Internrevisionen
Christina Wannehag
Björn Utberg
REVISIONSRAPPORT
2008-02-20 Dnr B5 30/07
FÖRSTUDIE SAMVERKAN GÖTEBORGS UNIVERSITET OCH
CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA – MED UTGÅNGSPUNKT I
IT-UNIVERSITETET
1.
Bakgrund
Den strategiska planen för år 2007-2010 är tydlig med att ”hög kvalitet på forskning och
utbildning förutsätter öppenhet, dialog och samspel med omvärlden”. Under denna period anger
den strategiska planen att dialogen och utbytet med omvärlden skall förbättras och utvecklas.
Det är därför viktigt att det finns en tillräckligt god intern styrning och kontroll avseende
samverkan vilket innebär att det ställer krav på en god intern miljö, tillfredsställande rutiner för
riskbedömningar, tillräckliga aktiviteter, god information och kommunikation i båda
riktningarna samt systematisk uppföljning och tillsyn.
Samverkan mellan Göteborgs universitet (GU) och Chalmers Tekniska högskola (Chalmers)
sker inom ett antal olika områden och i olika former, genom t ex centrumbildningar och
”gemensamma institutioner”.
IT-universitetet (ITU) är en form för djupgående samverkan mellan GU och Chalmers och rör
IT-fokuserad forskning och utbildning med en nära koppling till näringslivet och regionen. ITU
består av institutioner från GU och Chalmers som är ”gemensamma” och etablerades formellt
som egen enhet i mitten av år 2002. ITU är inte en självständig organisation utan en
fakultetsnämnd vid GU och en enhet vid Chalmers. I samband med etableringen tydliggjordes
verksamhetsidé med syfte och uppgift, en vision formulerades också.
ITU – anslag, externa medel, kostnader och verksamhetsutfall, år 2001-2006:
(organisationsförändringar har skett mellan åren varför det kan vara svårt att dra slutsatser utifrån enbart siffrorna)
Mnkr/År
Anslag (GU)
Anslag (Chalmers
inkl Chalmers
stiftelse)
Externa medel
2002
32
2003
41
2004
56
2005
50
2006
57
7
17
15
27
14
41
25
12
21
20
ITU – nyckeltal för år 2006:
Nyckeltal
GU
Anslag samt
externa medel
(mnkr)
71
Anställda (st)
81
Helårsstudenter
(hst)
633
2.
Chalmers
27
23
170
Syfte
Syftet med förstudien har varit att få en översiktlig bild av den interna styrningen och kontrollen
avseende samverkan mellan GU och Chalmers:
Intern miljö
o hur ser inställning och agerande ut kring samverkan?
o hur ser organisationsstrukturen ut? är den tydlig och har den förankrats i
organisationen?
o finns avtal mellan huvudmännen som reglerar verksamheten avseende ekonomi,
personal, lokaler, utrustning, resultat etc?
2(11)
vilka styrdokument finns som reglerar samverkan? hur har dessa implementerats i
organisationen?
o är ansvar och befogenheter klart definierade – delegationsordning, roller?
Riskbedömning
o görs systematiska risk- och väsentlighetsanalyser avseende verksamheten och den
samverkan som sker?
Aktiviteter
o vilka aktiviteter finns för att säkerställa att det finns tillräcklig intern styrning och
kontroll?
Information och kommunikation
o hur sker rapportering mellan huvudmännen?
o hur sker information kring det regelverk som styr verksamheten etc?
Uppföljning/tillsyn
o utvärderas samverkan regelbundet? hur ofta?
o hur följs styrdokument upp såsom t ex regler och riktlinjer?
o
3.
Metod och genomförande
4.
Internrevisionens sammanfattande iakttagelser
Förstudien har omfattat samverkan mellan GU och Chalmers avseende ”gemensamma
institutioner” med utgångspunkt i ITU. Förstudien har genomförts med hjälp av intervjuer och
studier av diverse dokument som avtal, delegationsordningar, redovisning, rapporter etc.
Utgångspunkten för granskningen har varit COSO-modellen där intern styrning och kontroll
består av fem komponenter:
4.1
Inledning
Syftet med förstudien har inte varit att granska hur samverkan fungerar utan att det finns en
struktur som säkerställer en tillfredsställande intern styrning och kontroll. När det gäller
samverkan genom ”gemensamma institutioner” är det viktigt att ha en så lättöverskådlig och
transparent struktur som möjligt samt att ansvar, befogenheter och roller har tydliggjorts och
förankrats i organisationen. Syftet med förstudien har därför varit att lämna förslag till
förenkling och förtydligande av strukturen för samverkan.
Denna revisionsrapport - förstudie har kommunicerats med rektor. Samtliga intervjuade har
även haft möjlighet att kommentera rapportens innehåll och lämna synpunkter.
3(11)
4.2
Intern miljö
4.2.1 Kriterier
Med en god intern miljö menas att ledningen har skapat en kultur där samtliga anställda vet
vilka regler (etik och moral, ansvar och befogenheter samt regler och riktlinjer) som gäller i
fråga om intern styrning och kontroll. I detta sammanhang avses samverkan mellan GU och
Chalmers med utgångspunkt i ITU.
4.2.2 Iakttagelser
- Kultur och miljö
Samverkan mellan GU och Chalmers regleras i ett flertal avtal. GU och Chalmers tecknade ett
huvudavtal år 1995 samt ett underavtal 1999 i syfte att reglera den långtgående samverkan som
bedrevs inom samverkande sektioner inom det naturvetenskapliga och tekniska området. I dessa
avtal regleras bl a uppdrag och redovisning, personal, ekonomisk redovisning (externa medel,
lokaler etc). Huvudavtalet har godkänts av respektive styrelse. År 1999 tecknades även ett avtal
om lokaler mellan GU och Chalmers där parterna bl a kom överens om att inrätta ett lokalråd.
Till detta avtal finns även ett tilläggsavtal om centralbokade undervisningslokaler.
Utöver ovanstående beslutade styrelsen för GU den 14 december 2001 att teckna ett avtal med
Chalmers avseende ITU. Häri lyftes bl a att:
o vardera parten skall bilda ett organ – eftersträva att ledamöterna är gemensamma
o inrätta en gemensam institution (ITU) – vardera parten skall inrätta en institution, de två
institutionerna utgör tillsammans den ”gemensamma institutionen” med gemensam
ledning
o kostnaderna för förberedelsearbetet skall fördelas lika mellan parterna
Nytt avtal mellan GU och Chalmers tecknades den 9 mars 2006 avseende ITU. Detta avtal
ersatte avtalet som var daterat den 14 december 2004 – enligt vad internrevisionen kan utläsa så
finns det inget avtal tecknat vid denna tidpunkt. Det nya avtalet är undertecknat av de båda
rektorerna och har varit ett anmälningsärende till styrelsen i GU. Nya punkter i avtalet som bör
nämnas är bl a
o inrätta var sitt organ som sammantaget kallas ITU:s styrelse (IT-styrelsen) vilket skulle
utgöra det övergripande organet
o inrätta en fakultetsnämnd - motsvarande funktion vid Chalmers skall fullgöras av
chefen för ITU med stöd av ett rådgivande organ
o Chalmers externfinansierade verksamhet vid Institutionen för data- och
informationsteknik samt sådana uppdrag som Chalmers beställer direkt av
Chalmersdelen av Institutionen för data- och informationsteknik omfattas inte av avtalet
GU har sagt upp samtliga avtal per den 19 december 2007 avseende samverkan med Chalmers
vilket innebär att de upphör per den 31 december 2008. Internrevisionen har fått uppgift om att
uppsägningen även innefattar det avtal som är tecknat avseende ITU. Ambitionen är att få en
moderniserad överenskommelse som gör samarbetet mellan parterna enkelt och smidigt i den
dagliga tillämpningen.
Det framgår vid samtal med den administrativa chefen för ITU att det som avser externa medel i
avtalet från 1995/1999 fortfarande gäller, dvs uppdelningen av externa medel skall göras i
proportion till den fakultetsfinansierade forskningens intäktsomslutning (fakultetsprincipen),
4(11)
trots att hänvisning saknas i avtalet avseende ITU. Internrevisionen har därför inte med säkerhet
kunnat fastställa vilka avtal som faktiskt gäller. Internrevisionen har inte heller kunnat se vilka
konsekvenserna blir för GU vid tillämpning av den nya paragrafen i det nya avtalet avseende
Chalmers externfinansierade verksamhet som inte omfattas av avtalet. Enligt vad
internrevisionen har kunnat se så har det i detta avseende inte funnits någon rutin som
säkerställer att de ekonomiska aspekterna blivit belysta på ett korrekt sätt för GU innan avtalet
tecknades.
Internrevisionen har inte på ett enkelt sätt i denna förstudie kunnat ta del av material för att se så
att kostnaderna för förberedelsearbetet har fördelats lika mellan parterna. Internrevisionen kan
konstatera att det krävs mer tid för organisationen att plocka fram detta material.
- Organisationsstruktur – ansvar och befogenheter
Nedan presenteras en översiktlig bild av hur internrevisionen ser på organisationsstrukturen.
IT-styrelse?
övergripande organ enligt
pkt 5.3 i avtalet från 2006
Ansvar och befogenheter?
Chalmers
(rektor vid ITU ingår i
prefektgruppen)
Rådgivande organ – hjälper
rektor vid ITU, punkt 4.3 i avtalet
från 2006
(samma personer som
fakultetsnämnden)
IT-universitetet
(inget organisationsnummermåste teckna avtal med GU
eller Chalmers
Institutionen för
Data- och informationsTeknik (D&IT, institution på GU
och Chalmers)
Göteborgs
Universitet
(dekanus vid ITU ingår i
ledningsrådet)
Fakultetsnämnd – GU, extern ordf,
punkt 4.3 i avtalet från 2006
Institutionen
för tillämpad IT
(ITIT, institution på GU
och Chalmers)
Avdelningen för
datavetenskap (GU
Avdelningen för
datorteknik (bara
och Chalmers)
Chalmers)
(ansvarar för verksamheten på
Lindholmen)
CKK
(centrumbildning)
Föreståndare
(ej samma status som
prefekt, inga anställda)
IT-styrelsen skall enligt avtalet från 2006 vara det övergripande organet för ITU utåt. Det
övergripande organet har varit en kombination av styrelse/fakultetsnämnd med Ylva Hambraeus
Björling som ordförande, vilket innebär personunion mellan IT-styrelsen och fakultetsnämnden.
Det rådgivande organet finns för närvarande inte utan rektor för ITU ingår i Chalmers
ledningsgrupp. Var detta verkligen tanken i det nya avtalet? Ansvar, befogenheter och roller för
IT-styrelsen, fakultetsnämnden och det rådgivande organet finns inte definierat och förtydligat i
ett separat dokument. IT-styrelsen och fakultetsnämnden har haft svårt att skilja på sina olika
roller varför mötena från och med år 2008 kommer att delas upp i en gemensam del och en
fakultetsnämndsdel.
GU är förvaltande organ samtidigt som de har åtagit sig att inrätta ett kansli för ITU.
Fakultetsnämnden och fakultetskansliet vid ITU har som övriga inom GU ett stort ansvar för
verksamheten vilket innebär ansvar för bl a personal, arbetsmiljö, ekonomi, förvaltning.
Fakultetskansliet har därmed ansvaret för att t ex upprätta regler och riktlinjer inom olika
5(11)
F
områden. Organisationsstrukturen är komplex och otydlig eftersom det finns två organisationer
att förhålla sig till, dessutom administreras institutionen för D&IT av Chalmers och institutionen
för ITIT av GU. I tillägg till detta har arbetsfördelningen varit oklar och otydlig och är
fortfarande det till viss del mellan fakultetskansliet och institutionen för ITIT.
Centrum för kunskapsbildning och kompetens (CKK) är en centrumbildning utan egna
anställda. Den ekonomiska redovisningen för CKK administreras i sin helhet via Chalmers.
ITU har två delegationsordningar att rätta sig efter. Kursplanerna skall beslutas av fakultetsnämnden när det gäller GU och rektor vid ITU när det gäller Chalmers. Fakultetsnämnden vid
ITU har den 15 december 2006 fattat beslut om en delegationsordning. Fakultetsnämnden har
här delegerat till rektor att besluta om kursplanerna. Besluten redovisas vid fakultetsnämndens
möten. I denna delegationsordning framgår inga beloppsgränser och det har heller inte skett
någon vidaredelegering till t ex prefekt, föreståndare eller administrativa chefen. Inga ytterligare
delegationer finns. I samband med de avtal som tecknas av ITU som egen enhet avseende t ex
studieadministration och studievägledning, är det oklart vem som tecknar avtal med vem och
vem som skall skriva under avtalen.
- Styrdokument – regler och riktlinjer
Det är GU:s regelverk som gäller i första hand eftersom GU är förvaltande organ. När det gäller
t ex inköp kan även ramavtal vid Chalmers användas om inget ramavtal finns hos GU. De som
arbetar på ITU är anställda på antingen GU eller Chalmers vilket innebär att arbetstidsavtal,
semesteravtal och företagshälsovård är olika beroende på i vilken organisation man har sin
hemvist.
Det finns inte något övergripande styrdokument för hur ITU fungerar. Det finns inte heller
dokumenterade regler och riktlinjer inom olika områden. Ett område som det borde finnas
dokumenterade regler och riktlinjer för är hur man fördelar kostnaderna mellan parterna. Det
står i avtalet från 2006 att vardera parten betalar för de kurser som de fattat beslut om, men hur
säkerställer ledningen att det faktiskt blir så?
4.2.3 Internrevisionens slutsatser och frågeställningar
Internrevisionen anser att det är ytterst viktigt att det klart framgår vilka avtal som gäller
avseende ITU. Det borde vid tecknande av avtal framgå hur beslutsprocessen har sett ut och
orsaken till varför avtal skrivs om. Enligt högskoleförordningen skall styrelsen bl a besluta om
”viktigare frågor rörande universitetets organisation…….”. Internrevisionen undrar varför det
nya avtalet inte beslutats av styrelsen. Internrevisionen kan konstatera att det nya avtalet inte har
implementerats i organisationen eftersom hänsyn inte har tagits till den nya formuleringen om
att Chalmers externfinansierade verksamhet inte omfattas av avtalet. Det är ingen som vet varför
den nya formuleringen avseende externfinansierad verksamhet har tillkommit och vilken
ekonomisk påverkan det har på respektive part. ITU hänvisar vidare till det gamla avtalet från
1995/1999 avseende fördelning av externa medel vilket kan tolkas som att detta avtal gäller
eftersom det nya avtalet inte reglerar frågan.
Internrevisionen anser att organisationsstrukturen med ”gemensamma institutioner”, vilket
innefattar arbete mot två organisationer, är komplex och otydlig varför det är viktigt att det klart
framgår för alla hur organisationen ser ut. Det är även viktigt att beslutsvägar, ansvar och
6(11)
befogenheter samt roller har definierats och förankrats tillräckligt. Internrevisionen kan
konstatera att organisationen inte har en tillfredsställande struktur och transparens trots att det
har gått mer än fem år sedan den inrättades. Det innebär t ex att det inte finns
delegationsordningar i tillräcklig omfattning, det finns inte styrdokument som säkerställer en
korrekt hantering och fördelning av kostnaderna över tiden, samt när det gäller avtal tecknade
av ITU som enhet har det inte klargjorts vilken roll man har och vem som tecknar avtal med
vem. Fakultetskansliet bedöms vara litet i förhållande till komplexiteten i verksamheten och
skulle kanske behöva ytterligare resurser samt mer hjälp från både GU och Chalmers.
Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar:
o har kostnaderna för förberedelsearbetet fördelats lika mellan GU och Chalmers?
o vilka avtal är det som gäller avseende ITU och varför har inte styrelsen fattat beslut om
det nya avtalet?
o varför har avtalet skrivits om och hur har beslutsprocessen sett ut för det nya avtalet?
o hur implementeras nya avtal i organisationen?
o vad innebär det för GU att Chalmers externfinansierade verksamhet vid institutionen för
D&IT inte omfattas av avtalet?
o varför följs inte avtalet avseende hur organisationsstrukturen skall se ut?
o varför har fakultetsnämnden inte säkerställt att det finns en tillfredsställande struktur
och transparens i organisationen – saknas tillräckligt med tid, resurser och kompetens?
o hur hanteras två delegationsordningar och varför finns det inte vidaredelegation till t ex
administrativa chefen?
o varför har inte roller klargjorts när det gäller avtal som tecknas av ITU som enhet?
4.3
Riskbedömning och aktiviteter
4.3.1 Kriterier
Med riskbedömning avses om ledningen gör en dokumenterad riskanalys för att kartlägga och
analysera befintliga risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa. Riskhantering handlar om
att identifiera, bedöma och hantera risker, i detta fall avseende samverkan mellan GU och
Chalmers med utgångspunkt i ITU.
4.3.2 Iakttagelser
Internrevisionen har i denna förstudie inte kunnat finna någon dokumenterad riskanalys
avseende samverkan mellan GU och Chalmers avseende ITU. Riskanalyser sker löpande av
ledningen vid ITU men inte på ett systematiskt sätt och de dokumenteras inte. Effekter av de
riskanalyser som gjorts under år 2006/2007 är omläggning av grundutbildningen och
uppsägning av lokaler.
Internrevisionen vill lyfta fram följande situationer, som i detta avseende gäller ITU, kan leda
till ekonomiska, legala och förtroenderisker i samverkan mellan GU och Chalmers:
o oklarhet avseende ansvar och befogenheter
o vilket ansvar och vilka befogenheter har dekan, fakultetsnämnd, rådgivande organet
etc?
o externa parter – hur mycket skall de kunna påverka och styra?
o sammanblandning mellan egna projekt, GU och Chalmers – hur fördelas intäkter och
kostnader mellan parterna?
o svårighet/otydlighet när det gäller att styra och följa upp verksamheten
o efterlevnad av t ex LOU, tecknade ramavtal
o är personalens organisatoriska tillhörighet tydligt reglerad?
o är arbetsmiljöansvaret tydligt?
7(11)
o
resultatet av samverkan – vem äger resultatet?
4.3.3 Internrevisionens slutsatser och frågeställningar
Internrevisionen anser att det bör göras en dokumenterad riskanalys för att på ett effektivt sätt
kunna hantera, värdera och minimera de risker som finns med inrättande av gemensamma
institutioner, såsom ITU.
Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar:
o hur hanterar GU de risker som finns med samverkan i olika former och speciellt
”gemensamma institutioner” såsom ITU?
o vilka aktiviteter bör finnas för att minimera de risker som finns?
4.4
Information och kommunikation
4.4.1 Kriterier
När det gäller information och kommunikation är det viktigt att ledningen på olika nivåer
säkerställer att den får den information som krävs för styrning, uppföljning, rapportering och
förbättring av verksamheten avseende samverkan mellan GU och Chalmers med utgångspunkt i
ITU.
4.4.2 Iakttagelser
Internrevisionen kan konstatera att det ackumulerade underskottet för GU för år 2006 var 20
mnkr avseende ITU. Åtgärdsplanen har byggt på att komma i balans för år 2007 vilket
förutsätter:
o att studentantalet ökar
o att fakultetsanslagen ökar
o att uppdragsverksamheten och forskningsbidragen ökar
o att lokalkostnader och övriga driftskostnader minskar
En rutin för systematisk analys och uppföljning av ekonomi och verksamhet är viktig för att
kunna åstadkomma en ekonomi i balans.
- Ekonomisk redovisning och bokslutsarbete
Den ekonomiska redovisningen är svåröverskådlig. Rutinerna kring den ekonomiska
redovisningen och bokslutsarbetet har inte dokumenterats varför det är svårt för internrevisionen
att följa vad som görs och varför. Mycket av arbetet sker manuellt och är personbundet. Vissa
lathundar/rutinbeskrivningar har dock upprättats för att lättare kunna genomföra månads-,
tertial- och årsbokslut. Arbetet med att förtydliga den ekonomiska redovisningen skall fortsätta
under år 2008.
Redovisningen på institutionen för D&IT administreras på Chalmers och fördelningen av
institutionens gemensamma kostnader inkl lokalkostnader sker här. Fördelning av
lokalkostnader för student- och utbildningslokaler sker enligt nyttjandeprincipen och för övriga
lokaler enligt omsättningen två år tidigare (senaste bokslut när budgeten görs).
Chalmersfastigheter debiterar GU:s fastighetsavdelning för de lokalkostnader som avser
institutionen för D&IT:s GU-del. Redovisningen på institutionen för ITIT samt fakultetskansliet
administreras på GU som gör fördelningen av institutionens och fakultetskansliets gemensamma
kostnader inkl lokalkostnader. Som internrevisionen nämnt tidigare så finns det inte några
dokumenterade regler och riktlinjer för hur fördelningen av gemensamma kostnader inkl
lokalkostnader skall ske. Gemensamma kostnader fördelas enligt en bedömning av de olika
8(11)
aktiviteternas nyttjande och lokalkostnaderna fördelas enligt avtalet från 1995/1999. Vid en
översiktlig genomgång av den ekonomiska redovisningen för år 2006 framkom att alla
kostnader inte fördelats på rätt verksamhet utan intäkten flyttats istället vilket ger en
missvisande ekonomisk redovisning. Internrevisionen har kunnat konstatera att fördelningen av
kostnader på de olika verksamheterna har förbättrats under år 2007. Det som komplicerar den
ekonomiska redovisningen ytterligare är att lön betalas från både GU och Chalmers vilket
innebär att den ursprungliga lönekostnaden måste fördelas om. En ytterligare komplexitet är att
fakultetskansliet och administrationen för ITIT är en organisation. De flesta gemensamma
kostnader har därför tagits på fakulteten och ITIT tillsammans (tidigare var dekanus även
prefekt på den institutionen). Den administrativa personalen arbetar här på två olika nivåer utan
att åtskillnad görs i den ekonomiska redovisningen. Enligt kanslichefen skall det under 2008 ske
en förbättring av redovisningen med en tydligare uppdelning på fakultets- och institutionsnivå.
Kanslichefen efterlyser hjälp i detta arbete. Internrevisionen har kunnat se att viss förbättring
har skett under 2007 gällande attester.
- Analys och uppföljning av den ekonomiska redovisningen
Eftersom den ekonomiska redovisningen är svåröverskådlig och komplicerad så går en stor del
av tiden åt till att försöka boka kostnader på rätt verksamhet. Fördelning av de gemensamma
kostnaderna och bokslutsarbetet är till stor del personbundet och sker manuellt, vilket innebär
att det inte finns tillräckligt med tid för analys och uppföljning. Det är viktigt för GU att kunna
analysera den ekonomiska redovisningen som kommer från Chalmers avseende hela
institutionen för D&IT – där sker fördelning av både gemensamma kostnader och
lokalkostnader.
4.4.3 Internrevisionens slutsatser och frågeställningar
Internrevisionen anser att komplexiteten i organisationsstrukturen leder till otydlighet och
brister i den ekonomisk redovisning. Internrevisionen anser att det har varit svårt att få en
överblick över att fördelningen av de gemensamma kostnaderna inkl lokalkostnader samt
lönekostnaderna är korrekt. Detta beror till viss del på att det inte sker någon analys och
uppföljning av hur stor andel av hela institutionen för t ex D&IT som skall belasta GU, utan det
är alltid enbart GU:s del som redovisas. Internrevisionen anser att rutinerna kring den
ekonomiska redovisningen och bokslutsarbetet bör dokumenteras för att säkerställa en
tillfredsställande intern styrning och kontroll. Resurser bör läggas på att minska det manuella
arbetet för att istället kunna lägga mer tid på analys och uppföljning av både hela institutionerna
samt de delar som ingår.
Eftersom ITU avseende GU-delen har ett underskott att hantera så finns det ett tydligare behov
för både analys och uppföljning i dagsläget. Analys och uppföljning är viktigt för styrning av
verksamheten och innebär att avvikelser upptäcks tidigt och åtgärder kan vidtas.
Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar:
o varför har inte strukturen för redovisning och bokslutsarbete dokumenterats?
o varför läggs så lite tid på analys och uppföljning?
o varför sker ingen analys och uppföljning av det som kommer från Chalmers?
9(11)
4.5
Uppföljning och tillsyn
4.5.1 Kriterier
Häri innefattas de åtgärder som ledningen vidtar för att säkerställa att verksamheten fungerar på
avsett vis, i det här fallet avses hur olika samverkansformer, i detta fallet ITU, fungerar och
utvecklas.
4.5.2 Iakttagelser
En utvärdering har gjorts i maj 2005 av Svenska Dialoginstitutet. Detta institut fick då i uppdrag
att göra en utredning av ITU i form av en utvärdering av ITU och dess verksamhet. I denna
utvärdering lyftes bl a följande fram:
o genomför regelbunden utvärdering av arbetet
o dagens ledningsstruktur och administration räcker inte till för den utvidgning som man
planerar
o förutsätter ett fördjupat samarbete mellan de båda parterna, som i sin tur bygger på att
man på respektive ledningsnivå har en gemensam bild av vad ITU skall vara och bli
o institutionen för data- och informationsteknik i något oklar utsträckning delas mellan
GU och Chalmers
o ITU:s egen personalstyrka är liten i förhållande till bemanningen vid övriga fakulteter
o Organisationen behöver större tydlighet och autonomi, klarare gränser mot GU och
Chalmers, mer entydig och transparent struktur som håller myndighet och aktiebolag
isär
4.5.3 Internrevisionens slutsatser och frågeställningar
Internrevisionen anser att verksamhet som sker i olika samverkansformer, såsom i detta
avseende ITU, bör utvärderas regelbundet. Ledningen för GU bör även säkerställa att
organisationen fungerar så som det var tänkt, dvs uppföljning och tillsyn bör givetvis ske
löpande. Internrevisionen kan även konstatera att resultatet av denna förstudie är fortfarande i
många avseende samma som det resultat som framkom i den utvärdering som gjordes 2005.
Internrevisionen vill lyfta fram följande frågeställningar:
o varför har resultatet av utvärderingen inte tagits tillvara?
o varför har ITU inte utvärderats internt för att hela tiden förbättra och stärka rutiner och
strukturen för samverkan?
4.6
Sammanfattande slutsatser och rekommendationer
Internrevisionen anser att den interna styrningen och kontrollen inte är tillfredsställande
avseende samverkan mellan GU och Chalmers gällande ITU. Det är svårt att få en helhetsbild
av ITU och de delar som ingår. Det finns inte en tillräcklig transparens och struktur i
organisationen. Samtliga avtal mellan GU och Chalmers avseende samverkan har sagts upp. En
genomgång av organisationsstrukturen i samband med tecknande av ett nytt avtal kan
möjliggöra att strukturen blir tydligare och enklare. Den ekonomiska redovisningen är
svåröverskådlig och det är svårt att göra någon bedömning av om kostnaderna har fördelats på
ett korrekt sätt mellan parterna.
Anders Stening har i sin rapport ”Rättsliga förutsättningar för ledningsfunktionen vid
institutionell samverkan mellan olika huvudmän” lyft att det är viktigt att resp huvudman har
den kontroll över verksamheten som krävs för att man skall kunna ta sitt ansvar gentemot
uppdragsgivaren. Vidare anser han att man inte kan prata om samverkan genom ”gemensamma
10(11)
institutioner” utan man bör begränsa sig till samverkande enheter. Detta stämmer väl med de
slutsatser internrevisionen har.
Internrevisionens slutsats är med utgångspunkt i ovanstående, att en ytterligare granskning av
den ekonomiska redovisningen och bokslutsarbetet bör göras för att kunna säkerställa att
kostnaderna fördelas på ett korrekt sätt mellan parterna.
Internrevisionen vill vidare lämna följande förslag till förenkling och förtydligande av
strukturen för samverkan mellan GU och Chalmers allmänt:
o Det är viktigt att de avtal som tecknas mellan GU och Chalmers är tydliga och att det
inom GU finns en rutin för att implementera avtalen i organisationen.
o Organisationsstrukturen bör tydliggöras och förankras i organisationen eftersom den
oftast är mer komplex än den normala organisationsstrukturen.
o GU bör säkerställa att det finns en tillräcklig struktur och transparens med avseende på t
ex ansvar och befogenheter, styrdokument, regler och riktlinjer. En tydlig struktur och
transparens skall medverka till att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt och
att den interna styrningen och kontrollen är betryggande.
o Manuellt och personbundet arbete inom den ekonomiska redovisningen bör minimeras
så att tillräcklig tid istället kan läggas på analys och uppföljning.
o Det bör på olika nivåer inom GU finnas en rutin för att identifiera, bedöma och hantera
de risker som finns avseende olika samverkansformer. En dokumenterad riskanalys bör
upprättas gällande detta.
o GU bör införa en systematisk uppföljning och utvärdering av olika samverkansformer.
INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET
Christina Wannehag
Tf Internrevisionschef
11(11)
