Projektledning: Kommunikation och Risk
Kommunikation - Intressenter
Samhälle
Kunder
Fack
Marknad
Leverantörer
Media
Operatörer
Opinion
Projekt
Bank
Personal
Andra
projekt
Beställare
Ägare
Medarbetare
Investerare
Kommunikationsmodell
Information
Kommunikationsmodell
Kommunikation
Återkoppling
Kommunikation
• Kommunikationsstrategi
– Vad de olika intressenterna skall veta, känna, göra
• Kommunikationsplan
– Infrastruktur för kommunikation
– Information till och från projektet
•
•
•
•
Rätt information
Rätt tid
Rätt sätt
(Rätt målgrupp)
Kommunikation
•
•
•
•
•
•
Kommunikationsstrategi!
Kommunikationsmål för olika intressenter
Visa att man ser någon
Få till dialog
Samsyn kring mål och syfte
Kommunikation ett av PL viktigaste uppgifter
Kommunikationsplan –Rätt Info.
VEM?
VARFÖR?
VAD?
HUR?
NÄR?
- Mottagare
VEM?
- Avsändare
Styrgrupp
Leverera affärsnytta
Projektstatus
Styrgruppsmöten
Beslutspunkter
Projektledaren
Projektägare
Hur projektet
framskrider
- Tid, Res.,Kval
Projektstatus
Rapporter
Styrgruppsmöten
Enligt tidsplan
Projektledaren
Projektgrupp
Tidsplanering
Aktiviteter
att utföra
Projektmöte
Personlig kom.
Projektstart
Arbetsmöten
Löpande
Projektledaren
Projektledare
Projektstatus
Ev. avvikelser
Avklarade
aktiviteter
Resurser
Rapporter
Möten
Veckomöten
Projektmedlem
Användare
Realistiska
förväntningar
Bakgrund
Syfte/Mål
Hemsida
Informationsmöten
Projektstart
Projektöverlämn.
Projektägaren
…...
….…
……
……
……
……
Kommunikationsplan – Rätt Sätt
Kanaler
•
•
•
•
•
•
•
Möten
Rapporter
E-post, SMS, Telefon, FB…
Projektwebb
Workshops
Konferenser och utställningar
Media, Press release
Kommunikationsplan – Rätt Tid
Kommunikationsprofiler
Test: se.41q.com
Öppen
Integrerare
Entreprenör
Vänskaplig
Uttrycksfull
Teamworker
Resource investigator
Följsam
Bestämd
Coordinator
Administratör
Analytisk
Pådrivande
Implementer
Reserverad
“Doer”
Möten
•
•
•
•
•
•
Syfte
Kallelse och agenda
Dokumenteras
Tidsbegränsat
Rätt personer
Följer viss struktur
Vad kostar ett möte?
- Informationsmöte
- Beslutsmöte/Projektmöte
- Styrgruppsmöte/
Förhandlingsmöte
- Arbetsmöte/Ståuppmöte
- Granskningsmöte
- Riskanalysmöte
Effektiva möten
• Lista över de möten som ska hållas
•
•
•
•
•
Namn på mötet
Datum och tid
Varaktighet
Ansvarig
Syfte
• Alla bör tänka igenom följande
• Vad är anledningen till att jag ska delta?
• Vad är förväntningarna på mig under mötet?
• Vad ska mötet mynna ut i?
•
•
•
•
•
Dagordning och protokoll (+ Bevakningslista)
Samma tid, samma plats
Avbryt en diskussion som kan lösas på annan plats
I era möten, gör en runda så att alla för komma till tals.
Avsluta varje möte med att sammanfatta vad som beslutats
• Hur ska vi kommunicera? google docs,
SkyDrive, iCloud, Dropbox, Moodle, mail,
telefon, SMS?
• Dokumentationsplan / Rapporteringsplan
Projektdokument – Kvalité
Arbetsdokument – Volym
Rapportering – bara den info som behövs
PL->Styrgrupp:
Proj-nivå: Arb.tim, kostn, Resultat, avvikelser
Vilka dokument ska tas fram, när och vem
ansvarar
Dokumentation
•
•
•
•
•
•
•
•
Projektbeställning, kravspecifikation
Projektplan, Budget
Lägesrapporter
Mötesprotokoll
Projektdagbok
Leveransgodkännande
Slutrapport
Ändringar
Ändringshantering
• Måste besluta
– Hur ska ändringar göras?
– Vem har befogenhet att besluta om ändringar?
– Hur ska versionshantering av projektdokument göras?
• Generellt
– Ändringar som påverkar kvalitet, tid, resurs – alltid
projektägare eller styrgrupp
– Mindre ändringar, PL
• Ändringar införs i projektplan och annan
dokumentation
– Versionshantering
Exempel - Projektmål
Utförare/
Projektledare
Beställare/
Ägare
Användare/
Kund
Visualisering
“Upp på väggen”
Projektrum/Projektportal
Kundens kravspecifikation
Projektledarens uppfattning
Designerns lösning
Ingenjörens konstruktion
Den slutliga installationen
Hur lösningen beskrevs för kunden
Hur projektet dokumenterades
Hur projektet fakturerades
Support av projektet hanterades
Projektets marknadsföring…
Försenad leverans…
Vad kunden egentligen behövde
Sammanfattning - Kommunikation
• Många intressenter till ett projekt
– Forma information för olika intressenter (Rätt målgrupp)
• Kommunikationsmodell
– Störningar
– Återkoppling (Kommunikation sker mellan minst 2 parter)
• Kommunikationsplan
– Rätt information, Rätt sätt, Rätt tid
• Möten
– Planeras och genomförs strukturerat
– Tids och kostnads tjuv
• Dokumentation
– Viktig informationsspridning
– Minskar RISKEN i ett projekt
Riskhantering
Riskhantering
RISKHANTERING
• Risk- Osäker händelse som om den
inträffar påverkar projektet.
– Riskidentifiering
• Vilka risker finns och kan dom undvikas?
– Riskvärdering
• Vad är sannolikheten att det inträffar och vilka
konsekvenser får det?
– Riskåtgärdsplan
• Vad gör vi om det inträffar?
– Riskbemötande
• Är det vi gör under projektet för att hantera
inträffade risker
Riskidentifiering
• Vilka risker finns?
–
–
–
–
Brainstorming
Experter
WBS/SWOT
Erfarenheter från tidigare projekt
• Om möjligt, undvik risk
– Smartare planering, mindre riskfyllt alternativ, Utbildning
• Risk kategorier (exempel)
– Tekniska/Utförande
• Oprövad teknik/metod, orealistiska mål…
– Projektledning
• Dålig planering, tid, resurser, mål. Svag projektledning
– Organisatoriska
• Brist på prioriteringar, oklar finansiering, resurskrock med andra projekt
– Externa
• Ändrade lagar, ägarbyten, väder, fornlämningar …..
Riskvärdering
• Sannolikhet att en risk inträffar
– Brainstorming
– Experter
– Erfarenheter från tidigare projekt
• Bedöma konsekvenserna av risken
– Brainstorming
– Experter
– Erfarenheter från tidigare projekt
• Strukturerad Riskanalys
– Miniriskmetod
– Maxiriskmetod
– RBS
Osäkerhetsanalys (ur Nätplan)
Bygga gångbro
Utarbeta
testmetod
Hugga
brädor
Göra
Ritning
Göra
Mtrl
lista
KLART!
Transportera
brädor
Skaffa
verktyg
Utföra
tester
Hugga
stolpar
Skaffa
rep
Transp.
stolpar
Fästa
stolpar
Montera
bärlinor
Montera
gångbana
Montera
räcke
Osäkerhetsanalys (ur Nätplan)
Bygga gångbro
20 dgr.
2 pers.
Utarbeta
testmetod
Göra
Ritning
10 dgr.
1 pers.
Göra
Mtrl
lista
5 dgr.
2 pers.
Skaffa
verktyg
5 dgr.
1 pers.
KLART!
Hugga
brädor
Transportera
brädor
12 dgr.
3 pers.
11 dgr.
2 pers.
Utföra
tester
4 dgr.
2 pers.
Hugga
stolpar
3 dgr.
4 pers.
Skaffa
rep
12 dgr.
2 pers.
Transp.
stolpar
8 dgr.
2 pers.
Fästa
stolpar
Montera
bärlinor
2 dgr.
3 pers.
Montera
gångbana
7 dgr.
5 pers.
Montera
räcke
4 dgr.
2 pers.
2 dgr.
4 pers.
Osäkerhetsanalys – Kritisklinje (ur
Nätplan)
Bygga gångbro
20 dgr.
2 pers.
Utarbeta
testmetod
Göra
Ritning
10 dgr.
1 pers.
Göra
Mtrl
lista
5 dgr.
2 pers.
Skaffa
verktyg
5 dgr.
1 pers.
KLART!
Hugga
brädor
Transportera
brädor
12 dgr.
3 pers.
11 dgr.
2 pers.
Utföra
tester
4 dgr.
2 pers.
Hugga
stolpar
3 dgr.
4 pers.
Skaffa
rep
12 dgr.
2 pers.
Transp.
stolpar
8 dgr.
2 pers.
Fästa
stolpar
Montera
bärlinor
2 dgr.
3 pers.
Montera
gångbana
7 dgr.
5 pers.
Montera
räcke
4 dgr.
2 pers.
2 dgr.
4 pers.
Tidsplan/Gantt-schema
Miniriskmetoden
Risk
Sannolikhet
1-5
Konsekvens
1-5
Riskvärde
S*K
Uppnår ej ställda
produktkrav
2
2
4
Resursbrist hos
leverantör
2
5
10
Resursbrist
internt
4
5
20
Utbildning av
personal
3
3
9
Omogen teknik
4
5
20
Låg acceptans hos
användare
4
5
20
Åtgärd
Miniriskmetoden
Risk
Sannolikhet
1-5
Konsekvens
1-5
Riskvärde
S*K
Åtgärd
Resursbrist
internt
4
5
20
Säkra upp resurser i tid
Omogen teknik
4
5
20
Alternativa lösningar
Låg acceptans hos
användare
4
5
20
Tidig information om
syftet med projektet.
Utbilda användarna
Resursbrist hos
leverantör
2
5
10
Skriv avtal
Utbildning av
personal
3
3
9
Uppnår ej ställda
produktkrav
2
2
4
Maxiriskmetoden
Risk
Sannolikhet
1-5
Konsekvens 1-5
Q
T
R
Riskvärde S*K
Q
T
R
Åtgärd
Resursbrist
internt
4
3
4
2
12
16
8
Säkra upp resurser i tid
Omogen teknik
4
3
5
4
12
20
16
Alternativa lösningar
Låg acceptans hos
användare
4
1
3
2
4
12
8
Tidig information om
syftet med projektet.
Utbilda användarna
Resursbrist hos
leverantör
2
1
5
1
2
10
2
Skriv avtal
Utbildning av
personal
3
3
4
4
9
12
12
Uppnår ej ställda
produktkrav
2
5
2
3
10
4
6
RBS – Risk Breakdown Structure
Risk
Försenat
Bygge
Beror av
Försenad leverans
av brädor
Extern transportfirma
Försenar leveranser
Beror av
Åtgärd
Pelle Huggare
Sjuk i influensa
Vaccinera Huggarna
Jocke Huggare
Slutar
Utbilda fler Huggare
Yxskaft går sönder
Back-up av yxskaft
Skriv avtal
Riskåtgärdsplanering
• Undvika risker
– ändra projektplanen
• Förflytta risker
– försäkringar, externa aktörer
• Minska risker
– minska riskens sannolikhet och/eller konsekvens
• Acceptera risker
– Ingen förändring pga. identifierad risk
Kvalitetsstyrning
• För ett lyckat projekt måste den upplevda kvaliteten minst
motsvara förväntningarna hos kund.
• Skall genomsyra projektet, kopplas till projektmål
• Repetitiv process genom samtliga projektfaser
Reagera
Kontrollera
Planera
Genomföra
• FMEA– ett sätt att hitta och eliminera fel innan de uppstår. Används mycket i
tillverkning och utveckling. Sid 209
LEAN PRODUKTION
• TOYOTA
– Bygg bara det som behövs (Kanban-flaggor)
– Eliminera allt som inte skapar nytta
– Stoppa om något blir fel (Kaizen – ständig förbättring)
Sammanfattning - Risk
• Riskhantering
– Identifiera
– Värdera
– Åtgärdsplan
• Riskanalys
– Mini- och Maxiriskmetod
• Kvalitetsstyrning
– Viktig för riskhantering
– Skall genomsyra en organisation
– Repetitiv process
