Inköpspolicy
Bakgrund
Inköpspolicyn har till syfte att ange huvudreglerna för alla inköpsaktiviteter
inom Swedol, så att agerande och beslut som rör inköpsförhållandena på bästa sätt stödjer avdelningens
och koncernens målsättning och strategi.
Syfte och omfattning
Syftet med inköpspolicyn är att definiera och tydliggöra samspelet mellan köpare och beställare
samt förhållandet inom Swedol, då styrning är viktig av ekonomiska, juridiska och miljömässiga skäl.
Mål för policyn
Verksamheten skall uppleva att nyttjande av upprättade avtal är det självklara förstahandsvalet vid
anskaffning av varor och tjänster. Detta inte endast med hänsyn till rättsliga aspekter utan också att
verksamheten uppfattar att man härigenom uppnår optimal kombination av produkt, kvalitet, kostnad och
miljöstyrning.
Vid anskaffning av varor och tjänster ska berörd personal verka för att ställa miljö- och hälsokrav, etiska
och sociala krav samt medverka till att Swedol:s miljöpolicy, etikpolicy och anskaffnings/ inköpsprocess
uppfylls.
Anskaffningsprocessen skall, via IT-stöd och direktåtkomst, effektiviseras så att en allt större del av den
totala inköpen avropas direkt av verksamheten mot ramavtal och att en allt större del av den totala
anskaffningen sker mot upprättade avtal.
Anskaffnings/inköpsprocessen innefattar alla aktiviteter från att behov uppstår av vara/tjänst, till leverans.
Värderingar
Swedol:s grundläggande värderingar för hur vi förhåller oss till varandra och andra.
Dessa är ärlighet, respekt och tillit. Swedol har vidare grundläggande värderingar som genom vardaglig
vägledning, ska skapa mer lönsamma affärer. Dessa är fokusering, enkelhet och ansvarstagande.
Ansvar för inköpsavdelningen
Swedol:s centrala inköpsavdelning ska säkra att inköpssynergierna utnyttjas i Swedol.
Inköpsavdelningen har det överordnade ansvaret för all inköpsverksamhet inom Swedol.
Inköpsavdelningen har således ansvar för att inköpsprocesserna är tidsenliga, affärsetiskt korrekta
och tar hänsyn till miljön.
Inköpsavdelningen kan delegera inköpsområden eller delar härav till andra centrala avdelningar
eller lokala enheter.
Inköpsverksamheten fördelas på
- den centrala inköpsavdelningen (Inköp)
- andra centrala avdelningar (Lager)
- lokala enheter (Butiker)
Enligt regler som utarbetats av inköpsavdelningen.
Med befogenhet att genomföra inköp följer ansvar för inköpets korrekta genomförande, så
att inköpspolicyn följs och kundernas behov tillgodoses.
Swedol AB
Box 631, 135 26 Tyresö | Tel. 08-7120000 | Orderfax. 08-7989450 | e-post. [email protected]
Grundprinciper för inköpsverksamheten
Alla anställda vid Swedol som arbetar med inköp ska bidra till och arbeta för
ärlighet, trovärdighet och professionalism i inköpsaktiviteterna och avvisa mutor.
Swedol:s medarbetare ska vid överlämnande och mottagande av gåva och liknande följa
Riksskatteverkets regler. Inbjudningar till arrangemang anordnade av leverantör, t.ex. studieresor
och fabriksbesök, ska godkännas av Swedols medarbetares överordnade chef.
Inköpare får inte ha andra motiv till att göra inköp hos en viss leverantör än de som
uppfyller Swedol:s koncernens behov på bästa sätt. Inköpare ska också vara
oberoende av leverantören.
Swedol bekostar alla utgifter för de egna medarbetarna vid resor till och besök
hos leverantörer för att undvika ett eventuellt beroendeförhållande till leverantören.
Totalekonomin ska vara avgörande för inköpsarbetet. Förutom priset ska faktorer
såsom kvalitet, miljö, leveranstid, leveranssäkerhet, service, total livscykelkostnad, kapitalbindning
och betalningsvillkor beaktas.
Leverantörsförhållande
Inköpare och andra som är engagerade i inköp och/eller har kontakt med leverantörer
får inte upplysa tredje part om konkurrerande priser och andra förhållanden.
Det är en viktig del för Swedol att efterleva inköpspolicyn och de härtill
anknutna riktlinjerna samt att eftersträva ett likartat uppträdande gentemot
leverantörerna.
Leverantörer ska väljas ut på en affärsmässigt saklig grundval, så att en sund
konkurrenssituation säkras. Leverantörer väljs även ut efter en utvärderings prossess som utformas
av Swedol inköpsavdelning samt efter förmåga att uppfylla våra förväntningar på en punktlig,
säker, felfri, serviceorienterad och framtidsinriktad leverans på konkurrenskraftiga villkor.
Relationer och samarbete med våra leverantörer önskas gärna upprättas för längre
perioder och med olika grader av närhet, men leverantörsgruppen kan inte vara statisk,
varför det alltid ska finnas möjlighet till nya, kompetenta leverantörer. Beslut i leverantörs
godkännande fattas av inköpschefen eller verkställande direktör på Swedol.
Utnyttjande koncernens inköpsvolym
Samordning av inköp ska eftersträvas inom områden där det kan påvisas en ekonomisk
potential, bland annat genom hög trohet med de centrala ramavtal, som ingås i nära
samarbete med användarna.
En del av de lokala enheternas inköp kan placeras hos lokala leverantörer, när detta är
ändamålsenligt (t.ex. med hänsyn till priser, kvalitet eller service), och inte medför
förlust av väsentliga samordningsfördelar.
Inköp ska genomföras av personal, som genom utbildning, erfarenhet och instruktion
om gällande regler har erforderlig kunskap om inköpsområdet.
Om vi köper vissa varor eller tjänster hos endast en leverantör, ska denna alltid
riskbedömas särskilt.
Swedol AB
Box 631, 135 26 Tyresö | Tel. 08-7120000 | Orderfax. 08-7989450 | e-post. [email protected]
Standardisering ska eftersträvas för att uppnå inköps- och kapitalrationalisering.
Administrativa stödsystem för inköpsverksamheten, speciellt i form av IT-system, ska
utformas så att de stödjer en säker, tidsenlig och optimal samhandel med
leverantörerna, effektiviserar det administrativa arbetet, säkrar en enhetlig, korrekt och
snabb rapportering samt ger nödvändig information till ledning och medarbetare.
Etik och moral
Affärsrelationer ska präglas av hög etik och moral. Medarbetare och affärskontakter agerar enligt Swedol:s
Code of Conduct som beaktar gällande lagstiftning och normer.
Miljöhänsyn
Swedol förstår vikten av miljöskydd och är engagerad i att driva företaget ansvarsfullt och i samklang med
alla miljöregler, lagar och godkända arbetssätt. Det är företagets mål att arbeta med och underhålla goda
relationer med alla styrande myndigheter. Det är Swedol:s uttalade policy att utföra alla kontroller som är
praktiskt möjliga för att möta, förbättra eller utveckla alla nödvändiga eller önskade krav för att ständigt
förbättra miljön.
Uppdatering
Denna inköpspolicy, uppdateras årligen i linje med gällande lagstiftning och regelverk.
För uppdatering ansvarar inköpschefen för koncernen.
Antagen av styrelsen 2012-03-29
Swedol AB
Box 631, 135 26 Tyresö | Tel. 08-7120000 | Orderfax. 08-7989450 | e-post. [email protected]
