1(3)
MAH / Rektor
BESLUT
2004-12-16
Mahr 24-2004/242
Beslut om riktlinjer för användning av direktupphandling
Bakgrund
Genom medlemskap i EU har Sverige åtagit sig att bland annat tillämpa förordningar och införa regler
som motsvarar EG:s direktiv för den inre marknaden och för större offentliga upphandlingar.
För att uppnå EU:s mål kring offentlig upphandling har Sverige stiftat Lagen om offentlig upphandling.
I Lagen om offentlig upphandling regleras upphandlingar som sker över det s.k. tröskelvärdet men även
upphandlingar som sker under samma värden.
Lagen reglerar i nuvarande lydelse sex (6) olika typer av upphandlingsformer.
Tre (3) av upphandlingsformerna avser upphandlingar som sker över tröskelvärdet som reglerar vilka
upphandlingar som skall utsättas för konkurrens inom hela EU.
Upphandlingar som betingar värden under tröskelvärdet behöver endast konkurrensutsättas inom det
egna medlemslandet. Tre (3) upphandlingsformer reglerar upphandlingar som sker inom landet.
Direktupphandling som är en av dessa tre (3) upphandlingsformer är en undantagsform och skall enligt
Lagen om offentlig upphandling 6 kap 2 § endast ske när det antingen föreligger synnerliga skäl eller
när upphandlingens värde är lågt. Direktupphandling innebär upphandling utan formella krav om
anbudsinfordran, annonsering, kvalificering/utvärdering och avtalstecknande i särskild ordning.
Riktlinjer för användning av direktupphandling skall enligt Lagen om offentlig upphandling 6:2 vid
behov formuleras av respektive upphandlande myndighet/organisation.
Postadress
Besöksadress
Tel
Fax
Internet
E-post
Malmö högskola
Förvaltning
S-205 06 Malmö
Hjälmaregatan 1
040-665 70 47
040-665 70 10
www.mah.se
[email protected]
2(3)
MAH / Rektor
BESLUT
2004-12-16
Mahr 15-2004/680
Förslag till beslut
Synnerliga skäl som grund för direktupphandling bör åberopas mycket restriktivt och möjligheten bör
avse tillfällen då Malmö högskola inte kunnat förutse att upphandling måste göras och vid dessa
tillfällen inte kan invänta tiden för en normal upphandlingsprocess. Motivet till att använda
direktupphandling med hänvisning till synnerliga skäl skall objektivt kunna försvaras och skälen bör
därför dokumenteras. För synnerliga skäl finns inga lagliga krav om beloppsgränser.
När man talar om lågt värde vid upphandlingar bör man beakta att de administrativa kostnaderna vid en
formbunden upphandling beräknas uppgå till kostnaden för kanske 100-200 mantimmar, vilket innebär
att det inte är ekonomiskt försvarbart att tillämpa formella upphandlingsrutiner vid upphandlingar som
rör värden under ett par hundra tusen kronor. Det är heller inte troligt att vinsten av att utnyttja befintlig
konkurrens överstiger de administrativa kostnaderna i dessa fall.
Det är för myndighetens totala kostnadseffektivisering och ur allmänt konkurrenshänseende viktigt att
myndigheten allokerar sina resurser på upphandlingar som har en betydande ekonomisk effekt och på
upphandlingar som i övrigt har en strategisk betydelse för verksamheten.
I regeringens proposition 2001/02:142 har man föreslagit att en generell gräns för direktupphandlingar
med åberopande av lågt värde skall fastställas till fem (5) prisbasbelopp. Riksdagen har dock inte
godtagit detta utan har valt att i bestämmelsen om direktupphandling behålla begreppet lågt värde.
Nämnden för offentlig upphandling (NOU) som är tillsynsmyndighet i nämnda frågor beslutade 200405-26 vid nämndssammanträde att fastställa det rekommenderade värdet för direktupphandlingar till
fyra prisbasbelopp för såväl varor som tjänster.
Så länge inga generella beloppsgränser för lågt värde finns lagstiftat föreslås att Malmö högskola själv
beslutar om riktlinjer för direktupphandlingar och vad som ska anses vara lågt värde och justera det
värde som beslutades 2000-05-24.
Lågt värde föreslås vid Malmö högskola vara sex (6) prisbasbelopp för samtliga varor och tjänster där
en bedömning görs vid varje unikt tillfälle utifrån upphandlingens art och komplexitet.
Oaktat beslut om direktupphandling med åberopande av synnerliga skäl eller lågt värde skall
affärsmässighet, objektivitet och utnyttjande av befintlig konkurrens i möjligaste mån iakttas.
Riktlinjer för processrutiner vid direktupphandlingar bör utarbetas av Malmö högskola.
3(3)
MAH / Rektor
BESLUT
2004-12-16
Mahr 15-2004/680
Beslut
Malmö högskola beslutar att direktupphandlingar med åberopande av synnerliga skäl skall
åberopas mycket restriktivt och möjligheten bör endast avse tillfällen då högskolan inte kunnat
förutse att upphandling måste göras och vid dessa tillfällen inte kan invänta tiden för en normal
upphandlingsprocess. Motivet till att använda direktupphandling med hänvisning till synnerliga skäl
skall objektivt kunna försvaras och skälen skall dokumenteras.
Malmö högskola beslutar att gränsvärdet för direktupphandling som sker på grund av lågt värde
skall vara sex (6) prisbasbelopp för samtliga typer av varor och tjänster. Gränsvärdet skall i
normalfallet räknas på helårsbasis inom respektive produkt- eller tjänstekategori för hela högskolan
samlat. Vid ramavtal räknas värdet för hela den aktuella avtalsperioden inklusive eventuella optioner om
förlängning. Bedömning skall göras utifrån upphandlingens art och komplexitet.
Upphandlingsfunktionen vid Gemensam förvaltning får i uppdrag att utarbeta en handläggningsordning
med processrutiner vid direktupphandlingar, vilken skall äga giltighet för hela högskolan.
Beslut i detta ärende har fattats av rektor Lennart Olausson efter föredragning av upphandlingskoordinator Gabriella Manieri, upphandlingsfunktionen.
Detta beslut ersätter tidigare beslut beträffande fastställande av lågt värde som fattats inom ramen för
Inköpspolicy, antagen 2000-05-24 med Dnr Mahr 15-2000/304.
Lennart Olausson
Rektor
Gabriella Manieri
Upphandlingskoordinator
