KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTAL
PR & REDAKTIONELLA TJÄNSTER
DNR: UE2012-0161-472
PR & REDAKTIONELLA TJÄNSTER
1.0
OMFATTNING
Byrån ska kunna skriva om teknik och forskning där miljöfrågorna finns med som
en röd tråd. I uppgifterna ingår att utveckla texter som är lättillgängliga och
intresseväckande. Leverantören ska ha en förmåga att förklara komplexa
sammanhang på ett enkelt sätt. Uppdragen kan bestå av att skriva nya och
redigera andras texter. Det kan vara artiklar och notiser för bland annat webb,
broschyrer, nyhetsbrev, personaltidning, platsannonser, informationsblad med
mera. Innehållet kan vara populärvetenskapliga texter, nyhetstext,
pressmeddelanden och debattartiklar.
Leverantören ska jobba mycket nära Umeå Energis andra upphandlade byråer och
med de befintliga interna resurser som finns.
Leverantören ska säkerställa Umeå Energis behov av konsultstöd av att
Skriva pressreleaser
Nå alla relevanta målgrupper med pressmaterialet
Följa upp pressinformation
Språkligt granska och kvalitetssäkra texter
Innehållsproducera redaktionellt material inom alla relevanta kanaler,
såsom webb, rörlig film, ljud, tidningar
1.1
AVTALSTID
Från och med 2012-06-01 till 2015-05-31 med möjlighet till förlängning i maximalt
1 år.
1.2
HELT ELLER DELAT ANBUD
Umeå Energi AB kommer att teckna avtal med en leverantör på området PR och
Redaktionella tjänster.
2.0
PRISER
Pris enligt anbud. Priserna är fasta till och med 2013-05-31
Om inte annat överenskommes ska beställningar vara skriftliga. Vid klart
specificerade och avgränsade uppdrag begärs skriftlig offert till fast pris som sedan
bekräftas av beställaren. Offerten utgår från de villkor och priser som lämnats i
anbudet.
3.0
Skribent nivå 3
Xkr/h
Skribent nivå 2
Xkr/h
Projektledare nivå 2
Xkr/h
PRISJUSTERING
Prisjustering kan endast ske efter fastprisperiodens utgång. Prisjusteringen sker
enligt följande:
Justering av priser sker en gång per år med hänsyn tagen till förändringar i
arbetskostnadsindex (AKI), vikt 100%. Jämförelse ska göras mellan AKI för januari
månad 2012(basmånad) och januari månad 2013. Den uppkomna
indexförändringen reglerar ersättningarna med 80%. Första justeringen kan ske
2013-06-01, andra 2014-06-01 och tredje 2015-06-01 under förutsättning att
avtalet förlängs.
Umeå Energi
Box 224, 901 05 Umeå Besöksadress: Storgatan 34
Telefon: 090-16 00 00 [email protected] www.umeaenergi.se
VAT No: SE556619305701
1(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
Prisjusteringen ska skriftligen godkännas av båda parter och träda i kraft tidigast
30 dagar efter godkännandet. Retroaktiv prishöjning godkänns inte.
4.0
MERVÄRDESSKATT
Tillkommer enligt gällande skattelagstiftning.
5.0
5.1
SAMARBETSFORMER
DET ÅLIGGER UMEÅ ENERGI;
a. att precisera uppdraget till byrån i form av brief med målsättningar etcetera,
b. att fortlöpande och i god tid förse Byrån med sådana uppgifter och material, att
uppdraget kan utföras enligt Umeå Energis önskemål, såväl kvalitativt som inom
given tids och kostnadsram,
c. att ha en kontaktperson som har befogenhet att lämna för Umeå Energis
bindande besked i de frågor som avser uppdragets utförande samt
d. att hålla tidsplan vad gäller Umeå Energis åtaganden.
5.2
DET ÅLIGGER BYRÅN;
a. att upprätta och skicka kontaktrapporter med bekräftelser på överenskommelser
med
Umeå Energi. Kontaktrapporter ska anses gälla som orderbekräftelser om inte
invändningar görs till byrån utan dröjsmål. Kontaktrapporter ska skickas samma
dag, senast dagen efter beslut.
b. att precisera behovet av tid, underlag och annat material för att kunna fullgöra
uppdraget,
c. att ansvara för att allt material är av sådan kvalitet och sådant utförande att
bästa möjliga slutresultat uppnås,
d. att ställa en för uppdraget kvalificerad projektledare till Umeå Energis
förfogande
e. att hålla tidsplan vad gäller Byråns åtaganden.
f. att utan ersättning låta hela arbetsgruppen medverka på 1 konferensdag med
Umeå Energis personal per år.
g. att varje vecka ge kortfattade statusrapporter på alla pågående projekt.
h. att kundansvarige varje kvartal medverkar i ett utvärderingsmöte med Umeå
Energi.
i. att samordna planerade och påbörjade produktioner för att optimera synergier.
j. att självständigt samarbeta med andra inom kommunikationsområdet som
köparen anlitat.
6.0
KORREKTUR
6.1
DET ÅLIGGER UMEÅ ENERGI;
Att slutligt godkänna korrektur och original.
6.2
DET ÅLIGGER BYRÅN
Att granska och kvalitetssäkra korrektur och original samt provtryck etcetera för att
undvika felaktigheter.
6.3
FORMER FÖR GODKÄNNANDE
Godkännande enligt ovan skall ske av Umeå Energis kontaktperson genom
underskrift på förevisade förslag, eller på annat lämpligt sätt. Original produceras i
InDesign för Mac och i en form som är optimerad för repro och tryck. Omarbeten
till övriga format och operativsystem debiteras.
Offerter baseras på tre korrektur. Alla ändringar efter tredje korrektur debiteras
löpande enligt prislista.
Alla korrektur ska noggrant anges vilket i ordningen det är.
Korrektur avses när en godkänd text presenteras i den färdiglayoutad formen.
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472
2(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
Om Byrån inte gjort de ändringar som Umeå Energis påpekat i korrektursvaret,
eller om felaktigheter finns som Byrån gjort, har Umeå Energis rätt att reklamera
korrekturet i sin helhet.
7.0
BRIEF OCH MOTBRIEF
Varje enskilt uppdrag initieras av Umeå Energi genom en skriftlig
uppdragsbeskrivning – brief.
Briefen ska innehålla en beskrivning av vad som ska tas fram. Av briefen ska
framgå syftet med aktiviteten, målgruppen för materialet, budget, tidsplan, media
etc.
Byrån svarar på Umeå Energis brief med en motbrief. Denna ska godkännas av
Umeå Energi innan byråns arbete påbörjas.
8.0
OFFERT
Efter godkänd motbrief, för varje fas ska Byrån lämna en skriftlig offert på både
arvode, inköp och eventuella mediakostnader. Arvodet ska specificeras i
delmomenten strategi, kreation och produktion för varje enskild enhet.
Offerterna ska vara bindande med de reservationer som görs i dessa. Offerten ska
innehålla beräknade påslag, skatter och avgifter.
Denna offert ska Umeå Energi godkänna innan något arbete påbörjas.
Offerten förutsätter att tids-/produktionsplaner hålls, tekniska specifikationer
kvarstår oförändrade och att kompletterande förutsättningar för offerten följs av
Umeå Energi.
Kostnader för byråarbete av betydande omfattning skall debiteras Umeå Energi
med 50% av offererat pris efter godkänt idéförslag. Resterande 50% av
byråarbetet skall debiteras när aktuellt uppdrag eller arbete är slutfört. Mindre
uppdrag debiteras efter leverans med 100%.
Kostnader, uppkomna genom inköp från underleverantörer, till exempel fotografer,
skall debiteras Umeå Energi enligt de villkor som framgår av centrala träffade avtal
avseende sådana underleverantörer.
Byrån ansvarar för att kostnads- och tidsplan hålls. Byrån är skyldig att meddela
Umeå Energi så snart avvikelse uppstår eller kan väntas uppstå.
9.0
BESTÄLLNINGAR
Om inte annat överenskommes ska beställningarna vara skriftliga. På följesedel ska
Umeå Energis referensnummer från beställning anges tydligt.
10.0
FAKTURA
Faktura utställs och sänds till angiven fakturaadress. Beställare och
beställningsnummer samt beställningsreferens ska tydligt anges på varje faktura.
Av fakturan ska, när så är tillämpligt, framgå arten och omfattningen av utfört
arbete. Härutöver ska anges arbetsdagar (specificerat med datum) och antalet
arbetstimmar jämte timersättning, för var och en av de personer som sysselsatts
med uppdraget samt övriga kostnader. Fakturan anses ej vara korrekt om art och
omfattning av arbetet inte framgår.
Fakturan ska vara specificerad med använd tid och övriga kostnader.
11.0
BETALNINGSVILLKOR
Betalning sker 30 dagar efter fakturadatum. Umeå Energi AB godkänner inte
faktureringsavgift eller annan avgift som läggs till fakturabeloppet.
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472
3(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
12.0
DRÖJSMÅLSRÄNTA
Umeå Energi AB godkänner att uppkommen dröjsmålsränta får debiteras enligt
räntelagens regler. Dröjsmålsränta understigande 100 kr beaktas inte.
13.0
INKÖP FÖR UMEÅ ENERGIS RÄKNING
Byrån utreder och föreslår underleverantör och ska eftersträva att göra inköp till
fördelaktigaste villkor för Umeå Energis räkning. Vid externa inköp för Umeå
Energis räkning skall offert inhämtas från minst två olika underleverantörer,
förutsatt att detta rimligen kan krävas. Umeå Energis har rätt att ta ställning till om
underleverantör ska anlitas eller inte. Efter överenskommelse med Umeå Energis
om val av lämplig underleverantör, skall fast pris lämnas för samtliga inköp för
Beställarens räkning.
Byrån har rätt till upp till 0 procent påslag på inköp för Umeå Energis räkning.
Utbetalningar som Byrån gör till underleverantörer ska kunna styrkas med
fakturakopior.
14.0
RESOR FÖR BESTÄLLARENS RÄKNING
Reseersättning utgår inte.
15.0
TIDSANTECKNINGAR
Byråns debiteringar efter tidsåtgång ska baseras på noggranna tidsanteckningar
uppgjorda av Byrån för varje uppdrag och ska efter avisering göras tillgängliga för
Umeå Energi eller dennes revisor
16.0
TVISTIG FODRAN
Tvistig fakturapost ger Umeå Energi rätt att innehålla betalningen till dess att
tvisten är löst. Otvistiga delar av fakturan ska betalas i rätt tid.
17.0
SERVICEAVGIFT/LÖPANDE PR
Byrån har rätt till att fakturera 5.000 kr per månad för mindre serviceuppdrag som
efterfrågas av Umeå Energi och som inte är relaterade till något specifikt projekt
men som säkerställer ett effektivt och kvalitetssäkrat samarbete med både Umeå
Energi och med övriga upphandlade konsulter.
18.0
ARBETSGRUPP BYRÅN
NN projektledare nivå 2
NN Skribent nivå 3
NN Skribent nivå 2
Vid produktionstoppar och vid behov av övrig specialistkompetens kan ytterligare
resurser allokeras från Byråns nätverk enligt överenskommelse med Umeå Energi.
19.0
UTBYTE AV PERSONAL
Om personer i arbetsgruppen i Byråns åtagande gentemot Umeå Energi måste
ersättas med annan, ska Byrån omgående meddela Umeå Energi och i samråd med
Umeå Energi utse ny person. Om Umeå Energi på saklig grund inte kan godta
Byråns förslag har Umeå Energi rätt att häva avtalet.
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472
4(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
Konsulter med kompetens i enlighet med kraven i upphandlingen måste erbjudas
om den i anbudet erbjudna konsulten till följd av objektivt tvingande skäl inte
längre är tillgänglig.
Säljaren ska acceptera att i de fall en person i arbetsgruppen byts ut ska den nya
medarbetaren godkännas av köparen. Om köparen inte godkänner den föreslagna
personen har köparen rätt att häva avtalet.
Förlust av enskild person/medarbetare hos säljaren får inte innebära att
möjligheterna att tillhandahålla avtalad kompetens och resurser påverkas. Vidare
ska säljaren acceptera att i de fall då köparen har en invändning mot någon av
säljarens representanter ska säljaren skyndsamt lösa den uppkomna situationen.
20.0
ANLITANDE AV UTOMSTÅENDE PERSONAL
Byrån skall, innan utomstående personal såsom frilansare, fotografer, modeller
mm. anlitas, snarast inhämta Umeå Energis godkännande. Byrån skall därvid
meddela Umeå Energis varje inskränkande villkor som sådan utomstående personal
föreskriver för sin medverkan vid aktuellt uppdrag eller arbete. Byrån svarar för all
utomstående personal som Byrån anlitar för aktuella uppdrag eller arbetens
genomförande.
21.0
21.1
FÖRHÅLLANDE TILL LAGAR OCH TREDJEMAN
ANSVAR
Byrån skall tillse att material för PR och marknadskommunikation inte tas fram på
ett sådant sätt att det kan komma att strida mot lag eller författning eller
kränkande för tredje mans rätt. Byrån ansvarar för att föreslagna PR insatser inte
strider mot gällande lagregler, etiska regler eller branschpraxis.
Umeå Energi ska ha motsvarande ansvar för givna uppgifter och utfästelser samt
annat tillhandahållet material.
Det är Byråns skyldighet att se till att personer, som med namn eller bild
förekommer i det PRmaterial som Umeå Energi beställt och betalat, givit tillstånd
enligt lagen (1978:800) om namn och bild i reklam. Om Umeå Energi
tillhandahåller material svarar denne för att motsvarande tillstånd erhållits.
Byrån ansvarar för att samtliga underleverantörer efterger förfoganderätten till det
material de i enlighet med uppdraget producerar. I de fall Umeå Energi själv träffat
egna avtal ansvarar annonsören själv för dessa.
21.2
FÖRFOGANDERÄTT
Förfoganderätten gäller oberoende av media. Ska det beställda materialet användas
i fler eller andra media än vad som framgår av det ursprungliga uppdraget utgår
ingen ytterligare tilläggsersättning till Byrån eller underleverantör. Det är Byråns
ansvar att se till att underleverantörerna inte kan motsätta sig en sådan
användning.
För bildrättigheter, foto och illustration, gäller specifika avtal med fotograf eller
illustratör.
Huvudregeln är att alla fotorättigheterna ska vara friköpta.
För av Byrån anlitad underleverantör med specifika centrala avtal kan förekomma
inskränkningar i fråga om nyttjanderätt,
Umeå Energis tillhöriga original och reproduktionsmaterial skall vara märkta hos
Byrån under en tid av två år räknat från aktuellt produktionsdatum. Efter utgången
av denna tid skall, om så önskas, original och material överlämnas till Umeå Energi.
Byrån äger rätt att sätta sitt namn på ett diskret sätt i de reklamenheter de
producerar.
Publicering av det färdiga materialet på egen hemsida eller motsvarande ska alltid
vara tillåtet inom ramen för detta avtal.
Det är Byråns ansvar att se till att underleverantörerna inte kan motsätta sig sådan
avtalad användning. Det är Byråns ansvar att eventuella begränsningar eller
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472
5(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
oklarheter till ovanstående meddelas Umeå Energi snarast efter det att Byrån fått
kännedom om dessa eller borde uppfattat att det kan finnas begränsningar.
Samtliga enheter och övriga alster som framtagits för Umeå Energis räkning är
Umeå Energis egendom när full likvid erlagts. Allt sådant material tillhör Umeå
Energi med full nyttjande- och reproduktionsrätt, varvid Umeå Energi fritt och utan
ytterligare ersättning till Byrån kan utnyttja materialet. Umeå Energi äger rätt att
upplåta/överlåta förfoganderätten vidare till annat fristående företag om inte annat
överenskommits.
21.3
ÄGANDERÄTT
Äganderätten, till t.ex. fysiska original som används för reproduktion, är skild från
upphovsrätten. Beställt material blir sedan uppdraget slutförts och full likvid erlagts
Umeå Energis egendom. Tillhandahåller Umeå Energi material ansvarar Umeå
Energi för att önskad äganderätt erhålles. För digitalt material, ska en fil, CD eller
motsvarande som innehåller den slutliga utformningen av det beställda materialet
anses som och markeras som original.
Umeå Energi önskar att få sista original tillsammans med godkänt slutkorrektur
mailat på PDF, tillgängligt på FTP eller överlämnat på USB.
22.0
UPPSÄGNING AV AVTAL
Köparen har rätt att säga upp avtalet om säljaren inte levererar det som erbjuds i
anbudet.
Endera parten äger rätt att säga upp detta avtal om motparten i väsentlig omfattning
åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt
påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägning ska vara skriftlig för att äga
giltighet
23.0
EXKLUSIVITET
Köparen förbinder sig att under avtalstiden inte anlita annan konsult för samma
uppdrag. Undantag se punkt 10.0
Säljaren förbinder sig att arbetsgruppen under avtalstiden inte har ett uppdrag hos
konkurrerande verksamheter. Säljaren ska i varje relevant fall rådgöra med Umeå
Energi för att besluta om det är en konkurrerande verksamhet eller inte.
24.0
HANDLINGARS INBÖRDES FÖRHÅLLANDEN
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande
uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning, om inte annat
angivits i förfrågningsunderlaget.
25.0
1.
Skriftliga ändringar och tillägg som överenskommits mellan parterna.
2.
Detta avtal med bilagor.
3.
Förfrågningsunderlag dnr UE2012-0161-472
4.
Leverantörens anbud
daterat
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Säljaren får ej överlåta detta avtal på annan utan köparens medgivande.
26.0
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet.
Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna
skriftligt överenskommit därom.
27.0
Umeå Energi AB
INFORMATION/SAMRÅD
Dnr: UE2012-0161-472
6(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
Parterna ska fortlöpande hålla varandra informerade om förhållandena som i något
avseende kan påverka vad som här avtalats.
28.0
DISKRIMINERING
Säljaren eller underleverantör som denna anlitar, får inte i sin näringsverksamhet
diskriminera någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuell
läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandla arbetstagare eller
arbetssökande.
Köparen ska ha rätt att häva avtal om leverantören bryter mot detta.
29.0
SEKRETESS
Byrån ska behandla alla upplysningar om kundens verksamhet strängt konfidentiellt
såväl under som efter samarbetets upphörande.
Motsvarande ska gälla kunden avseende kunskap om såväl PR byråns verksamhet,
som verksamhet rörande andra kunder till PR byrån som kunden eventuellt kan få
del av, i samband med parternas samarbete.
Byrån får inte publicera eller på annat sätt nyttja utredningsmaterialet eller
arbetsresultat utan Umeå Energis skriftliga medgivande.
Enkätsvar och annat utredningsmaterial överlämnas till köparen som Umeå Energis
egendom när uppdraget har slutförts om inte annat har överenskommits.
30.0
PÅBÖRJADE BESTÄLLNINGAR
Alla påbörjade uppdrag inom avtalsperioden ska slutföras av nuvarande avtalspart,
även om utförandet sker efter avtalsperiodens slut. Exempel: erhållet uppdrag i
februari 2012 med utförande i september 2013 (efter avtalstidens slut) ska utföras
av innevarande avtalspart.
31.0
AVBESTÄLLNING, HÄVNING
Umeå Energi har rätt att avbeställa sådana delar av uppdraget som inte
genomförts.
Om avbeställningen beror på myndighetsbeslut som Umeå Energi inte kunnat råda
över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Umeå
Energis rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta
inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har uppdragstagaren rätt till ersättning för
utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts
på annat sätt.
Vid annan avbeställning beror på myndighetsbeslut som Umeå Energi inte kunnat
råda över, eller om förutsättningarna för fullföljandet av uppdraget, utanför Umeå
Energis rådighet, har ändrats i väsentlig omfattning och det med hänsyn till detta
inte är rimligt att fullfölja uppdraget, har uppdragstagaren rätt till ersättning för
utfört arbete, nedlagd kostnad och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts
på annat sätt.
Vid annan avbeställning har uppdragstagaren därutöver, med hänsyn till
uppdragets art och omfattning, rätt till ersättning för utfört arbete, nedlagd kostnad
och skälig kostnad för avveckling som inte ersätts på annat sätt.
Vid annan avbeställning har uppdragstagaren därutöver, med hänsyn till
uppdragets art och omfattning, rätt till ersättning för utebliven skälig vinst på
sådan del av uppdraget som inte ska genomföras till följd av beställningen.
32.0
PROV UNDER AVTALSPERIODEN
Umeå Energi AB ska alltid ha rätt att under avtalsperioden göra prov med specifika
tjänster/uppdrag från annan leverantör.
33.0
Umeå Energi AB
FÖRSÄKRINGAR
Dnr: UE2012-0161-472
7(8)
KOMMERSIELLA VILLKOR
KREATIV KONCEPTBYRÅ
Uppdragstagaren ska ha handlingar och datamedia som förvaras hos honom
försäkrade till betryggande belopp.
Om inte annat avtalats ska uppdragstagaren teckna och under ansvarstiden ha en
uppdragstagaransvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som motsvarar avtalat
skadeståndsansvar.
Självrisken ska vara högst ett basbelopp, om inte annat avtalats, med basbelopp
enligt denna paragraf avses basbelopp vid tiden för skadans upptäckt.
Uppdragstagaren ska på begäran lämna Umeå Energis bevis om att sådan
uppdragstagarförsäkring finns.
Om Umeå Energi har framställt krav på skadestånd ska utan dröjsmål lämna in en
skadeanmälan till sin försäkringsgivare.
34.0
TVIST
Om parterna inte kommit överens om annat, ska tvist avgöras av allmän domstol
på Umeå Energis hemort.
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var
sitt.
Umeå Energi AB den
För Köparen
För Leverantören
Umeå Energi AB
Göran Ernstson
VD
Umeå Energi AB
Dnr: UE2012-0161-472
8(8)
