Excel Grunder

1286_omslag.qxd
2005-12-22
18:29
Sida 1
Microsoft
INSPIRA
Excel Grunder
1286.book Page 7 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
Del 1
1. Introduktion till Excel
8
2. Hantera en arbetsbok
15
3. Formler och format
36
1286.book Page 15 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
2
HANTERA EN ARBETSBOK
SKAPA NY ARBETSBOK
HANTERA EN ARBETSBOK
Skapa ny arbetsbok
15
För att du ska kunna hålla ordning på dina kalkyler med beräkningar och de
diagram som du skapar, finns det något som kallas för arbetsböcker i Excel. Varje
arbetsbok är en fil och de kan innehålla ett eller flera kalkyl- och/eller diagramblad. När du startar Excel visas alltid en ny tom arbetsbok. En ny arbetsbok
innehåller enligt standardinställningen tre tomma kalkylblad som representeras av
var sin bladflik. Kalkylbladen heter Blad 1, Blad 2 och Blad 3 (Sheet 1 och så
vidare).
Markera celler
16
Har du redan startat Excel, men vill skapa en ny arbetsbok? Klicka i så
fall på knappen Nytt i verktygsfältet.
Du kan också skapa en ny arbetsbok från åtgärdsfönstret Ny arbetsbok (New
Workbook).
1 För att visa åtgärdsfönstret kan du till exempel
Skriva text och tal
18
Spara arbetsbok
19
Stänga arbetsbok
21
Öppna arbetsbok
21
Redigera kalkyl
22
Förhandsgranska arbetsbok 28
Skriva ut arbetsbok
29
Sök och ersätt
30
Kommentarer
32
Extra övningar
34
2
öppna Arkiv-menyn och välja Nytt (File, New).
I det här kapitlet får du lära
dig att skapa och hantera en
arbetsbok, flytta markören,
markera cellområden samt
att skriva text och tal i celler.
Du kan även öppna Visa-menyn och välja
Åtgärdsfönster (View, Task Pane) eller trycka
på Ctrl+F1. Öppna därefter menyn i åtgärdsfönstret och välj Ny arbetsbok (New Workbook).
2 Klicka på Tom arbetsbok (Blank workbook)
Excel 2000
under rubriken Nytt (New) i åtgärdsfönstret.
När du öppnar Arkiv-menyn
och väljer Nytt (File, New)
visas en dialogruta där du
dubbelklickar på Arbetsbok
(Workbook).
Den nya arbetsboken kommer att få de standardinställningar som finns i alla tomma arbetsböcker
som skapas. Alla nya arbetsböcker får exempelvis tre
bladflikar som standard.
Excel 2003
I Excel 2003 kan du även
klicka på Skapa en ny arbetsbok (Create a new workbook) i
åtgärdsfönstret Komma igång
(Getting Started).
Visningslägen
När du arbetar med större kalkyler kan du behöva ändra visningsläge. På Visamenyn (View) kan du bland annat visa och dölja verktygsfält. Om du väljer Helskärm (Full Screen) på samma meny visas bara menyraden, och du ser en större del
av kalkylbladet. Återgå till vanlig visning genom att välja samma kommando igen.
På Visa-menyn kan du även välja Zooma (View, Zoom) för att ändra
förstoringsgraden i programfönstret. Du kan även använda listrutan
Zooma i verktygsfältet för att ändra visningen.
15
2
1286.book Page 16 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
MARKERA CELLER
Kalkylbladet är indelat i horisontella rader och vertikala
kolumner. När kolumnerna och raderna möts bildas en cell.
Varje kolumn och rad har en rubrik. Radrubrikerna är numrerade 1, 2, 3 etcetera och kolumnrubrikerna heter A, B, C
etcetera. Det finns 65 536 rader och 256 kolumner i varje
kalkylblad.
Du refererar till cellerna genom att använda rad- och kolumnrubrikerna. Den
första cellen heter till exempel A1, cellen under cell A1 heter A2 och den bredvid
A1 heter B1.
2
Flytta markören och markera celler
Ett kalkylblad innehåller en mängd celler. För att kunna skriva uppgifter i olika
celler måste du först känna till hur du markerar och flyttar markören i kalkylbladet. När du har flyttat markören till en cell är den cellen markerad.
• För att flytta till en cell som syns, klickar du i önskad cell. Muspekaren ändrar
utseende till ett stort vitt plustecken.
• För att flytta till en cell på något annat ställe, använder du först rullningslisten
för att visa önskad del av kalkylbladet. Klicka därefter i cellen.
• Flytta en cell åt höger/vänster genom att trycka på Högerpil/Vänsterpil eller
Tab/Skift+Tab.
• Flytta en cell nedåt/uppåt genom att trycka på Nedpil/Uppil. För att flytta
nedåt kan du även trycka på Enter.
• Flytta en skärmbild nedåt/uppåt genom att trycka på PageDown/PageUp.
• Flytta till cell A1 genom att trycka på Ctrl+Home.
• Flytta till kolumn A genom att trycka på Home.
Markera cellområden
Ibland behöver du redigera eller formatera en eller flera celler och då måste du
veta hur du markerar cellområden. Det markerade området visas med blå bakgrund, med undantag av den första cellen i markeringen som har vit bakgrund.
För att markera ett sammanhängande cellområde klickar du i den
cell som ska vara det övre, vänstra
hörnet i markeringen. Dra sedan
med muspekaren till det nedre,
högra hörnet.
För att ta bort en markering,
klickar du någonstans på
arbetsytan.
Du ser också på rad- och kolumnrubrikerna vilka celler som är markerade då de
visas med en avvikande färg.
16
1286.book Page 17 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
Splittrade markeringar
Du kan också markera flera cellområden utan att de angränsar till
varandra. Markera den första cellen/cellerna enligt beskrivningen
ovan. Håll sedan ner Ctrltangenten och markera nästa cell/
cellområde. Fortsätt och markera
områden på kalkylbladet tills önskade celler och cellområden är markerade.
Markera rader
För att markera en hel rad klickar
du på radrubriken.
2
För att markera flera rader håller
du musknappen nertryckt och drar
över radrubrikerna. En gul textruta
visar hur många rader som
markeras.
Markera kolumner
För att markera en hel kolumn
klickar du på kolumnrubriken.
För att markera flera kolumner
håller du musknappen nertryckt
och drar över kolumnrubrikerna.
En gul textruta visar hur många
kolumner som markeras.
Markera allt
För att markera hela kalkylbladet
klickar du på knappen Markera
allt i skärningspunkten mellan radoch kolumnrubrikerna.
Markera med tangentbordet
Om du ska markera stora områden, som kanske till och med är större än arbetsytan, kan du använda tangentbordet. Markera först den cell som ska utgöra det
övre, vänstra hörnet i markeringen. Håll ner Skift och markera området med
piltangenterna.
Om du trycker på Skift+Ctrl+piltangent utökas markeringen till den sista/första
cellen med innehåll i aktuell rad eller kolumn.
17
1286.book Page 18 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
SKRIVA TEXT OCH TAL
Vill du skriva uppgifter i flera
sammanhängande celler kan
du först markera det område
där du ska skriva data. Då behöver du bara avsluta varje
inmatning med att trycka på
Enter eller Tab. Markören
flyttas automatiskt till nästa cell
i markeringen.
Du infogar data i en cell genom att markera den och börja skriva. När du har
skrivit de tecken som ska finnas i aktuell cell, måste detta bekräftas. Du kan välja
något av följande alternativ:
• Tryck på Enter. Som standard flyttas markeringen nedåt en cell när du trycker
på Enter.
• Tryck på Tab. Markeringen flyttas en cell åt höger.
• Tryck på en piltangent (och bestäm hur markeringen ska flyttas).
• Klicka på knappen Skriv i formelfältet.
2
• Klicka i en annan cell.
När du skriver text i en cell kommer text som
standard att vänsterjusteras i cellen, medan tal
kommer att högerställas. Text som inte ryms inom en
cell visas i cellen till höger, såvida inte den cellen
innehåller något. I sådana fall syns enbart den första
delen av texten.
• För att avbryta en inmatning kan du klicka på knappen Avbryt i formelfältet.
Autoavsluta
Funktionen hanterar endast
poster som innehåller text. Tal,
datum och klockslag kan inte
fyllas i med Autoavsluta.
I Excel finns det en funktion som heter Autoavsluta (AutoComplete). Funktionen är mycket användbar då du ska infoga samma data i flera celler.
1 Skriv något i en cell.
2 För att infoga samma uppgift i celler under den första
Kontrollera att funktionen är
aktiv genom att öppna Verktyg-menyn och välja Alternativ
(Tools, Options). På fliken Redigering (Edit) ska Fyll i cellvärden automatiskt (Enable
AutoComplete for cell values)
vara markerad.
cellen räcker det med att skriva det eller de första tecknen.
Excel fyller automatiskt i de resterande tecknen.
2
3 Avsluta med att trycka på Enter.
Cellerna måste ligga i anslutning till varandra för att Autoavsluta ska fungera.
Det får alltså inte finns några tomma celler mellan din nya inmatning och de
tidigare.
Övning 1 – Skriva text och tal
Skriv följande uppgifter på Blad1 (Sheet1)
i en tom arbetsbok (eventuella fel som du
gör får du tillfälle att rätta till senare).
Låt arbetsboken vara öppen.
18
1286.book Page 19 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
SPARA ARBETSBOK
Vänj dig vid att spara dina arbetsböcker direkt när du skapar dem. Spara därefter
arbetsboken med jämna mellanrum. Skulle oturen vara framme och det till
exempel blir strömavbrott, förlorar du i så fall bara de ändringar som du har
gjort sedan den senaste gången du sparade.
Spara en arbetsbok
För att spara ditt arbete första gången, innan arbetsboken har fått ett namn, gör
du på följande sätt:
Du kan även klicka på knappen Spara i verktygsfältet.
2
1 Öppna Arkiv-menyn och välj Spara (File, Save).
2 Skriv önskat filnamn, som ersätter den markerade texten i rutan Filnamn
(File name).
3 I listrutan Spara i (Save in) väljer du i vilken mapp som arbetsboken ska
sparas. Här kan du också ändra enhet, till exempel till diskettenheten (A:)
eller en nätverksenhet.
4 Klicka på Spara (Save).
3
I rutan Filnamn (File name) är
ett standardnamn markerat.
Har du gjort inställningar för
att bestämma standardmapp,
är också rätt mapp vald högst
upp i dialogrutan.
Du kan använda långa, beskrivande filnamn (dock max
218 tecken). Du får inte
använda följande tecken:
<>?[]/\”:*|
Genom att klicka på en ikon i
platsfältet till vänster öppnar
du motsvarande mapp.
Excel lägger automatiskt till
filnamnstillägget XLS. Du
kommer inte att se filnamnstillägget speciellt ofta. I fillistor
med detaljerad visning anges
filtypen i klartext, Microsoft
Excel-kalkylblad (Microsoft
Excel Worksheet).
2
4
När du har sparat arbetsboken kan du avsluta programmet eller stänga av datorn
om du vill. Nästa gång du vill arbeta med samma arbetsbok kan du öppna den
och fortsätta där du slutade.
När du har sparat arbetsboken och därmed gett den ett namn, räcker det med att
klicka på knappen Spara för spara arbetsboken igen.
19
1286.book Page 20 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
Spara med nytt namn/i annan mapp
Det finns två kommandon för
att spara arbetsböcker. Det
ena är Spara (Save) och det
andra är Spara som (Save As).
När du använder kommandot Spara (Save) sparas arbetsboken med samma namn
som tidigare. Detta innebär att den tidigare versionen skrivs över.
Vill du spara en arbetsbok med nytt namn eller i en annan mapp/enhet, öppnar
du Arkiv-menyn och väljer Spara som (File, Save As). Dialogrutan Spara som
(Save As) visas där du ändrar filnamn och/eller mapp och enhet. Du skapar då
en kopia av arbetsboken.
Skapa ny mapp
Som standard visas mappen Mina dokument (My Documents) när du ska spara
dina arbetsböcker. Om du skapar många olika filer bör du skapa egna mappar
för olika kategorier av filer för att lättare hitta dem. Du kan skapa nya mappar i
Utforskaren, men det går även att göra det direkt från dialogrutan Spara som
(Save As) i Excel.
2
Klicka på knappen Skapa ny
mapp i dialogrutans verktygsfält. Skriv önskat namn i
textrutan Namn (Name).
När du klickar på OK visas
dialogrutan Spara som (Save As) igen, och den nya mappen är öppen.
Spara i annat filformat
Viktigt!
När du sparar en arbetsbok i
ett annat filformat finns det
risk för att vissa formateringar försvinner.
När du sparar en arbetsbok sparas den som standard i Excel-format. Det finns
dock tillfällen då en fil måste sparas om i ett annat format. Exempel på en sådan
situation är om arbetsboken ska användas i en äldre version av Excel eller i något
annat program.
För att spara arbetsboken i ett
annat filformat använder du
dialogrutan Spara som (Save
As). Klicka på listpilen vid
rutan Filformat (Save as type)
längst ner i dialogrutan och välj önskat filformat.
Olika filformat
Som standard sparas arbetsboken som en Microsoft Excel-arbetsbok och får filnamnstillägget XLS. Vill du öppna
arbetsboken i en äldre Excel-version måste du först spara den i aktuell programversion, till exempel Excel 5.0/95 eller
Excel 97-2002.
Du kan spara arbetsboken som en webbsida, boken får då filnamnstillägget HTML.
Vill du använda kalkylen i något program som inte finns med i listan, kan du prova att spara den som en textfil. All
formatering försvinner från kalkylbladet. Arbetsboken får filnamnstillägget TXT och kan öppnas i vilket program som
helst. Sparar du däremot arbetsboken som en RTF-fil, Rich Text Format, behålls de flesta formateringar.
20
1286.book Page 21 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
STÄNGA ARBETSBOK
När du har arbetat färdigt med en arbetsbok är det lämpligt att stänga den. Detta
gör du genom att klicka på knappen Stäng på menyraden eller i arbetsbokens
övre, högra hörn. Om du har glömt att spara tidigare gjorda ändringar, får du en
fråga om du vill spara eller inte.
Övning 2 – Spara och stänga arbetsbok
Spara arbetsboken som du har arbetat med i tidigare övning. Ge den namnet
SÅLDA BÄRBUSKAR och placera den i övningsmappen.
Om du har många arbetsböcker som du vill stänga, kan
du hålla ner Skift, öppna
Arkiv-menyn och välja Stäng
alla (File, Close All).
Stäng den eller de arbetsböcker som du har öppna på skärmen.
2
ÖPPNA ARBETSBOK
Öppna någon av de senast använda arbetsböckerna
på följande sätt:
Excel 2000/2002
I Excel 2000 finns inte åtgärdsfönster.
• Öppna Arkiv-menyn (File) och välj önskad
I Excel 2002 visas de senast
använda arbetsböckerna högst
upp i åtgärdsfönstret Ny
arbetsbok (New Workbook).
arbetsbok längst ner på menyn.
• Klicka på önskad arbetsbok som visas längst ner i
åtgärdsfönstret Komma igång (Getting Started).
Om du vill öppna en annan arbetsbok, gör du så här:
1 Öppna Arkiv-menyn och välj Öppna (File, Open), eller klicka på Fler
(More) längst ner i åtgärdsfönstret Komma igång (Getting Started).
Du kan även klicka på knappen Öppna i verktygsfältet.
2 Välj önskad mapp i rutan Leta i (Look in).
3 Markera önskad arbetsbok och klicka på Öppna (Open).
Om du vill öppna flera filer
samtidigt markerar du dem
med Ctrl nertryckt och avslutar
med att klicka på Öppna
(Open).
2
Om du dubbelklickar på
önskat filnamn behöver du inte
klicka på Öppna (Open).
3
21
1286.book Page 22 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
REDIGERA KALKYL
Redigera cellinnehåll
Viktigt!
Kan du inte redigera direkt i
cellerna öppnar du Verktygmenyn och väljer Alternativ
(Tools, Options). På fliken
Redigering (Edit) markerar
du Direkt cellredigering (Edit
directly in cell).
2
När du markerar en cell för att skriva eller
redigera uppgifter visas innehållet dels i
aktuell cell dels i formelfältet. När du ska
redigera innehållet kan du göra det på
båda ställena.
På samma sätt som när du har skrivit något i en cell måste du bekräfta redigeringen. Enklast är att använda tangenten Enter eller knappen Skriv i formelfältet.
Redigera före bekräftning
För att redigera innan du bekräftat inmatningen kan du göra på följande sätt:
• För att tömma hela inmatningen trycker du på Esc.
• För att radera det sist skrivna tecknet, trycker du på Backsteg.
• För att radera tecken på annan plats klickar du framför eller bakom tecknet
och använder Delete för att radera tecknet till höger om insättningspunkten,
eller Backsteg för att radera tecknet till vänster om insättningspunkten.
• För att radera flera tecken som ligger intill varandra markerar du tecknen
genom att dra med muspekaren över dem och trycker sedan på Delete.
• För att infoga tecken i en inmatning klickar du där det nya tecknet ska infogas
och skriver sedan önskat tecken. Nya tecken som skrivs kommer som standard
att infogas i den befintliga texten.
Redigera efter bekräftning
För att redigera en inmatning som du redan har bekräftat, kan du göra så här:
• Markera aktuell cell och gör om inmatningen. Den gamla inmatningen ersätts.
• Dubbelklicka i aktuell cell och följ anvisningarna ovan.
• Markera aktuell cell, tryck på F2 och följ anvisningarna ovan.
Radera cellinnehåll
En cell kan innehålla följande:
Innehåll – i form av bokstäver,
siffror eller andra tecken.
Format – bestämmer hur innehållet ska visas, till exempel
tidformat och fetstil.
Kommentar – en dold text, som
kan visas vid behov.
För att radera innehåll (men inte format eller kommentarer) i markerad cell eller
markerat område/områden trycker du på Delete.
För att styra vad som ska raderas i cellen/cellerna markerar du
först området/områdena. Öppna sedan Redigera-menyn och
välj Radera (Edit, Clear) följt av önskat alternativ på undermenyn.
22
1286.book Page 23 Wednesday, December 21, 2005 11:01 AM
Exempel
Om du skriver tiden 10:30 (kolon mellan timmar och minuter) förstår Excel att
detta är ett klockslag och formaterar cellen automatiskt till tidsformat, 10:30.
Nu har den aktuella cellen både ett innehåll och ett format.
Om du sedan raderar det aktuella cellinnehållet med Delete och skriver
decimaltalet 0,5 (kommatecken mellan heltal och tiondelar) visas tiden 12:00.
Om du sedan raderar cellformatet genom att öppna Redigera-menyn och väljer
Radera följt av Format (Edit, Clear, Formats) visas talet 0,5 i cellen.
Övning 3 – Öppna och redigera arbetsbok
Öppna arbetsboken SÅLDA BÄRBUSKAR (eller arbetsboken SÅLDA BÄRBUSKAR 1 om
du inte har gjort tidigare övningar).
2
Ändra texten i cell A1 till ”Sålda bärbuskar”, ändra värdet i cell B5 till 14 och i
cell C7 till 35.
Spara arbetsboken och låt den vara öppen.
Ångra
Ibland händer det att du av misstag gör något som du skulle vilja ha ogjort. För
att ångra den senaste operationen, klickar du på knappen Ångra i verktygsfältet.
Så fort du märker att något har blivit fel kan du även öppna Redigera-menyn
och välja Ångra (Edit, Undo). Kalkylbladet återställs till det utseende det hade
innan den senaste åtgärden.
Om du vill ångra flera åtgärder klickar du på listpilen vid
knappen Ångra i verktygsfältet. En lista över de senaste
åtgärderna visas, du kan ångra upp till 16 åtgärder. Klicka på
den åtgärd som du vill ångra. Även de åtgärder som är gjorda
efter denna åtgärd återställs.
Du kan även trycka på kortkommandot Ctrl+Z för att
ångra senaste åtgärden.
För att återställa det du senast ångrade klickar du på
knappen Gör om i verktygsfältet. Även här kan du öppna en lista och visa de 16
senaste kommandona.
Övning 4 – Radera och ångra
Fortsätt med arbetsboken SÅLDA BÄRBUSKAR från föregående övning. Simulera
misstaget att radera sifferuppgifterna i kalkylen, återställ kalkylen med hjälp av
ångrafunktionen.
23
Du kan även trycka på kortkommandot Ctrl+Y för att göra
om senaste åtgärden.