Utbildning för zonordförande
Hemuppgift inför
utbildningen:
Förberedelser inför din
ämbetsperiod som
zonordförande
INLEDNING
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
Grattis till att du blivit utsedd till zonordförande!
Den här uppgiften ska hjälpa dig att effektivt förbereda dig på att bemöta postens krav,
förväntningar och ansvarsområden.
Uppgiften består av två delar:
1. Att läsa ‘Betydelsen av förberedelse’,
2. En ”zonbedömning”, där du ska samla in och analysera information om den nuvarande
situationen i zonen. Du kommer att ha kontakt med lionmedlemmar i ditt distrikt som har
erfarenhet av och kännedom om zonen och dess klubbar, vilket kan vara till din hjälp.
Den här bedömningen kommer att användas under den instruktörsledda utbildningen för
zonordförande som kommer att genomföras i ditt område vid ett senare datum.
När du går genomför denna hemuppgift ska du komma ihåg:
“Dina förberedelser i dag bestämmer dina framgångar i morgon.”
-----------------------------------------Notera:
Du ska redan ha genomfört onlineutbildningen för zonordförande, som finns i avsnittet
”Utbildningsmaterial/Resurser” i Ledarskapsresurscentret på LCI:s webbplats. Om du inte har
genomfört onlineutbildningen ska du göra det innan du fortsätter med den här uppgiften.
Om du har frågor om de ämnen som tas upp i den här uppgiften, ditt ansvar för genomförande
och/eller åtgärder som ska vidtas när du är klar, kontakta din GLT distriktskoordinator.
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
1. Betydelsen av förberedelse
"Myran och gräshoppan"
En sommardag hoppade en gräshoppa omkring på en äng, den spelade och sjöng av hjärtans lust.
Samtidigt kröp myrorna förbi, de arbetade hård för att förbereda sig för vintern.
"Kom och prata med mig", sa gräshoppan, "istället för att slita på det där sättet?"
"Vi bunkrar upp mat och andra förnödenheter och förbereder
vårt hem för vintern", sa en av myrorna, "och vi skulle råda dig att
göra detsamma."
"Varför oroa sig för vintern?" sa gräshoppan. “Än är det mycket kvar av
sommaren och vi har all mat vi kan behöva runtomkring oss."
Men myrorna gick sin väg och fortsatte slita dag efter dag.
En morgon blåste vindarna kalla och det låg snö på marken. Vintern hade kommit och
gräshoppan hade varken mat eller bostad, men såg att myrorna hade det varmt och gott om mat i
sina förråd.
Då förstod gräshoppan: “Det är bäst att förbereda sig i tid, innan det är försent.”
(hämtad från Aisopos fabel ‘Myran och gräshoppan’)
------------------------------------------------
Är du myran eller gräshoppan?
Som zonordförande leder brist på förberedelser kanske inte till en situation på liv och död som
det gjorde för gräshoppan. Men nivån på dina förberedelser bestämmer direkt nivån på din
framgång och påverkar din förmåga att motivera, ge råd och kommunicera med klubbarna i
zonen.
“Framgång är alltid resultatet när förberedelserna matchar möjligheterna.”
Som zonordförande har du möjlighet att förbereda dig för din ämbetsperiod genom att samla
information och analysera behoven, utmaningarna och möjligheterna som finns i zonen. Oavsett
din tidigare erfarenhet kommer förberedelser att hjälpa dig att vara mer effektiv och organiserad,
och det hjälper dig att behålla fokus på dina mål.
Året som ligger framför kommer att vara hektiskt i samband med att du uppfyller postens
ansvarsområden. Genom att förbereda dig kan du se till att du får en framgångsrik ämbetsperiod
och bättre rustad att hantera eventuella oväntade utmaningar som du ställs inför.
Lions Clubs International
Sidan | 3
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
2. Zonbedömning
Den andra delen i din uppgift är en omfattande zonbedömning. Denna bedömning hjälper dig att
kartlägga den rådande situationen i zonen genom att ge dig information om flera nyckelområden.
Denna information hjälper dig att utveckla mål och handlingsplaner när du tillträder din nya post
och strävar efter framgång.
Denna zonbedömning består av två delar:
Del 1: Samla information
Del 2: Analysera information
När du bearbetar varje komponent i bedömningen, tänk på historian med myran och gräshoppan:
dina ansträngningar i dag, för att förbereda dig, kommer att bli till stor nytta när du inleder din
ämbetsperiod som zonordförande.
DEL 1: SAMLA INFORMATION
TA KONTAKT
I del 1 av zonbedömningen ska du ta kontakt med flera viktiga lionmedlemmar på klubb-, zonoch distriktsnivå. Du ska särskilt kontakta:
Nuvarande/tillträdande klubbpresidenter i zonen
Nuvarande zonordförande
Första vice distriktsguvernör/DG-Elect
Använd listan med förslag på ”vägledande frågor” och diskutera ett flertal ämnen. Samla in
informationen för analys och framtida användning under den instruktörsledda utbildningen. Alla
personer kommer att kunna bidra med värdefull information som så småningom gör att du kan
skapa dig en övergripande bild över den aktuella situationen i din zon. Genom att ta kontakt och
etablera öppna kommunikationslinjer bygger du upp en god och produktiv relation med de
lionmedlemmar du ska samarbeta med under ämbetsperioden.
Du kanske inte kan intervjua alla du har på listan, men gör ditt bästa för att kommunicera med så
många som möjligt för att få en fullständig bild av zonen och dess potentiella utmaningar och
möjligheter.
Kommunikationsmetoder
Du kan välja ett flertal olika metoder för att kommunicera med nuvarande zonordförande,
klubbpresidenter och första vice distriktsguvernör/DG-Elect, t.ex.:
Telefon
E-post
Informella möten vid sidan av lionaktiviteter (till exempel träffas på ett kafé),
Inofficiella klubbesök (beroende på när du genomför denna uppgift kanske du ännu inte
är officiell zonordförande).
Lions Clubs International
Sidan | 4
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
TIPS FÖR EFFEKTIV KOMMUNIKATION
När du samlar information kommer du att tala med olika personer, träffa
olika personligheter och använda ett flertal olika kommunikationsstilar.
Använd tipsen nedan för att säkerställa att din kommunikation är effektiv.
Fastställ dina egna förväntningar. Innan kommunikationen sker,
fundera på vad som är realistiskt att få ut av dina konversationer. Detta hjälper dig att
ställa de rätt frågorna för att få in så värdefull information som möjligt.
Förklara ditt syfte. När du tar den första kontakten, förklara att syftet med samtalet är
att du ska få lära dig så mycket som möjligt om den nuvarande situationen i zonen så att
du kan fullgöra din roll på ett effektivt sätt. Klargör att den information du samlar in från
samtalen gör att du kan dra nytta av nuvarande möjligheter och hitta lösningar på
befintliga utmaningar.
Se till att miljön är fri från stress. Förklara att alla idéer och åsikter är värdefulla och
respekteras, och att ingen blir bedömd som negativ för att ha framfört åsikter.
Öva på att lyssna aktivt.
o Lyssna noggrant så att du inte bara märker vad som sägs utan även hur det sägs.
o Använd en aktiv lyssnarteknik och återberätta för talaren vad han/hon just har sagt
så att viktiga punkter klargörs.
o Fokusera på talarens upplevelse istället för dina egna personliga upplevelser.
o Avstå från att göra bedömningar och avbryt inte talaren, även om du inte håller
med om det som sägs.
o I slutet av en lång konversation, summera viktig information för att bekräfta att du
uppfattat saker rätt.
Skriv ner information för framtida analys. Om du inte har möjlighet att göra anteckningar
under en diskussion, se till att skriva ner punkter från samtalet så snart som möjligt så att
viktig information och detaljer inte går förlorade.
Var stödjande. Även om de flesta människor är villiga att prata om sina framgångar kan
många tycka det är svårt att diskutera svåra situationer eller problem som de har eller har
upplevt. Se till att lyssna noga och komma med stödjande kommentarer och förslag när så
är lämpligt.
Lions Clubs International
Sidan | 5
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
Vägledande frågor
Nedan kommer förslag på frågor som kan användas när du börjar samla information om zonen.
Alla uppsättningar med frågor är noga formulerade för att vägleda dig i diskussioner med
klubbpresidenter, nuvarande zonordförande och första vice distriktsguvernör/DG-Elect. Se till att
skriva ner denna information så att du kan referera till den senare under uppgiften och under
utbildningen.
Frågorna är bara förslag – du kan välja några eller alla för att styra dina diskussioner, eller du
kanske finner att diskussionerna fokuserar på andra ämnen som är specifika för ditt område.
Notera: Beroende på vilken tid på året som du genomför den här uppgiften upptäcker du kanske
att du kommunicerar med nuvarande eller tillträdande tjänstemän, och frågorna måste kanske
anpassas utifrån det.
Vägledande frågor – klubbpresidenter
Medlemskap
Vad kan du berätta om medlemmarna i klubben (bakgrund, yrke osv.)?
Har du upplevt medlemstillväxt/-minskning under det senaste året? Varför?
Vad gör klubben för att få nya medlemmar att känna sig välkomna och engagerade?
Stannar nya medlemmar kvar i klubben?
o Om inte, har de berättat varför de lämnade klubben?
Rekryterar klubben aktivt nya medlemmar?
o Vilka rekryteringsstrategier används i så fall?
o Om inte, varför inte?
Anser du att din klubb är ”sund”? Varför eller varför inte?
Vilka mål har ni för medlemsantalet under det kommande året?
Vilka utmaningar/bekymmer har ni vad gäller detta?
Hur kan jag bäst stödja er?
Ledarskap
Hur uppmuntrar ni till ledarutveckling i klubben?
Kan ni tillsätta ledarposterna? Varför eller varför inte?
Uppmuntras nyare medlemmar att anta ledarposter i klubben?
Vilka utmaningar/bekymmer har ni vad gäller ledarskap?
Hur kan jag bäst stödja er?
Lions Clubs International
Sidan | 6
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
Vägledande frågor – klubbpresidenter
Serviceprojekt
Vilka aktuella serviceprojekt har klubben deltagit i? Hur gick det?
Har ni planerat framtida serviceprojekt? Vilka är de?
Hur bra tillgodoser serviceprojekten behoven på hemorten?
Engagerar klubben aktivt nya medlemmar i projektplanering/genomförande?
Vilka utmaningar/bekymmer har ni vad gäller service?
Hur kan jag bäst stödja er?
Kommunikation
Har ni tidigare haft problem med att kommunicera med zonordföranden eller med
distriktet?
Hur kan vi bäst kommunicera med varandra? (telefon, e-post osv.)
Hur ofta vill ni kommunicera?
Allmänt
Har er klubb en långsiktig handlingsplan avseende klubbens verksamhet,
serviceaktiviteter, ledarutveckling och medlemstillväxt?
Har er klubb deltagit i klubbens excellensprocess?
Finns det några andra utmaningar/frågor du skulle vilja diskutera?
Vad kan jag hjälpa till med för att ni ska nå framgång?
Vägledande frågor – nuvarande zonordförande
Hur skulle du kortfattat beskriva klubbarna i zonen?
Vilka problem har du stött på under din ämbetsperiod?
Hur ofta kommunicerade du med klubbar/distriktsguvernör/andra medlemmar i
GMT/GLT?
o Har du några tips och råd om kommunikation som du skulle vilja ge för mig?
Hur många möten med distriktsguvernörernas rådgivande kommitté (zonmöten) har ni
haft under din ämbetsperiod?
o Var mötesdeltagandet tillfredsställande? Om inte, hur kan det bli bättre?
o Vilka ämnen diskuterade ni på zonmötena?
Har du några andra förslag eller tips och råd som du skulle vilja ge mig?
Lions Clubs International
Sidan | 7
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
Vägledande frågor – första vice distriktsguvernör/DG-Elect
Vilka mål har du för distriktet?
o Planerar du att fokusera på några särskilda områden (medlemsprogram,
ledarutveckling, service osv.)?
Vad förväntar du dig av mig som zonordförande?
Vilka utmaningar förutser du inom vårt distrikt?
o Hur kan jag hjälpa dig att ta itu med dessa utmaningar?
Hur ofta skulle du vilja att vi diskuterar vad som händer i zonen?
På vilket sätt föredrar du att vi kommunicerar?
Är det något annat du skulle vilja diskutera?
Lions Clubs International
Sidan | 8
Hemuppgift inför utbildningen: Förberedelser inför din ämbetsperiod som zonordförande
DEL 2: ANALYSERA INFORMATION
Fundera på vad du lärde dig i den första delen av zonbedömningen och granska all information du
samlade in under samtalen. Besvara sedan frågorna nedan. Din genomtänkta analys kommer att
utgöra en grund för många av de diskussioner som äger rum under den instruktörsleddda
utbildningen för zonordförande.
1. Vad av det du lärde dig var mest överraskande? Varför?
2. Hur bra lyckades du samla in information under intervjuerna? Stötte du på några
kommunikationshinder?
3. Vilka möjligheter har du att erbjuda klubbarna i zonen ditt stöd? Kom ihåg att
beakta din roll som en aktiv medlem i GMT och GLT på distriktsnivå.
4. Ange minst tre viktiga utmaningar i zonen.
Exempel: Det har varit brister i kommunikationen mellan klubbarna och zonen vilket
har lett till konflikter, dålig närvaro på zonmöten och brist på engagemang för
program/initiativ.
Exempel: En klubb i zonen upplever ett snabbt medlemstapp och riskerar att bli
upplöst.
5. Ange minst tre preliminära mål för dig som zonordförande.
*När du är klar med den här uppgiften, spara den och ta med den till utbildningen.
Lions Clubs International
Sidan | 9
