1(13)
AVTALSVILLKOR
Handläggare
Datum
Margaretha Ericsson
Diarienr
2013-xx-xx
Avtalsnr
SN319-2013
3192013-xxx
AVTAL NR: 3192013-xxx
Avtalsområde:
Mikrobiologiska Substrat och Färdiggjutna agarplattor
AVTALSPARTER:
Beställare:
VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Leverantör:
FÖRETAG X
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON
Regionservice Inköp
405 44 Göteborg
Bergfotsgatan 2A
431 35 Mölndal
Växeln
Direkt 031-7051650
TELEFAX
E-POST
[email protected]
2 (13)
AVTALSVILLKOR
Innehållsförteckning
Sid nr
1
Avtalsparter ............................................................................................. 4
2
Avtalets omfattning ................................................................................. 4
3
Avtalstid ................................................................................................... 4
4
Upphandlingsvolymer ............................................................................. 5
5
Kvalitet och utförande ............................................................................ 5
6
Kvalitetskrav ............................................................................................ 5
7
Nya och/eller ändrade produkter ........................................................... 5
8
Avtalspriser .............................................................................................. 5
9
Pris- och valutajustering ......................................................................... 6
9.1
9.2
Prisjustering ....................................................................................................... 6
Valutajustering ................................................................................................... 6
10
Fakturering och betalning ...................................................................... 7
11
Leverans ................................................................................................... 7
12
Leveransadress ........................................................................................ 7
13
Leveranstid............................................................................................... 8
14
Avtalad leveransdag samt leveransförsening........................................ 8
15
Påföljder vid fel och leveransförsening ................................................. 8
16
Dokumentation ........................................................................................ 8
17
Garantiåtagande ...................................................................................... 8
18
Fel eller brist ............................................................................................ 9
19
Logistikpåverkande krav ........................................................................ 9
20
Elektronisk handel ................................................................................ 10
21
Statistik ................................................................................................... 10
22
Affärsutveckling .................................................................................... 10
22.1
22.2
Affärsutveckling .............................................................................................. 10
Uppföljningsmöten .......................................................................................... 10
23
Ändringar och tillägg ............................................................................ 10
24
Omförhandling ...................................................................................... 11
25
Avtalshandlingar ................................................................................... 11
26
Överlåtelse av avtal/ägarskifte ............................................................. 11
27
Hävning .................................................................................................. 11
28
Tystnadsplikt ......................................................................................... 12
29
Befrielsegrunder (force majeure)......................................................... 12
30
Immateriella rättigheter ....................................................................... 12
31
Tvist ........................................................................................................ 13
3(13)
32
Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i marknadsföringssyfte . 13
33
Foto/bildmaterial för internt bruk ....................................................... 13
34
Avtalstecknare ....................................................................................... 13
4(13)
Nedanstående avtalsvillkor ska ses som avtalsförutsättningar.
1
Avtalsparter
Organisationsnamn:
Adress:
Postadress:
Org.nr:
GLN-nummer:
Webbplats:
Kontaktperson för avtalet:
Enhet:
Adress:
Postadress:
Tel:
Mobil:
E-post:
Beställare:
Västra Götalands läns landsting
Regionens Hus, Regionservice Inköp
405 44 GÖTEBORG
232100-0131
Leverantör:
www.vgregion.se
Margaretha Ericsson
Regionservice område Inköp
405 44 Göteborg
031-705 16 50
0767-69 51 58
[email protected]
Detta avtal har träffats mellan Beställaren Västra Götalands läns landsting (Västra
Götalandsregionen) nedan kallad Regionen och NN, nedan kallad Leverantören
2
Avtalets omfattning
Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen),
leverera
Mikrobiologiska Substrat och färdiggjutna agarplattor
i enlighet med detta avtal med prisbilaga samt med kravspecifikation, kommersiella villkor
och föreskrifter i det Förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt
enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella produkter och
tjänster under avtalsperioden.
Regionen har rätt att avropa avtalade produkter till vid varje beställningspunkts gällande
priser, under eller fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom ordinarie avtalad
leveranstid.
Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda
avtalsparter.
3
Avtalstid
Avtalsperiod: Från och med 2014-03-01 till och med 2016-02-29 och upphör att gälla utan
föregående uppsägning. Regionen har ensidig rätt att förlänga avtalet i ytterligare
sammanlagt 24 månader, varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning.
Om avtalet ska förlängas ska detta meddelas senast 3 månader innan avtalet löper ut.
5(13)
4
Upphandlingsvolymer
Eventuellt angivna årsbehov är uppskattade och är inte bindande för Regionen.
De volymer som kommer att avropas kan därför under- respektive överstiga det uppskattade
årsbehovet. Anbudsgivare/Leverantör är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig
det över- eller understiger de redovisade volymerna.
Regionen förbehåller sig rätten att vid sidan om avtalet prova produkter med motsvarande
funktion från annan leverantör.
Likaså förbehåller sig Regionen rättigheten till kompletteringsköp från annan leverantör då
särskild anpassning krävs.
5
Kvalitet och utförande
Levererade produkter ska överensstämma med lämnade anbudsprover eller broschyrer och
enligt i förfrågningsunderlaget uppställda krav.
Levererade produkter ska hålla en jämn kvalitet avseende exempelvis material och
funktion under tid.
Konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning får ej ändras
under avtalsperioden utan Regionens vetskap och godkännande. Kontaktperson för avtalet
är den som godkänner.
Vid godkända produktförändringar som påverkar metoder, användningsområde m.m. är
Leverantören skyldig att informera och vid behov utbilda berörd personal hos avropande
enheter om förändringen.
6
Kvalitetskrav
enligt Förfrågningsunderlag
7
Nya och/eller ändrade produkter
Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av Leverantör kan efter
Regionens val ingå i avtalet.
Leverantören ska skriftligen avisera sådana produkter till Regionens kontaktperson för
avtalet. Efter eventuella förhandlingar om kommersiella villkor meddelar Regionen
skriftligen om produkten ska ingå i gällande ramavtal.
Om Leverantören under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en annan med
samma funktion, ska produkten godkännas av Regionens kontaktperson för avtalet och
priset på den nya produkten vara det samma eller lägre.
8
Avtalspriser
Priser och andra ersättningar redovisas i Prisbilaga. Regionen betalar inga ytterligare
avgifter, ersättningar, kostnader utöver vad som redovisas i prisbilaga.
6(13)
Samtliga priser är angivna netto i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt.
Om Leverantörens priser under eventuella kampanjerbjudanden under avtalsperioden är
lägre än avtalade priser ska det lägsta priset tillämpas.
Priserna får inte höjas under avtalsperiodens första 12 månader.
Möjlighet till prisjustering kan därefter endast ske efter förhandling.
9
Pris- och valutajustering
Efter fastprisperioden 2015-02-28 gäller nedanstående.
9.1 Prisjustering
Om Leverantörens kostnader, exklusive valutakostnader, avseende produkt som omfattas
av detta avtal skulle förändras med minst tre (3) procent jämfört med kostnaderna vid
avtalets startdatum, respektive senaste prisjusteringsdatum, ska vardera parter äga rätt att
begära förhandling om justering av priset med ett belopp motsvarande
kostnadsförändringen.
Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisjustering verifierar att den åberopade
kostnadsförändringen verkligen inträffat.
Dokumenterade underlag utfärdade av råvaruleverantör, tillverkare eller motsvarande samt
specificerad med procentuell uppdelning av ändringarna på t ex råvaror, material,
arbetskostnader och transporter ska bifogas Leverantörens begäran om prisjustering .
Prishöjning kan träda i kraft tidigast en (1) månad efter förhandling, dock tidigast när
prisjustering enligt avtal kan ske. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
Överenskommen prisändring ska gälla under minst 6 månader.
Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits
äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan tre (3) månader efter det
datum då begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det
tidigare avtalade priset gälla.
9.2 Valutajustering
Prisjustering p g a valutakursförändringar får endast ske om valutan förändras mer än +/- 3
procent. Pris justeras alltid med hänsyn tagen till i avtalet angiven importandel.
Valutakursförändring anses ha skett när Riksbankens medelkurs för aktuell valuta, för det
senaste tremånadersintervallet inom avtalets löptid, förändrats i relation till den kurs som
angivits i avtalet, respektive senaste prisjusteringstillfället.
Riksbankens medelkurs för det åberopade senaste 3 månaders intervallet ska gälla som ny
kurs.
Begäran om prisjustering p g a valutakursförändring ska framställas senast en (1) månad
före det datum det justerade priset ska gälla. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
7(13)
Prisjustering p g a valutakursförändring kan enbart ske av produkter som vid avtalets
startdatum är markerad som valutakursberoende. Produkten ska finnas angiven i
Prisbilagan.
Kurs/kurser vid avtalsstart baseras på Riksbankens medelkurs(www.riksbanken.se) för
respektive valuta under november 2013.
Avtalat pris baseras på följande kurs/kurser
Exempel
Valuta
Kurs i SEK Datum
EUR
USD
x,xx
x,xx
Importandel %
2014-03-01 xx %
2014-03-01 xx %
Leverantör är skyldig att justera pris även vid sjunkande valutakurser.
Överenskommen prisändring ska gälla under minst 6 månader.
Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits
äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan tre (3) månader efter det
datum då begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det
tidigare avtalade priset gälla.
10 Fakturering och betalning
Fakturering får göras tidigast vid leverans av varor.
Godkända fakturor betalas senast 30 dagar efter att de inkommit till Regionen. Regionen
betalar inte några avgifter eller kostnader utöver det som uttryckligen framgår av avtalet.
Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen (1975:635).
Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelse såsom
Beställningsnummer saknas
Priset avviker ifrån avtalat pris
Felaktig eller ofullständig adress
Artikelnummer avviker från avtal
Beloppet understiger 100 SEK
Betalning av fakturor innebär i sig inte att Regionen avstått från att göra gällande
ersättning för dröjsmål eller för fel i varan.
11 Leverans
Fritt Regionen till angiven leveransadress enligt Incoterms 2010 DDP, utan koppling till
ordervärde eller förpackningsstorlek.
12 Leveransadress
Upphandlade artiklar ska levereras till adress inom Regionen vilken är angiven på
Beställningen.
Upphandlade artiklar ska levereras direkt till avropande enheter inom regionen.
8(13)
13 Leveranstid
Enligt Prisbilaga 1.
14 Avtalad leveransdag samt leveransförsening
Dröjsmål på Leverantörens sida föreligger om hela eller en del av varan, utan att det beror
på något förhållande på Regionens sida, inte har levererats inom den tid som avtalats.
Med angiven leveransdag menas den dag varan/varorna ska vara Regionen tillhanda.
Leverantören ska omgående underrätta avropande enhet om leverans inte kan ske på
angiven leveranstidpunkt samt vid delleverans informera om när resterande produkter
kommer att levereras.
Då Leverantören ej kan leverera beställda varor och då regionen har akut behov av produkt
ska leverantören kontakta sina övriga kunder för att om möjligt låna produkter för
regionens räkning.
Om Leverantören vill ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig vara ska detta
skriftligen godkännas i förväg av Regionens kontaktperson för avtalet. Priset för en sådan
vara får inte vara högre än priset för den ursprungliga avtalsprodukten.
15 Påföljder vid fel och leveransförsening
Vid fel i varan eller vid leveransförsening får Regionen innehålla betalning som ännu inte
gjorts. Regionen får därutöver välja mellan att häva köpet och kräva omleverans.
Härutöver får Regionen kräva prisavdrag. Om Regionen kräver omleverans är leverantören
skyldig att stödköpa godkänd produkt från annan Leverantör i det fall att detta leder till
kortare leveranstid, eller i andra hand, att Regionen stödköper och att Leverantören står för
merkostnaden.
Om Regionen gör gällande någon påföljd enligt ovan ska Leverantören ersätta Regionen
för de indirekta direkta skador som Regionen åsamkats genom fel eller leveransförsening
på leverantörens sida.
16 Dokumentation
enligt Förfrågningsunderlag
17 Garantiåtagande
Leverantören lämnar garanti för levererade produkter inom den giltighetstid som finns
märkt på respektive förpackning som sista hållbarhetstid eller dylikt.
Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material eller tillverkning eller
som består i att produkten inte i övrigt uppfyller avtalade egenskaper ska avhjälpas av
Leverantören på dennes bekostnad.
9(13)
Om antagen Leverantör är återförsäljare och ej kan fullgöra erhållet uppdrag, ska
produktens tillverkare förbinda sig att överta Leverantörens skyldigheter enligt detta avtal.
I förekommande fall ska i så fall Leverantören skriftligen kunna redovisa dokumentation
som styrker tillverkarens åtaganden enligt ovan.
18 Fel eller brist
Leverantör ska omgående underrätta Regionen om uppkomna eller misstänkta fel/brister i
levererade produkter.
Om en levererad produkt avviker från kvalitets-, funktions- eller miljökrav enligt avtal ska
Regionen reklamera felet så snart felet uppdagats. Regionen har rätt att häva köpet eller
kräva ersättningsleverans. Avvisad produkt returneras efter överenskommelse med
Leverantör, på dennes bekostnad.
19 Logistikpåverkande krav
Beställningsnummer ska anges på all korrespondens. Följesedeln ska, per levererad
produkt, innehålla information som möjliggör en direkt koppling mellan följesedeln och
produkten. Detta för att en korrekt leveranskontroll ska kunna göras.
Hållbarhet/ Sterilitet för respektive produkter ska tydligt anges.
Förpackningar ska vara märkta med produktnamn, artikelnummer samt i förekommande
fall batchnummer, datum och hållbarhet. Detta omfattar såväl produktförpackning som
avdelnings- och transportförpackning. Förpackningar för manuell hantering bör ej
överstiga 12 kg.
På avdelnings- och transportförpackning ska dessutom antal enheter per förpackning
tydligt framgå. De olika förpackningarna ska vara anpassade till respektive
användningsområde, framförallt vad det gäller sterila produkter. UN-märkta produkter och
förpackningar enligt ADR/ ADR-S, där så krävs.
Eventuellt pall-lastat gods får ej överstiga 1,9 m från golvnivå. Om vikten per enskilt kolli
överstiger 10 kg bör maxhöjden vara 1,5 meter. Överhäng på pall accepteras ej. Godset ska
vara förankrat på ett säkert sätt. Pallöverföringssystem ska användas.
Om blandat gods förekommer på samma pall ska det framgå av märkningen på pallen och
av följesedeln.
Pallarna bör vara plastade med återvinningsbar plast.
Min- och maxtemperaturer för produkten under transport och lagring ska anges om
särskilda hänsyn behöver tas.
10(13)
20 Elektronisk handel
Regionen har ett verksamhetsstöd för elektronisk handel som följer följande SFTI
standarder:
Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3
Periodisk fakturering ESAP 9.1
Orderlös fakturering – ESAP 9.2
Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0
Fulltextfaktura 2.0
UNSPSC kod på produktnivå
GLN
Produktunderhåll ska göras av leverantören mot Regionens produktkatalog. Detta
produktunderhåll sker via web manuellt, via excelmall eller via SFTI pricat Sc 6.1 eller
högre.
E-handelslösningen är i drift mot avtalad tjänstepartner eBuilder. Leverantören ska därför
senast en månad efter avtalsstart, eller enligt separat överenskommelse kunna tillämpa
elektronisk handel och produktunderhåll enligt angivna krav ovan.
I samband med införande av e-handel går Västra Götalandsregionen över till att använda
UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) som är ett internationellt
erkänt klassificeringssystem och där samma koder används i alla länder. UNSPSC är
branschöverskridande och strukturen täcker alla branscher och produktområden.
Leverantören ska därför på produktnivå, om relevant, ange gällande UNSPSC-kod. För
mer information och gällande koder se. http://www.gs1.se/sv/GS1systemet/Klassificeringssystem/UNSPSC/
21 Statistik
Leverantören ska till Regionens avtalskontakt efter varje tolvmånadersperiod kunna
leverera statistik i digitalt format avseende levererade mängder, omsättning och priser per
mottagande enheter.
22 Affärsutveckling
22.1 Affärsutveckling
Leverantören ska i samråd med Regionen medverka i önskad affärsutveckling och ökad
kostnadseffektivitet. Eventuella utvecklingsprojekt ska drivas enligt tidplaner som
gemensamt upprättas och godkänns av Leverantören och Regionen.
22.2 Uppföljningsmöten
Leverantören och Regionen ska gemensamt mötas under avtalsperioden för att stämma av
hur respektive part förhåller sig till upprättade villkor.
23 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig gemensam
handling undertecknad av behörig företrädare för både Regionen och Leverantören.
11(13)
24 Omförhandling
Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för
ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring
kan vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt
lagenliga förändringar av befintlig verksamhet.
Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger.
25 Avtalshandlingar
Avtalshandlingarna kompletterar varandra.
Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om
inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning
skriftliga ändringar och tillägg till avtal
avtal inklusive prisbilaga
eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
förfrågningsunderlag med bilagor
anbud
ALOS 05
26 Överlåtelse av avtal/ägarskifte
Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas
skriftliga godkännande. Detta gäller även överlåtelse av rätten att fakturera.
Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör ska
skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Regionen. Ny Leverantör får ej anlitas utan
Regionens skriftliga medgivande.
27 Hävning
Regionen äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om:
Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30
dagar efter skriftlig erinran.
Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse.
Leverantören äger rätt att med 6 månaders varsel häva upprättat avtal om:
Regionen i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom 30
dagar efter skriftlig erinran.
Regionen har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att
Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med
upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen
av tilldelningen av avtalet.
12(13)
28 Tystnadsplikt
Leverantören har tystnadsplikt gällande patient- och personuppgifter som leverantören kan
få tillgång till vid fullgörandet av avtalet.
Leverantören ska göra sina medarbetare uppmärksamma på denna tystnadsplikt.
Tystnadsplikten gäller även efter leverans av varan/varorna har slutförts och avtalet
upphört att gälla.
29 Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal
om underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför
Parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska
förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda
militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner,
uppror eller upplopp.
Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om Part själv är
föremål eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan ska Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten
härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens
upphörande.
Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det
praktiskt kan ske.
Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat
befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav.
30 Immateriella rättigheter
Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara Regionen om krav riktas eller talan
förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av
levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Regionen
för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig
att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får bestämma
över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett ska Leverantören på egen bekostnad antingen:
Tillförsäkra Regionen rätt att fortsätta använda produkten.
Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär
immaterialrättsligt intrång.
Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger.
Återta produkten och kreditera Regionen ett belopp som motsvarar produktens värde
med hänsyn till den tid produkten använts och normal avskrivningstid.
13(13)
31 Tvist
Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande
rättsförhållanden, ska prövas och slutgiltigt avgöras i svensk allmän domstol där Regionen
svarar i tvistemål, med tillämpning av svensk rätt. Denna bestämmelse gäller även när
avtalet i övrigt upphört att gälla.
32 Utnyttjande av Västra Götalandsregionen i
marknadsföringssyfte
Leverantören har inte rätt att använda Regionens namn i marknadsföringssammanhang
utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande till detta från Regionen. Denna
bestämmelse gäller även när avtalet i övrigt upphört att gälla.
33 Foto/bildmaterial för internt bruk
Regionen förbehåller sig rättigheten att fotografera/använda bilder på upphandlade
produkter för Regionens interna bruk.
34 Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna
tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av
ställningsfullmakt.
FÖR BESTÄLLAREN
FÖR LEVERANTÖREN
Västra Götalands läns Landsting
Göteborg 2013-XX-XX
Företag
Ort 2013-XX-XX
Carin Sjösten Nilsson
Enhetschef Inköp Göteborg
Firmatecknare
