Inköpsverksamheten inom
Skatteverket
Linus Sundemar
Skatteverkets Inköpsenhet
Presentation
•
•
•
•
•
Historik
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Historik
Hösten 2003 fattades beslut om en översyn
av inköpsverksamheten inom Skatteverket
och KFM. Under perioden november 2003januari 2004 genomfördes en utredning
som visade på ett antal problemområden
med betydande brister.
Historik
Identifierade problemområden
• Fragmenterad och otydlig organisation
• Strategisk analys och styrning saknades
• Gemensamma rutiner och processer
saknades
• Otillräckligt systemstöd
Historik
• Den 16/3 2004 fattades ett inriktningsbeslut om att
”inköps och upphandlingsverksamheten ska samlas i en
strategisk inköpsenhet”
• Ett projekt startades i syfte att bygga upp en strategisk
inköpsenhet. Projektet innehöll tre delprojekt.
– Varugruppsstrategi
– Process och organisation
– Systemstöd
• Inköpsenheten bildades den 1 oktober 2004.
Historik
Syftet med inköpsenheten är
•
•
•
•
•
Ökad affärsmässighet med bibehållen juridisk korrekthet
Större förståelse för verksamhetens inköpsbeteende och olika varugruppers karaktär
och besparingsmöjligheter
Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende bästa avtal och mest kostnadseffektiva
varor och tjänster
Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden
Högre grad av automatisering i inköps- och upphandlingsarbetet
och målsättningen är
•
•
•
Lägre total inköpskostnad
Ökad verksamhetsnytta
Effektivare inköpsverksamhet
Presentation
•
•
•
•
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Organisation
Skatteverket
• Antal orter med kontor: 85
• Antal anställda: 10 800
• Inköpsvolym per år ca 2000 Mkr
Kronofogdemyndigheten
• Antal orter med kontor: 43
• Antal anställda: 2 321
• Inköpsvolym per år ca 500 Mkr
Organisation
Sk at t ev er k et
Skatteverket
Verksledningen
Internrevisions-
Staber
Verksledningsstaben
IT- och utvecklingsstaben
Kommunikationsstaben
Insynsråd
Personalstaben
Säkerhetsstaben
enheten
SPAR
Produktionsavdelningen
Norra regionen
M älardalsregionen
M itt regionen
Stockholms
regionen
Västra regionen
Östra regionen
Södra regionen
Storföretagsskatteregionen
Rättsavdelningen
Verksamhetsstöd för
Skatteverket
och Kronofogden
Organisation
Verksamhetsstöd för Skatteverket och Kronofogdemyndigheten
Chef VE
Ledningsfunktionen
Kommunikationsfunktionen
Ekonomifunktionen
HR-funktionen
Kundservicefunktionen
Administrativ service
Inköpsenheten
Internservice
Ekonomienheten
IT-service
Kundserviceenheten
Organisation
Inköpsenheten
Inköpschef
Sekretariat
Jurister, Admin,
IT-förvaltning,
Controller, Projekt
5 pers
3 orter
Fastighet & Personal
Sektionschef
11 pers
5 orter
960 mkr
Travel
Fastighetskostnader
Management
Exekutiva tjänster Kontorsvaror
och
och
Flyttjänster
utrustning
IT & Konsulter
Sektionschef
12 pers
4 orter
1289 mkr
Personal
IT
och
Telekom
Information
Konsultstöd
och
och
Kommunikation utbildning
Presentation
•
•
•
•
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Inköpsvolymer 2008-2009
Ant.lev. (st)
485
941
698
942
216
574
872
1 029
786
4 642
2008
Inköpsvolym (Mkr)
72
95
57
82
9
195
120
115
79
824
VE
1 645
1 268
1 446
1 327
Totalt SKV
5 409
2 092
4 701
2 178
KFM
2 554
306
2 508
354
Totalt SKV och KFM
7 472
2 397
6 757
2 533
Ant.lev. (st)
715
Inköpsvolym (Mkr)
135
Region
HK
Mittregionen
Mälardalsregionen
Norra regionen
SFSK
Stockholmsregionen
Södra regionen
Västra regionen
Östra regionen
Totalt
Diff 2008-2009
2009
Ant.lev. (st) Inköpsvolym (Mkr)
499
150
781
84
561
53
791
68
186
13
486
189
862
121
829
111
640
64
3 969
852
Ant.lev. (%) Inköpsvolym (%)
-11%
5%
E-beställningsvolymer 2008-2009
2008
Antal
Ant.lev (st) E-order(st)
46
432
48
1 211
65
917
64
848
39
313
76
895
101
2 253
74
1 226
121
1 141
270
9 236
Region
HK
Mittregionen
Mälardalsregionen
Norra regionen
SFSK
Stockholmsregionen
Södra regionen
Västra regionen
Östra regionen
Totalt
Beställningsvolym
(Mkr)
15,80
12,67
6,68
7,10
1,03
12,05
15,14
7,29
14,27
92,01
2009
Antal
Ant.lev (st) E-order(st)
55
635
49
943
61
745
44
644
37
260
67
946
105
2 327
79
1 050
93
1 123
228
8 673
Beställningsvolym
(Mkr)
9,64
6,94
2,96
3,89
1,10
7,52
11,47
9,18
5,13
57,84
VE
214
5 624
457,48
219
4 568
454,98
Totalt SKV
390
14 860
549,49
360
13 241
512,81
76
3 167
13,70
88
3 328
17,15
401
18 027
563,20
373
16 569
529,97
KFM
Totalt SKV och KFM
Diff 2008-2009
-
Ant.lev (st) E-order(st)
28
1 458
-
Inköpsvolym (Mkr)
33,23
Ant.lev (%)
-8%
E-order(st)
-9%
Inköpsvolym (%)
-6%
Presentation
•
•
•
•
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Inköpsverksamhetens huvudprocesser
Inköpsprocessen
Strategiskt Inköp
Varugruppstrategiprocessen
Taktiskt Inköp
Operativt Inköp
Upphandling och
avrop på ramavtalsprocessen
Avropsprocessen
• Varugruppstrategier
• Avtal
• Avrop
• Leverans
• Besparingar
Varugruppsstrategiprocessen, övergripande
0. Identifiera
Strategiskt Inköp
varugrupp
1. Etablera
varugruppsteam
2. Analysera
varugrupp
3. Identifiera
4. Utveckla
5. Implementera
besparings-
varugrupps-
varugrupps-
potential
strategi
strategi
Huvudansvarig: Huvudansvarig:
• Inköpsenheten • Inköpsenheten
Huvudansvarig: Huvudansvarig: Huvudansvarig:
• Inköpsenheten • Inköpsenheten • Inköpsenheten
Utförare:
• Inköpsenheten
Utförare:
• Inköpsenheten
Input:
• Inköpsstatistik
Input:
• Definierad
varugrupp
Utförare:
• Varugruppsteam
Utförare:
• Varugruppsteam
Input:
• Inköpsstatistik
marknadsinfo
Input:
• Varugruppsanalys
Output:
• Varugruppsanalys
Output:
• Identifierad
besparingspotential
Output:
• Definierad
varugrupp
Output:
• Varugruppsteam
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
6. Uppföljning
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Utförare:
Utförare:
• Varugruppsteam • Varugruppsteam
Utförare:
• Varugruppsteam
Input:
• Varugruppsanalys
• Identifierad
Besparingspotential
Input:
• Inköpsstatistik
• Kvalitetsuppföljningar
Output:
• Varugruppsstrategi
Input:
• Varugruppsstrategi
Output:
• Beslutad och
implementerad
Varugruppsstrategi
Output:
• Tertial
uppföljning
Upphandlingsprocessen, övergripande
Taktiskt Inköp
0. Behov
1. Behovsanalys
2. Förfrågan
3.Utvärdering
Huvudansvarig:
• Kund till Inköpsenheten
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Utförare:
• Kund till Inköpsenheten
Utförare:
• Inköpsenheten
tillsammans
med kund
Utförare:
• Inköpsenheten
tillsammans
med kund
Utförare:
• Inköpsenheten
tillsammans
med kund
Utförare:
• Inköpsenheten
Utförare:
• Inköpsenheten
Input:
• Upphandlingseller avropsbegäran
Input:
• Kravspecifikation
• Tidplan
Output:
• Inhämtade
anbud alt
avropssvar
• Sändlista
• Avropsförfrågan
alt.
Förfrågningsunderlag
• Annons
• Diarienummer
Input:
• Avtal / Ramavtal
• Avropssvar
/Anbud
• Förfrågningsunderlag
• Tilldelningsbeslut
Input:
• Tecknat avtal
• Output:
• Kravspecifikation
• Tidsplan
Input:
• Inhämtade
anbud alt
avropssvar
• Sändlista
• Avropsförfrågan
alt.
Förfrågningsunderlag
• Annons
• Diarienummer
Input:
• Verksamhetsstrategier (t ex
IT-strategi)
• Behov
- Volym
- etc.v
Output:
• Avrops- /
Upphandlingsbegäran
Output:
• Utvald
leverantör
• Tilldelningsbeslut
4. Avtal
Output:
• Tecknat avtal
• Kommunicerat
avtal till
organisation
• Avtal publicerat i
avtalsdatabas
5. Förvaltning
Output:
• Avslutat avtal
alternativt
förlängt avtal
Avropsprocessen, övergripande
Operativt Inköp
eBeställ
0. Systemförvaltning
1. Söka artiklar/tjänster
2. Attestera och
3. Bevaka leverans och
inköpssystem
skapa beställning
göra beställning
leveransgodkänna
Huvudansvarig:
• Inköpsenheten
Huvudansvarig:
• Beställare
Huvudansvarig:
• Attestant
Huvudansvarig:
• Beställare
Utförare:
• Inköpsenheten
Utförare:
• Beställare
Utförare:
• Attestant
Utförare:
• Användare
Input:
• Verksamhetens
behov av artiklar
och tjänster
Input:
• Enskilda behov
av artiklar och
tjänster
Input:
• Attest begäran
Input:
• Leverans
Output:
• Tillgängliga
artiklar och
tjänster i
eBeställ
Output:
• Attest begäran
Output:
• Beställning till leverantör
Output:
• Leveransgodkännande
Roller befogenheter
Inköpsverksamheten inom Skatteverket och KFM är organiserad i följande funktioner. De
huvudsakliga arbetsuppgifterna för respektive funktion har angivits inom parantes.
•
•
•
Central inköpsfunktion (Riktlinjer, inköpsstrategier, framställan av standardsortiment och
upphandlingar),
Regional inköpsfunktion (Information om riktlinjer, uppföljning av avtalstillämpning,
direktupphandling och avrop)
Lokal inköpsfunktion (avrop från befintliga avtal, godsmottagning, leveranskontroll)
Central och regional inköpsfunktion ligger organisatoriskt inom Inköpsenheten. Den regionala
inköpsfunktionen fördes över från Internservice 200906. Lokal inköpsfunktion ligger
huvudsakligen inom Internservice.
Inköpsfunktioner 2010
Strategi
- Koppling till övergripande strategi
- Affärsplanering och målsättning
- Inköpsstrategi
- Strategisk leverantörshantering
Strategisk
- Kompetensplanering för inköp
Huvudfunktioner för inköp
Styrning
- Strategi för avtalstrohet
- Riktlinjer, processer och standardistering
- Balanserat styrkort
- Roller och ansvarsfördelning
- Riskidentifiering och hantering
- Internkundshantering
Hantering Interna
Kunder
- Inköpshantering för projekt
- Långsiktig efterfrågeplanering
Upphandling/Avrop
Avtalstrohet
Varugruppshantering
- Varugruppsstrategi
- Avstämning av interna krav
- Spendanalys
- Utveckling av
- Marknadsanalys
leverantörsmarknad
Kontraktsadministration
Taktisk
Leverantörshantering
- Förberedelse för upphandling
Organisation
- Support och administration åt
- Annonsering och anbudsgivning
- Kvalificering och anbudsprövning
interna kunder
- Bevakning av avtalstrohet
- Upphandlingens avslutande
- Överprövning, skadestånd etc.
- Säkerställande av avtalstrohet
för leverantör
- Säkerställande av avtalstrohet
för företaget
- Kontraktshantering
Leverantör
- Kvalificerande
leverantörsutveckling
- Löpande leverantörsutveckling
- Tilldelning av kontrakt
Support
Operativ support och
rapportering
- Orderläggning
- Besparingsuppföljning och hemtagning
- Kontraktsöversyn och
- Mottag
- Inköpsdatahantering
administration
- Leverantörsbetalning
- Operationell rapportering
- Kontraktsregister
- Kortsiktig efterfrågeplanering
- Spot-inköp
- IT-stöd
- Finans- och legala tjänster
Operativ
- Personalhantering
- Lager och materialplanering
De olika inköpsfunktionerna har starka beroenden, vilket medför ett behov av konstant hög prestation inom
alla områden för att minska riskerna för avtagande tvärfunktionellt och värdeskapande inköp
Presentation
•
•
•
•
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten
Syfte
Riktlinjerna syftar till att fastställa Inköpsenhetens övergripande ansvar och
befogenheter samt verka för:
•
•
•
Affärsmässighet och juridisk korrekthet inom inköpsverksamheten
Hög effektivitet i inköps och upphandlingsarbetet
Styrning mot bästa inköpsbeteende, bästa avtal och mest kostnadseffektiva varor och
tjänster
Målsättningen är att riktlinjerna ska leda till en lägre total inköpskostnad och ökad
verksamhetsnytta.
Övergripande riktlinjer för inköpsverksamheten
•
1) Upphandling av varor och tjänster för Skatteverket (HK, regioner och VE) ska utföras av Inköpsenheten inom VE /AS.
Inköpsenheten ansvarar för att myndighetens upphandlingar genomförs effektivt, affärsmässigt och i enlighet med
gällande regelverk.
•
2) Avtal med externa leverantörer ska upprättas och kontrasigneras av Inköpsenheten inom VE /AS.
Inköpsenheten ansvarar för att avtalen upprättas på ett korrekt sätt, tecknas av behörig person och registreras i
Skatteverkets avtalsdatabas.
•
3) Avrop via förnyad konkurrensutsättning för Skatteverket (HK, regioner och VE) ) ska utföras av Inköpsenheten inom VE
/AS.
Inköpsenheten ansvarar för att myndighetens avrop via förnyad konkurrensutsättning genomförs i enlighet med gällande
regelverk.
•
4) Avrop/beställning av vara eller tjänst ska ske via, av Skatteverket beslutat, inköpssystem.
Inköpsenheten ansvarar för att beställningar administreras på ett effektivt sätt samt att ESV/Regeringens riktlinjer för Ehandel efterlevs.
•
5) Rekvisition från inköpssystem ska nyttjas vid inköp ”över disk” för små-/sällan köp som genererar en
leverantörsfaktura.
Nyttjandet av E-rekvisition möjliggör uppföljning och identifiering av nya avtalsområden och säkerställer att
leverantören får rätt underlag för fakturering.
Presentation
•
•
•
•
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Uppföljningsmodell
Syfte
Skatteverkets uppföljningsmodell syftar till att förbättra styrning och kontroll av myndighetens
inköpsverksamhet och möjliggöra en ändamålsenlig uppföljning av juridisk korrekthet,
affärsmässighet, effektivitet och kvalité.
Uppföljningsmodellen är indelad i fyra perspektiv och är uppbyggd som ett balanserat
Styrkort
•
•
•
•
Processperspektiv
Juridisktperspektiv
Finansperspektiv
Kundperspektiv
Uppföljningsmodell
Uppföljningsmodell
Processperspektivet
Strategisktmål:
Hög effektivitet i inköpsprocessen.
Kritiska framgångsfaktorer:
Av Skatteverket beslutade inköpssystem nyttjas vid avrop och
beställning av vara eller tjänst
Nyckeltal:
Procentuell andel inköp via, av skatteverket beslutade,
inköpssystem
Uppföljningsmodell
Juridisktperspektiv
Strategisktmål:
Inköpsverksamhet ska följa de regelverk i form av lagar och
regler som gäller för inköp inom offentlig verksamhet
Kritiska framgångsfaktorer:
Varor och tjänster avropas från befintliga avtal. För produkt
och tjänsteområden som saknar avtal upprättas avtal.
Nyckeltal:
Procentuell andel av total inköpsvolym som består av avtalade
produkter och tjänster
Uppföljningsmodell
Finansperspektiv
Strategisktmål:
Inköpsverksamhet ska vara affärsmässig. Kostnadseffektiva
varor och tjänster ska premieras
Kritiska framgångsfaktorer:
Beslutade strategier för att realisera identifierade besparingar
genomförs.
Nyckeltal:
Realiserade besparingar i procent av total inköpsvolym
Uppföljningsmodell
Kundperspektiv
Strategisktmål:
Kvalitén på varor och tjänster ska motsvara verksamhetens
behov
Kritiska framgångsfaktorer:
Verksamhetens krav på varor och tjänster beaktas vid
upphandling och avrop.
Nyckeltal:
Nöjdkundindex
Presentation
•
•
•
•
Organisation
Inköpsvolymer
Inköpsprocessen
Övergripande riktlinjer för
inköpsverksamheten
• Uppföljningsmodell
• Erfarenheter IT stöd för E-handel
Erfarenheter IT stöd för E-handel
Inköpssystem
Identifierade nyttor (2004)
•
•
•
•
•
Styr mot bästa avtal och produkter med lägst totalkostnad
Undvika kostnader från ej berättigade inköp
Högre processeffektivitet i inköpsverksamheten
Bättre leverantörsprestanda från större uppföljningsmöjligheter
Bättre arbetsmiljö och högre servicenivå mot verksamheten
Erfarenheter IT stöd för E-handel
Inköpssystem
Framgångsfaktorer
•
•
•
Tvärfunktionell projektgrupp med representation av Ekonomi, Inköp och IT (Teknik)
Konfigurerade (designade) systemet efter våra krav och verksamhetens behov
Användarvänligt
Problem
•
•
•
Inköpssystemet inte integrerat med Ekonomisystemet
Ledning och styrning, ingen konsekvens om man inte följer beslutad riktlinje om
att använda systemet
För litet (smalt) sortiment vid införandet
Erfarenheter IT stöd för E-handel
Verva rapporten
