Forum Syds
allmänna villkor
__________________________
Allmänna villkor för Sida-bidrag till svenska enskilda
organisationer förmedlade via Forum Syd
Januari 2010
Uppdaterade December 2010
1(16)
Innehållsförteckning
Bakgrund ............................................................................................................................... 3
0. Definitioner ....................................................................................................................... 3
1. Tillämpning ....................................................................................................................... 3
2. Ansökan ............................................................................................................................. 3
3. Godkänd budget ................................................................................................................ 4
4. Administrationsbidrag ....................................................................................................... 4
5. Avtal .................................................................................................................................. 4
6. Rekvisition och utbetalning av medel ............................................................................... 4
7. Medelsförvaltning ............................................................................................................. 5
8. Återbetalning av medel ..................................................................................................... 5
9. Resultatrapportering och Finansiell redovisning och rapportering ................................... 5
10. Revision av bidrag över 100 000 kr ................................................................................ 7
11. Revision av bidrag upp till och med 100 000 kr ............................................................. 8
12. Upphandlingsbestämmelser ............................................................................................ 9
13. Otillbörlig användning av medel ................................................................................... 10
14. Övrigt ............................................................................................................................ 10
Bilaga 1
Uppdragsbeskrivning för revision ................................................................... 11
Bilaga 2
Revision av bidrag upp till och med 100 000 kr ............................................. 13
Bilaga 3
Upphandlingbestämmelser för enskilda organisationer .................................. 14
2(16)
Allmänna villkor
Bakgrund
Dessa Allmänna Villkor gäller för svenska enskilda organisationer som genom Forum Syd
beviljats bidrag ur Sidas biståndsanslag.
Dessa Allmänna villkor är antagna av Forum Syds projektstödschef och gäller från och med
december 2010 för samtliga avtal som tecknas med Forum Syd om medel ur Sidas
folkrörelse- och informationsanslag för år 2011 och framåt.
De Allmänna villkoren är baserade på Forum Syds avtal om rambidrag med Sida för perioden
2010-12.
Forum Syds bidragsgivning till svenska enskilda organisationer regleras i följande dokument:
- Avtal med svensk enskild organisation
- Sidas gällande regelverk (Sidas instruktioner)
Dessutom finns insatsspecifika anvisningar för stöd till svenska enskilda organisationer.
Avtal har företräde framför Allmänna Villkor. Allmänna Villkor har företräde framför Sidas
instruktioner.
0. Definitioner
Med svensk enskild organisation avses en ideell förening, registrerat trossamfund, ekonomisk
förening eller stiftelse som har en styrelse och skrivna fastställda stadgar samt arbetar utan
vinstintresse.
1. Tillämpning
Dessa Allmänna Villkor reglerar bidrag från Sida, genom Forum Syd, till svenska enskilda
organisationer, oavsett vilken av Sidas/Forum Syds budgetposter som berörs. Villkoren utgör
en del av organisationens avtal med Forum Syd. Härutöver finns anvisningar för respektive
anslag för utformandet av ansökan, resultatrapportering, finansiell rapportering och
slutrapportering.
2. Ansökan
I anvisningarna för respektive ändamål/delpost anges vad en ansökan ska innehålla. Där
framgår också vilka krav som ska vara uppfyllda av sökande organisation i enlighet med
Sidas krav och regler. Kravet på de organisationer som söker bidrag är att de ska verka för en
samhällsutveckling på demokratisk grund. Likaså måste de insatser som ska erhålla bidrag
främja en samhällsutveckling på demokratisk grund.
3(16)
Ansökan ska innehålla en beskrivning av mottagande organisation, verksamhet för vilken
bidrag söks samt budget uppdelad i delposter efter verksamhetens art.
Sökande organisation ska ha fullgjort sina skyldigheter enligt eventuellt tidigare ingångna
avtal med Forum Syd. Varje ansökan ska vara undertecknad av minst två firmatecknare.
3. Godkänd budget
Den godkända budgeten ska följas. Vid väsentliga avvikelser från planerad verksamhet ska
organisationen samråda med Forum Syd. Förändring per budgetpost med mer än 10 procent
samt väsentliga förändringar av insatsens inriktning, varaktighet eller finansiering ska i
förväg diskuteras med och skriftligen godkännas av Forum Syd. Budgeterad kostnad för
administration i Sverige får ej överskridas.
Den svenska organisationen ska erlägga en egeninsats på minst 10 procent av
projektbudgeten. Egeninsatsen ska utgöras av kontanta medel insamlade i Sverige. Eget eller
insamlat material får inte räknas som del av egeninsatsen, inte heller värdet av
organisationens eget arbete. Intäkter från tjänster som finansieras med offentliga medel kan
inte räknas som egeninsats. Bidrag från utlandet eller medel som kommer från andra
offentliga bidrag1 kan inte heller utgöra egeninsats.
4. Administrationsbidrag
Sida kan genom Forum Syd lämna bidrag för att täcka en del av de administrativa kostnader
som är förknippade med den Sida-finansierade verksamheten. Administrationsbidrag regleras
i anslagsspecifika anvisningar eller avtal.
5. Avtal
Svensk enskild organisation som förmedlar Sida-medel till annan enskild
organisation/samarbetspart i Sverige eller utlandet ska ingå avtal med denna innan beviljade
biståndsmedel kan rekvireras och utbetalas. Detta äger tillämpning även på organisation i
efterföljande led. Den svenska organisationen ska tillse att dessa Allmänna villkor i
tillämpliga delar är inskrivna i dessa avtal.
6. Rekvisition och utbetalning av medel
Beviljade bidrag betalas ut i förskott av Forum Syd mot originalrekvisition under
förutsättning att rapportering för eventuella tidigare bidrag/delutbetalningar inkommit. Till
varje medelsrekvisition ska bifogas en prognos för de förbrukade medlen under den
insatsperiod rekvisitionen avser.
Vidarebefordran av medel till enskild organisation/samarbetspart i Sverige eller utomlands
ska ske via det svenska och internationella banksystemet i den takt som är nödvändig för
1 Avser bidrag från stat, landsting eller kommun.
4(16)
verksamheten. Överföring av bidrag i form av kontanter eller på annat sätt utanför
internationella banksystemet får inte ske.
Beviljade bidrag som inte rekvirerats före utgången av det budgetår för vilka de beviljats är
förverkade om inte annat tidigare överenskommits med Forum Syd.
7. Medelsförvaltning
Svensk enskild organisation ska hålla Sidabidrag genom Forum Syd avskilda på ett separat,
räntebärande bankkonto för att på så vis kunna följa pengarnas användande och få ett klart
besked om ränta på dessa medel. Detta konto ska tecknas av minst två personer i förening.
Den svenska enskilda organisationen ska förvissa sig om att mottagarorganisationen i
verksamhetslandet håller bidraget, inklusive egeninsatsen, på ett bankkonto som tecknas av
minst två personer i förening.
8. Återbetalning av medel
Beviljade bidrag som inte förbrukats för sitt ändamål ska redovisas och återbetalas till Forum
Syd.
Svensk enskild organisation ska redovisa intjänad ränta på Sida-bidrag utbetalade av Forum
Syd. Intjänad ränta får användas i den Sida-stödda verksamheten inom projekttiden.
Återbetalning av ej utnyttjade bidrag samt ej utnyttjad intjänad ränta ska ske i samband med
slutredovisning av insatsen. Återbetalning av belopp och ränta på bidragsmedel som
sammanlagt understiger 500 kronor behöver ej ske. Korrekt återbetalningsbelopp ska
vidimeras av revisor. Slutlig mottagarorganisation i samarbetslandet får behålla intjänad
ränta. Räntan ska användas för den Sida-stödda verksamheten. Detta ska regleras i avtalet
med mottagarorganisationen i verksamhetslandet.
9. Resultatrapportering, finansiell redovisning och rapportering
Bidrag ur Sidas folkrörelse- och informationsanslag, förmedlade av Forum Syd, ska
rapporteras och redovisas till Forum Syd. Rapporter och redovisningar ska vara utformade
och inlämnas i enlighet med gällande anvisningar, rapporteringsformulär och avtal som
reglerar beviljat bidrag.
Svensk enskild organisation ska årligen inge en finansiell rapport av bidragets totala
användning. Ledningen för organisationen ansvarar för rapporteringen. Utfallet ska jämföras
med avtalad budget och även ange ackumulerat utfall (om flerårig insats). Upplupen ränta ska
specificeras. Svensk enskild organisation ska på förfrågan från Forum Syd kunna styrka
havda kostnader genom uppvisande av verifikationer.
5(16)
Svensk enskild organisation som erhåller Sida-bidrag ska följa god redovisningssed i Sverige.
Mottagarorganisationer i verksamhetslandet ska följa nationella redovisnings- och
skatteregler. Rapporterade kostnader ska kunna härledas från bokföringen.
Det ska framgå av den finansiella rapporten vilken redovisningsprincip som används
(kontantprincipen eller bokföringsmässiga grunder).
Det ska finnas kompletta underlag som kan verifiera kostnaderna inom insatsen.
Rapporter, redovisningar och övrig relevant dokumentation ska hållas tillgänglig för Sida, av
Sida utsedda revisorer, Forum Syd samt av Forum Syd utsedda revisorer i tio år efter det att
sista utbetalningen skett.
Kostnader för personal:
I de fall det förekommer lönekostnader i insatsen ska det framgå i den finansiella rapporten
vilken princip som används för fördelning av lönekostnader. För arbetstid som debiteras
programmet ska det finnas tillförlitliga rutiner som möjliggör uppföljning och revision.
Lönekostnader ska bokföras löpande under insatsen genomförande för att främja god
uppföljning.
Bidrag som vidareförmedlas till lokal samarbetsorganisation:
Den svenska enskilda organisationen ska säkerställa att mottagarorganisationen i
verksamhetslandet har en riktig och fullständig redovisning samt att organisationen kan
använda och redovisa det svenska bidraget mot överenskommen budget- och aktivitetsplan.
Resultatrapportering och redovisning från mottagarorganisationen i verksamhetslandet ska
användas som grund för den svenska organisationens egen resultatrapportering och
redovisning. Den lokala organisationens rapportering ska endast på begäran sändas in till
Sida eller Forum Syd.
I den finansiella rapporten ska den svenska enskilda organisationen redovisa hur mycket som
har förmedlats vidare till andra parter (lokala organisationer i syd och öst, eller annan svensk
organisation). Den svenska enskilda organisationen ska intyga att samtliga medel som
vidareförmedlats har reviderats i enlighet med dessa villkor och att den svenska
organisationen agerat på den information som framkommit i revisionsrapporteringen.
Väsentliga brister ska framgå i den svenska enskilda organisationens rapportering till Forum
Syd. Den svenska organisationen ska intyga att tillämpliga delar av Forum Syds regelverk har
inkluderats i underliggande avtal.
6(16)
10. Revision av bidrag
Svensk enskild organisation ansvarar för att användningen av bidraget revideras årligen av en
extern, oberoende och kvalificerad revisor2. För revision av bidrag upp till och med
50 000 000 kr krävs godkänd revisor. För bidrag överstigande totalt 50 000 000 kr krävs
auktoriserad revisor. Revisionen ska utföras i enlighet med internationellt erkänd
revisionsstandard.
Svensk enskild organisation ska använda bilagd uppdragsbeskrivning för revisionen (Bilaga
1) och Forum Syd ska i förväg (dvs. innan revisionen påbörjas) godkänna den svenska
enskilda organisationens val av revisor. Kostnad för revision ska betalas av den svenska
organisationen och ingå i budgeten.
Revisorn ska uttala sig i enlighet med ISA 800 i sin rapportering om huruvida bifogad
finansiell rapport överensstämmer med svensk enskild organisations redovisning och Forum
Syds instruktion för finansiell rapportering. (Till Forum Syds instruktion räknas
rapportblankett och relevanta delar av detta dokument inkl. bilagor).
Revisorns rapportering ska innehålla de iakttagelser som revisorn har gjort under
granskningsprocessen. Revisorns rapportering ska även innehålla uppgifter om den svenska
enskilda organisationen vidtagit tillämpliga åtgärder för tidigare revisionsrekommendationer.
Den svenska enskilda organisationen ska skicka revisorns rapportering till Forum Syd i
samband med att den svenska enskilda organisationen inkommer till Forum Syd med årlig
finansiell rapport i enlighet med avtal. Ett svar med den svenska enskilda organisationens
ställningstaganden och åtgärdsplan ska tas fram av den svenska enskilda organisationen och
skickas till Forum Syd tillsammans med revisorns rapportering.
Den svenska enskilda organisationen ska samarbeta med och assistera Forum Syd vid
eventuella tilläggsrevisioner, uppföljningar och finansiella studier som Sida eller Forum Syd
kan komma att begära. Sida och Forum Syd har rätt att besöka, revidera och/eller utvärdera
varje projekt eller insats som finansieras helt eller delvis med Sida-bidrag som förmedlas
genom Forum Syd. Såväl besök som revision och utvärdering bör föregås av samråd med den
svenska enskilda organisationen. Sida och Forum Syd förbehåller sig dock rätten att utföra
oanmälda stickprov.
I de fall den svenska enskilda organisationen överför bidrag till en mottagande lokal
organisation ska den lokala organisationen ansvara för att bidraget årligen revideras enligt de
krav som ställs ovan. Det ska finnas en obruten kedja av revisionsrapportering till och med
den slutligt bidragsmottagande organisationen. Den aktuella revisionsinstruktionen ska, i
tillämpliga delar, föras vidare till närmast efterföljande led.
För bidrag över 50 000 000 kr krävs att påskrivande revisor har någon ”certifiering”, t ex titeln auktoriserad
revisor.
2
7(16)
Den svenska enskilda organisationens ansvar avseende kontroll av revision hos efterföljande
samarbetspart omfattar följande.
- Bedömning av revisor
- Kontroll av att revisionsrapportering från revisorn avlämnats enligt avtal.
- Bedömning av revisorns rapportering samt att agera på informationen
11. Revision av bidrag upp till och med 100 000 kronor
För revision av projekt med beviljade belopp på upp till och med 100 000 kr kan undantag
göras från kravet att revisionen ska utföras av kvalificerad revisor och enligt internationell
erkänd revisionsstandard. Obs! Det framgår av avtalet om dessa avsteg medges. (Om
undantag inte har medgivits ska bidrag 100 000 kr eller mindre revideras enligt punkt 10 i
Allmänna Villkor).
Om undantag medgivits av Forum Syd gäller följande regler:
- Forum Syd accepterar att revisionen utförs av organisationen utsedd, förtroendevald revisor.
Revisorn ska vara extern, oberoende och får ej vara jävig.
- Revisorn ska efter avslutad granskning till den reviderade organisationen avge ett
revisionsintyg avseende organisationens rapport. Ett revisionsintyg utan avvikelse ska ha
nedanstående exakta ordalydelse.
Jag (vi) har granskat .................................... (namn på reviderad organisation) rapport för
projektnummer ..................som avlämnats av organisationen enligt avtal med Forum Syd
daterat ..............
Jag har granskat redovisningen enligt Forum Syds checklista för granskningens
omfattning.
Jag (vi) föreslår att Forum Syd godkänner rapporten.
Om revisorn inte anser sig kunna föreslå godkännande ska detta anges samt skälen till detta.
Underlag för, och verifieringen av bestyrkandet enligt ovan kräver att flera
granskningsmoment genomförs.
Revisorns granskning ska genomföras i enlighet med fastställd checklista (se Bilaga 2
”Checklista för granskningens omfattning”).
Den svenska enskilda organisationen ska skicka revisorns intyg till Forum Syd i samband
med att den svenska enskilda organisationen inkommer till Forum Syd med finansiell rapport
i enlighet med avtal. Ett svar med den svenska enskilda organisationens ställningstaganden
8(16)
till eventuella kommentarer i revisionsintyget och åtgärdsplan ska tas fram av den svenska
enskilda organisationen och skickas till Forum Syd tillsammans med revisorns intyg.
I de fall svensk enskild organisation överför bidrag till en mottagande lokal organisation ska
den lokala organisationen ansvara för att medlen årligen revideras enligt de krav som ställs
ovan. Det ska finnas en obruten kedja av revisionsrapportering till och med den slutligt
bidragsmottagande organisationen. Den aktuella revisionsinstruktionen ska, i tillämpliga
delar, föras vidare till närmast efterföljande led.
Den svenska enskilda organisationen ska samarbeta med och assistera Forum Syd vid
eventuella tilläggsrevisioner, uppföljningar och finansiella studier som Sida eller Forum Syd
kan komma att begära. Sida och Forum Syd har rätt att besöka, revidera och/eller utvärdera
varje projekt eller insats som finansieras helt eller delvis med Sida-bidrag som förmedlas
genom Forum Syd. Såväl besök som revision och utvärdering bör föregås av samråd med den
svenska enskilda organisationen. Sida och Forum Syd förbehåller sig dock rätten att utföra
oanmälda stickprov.
Den svenska enskilda organisationens ansvar avseende kontroll av revision hos efterföljande
samarbetspart omfattar följande.
- Bedömning av revisor
- Kontroll av att revisionsintyg från revisorn avlämnats enligt avtal.
- Bedömning av revisorns rapportering samt agera på informationen
12. Upphandlingsbestämmelser
Svenska enskilda organisationer som upphandlar varor och tjänster med medel ur Sidas
folkrörelse- och informationsanslag ska bedriva upphandlingen på ett affärsmässigt sätt.
Konkurrensmöjligheter ska utnyttjas och anbud och anbudsgivare ska behandlas objektivt så
att konkurrens på lika villkor kan uppnås.
Huvudregeln är att upphandling i konkurrens ska ske för alla tjänsteupphandlingar
överstigande åtta prisbasbelopp3 och för alla varuupphandlingar överstigande två
prisbasbelopp.
För upphandlingsbestämmelserna i sin helhet hänvisas till Bilaga 3.
3
Prisbasbeloppet fastställs för ett år i taget av regeringen. Det bestäms utifrån konsumentprisindex.
Prisbasbeloppet är utgångspunkt för indexreglerade förmåner. För information om aktuella prisbasbelopp
hänvisas t.ex. till skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se
9(16)
13. Otillbörlig användning av medel
Svenska enskilda organisationer ska arbeta för att motverka korruption under projektets
genomförande. Forum Syds antikorruptionspolicy (2008-02-15) gäller för svenska enskilda
organisationer som bedriver utvecklingssamarbete med stöd från Forum Syd.
Den svenska enskilda organisationen ska uttryckligen förbjuda sin personal,
bidragsmottagande organisationer och deras personal samt konsulter i projekt/program som
finansieras av Sida att, för sig själv eller annan, ta emot eller låta sig utlovas, begära eller
lämna, utlova eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning, ersättning, kompensation,
otillbörlig vinning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt
beteende.
Den svenska enskilda organisationen ska arbeta aktivt för att förebygga, motverka och
upptäcka alla former av illegal eller otillbörlig hantering eller annan form av missbruk av
medel. Den svenska enskilda organisationen ska omedelbart informera Forum Syd om all
sådan hantering av medel i någon aktivitet under detta avtal som den svenska enskilda
organisationen fått kännedom om, och snarast ange vilka åtgärder den svenska enskilda
organisationen vidtagit. Den svenska enskilda organisationen ska därefter löpande samråda
med Forum Syd om den vidare hanteringen av frågan samt tillställa Forum Syd en slutrapport
när frågan avslutats. Vid misstanke om otillbörlig användning av medel har Sida och Forum
Syd rätt att genomföra en särskild revision av insatsen.
14. Övrigt
Vid produktion av informationsmaterial och vid informationsaktiviteter som finansieras helt
eller delvis med Sida-bidrag ska följande text bifogas:
”Detta material är helt eller delvis finansierat av Sida, Styrelsen för Internationellt
Utvecklingssamarbete. Sida delar inte nödvändigtvis de åsikter som här framförs. Ansvaret
för innehållet är uteslutande författarens.”
Forum Syds eller Sidas logotyp får ej användas i något sammanhang, varken i Sverige eller i
samarbetslandet, utan ett skriftligt medgivande från Forum Syd/Sida.
En organisation som beviljats Sida-bidrag för mer omfattande insatser är skyldig att
fortlöpande informera berörd svensk beskickning om denna verksamhet. Svenska
medborgare som är utlandsanställda av svenska enskilda organisationer med bidrag ur Sidas
folkrörelseanslag, ska informera sig om vad berörd svensk beskickning rekommenderar
gällande säkerheten i landet.
10(16)
Bilaga 1
Mall för uppdragsbeskrivning för revision
I Inledning
[ORG] har fått ett bidrag på SEK xx xxx från Forum Syd för att finansiera ett projekt /
program som heter "XX" . Projektet / programmet skall genomföras under 201X-201X.
[ORG] vidareförmedlar också bidrag till YY.
Syftet med projektet / programmet är .... Det övergripande målet är ....
[ORG] önskar anlita en revisionsbyrå för att granska projektet / programmet XX, som
föreskrivs i avtalet mellan [ORG] och Forum Syd. Revisionen skall utföras i enlighet med
internationellt erkänd revisionsstandard utfärdad av International Federation of Accountants
(IFAC). Revisionen skall utföras av en extern, oberoende och kvalificerad revisor.
II. Syfte och omfattning av revisionen
Revisorn skall använda ISA 315 som grund för riskbedömningen.
- Revisorn skall granska den ekonomiska rapporten för perioden "Januari-december 201X"
som ORG lämnar till Forum Syd och uttala sig enligt ISA 800 om huruvida den ekonomiska
rapporten avseende ORGs projekt / program som lämnas in till Forum Syd, är i enlighet med
[ORGs] redovisning, fastställd budget samt Forum Syds instruktion för rapportering.
- Revisorn skall granska, bedöma och rapportera om efterlevnaden av villkoren i avtalet och
gällande lagar och förordningar.
- Revisorn skall genom stickprovskontroll granska att det finns underlag för rapporterade
kostnader. Omfattningen av stickprovskontrollen skall bygga på revisorns riskanalys och
anges i rapporten. Om dokumentation saknas för rapporterade kostnader, skall revisorn
rapportera identifierat belopp som saknar underlag.
- Revisorn skall avge en revisionsrapport som innehåller resultatet av den genomförda
granskningen. Av revisionsrapporten skall framgå vilka åtgärder som har vidtagits som ett
resultat av tidigare revisioner och om åtgärder som vidtagits har varit tillräckliga för att
hantera rapporterade brister.
- Revisorn skall undersöka om [ORG] har avtal med de organisationer som de
vidareförmedlar delar av bidraget till och om [ORG] har följt Forum Syds
revisionsinstruktioner och har tillfredsställande rutiner / resurser för att vidta relevanta
åtgärder föranledda av revisionsrapporter från dessa organisationer.
Detta stycke är endast tillämpligt om ORG vidareförmedlar del av bidraget till annan
organisation.
11(16)
III. Revisionsintyg / rapport
- Rapporten ska innehålla detaljer avseende använd granskningsmetod och omfattningen av
revisionen.
- Rapporten skall innehålla en försäkran om att revisionen har utförts i enlighet med
internationellt erkänd revisionsstandard och av en kvalificerad revisor.
- Rapporten skall innehålla den ansvariga revisorns underskrift (inte bara revisionsbyrå) och
titel
- Rapporten skall vara skriven på engelska eller svenska och lämnas till ORG i xx exemplar.
12(16)
Bilaga 2 Revision av bidrag upp till och med 100 000 kr
Checklista för granskningens omfattning
Ta del av ansökan, beslut om tilldelning av Sida-medel, avtalet mellan organisationen och
Forum Syd, samt gällande anvisningar och villkor för rapporteringen.
-
Granska att rapportering skett enligt avtalade villkor.
-
Granska att den verksamhet för vilken Forum Syd beviljat medel har genomförts.
-
Granska att sakrapport och ekonomisk rapport inte motsäger varandra.
-
Granska att nedlagda kostnader enligt redovisningen av bidraget överensstämmer med
verksamhetens bokföring i Sverige.
-
Granska att kostnader som tagits upp i redovisningen överensstämmer med verkliga
underlag och/eller reviderad rapportering från verksamhetslandet.
-
Granska att egeninsats har redovisats korrekt.
-
Granska att organisationen tecknat avtal med lokal samarbetspart som organisationen
förmedlar bidrag till.
-
Granska att organisationen har fått rapport med revisionsintyg enligt avtal från lokal
samarbetspart, samt att organisationen har kontrollerat revisionen.
-
Granska att organisationen har separat bankkonto för Sida-medel och att det tecknas
av minst två personer i förening.
-
Granska att erhållen och upplupen ränta på Sida-medel har redovisats korrekt.
-
Kontrollera att det i slutrapporten framgår om medel ska återbetalas.
13(16)
Bilaga 3 Upphandlingsbestämmelser för enskilda organisationer
Upphandlingsbestämmelser
I. Bärande principer för upphandling där Sida-medel ingår
All biståndsverksamhet skall präglas av ett effektivt resursutnyttjande, befrämjande av god
administration och transparens i medelshanteringen samt motverkande av korruption. Ett sätt
att uppnå detta är att göra kostnadseffektiva upphandlingar.
Dessa upphandlingsbestämmelser är giltiga för Forum Syd såväl som för andra aktörer vars
verksamhet genomförs med bidrag förmedlat genom Forum Syd.
Den enskilda organisationen har alltid ett ansvar för de upphandlingar som de eller deras
partners genomför med Sida-bidrag. Grundprincipen är att samtidigt som hänsyn måste tas
till att upphandlingen skall bli så ekonomisk och ändamålsenlig som möjligt för
organisationen och för den som skall ta emot varan eller tjänsten, skall all bidragsfinansierad
upphandling präglas av affärsmässighet, konkurrens och objektivitet.
Det innebär att enskilda organisationer som upphandlar varor och tjänster skall bedriva
upphandlingen på ett affärsmässigt sätt. Konkurrensmöjligheter skall sökas och utnyttjas.
Anbud och anbudsgivare skall behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor uppnås.
Om den svenska organisationen regelbundet ålägger partner i samarbetslandet att genomföra
större upphandlingar, skall detta regleras i avtal i samtliga led.
II. Grundregler
Gränsen för direktupphandling är densamma som när Sida upphandlar:
a) Upphandling skall ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande åtta
prisbasbelopp4 såvida inte annat överenskommits med Sida. Därutöver ska skriftlig
prisjämförelse göras vid alla upphandlingar överstigande 50 000 kr.
b) Upphandling skall ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två
prisbasbelopp såvida inte annat överenskommits med Sida.
För information om aktuella prisbasbelopp hänvisas till skatteverkets hemsida
www.skatteverket.se
III. Regler avseende anbudsförfrågan, anbudsutvärdering och beslut vid
upphandling enligt punkt a och b ovan.
4 Prisbasbeloppet fastställs för ett år i taget av regeringen. Det bestäms utifrån konsumentprisindex.
Prisbasbeloppet är utgångspunkt för indexreglerade förmåner. 2011 är prisbasbeloppet 42 800 kr.
14(16)
-
Fullständigt och tydligt anbudsunderlag i form av tekniska specifikationer/
uppdragsbeskrivning och kommersiella villkor skall ingå i anbudsförfrågan. Det är
viktigt att specifikationerna är neutrala och om hänvisning till visst märke måste
göras, skall ”eller likvärdig” läggas till.
-
Vid anbudsutvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i
förfrågan. Det anbud skall antas som anses förmånligast vid beaktande av samtliga
dessa kriterier.
-
Anbud får inte infordras enbart av jämförelseskäl. Den som inbjuds lämna anbud skall
också kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör.
-
Anbudsförfrågan skall skickas till åtminstone tre parter, eller annonseras.
-
Anbudsgivarkretsens sammanställning bör ej ständigt vara densamma utan varieras
från tid till annan.
-
Vid upphandling av livsmedel skall i anbudsförfrågan anges att anbudsgivaren skall
redovisa hur stor del av priset som avser exportbidrag eller andra liknande bidrag.
-
I all anbudsupphandling skall antagande av anbud jämte skälen härför framgå av ett
särskilt upprättat upphandlingsbeslut, som skall vara underskrivet av ansvarig person.
-
Den anbudsgivare vars anbud antagits skall underrättas skriftligt snarast möjligt, dock
senast inom den tid under vilket anbudet är bindande för anbudsgivaren. De
anbudsgivare som inte fått sina anbud antagna, skall så snart som möjligt underrättas
härom.
Det kan anses rimligt att kraven måste anpassas till de förhållanden som råder lokalt samt
lokal lagstiftning på området. Här gäller dock alltid att upphandlingen skall ske under
affärsmässiga former.
IV. Undantag
Undantagsvis kan det finnas skäl då den svenska organisationen ser sig tvingad att göra
avsteg från reglerna för konkurrensupphandling. I sådana fall gäller dokumentationsprincipen, d.v.s. att avstegen skall motiveras och dokumenteras. Denna dokumentation skall
stå i rimlig proportion mot det belopp som avses. Sida skall när så bedöms påkallat kunna ta
del av dokumentationen.
Exempel på generella undantag
– Undantag kan medges i de fall den svenska organisationens andel av den totala
insatsbudgeten är ringa och ej är tydligt urskiljbar.
– Svensk enskild organisation som verkar via internationell allians eller nätverk som i sin tur
har dokumenterade upphandlingsregler kan välja att följa de regler denna part satt upp. Detta
15(16)
skall regleras genom avtal mellan organisationen och berörd part eller i av organisationen
dokumenterat förhållningssätt till upphandling. Detsamma gäller även samarbete med EU.
Exempel på undantag från konkurrensupphandling
Vid akut katastrofinsats då en eventuell merkostnad får vägas mot att varan finns tillgänglig
för omedelbar leverans i verksamhetslandet eller regionen kan undantag från reglerna om
konkurrensupphandling medges.
Exempel på undantag från affärsmässighet
– Inskränkningar i affärsmässigheten kan vara motiverat med anledning av deltagande i
handelsblockad som rekommenderats av FN.
– Ett annat skäl för att inte acceptera ett lägsta godtagbara anbud kan vara om anbudsgivaren
brutit mot god handelsed och ett anlitande av denne skulle skada organisationens förhållande
till sina medlemmar och bidragsgivare.
V. Miljö- och rättighetsaspekter i upphandlingen
Organisationen skall tillse att upphandlingar som företas eller finansieras av Sida svarar mot
kraven på en miljömässigt hållbar utveckling samt beaktar de grundläggande mänskliga
rättigheterna såsom de kommit till uttryck i ILOs kärnkonventioner5.
VI. Dokumentation och arkivering
Alla för upphandlingen relevanta dokument skall sparas av den enskilda organisationen och
arkiveras i tio år från den dag då slutredovisning lämnas till Forum Syd. Till de relevanta
dokumenten hör framförallt anbudsinfordran, anbud, anbudsvärderingsprotokoll samt beslut.
Hit hör även den argumentation och beslut som ligger till grund för avsteg i enlighet med
stycke 4 ovan.
VII. Sidas revision och granskning: krav på dokumentation
I Sidas skyldigheter ingår bl a att följa upp och granska upphandling för biståndsändamål
som finansierats genom Sidas anslag. Sådan upphandlingsverksamhet måste därför vara
systematiskt och väl dokumenterad. Sida och/eller Forum Syd har rätt att få del av samtliga
handlingar rörande sådan upphandlingsverksamhet.
5 Konventionerna om förenings- och organisationsfrihet (nr 87 och 98). Konventionerna om förbud mot
tvångsarbete (nr 29 och 105). Konventionerna om förbud mot barnarbete (nr 138 och 182). Konventionerna om
förbud mot diskriminering (nr 100 och 111).
16(16)
