och sociala/etiska krav
varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet till bästa kostnad
(”den goda affären”)
underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer till
Kramfors kommun
minimera administration och felkällor för anbudsgivare.
Målet kan endast uppnås genom samordning inom kommunen och, med andra
myndigheter inom länet eller statliga inköpscentraler, när det är tillämpligt.
Kommunchefen fastställer eventuella tjänsteföreskrifter som förtydligar
riktlinjen.
Lagstiftning
Den offentliga upphandlingen berör ett omfattande regelverk, bland annat inom
följande områden:
-
Lagen om offentlig upphandling (LOU) med de grundläggande EU-rättsliga
principerna om Icke diskriminering, Likabehandling, Proportionalitet,
Öppenhet och ömsesidigt erkännande.
-
Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och
posttjänster (LUF)
Ansvar
Kommunstyrelsen (KS) har det övergripande ansvaret för upphandlings- och
inköpsfrågor. Detta innebär att verka för att
-
samtliga avtal som tecknas för kommunkoncernen föregås av en upphandling
enligt rådande lagstiftning och riktlinjer
-
samtliga inköp som genomförs följer dessa riktlinjer med tillhörande
tjänsteföreskrifter
-
samordning av upphandlingar sker för att få till bättre villkor samt begränsa
de administrativa kostnaderna. Samordningen kan ske inom länet, men även
när två eller flera nämnder/bolag inom den egna kommunen har likartade
behov av varor och/eller tjänster. Dessa samordnade avtal tecknas enligt KSs
delegationsordning.
1
2013: 374 miljoner
Sida
3
Den enskilda nämnden/det enskilda bolaget ansvarar för att initiera en
upphandling för respektive nämnd/bolag. Detta innebär ett ansvar för att
-
Upphandlingsenheten kontaktas med god framförhållning i förhållandet till
önskad avtalsstart
-
kontaktpersoner för upphandlingen utses och en kravspecifikation för
varan/tjänsten/entreprenaden tas fram
-
avtal tecknas enligt delegationsordningen
-
uppföljning av avtal sker enligt en uppföljningsplan, som tas fram samtidigt
som förfrågningsunderlaget.
Upphandlingsenheten (UE) är en stödfunktion för hela kommunkoncernen
gällande samtliga upphandlingsrelaterade frågor. Detta innebär att:
-
på uppdrag av respektive nämnd/bolag genomföra upphandlingar av
efterfrågad vara/tjänst/entreprenad med ett värde över 100.000kr och
annonsera dessa elektroniskt, via e-avrop
-
sammanställa information inom kommunkoncernen om nuvarande och
kommande behov av varor och tjänster för att få en samlad bild av det
kommunövergripande behovet och för att möjliggöra en eventuell
samordning
-
vara rådgivande vid frågeställningar kring tillämpning av
upphandlingslagstiftningen
-
ta hänsyn till politiska överväganden vid större upphandlingar eller
upphandlingar av strategisk betydelse
-
tillhandahålla mallar, checklistor och annat material som stöd till
verksamhetens egna upphandlingar under 100.000kr
-
genomföra utbildningar av beställare, chefer och politiker om rådande
lagstiftning, riktlinjer, rutiner och dess tillämpning.
Upphandlingsformer
Hela Kramfors kommuns behov av en vara eller tjänst ska räknas samman, när
tröskelvärdet2 beräknas och upphandlingsform väljs.
Tröskelvärdet ska beräknas för avtalets hela löptid. Upphandlingen får inte delas
upp och beräkningsmetod får inte väljas i syfte att komma under tröskelvärdet.
Upprepade upphandlingar av samma kategori varor och tjänster under ett
budgetår ska sammanräknas.
Direktupphandlingar
En direktupphandling är ett förfarande utan krav på att ha anbud i viss form.
Direktupphandling får användas endast när upphandlingens värde är lågt3 eller
om det finns synnerliga skäl4.
Sedan den 1 juli 2014 finns det krav på dokumentation av upphandlingar vars
värde överstiger 100 000 kronor och att upphandlande myndigheter ska besluta
om riktlinjer för användning av direktupphandling.
2
Sedan 2014-01-01 ligger tröskelvärdet vid 1 806 427 kr.
Direktupphandlingar enligt LOU ska få användas om kontraktets värde uppgår till högst
28 procent av det tröskelvärde, vilket motsvarar 505 800kr (2014).
4
http://www.kkv.se/t/Page____5856.aspx
3
Sida
4
Kramfors kommun bedriver sin huvudverksamhet, skola och vård och omsorg,
inom hela kommunen med en yta på 1 703 km², från centralorten Kramfors till
övriga tätorter. Det ska vara möjligt för kommunanställda i samtliga delar av
kommunen att kunna ha tillgång och vara trogen till upphandlade avtal för att
täcka det löpande behovet av varor/tjänster för verksamheten. Det kan leda till att
kommunen direktupphandlar avtal (så kallade ”rabattavtal”) med lokala företag.
Vägledande för dessa rabattavtal är bland annat följande förutsättningar
-
det saknas kommunövergripande ramavtal med rimliga villkor till
utkörning/leverans
tröskelvärdet för direktupphandlingen (för samtliga avtal inom området) inte
överskrids
det vore orimligt ur ekonomisk och miljömässig synpunkt att åka långa
sträckor för att införskaffa varan/tjänsten på annan ort.
För att klara dokumentationskraven ska Kramfors kommuns direktupphandlingar
med ett värde över 100 000 kronor genomföras i e-avrop. Tre leverantörer bör
tillfrågas vid varje direktupphandling upp till direktupphandlingsgränsen. Även
möjlighet till annonsering på Kramfors kommuns egen hemsida finns. Om värdet
understiger 10.000 kr och varan/tjänsten inte finns upphandlad kan den köpas av
lämplig leverantör.
Hållbar upphandling
Nuvarande lagstiftning möjliggör för upphandlande myndigheter att integrera
miljöhänsyn och sociala/etiska hänsyn i sina upphandlingar.5
Kramfors kommuns upphandlingsenhet, i samråd med beställaren, gör vid varje
enskild upphandling bedömningen om och vilka miljö- eller sociala/etiska krav
som ska ställas i upphandlingen och om hänsyn till livscykelkostnad kan tas. I så
fall ska minst Miljöstyrningsrådets miljökrav på Basnivå och CSR-kompassen
för sociala/etiska krav användas.
Frågan om när sådana hänsyn är motiverade ska inte bara bedömas utifrån
miljömässiga eller sociala faktorer, utan också om när det är ekonomiskt rimligt
samt när det är rimligt med tanke på vilka resurser och kostnader som behövs för
att kontrollera och följa upp kraven i upphandlingen.
Inköp
Vid inköp ska kommunens befintliga avtal användas. En förteckning över
samtliga aktuella avtal finns tillgänglig på Kramfors kommuns intranät, via eavrops avtalsdatabas. Saknas information om en särskild vara eller tjänst, ska
upphandlingsenheten kontaktas. Den ska, vid behov, utbilda beställare i
användandet av avtalsdatabasen och hur man går till väga när avtal saknas.
5
1 kap. 9a § LOU: Upphandlande myndigheter bör beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn vid
offentlig upphandling om upphandlingens art motiverar detta.
