organisation och medarbetare

Organisation och medarbetare
Som kunskapsföretag är vi beroende av hur våra medarbetare
presterar. Att attrahera de bästa medarbetarna samt att där­
efter utveckla och behålla dem är centralt för byråns framtid.
Långsiktighet präglar allt vi gör, inte minst när det gäller utvecklingen av våra medarbetare. Vår företagskultur med true
partnership-modellen spelar en viktig roll eftersom den erbjuder
våra medarbetare ökade möjligheter att trivas, utvecklas och
prestera utan inbördes konkurrens. Det finns inga individuella
incitament, vilket ökar känslan av att tillhöra samma lag.
Mål
• Jämställdhet: öka andelen kvinnliga delägare
• Arbetsmetodik: möjliggöra för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv
aktiviteter planerade för 2013-2014
• Kartläggning av bakomliggande orsaker till att färre kvinnor än män blir delägare;
kartläggningen avses genomföras genom intervjuer och analyser
• Erbjuda villkor och verktyg som möjliggör för medarbetarna att skapa balans mellan
yrkes- och privatliv, genom t.ex. fortsatt analys av effektivare arbetsmetoder samt
utbildning i stresshantering
• Utveckla skräddarsydd utbildning i ledarskap för delägare och biträdande jurister
hållbarhetsstyrning
Ansvaret för det operativa arbetet inom detta område
ligger hos byråns HR-avdelning. HR-avdelningen
samarbetar nära med personalansvariga delägare
för de respektive verksamhetsgrupperna samt
med Juristutskottet i de större strategiska besluten avseende juristkollektivet. Byråns Juristutskott finns
närmare beskrivet på sidan 16. Juristutskottet i sig
stämmer även av större beslut med delägarmötet och
styrelsen. I både operativa och strategiska frågor
8
avseende supportpersonalen arbetar respektive supportchef tillsammans med HR-avdelning och VD.
Exempel på styrdokument för arbetet inom detta
fokusområde är byråns jämställdhets- och mångfaldsplan, bonuspolicy, pension- och försäkrings­
policys, kompensationsstrategi och lönepolicy för
supportpersonalen, föräldraledighetspolicy samt personalhandbok.
9
Fokusområde: Organisation och medarbetare
Attrahera, behålla och utveckla
de bästa talangerna
Byrån strävar efter att rekrytera, behålla
och utveckla de mest kompetenta medarbetarna för att säkerställa sin ledande
marknadsposition.
Rekrytering av jurister sker löpande genom en
­formaliserad process som är enhetlig för samtliga
svenska kontor. Majoriteten av alla jurister som
­anställs kommer direkt från studier på juristprogrammet eller efter tingstjänstgöring. Rekry­te­rings­
processen för supportpersonal är inte formaliserad
på samma sätt utan anpassas efter vilken typ av
tjänst som ska tillsättas.
Totala antal
tillsvidareanställda per
personalkategori:
Associates
Totalt
117
Senior Associates
105
222
37
25
62
Delägare
9
68
77
Specialist Counsels
2
4
6
Supportpersonal
126
13
139
Totalt
291
215
506
500
506
400
42%
200
0
58%
Tillsvidareanställda
Antal
Började
2012
Började
2012
Slutade
2012
Slutade
2012
Associates
20
27
15
11
Senior
Associates
0
1
6
3
Personalomsättning supportfunktioner
Antal
Började
2012
<30 år
Började
2012
Slutade
2012
Slutade
2012
20
0
0
1
30-50 år
8
2
13
0
50 år <
0
0
4
0
100%
27
Visstidsanställda
Under 2012 hade byrån, vid de svenska kontoren, totalt
506 tillsvidareanställda medarbetare, varav 58 procent
var kvinnor och 42 procent var män.1 Antalet visstidsanställda som under 2012 arbetade minst en ­månad
sammanhängande tid uppgick till totalt 27 medarbetare, varav 100 procent var kvinnor.2
Personalomsättningen för 2012 var 6,9 procent för
biträdande jurister och 3,6 procent för medarbetare
inom supportfunktioner. Ingen delägare utsågs eller
slutade under 2012.
Som kunskapsföretag är det av stor vikt att erbjuda
medarbetarna kontinuerlig vidareutveckling och
utbildning. För att konstant utveckla våra med­
arbetare har byrån ett strukturerat utbildnings­
program, Professional Development Programme
(PDP) som riktar sig till samtliga biträdande
­jurister. Programmet anordnas centralt, sträcker sig
över sex år och är obligatoriskt för de biträdande
juristerna. Utbildningsprogrammet innefattar såväl
ämnesspecifika utbildningar som utbildning inom
företagsekonomi, engelska, yrkesteknik och affärs­
mannaskap.
För medarbetare inom supportfunktioner erbjuds löpande utbildning i engelska samt internutbildning
1
Samtliga tillsvidareanställda medarbetare, även delägare, som var anställda vid byråns svenska kontor den 31 december
2012. Inkluderar även personer med provanställning som ännu inte övergått till en tillsvidareanställning.
2
Samtliga visstidsanställda medarbetare (inklusive vikarier och timanställda) som under 2012 har arbetat mer än en
månad sammanhängande tid vid byråns svenska kontor.
10
207
Utöver PDP programmet erbjuder även byrån utbildning i andra former:
timmar
Under 2012 erbjöd byrån de biträ­
dande juristerna totalt 157 timmar
PDP utbildning. Utöver den obliga­
toriska utbildningen inom ramen för
PDP programmet erbjöd även byrån
ca 50 timmar inom ramen för andra
utbildningssatsningar.
Professional Development
Programme:
Första året som biträdande jurist Andra året som biträdande jurist Tredje året som biträdande jurist Utbildning
300
100
Personalomsättning jurister
Fjärde året som biträdande jurist Femte året som biträdande jurist Sjätte året som biträdande jurist 60 timmar
34 timmar
27 timmar
10 timmar
21 timmar
5 timmar
som berör byråkultur och administrativ fortbildning. Specifika utbildningar, beroende på behov,
­erbjuds även. Individuella utbildningsbehov för supportpersonal diskuteras, dokumenteras och följs
upp under utvecklingssamtal för att säkerställa
att samtlig får den utbildning som respektive roll
kräver. Byrån har inte någon formaliserad utbildningsplan avseende utbildning för medarbetare
Legal and market update - Allmän nyhetsuppdatering inom byråns samtliga verksamhet/
branschområden. Erbjuds samtliga jurister och
delägare.
Ca 1 timme 4 gånger per år
”MSA Academy” - Föreläsningar om juridiskt aktuella ämnen. Erbjuds samtliga medarbetare.
Ca 2 timmar 4 gånger per år
Stresshanteringsutbildning
Erbjöds samtliga medarbetare.
4 timmars utbildning
Utbildning inom verksamhetsgrupperna Varje verksamhetsgrupp anordnar juridisk specialistutbildning.
Minst 18 timmar per år f ör juristerna
Utbildningskonferenser - På central byrånivå
för samtliga kontor, samt mindre konferenser
inom de olika verksamhetsgrupperna/avdelningar.
Under 2012 anordnade till exempel byrån en utbildningskonferens för hela byrån, där samtliga anställda
fick 12 timmar centralt anordnad utbildning samt
­ytterligare gruppspecifik utbildning
inom supportfunktioner. En uppskattning är att
supportpersonalen i genomsnitt har erbjudits ungefär 20 timmar utbildning per person under 2012.
Under 2013 kommer flertalet utbildningssatsningar
inom området ledarskapsutveckling att erbjudas
medarbetarna på såväl delägarnivå som på biträdande juristnivå.
11
Fokusområde: Organisation och medarbetare
Karriär och utveckling
Som ett led i det kontinuerliga arbetet med att vidareutveckla våra medarbetare omfattas samtliga av
­byråns anställda av någon av våra olika utvärderingsoch karriärsutvecklingssystem.
Samtliga biträdande juristers prestation och karriärsutveckling utvärderas årligen genom ett utvärderingssystem som kallas 360-utvärdering. Metoden
syftar till att ge en komplett bild av varje enskild biträdande jurists prestation. Varje jurist utvärderas av
ett antal såväl mer seniora som mer juniora medarbetare som juristen arbetat med under förevarande år.
Utvärderingen resulterar i en rapport som den biträdande juristen tar del av. Rapporten ligger även till
grund för det årliga utvecklingssamtal som varje biträdande jurist har tillsammans med minst en delägare. Delägarna genomgår vartannat år en liknande
process som 360-utvärderingen. Under 2012 utvärderades totalt 76 procent av de biträdande juristerna
genom en 360-utvärdering. Av dessa var 48 procent
kvinnor och 52 procent män. Vidare utvärderades 95
procent av delägarna genom 360-utvärdering, varav
10 procent kvinnor och 90 procent män.
Deltagandet i 360-utvärdering 2012
76%
Biträdande
jurister
95%
Delägare
dareanställda medarbetare inom supportfunktioner
som var i tjänst under 2012 erbjöds utvecklingssamtal och utvärdering. Målet är att under 2013 erbjuda
samtliga medarbetare inom ­
s upportfunktioner
360-utvärdering enligt samma metod som för juristernas utvärdering.
För att ytterligare stärka möjligheterna till personlig
utveckling erbjuds biträdande jurister även att delta i
mentorskapsprogram i byråns regi.
Supportpersonalen utvärderas årligen och genomgår
formaliserade utvecklingssamtal. Samtliga tillsvi-
12
13
Fokusområde: Organisation och medarbetare
Andel kvinnor per personalkategori
53%
Associates
Jämställdhet
Byrån anser att principen om lika möjligheter oavsett
kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk
tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning,
funktionshinder, sexuell läggning eller ålder är viktig och jämställdhets- och mångfaldsarbetet är ett
led i detta. Det är viktigt att kompetens, erfarenhet,
synsätt och värderingar från alla medarbetare tillvaratas. Detta skapar de bästa förutsättningarna för
byrån, medarbetarna och byråns klienter.
En heterogen och dynamisk sammansättning ger ett
bättre socialt klimat, effektivare arbetsgrupper och
bättre intern och extern kommunikation. Detta leder
till konkurrensfördelar och är därmed även en ekonomisk angelägenhet för byrån. Byrån har som mål
att vara den bästa affärsjuridiska advokatbyrån att
arbeta med och på, vilket också förutsätter en medvetenhet kring och ett aktivt arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Byråns jämställdhetsoch mångfaldsplan gäller för perioden 1 januari 2012
till och med 31 december 2014.
Resultatet från de medarbetarkonsultationer som
byrån har genomfört för att prioritera relevanta hållbarhetsfrågor, visar att jämställdhetsfrågan – och
frågan om lika villkor för män och kvinnor – är den
3
14
Könsfördelning medarbetare i den
svenska verksamheten
42%
58%
fråga som flest medarbetare prioriterar som den viktigaste frågan.3 Ur ett genusperspektiv är byrån relativt jämställd i relation till det totala antalet med­
arbetare. För 2012 var 58 procent av det totala antalet
medarbetarna vid de svenska kontoren kvinnor och
42 procent var män. Av de seniora biträdande juristerna var 60 procent kvinnor och av de juniora biträdande juristerna var 53 procent kvinnor. Däremot
var endast 12 procent av delägarna kvinnor. Inom
supportfunktionerna var istället 91 procent kvinnor.
För mer information om byråns medarbetarkonsultationer se sida 40.
60%
Senior
Associates
33%
12%
Specialist
Counsels
Att öka andelen kvinnor i ledande positioner är en
utmaning, inte bara för byrån, utan för hela branschen. Att öka andelen kvinnor i delägarledet är en
prioriterad fråga för byrån. Byrån rekryterar lika
många män som kvinnor och även könsfördelning på
senior juristnivå är relativt jämn. Däremot är det
fortfarande färre kvinnor som satsar på delägarskap,
då många istället efter ett antal år lämnar byrån för
en alternativ karriär. Att behålla de mest kompetenta
medarbetarna, män som kvinnor, är avgörande för
byråns långsiktiga framgång. Därför arbetar byrån
med ett antal åtgärder för att förmå fler kvinnor att
satsa på delägarskap. Hit hör bland annat ett internt
kvinnligt nätverk, mentorprogram, deltagande i branschens kvinnliga nätverk HILDA och ett föräldraprogram. Byrån vann 2012 pris för vårt kvinnliga nätverk i “Europe Women in Business Law Awards”.
Under perioden 2009-2012 har 14 ny delägare utsetts
i den svenska verksamheten, varav fyra var kvinnor.
Totalt finns idag nio kvinnliga delägare i den svenska
verksamheten. Attitydförändringar, både på byrån
och i samhället, samt fortsatta satsningar på coachning och ledarskapsförbättringar är avgörande för att
lyckas öka antalet kvinnliga delägare. Bland planerade aktiviteter för perioden 2013-2014 finns en analys av vilka faktorer det är som styr kvinnornas val
alternativt byråns val när det gäller kvinnligt del­
ägarskap. Att förstå bakomliggande orsaker till
­rådande situation är avgörande för utvecklingen av
effektiva handlingsplaner för att åstadkomma en
­positiv förändring inom detta område.
En återkommande fråga, som också har relevans för
frågan om jämställdhet, är hur man kombinerar en
aktiv byråkarriär med familjeliv. Byrån har länge
­a rbetat för att underlätta för småbarnsföräldrar att
göra denna ekvation möjlig. Detta sker genom ett
föräldraprogram som består av utökat stöd till hushållsnära tjänster, möjligheter till individuellt anpassad tjänstgöring och ökade möjligheter att arbeta
hemifrån. Föräldraprogrammet riktar sig till både
män och kvinnor då byrån anser att ett jämställt
­föräldraskap för såväl manliga som kvinnliga med­
arbetare gynnar ett mer jämställt klimat på byrån i
Delägare
91%
Support
stort och bidrar till positiva attitydförändringar på
sikt. Dessutom, och i syfte att främja att såväl manliga som kvinnliga medarbetare kan utnyttja sin rätt
till föräldraledighet, garanteras medarbetarna, under
en viss tid, även en kompletterande inkomst till föräldrapenningen.
Antal månader föräldraledighet som
tagits ut av jurister
12
12
3
2006
5,5
2011
När gällande jämställdhetspolicy togs fram gjordes
en sammanställning av hur mycket föräldraledighet
som hade tagits ut av biträdande jurister mellan åren
2006 och 2011. Resultatet av denna sammanställning visade att andelen kvinnliga jurister som tog ut
föräldraledighet ökade något under perioden men att
ingen markant skillnad kunde ses i hur länge denna
grupp valde att vara föräldralediga. Kvinnorna tog i
genomsnitt ut ungefär 12 månader föräldraledighet
under perioden. För de manliga juristerna däremot
konstaterades en ökning både när det gällde antalet
manliga biträdande jurister som faktiskt utnyttjat
möjligheten till föräldraledighet och såvitt gällde
längden på den föräldraledighet som tagits ut.
Resultatet visade att de manliga juristerna tog ut
nästan dubbelt så många föräldraledighetsdagar under 2011 jämfört med under 2006, 5,5 månader 2011
jämfört med 3 månader 2006. Under arbetet med
nästa jämställdhetspolicy 2014 kommer en ny sammanställning av uttagen föräldraledighet att göras.
15
Fokusområde: Organisation och medarbetare
Arbetsmiljö och hälsa
Byrån som arbetsplats innebär normalt inga risker
för allvarliga fysiska skador. De fysiska skador som
uppkommer är oftast relaterade till stillasittande
jobb framför datorn.
Total sjukfrånvaro i relation till ordinarie arbetstid
2012:
Totalt
3%
Jurister
Support 2,6%3,4%
Totalt
Jurister
Support 1% 0,5%6,5%
Under 2012 har fyra arbetsskador anmälts.4 Den anmälda sjukfrånvaron under 2012 uppgick till 3 procent av ordinarie arbetstid avseende de kvinnliga
medarbetarna och 1 procent avseende de manliga
medarbetarna. Kvinnors sjukfrånvaro står därmed
för huvuddelen och byrån följer kontinuerligt upp
bakomliggande orsaker och arbetar aktivt med rehabilitering och företagshälsovård för att hjälpa medarbetare i behov av stöd.
En större arbetsmiljörisk är istället psykiska och
stressrelaterade sjukdomar. Klienternas behov av vår
tillgänglighet leder ofta till hög och ojämn arbetsbelastning för våra medarbetare och i synnerhet för
våra jurister. Frågan om balans mellan yrkes- och
privatliv prioriterades också vid medarbetarkonsultationerna som en viktig fråga.5 Frågan är prioriterad
för byrån men det finns rum för förbättring. Byrån
arbetar för att skapa flexibla arbetsmöjligheter genom tekniska lösningar men det krävs också vissa
förändringar inom ramen för gott ledarskap samt
förbättrade och effektiviserade arbetsmetoder.
Under 2012 introducerade byrån en branschanpassad
utbildningsinsats i stresshantering där all personal
bjöds in. Utbildningen syftade till att ge medarbetarna bättre verktyg för stresshantering samt att ge
deltagarna praktiska verktyg för att effektivisera
sin arbetsmetod och planera sin tid. Förhoppningen
är att detta ger medarbetarna bättre verktyg att hantera stress samt öppnar upp för diskussioner kring
ämnet och ökar medvetenheten kring dess risker.
Byrån uppmuntrar dessutom hälsofrämjande akti­
viteter genom till exempel gym på arbetsplatsen, gemensamma sportaktiviteter, friskvårdsbidrag,
4
sjuk- och sjukvårdsförsäkring samt ett nära samarbete
med företagshälsovård. Byrån erbjuder även sina
medarbetare omfattande hälsoundersökningar med
jämna mellanrum.
Inflytande och kommunikation
För att säkerställa medarbetarnas möjlighet till påverkan och för hantering av interna frågor och kommunikation mellan biträdande juristkollektivet och
delägarna har byrån skapat ett så kallat Juristutskott.
Juristutskottet består av representanter från biträdande juristkollektivet, delägarkollektivet och HRavdelningen. Frågor som hanteras inom detta utskott
är bland annat rekryteringsfrågor och frågor kring
löner och anställningsvillkor. Vidare driver utskottet
tillsammans med HR-avdelningen även frågor kring
mentorskapsprogram, rotation mellan verksamhetsgrupper för att bredda juristernas kompetens, utlandstjänstgöring, ersättningsfrågor och olika trivselskapande aktiviteter. Avseende medarbetarna inom
supportfunktioner har ett särskilt forum nyligen
upprättats för att fånga upp synpunkter och frågor
och skapa kommunikationskanaler mellan supportpersonalen och ledningen.
2011 genomfördes en medarbetarundersökning i regi
av en extern konsult. Undersökningen visade att
medarbetarna upplevde att de utvecklades professionellt, att de känner stark kamratskap samt att de är
stolta över sin arbetsplats. Däremot framkom önskemål om mer information och kommunikation. I syfte
att åstadkomma detta införde byrån tätare informationsträffar mellan ledning och jurister rörande
bland annat byråns utveckling, strategi, interna processer och karriärvägar. Dessutom initierades en utveckling av den interna portalen för att underlätta
informationsflöden internt.
Målet är att genomföra medarbetarundersökningar
vartannat år och under första kvartalet 2013 genomfördes ytterligare en medarbetarundersökning.
Resultatet av genomförda medarbetarundersökningar redovisas för samtliga medarbetare men även
vid särskild genomgång med Juristutskottet och
VD. Undersökningen mäter andelen positiva svar
och resultatet visar en generell ökning inom samtliga frågekategorier – ”Trovärdighet”, ”Respekt”,
”Rättvisa”, ”Kamratskap” samt ”Stolthet”. Mest ökade
resultatet för Stolthet, Kamratskap och Trovärdighet
där medarbetarna ser en förbättring kring ärliga svar
på sina frågor, får uppskattning för sina arbetsin­
satser samt upplever att deras idéer tillvaratas. Även
på frågan om man är stolt över hur byrån bidrar till
samhället ser vi en stor ökning. Frågor gällande
Samtliga skador var av lindrigare karaktär och blev återställda efter en tid med operation/gips och/eller sjukgymnastik.
Inga livshotande skador och inga bestående men. Skador uppkom på väg till och f rån arbetet eller vid sportevenemang med
koppling till byrån.
5
För mer information om byråns medarbetarkonsultationer se sidan 40.
16
”Allt sammantaget, skulle jag säga att
det här är en mycket bra arbetsplats”.
Vid 2011 års undersökning var andelen
positiva svar på denna fråga 75% och år
2013 hade andelen ökat till 84%.
kategorin Respekt har ökat men här finns utrymme
för förbättring. Byrån kommer t.ex. att arbeta vidare
med frågor som hur man bättre kombinerar yrkesoch privatliv och vikten av att medarbetare får ett
personligt bemötande av chefer och ledare. Andelen
positiva svar har avsevärt ökat på frågan ”Allt sammantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra
arbetsplats”. Vid 2011 års undersökning var andelen
positiva svar på denna fråga 75 procent och år 2013
hade andelen ökat till 84 procent.
Lönesystem och andra förmåner
True partnership-modellen spelar en central roll för
hur incitamentstrukturen är uppbyggd. På delägarnivå innebär modellen att delägarna delar lika på
vinst i relation till den aktieandel respektive delägare
innehar. Antalet aktier står i direkt relation till antalet år som delägare. Hur stor andel av vinsten som
varje delägare har genererat har således inte betydelse för dess utdelning.
För de biträdande juristerna innebär true partnership-modellen att alla har samma löneutveckling
och att bonusprogrammet är kollektivt. Detta betyder att samtliga biträdande jurister, efter anställning,
följer en förutbestämd karriärväg med lön och senioritet direkt kopplat till antalet anställningsår på
byrån. Inte heller här är lön eller bonus individuellt baserad på den enskilde juristens prestation.
Supportpersonalen har individuella löner baserade
på sin prestation, ansvarsområden, personliga utveckling och marknadslönedata.
Till följd av true partnership-modellen och den incitamentstruktur som denna ger upphov till, föreligger
inga löneskillnader mellan män och kvinnor inom
varken delägarkollektivet eller biträdande jurist­
kollektivet. Supportpersonalens löner kartläggs enligt
gängse regler för att säkerställa att inga oskäliga löneskillnader föreligger mellan män och kvinnor.
Byrån erbjuder även en rad ytterligare förmåner till
sina medarbetare. Samtliga medarbetare omfattas av
ett försäkrings- och tjänstepensionssystem och kompensation utgår, utöver Försäkringskassans ersättning, vid sjukskrivning. Byrån erbjuder även sina
medarbetare en sjukvårdsförsäkring som innebär att
alla anställda får snabb och kostnadsfri tillgång till
sjukvård.
För medarbetare som är föräldralediga finns en föräldraledighetspolicy som ger viss ytterligare ersättning i förhållande till den ersättning som betalas ut
från Försäkringskassan under en period av tio månader av föräldraledigheten.
Varje anställd får även ett årligt friskvårdsbidrag som
kan användas exempelvis för att betala ett gym­
medlemskap, massage eller andra friskvårdsrelaterade kostnader.
17