Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
SLL Juridik och upphandling
Upphandlingsavdelningen
Läkemedelsförsörjning inom
Stockholms läns landsting
SLL1350
Kravspecifikation
för Slutenvårdsdos
1 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
Innehållsförteckning
1.
UPPDRAGETS ART OCH OMFATTNING ............................................................................................ 3
1.1
2
DEFINITIONER ........................................................................................................................................... 3
PERSONAL OCH LOKALER .................................................................................................................. 4
2.1
2.2
2.3
3.
PERSONAL ................................................................................................................................................. 4
LOKALER AVSEENDE DOSDISPENSERING AV LÄKEMEDEL ..................................................................... 4
UNDERHÅLL AV UTRUSTNING OCH LOKALER ........................................................................................ 4
TILLHANDAHÅLLANDE AV VAROR .................................................................................................. 4
3.1 SORTIMENT ............................................................................................................................................... 4
3.2
PRISSÄTTNING ...................................................................................................................................... 5
3.2.1
LÄKEMEDEL ......................................................................................................................................... 5
3.3
RESTSITUATIONER ................................................................................................................................ 5
3.4
REKLAMATIONER OCH INDRAGNINGAR ................................................................................................ 5
4.
BESTÄLLNING .......................................................................................................................................... 5
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
BESTÄLLNINGSSÄTT .................................................................................................................................. 5
KONTROLL AV BESTÄLLNING................................................................................................................ 6
AVTALADE LEVERANSTIDPUNKT OCH LEVERANSPUNKTER ................................................................... 6
RESERVRUTIN ....................................................................................................................................... 7
IORDNINGSTÄLLANDE OCH DISTRIBUTION ................................................................................. 7
5.1 BEHÖRIGHETSKONTROLL .......................................................................................................................... 7
5.2
KONTROLL AV LEVERANS ..................................................................................................................... 7
5.3
LEVERANSVILLKOR .............................................................................................................................. 7
5.4
TRANSPORTER OCH PAKETERING AV VAROR ......................................................................................... 8
5.4.1
TRANSPORTFÖRPACKNING .................................................................................................................... 8
5.4.2
DOSFÖRPACKNING ................................................................................................................................ 8
5.5
KONTROLL AV LEVERANSMOTTAGARE ................................................................................................. 8
5.6
TRANSPORTER ...................................................................................................................................... 8
5.7
ÖVERLÄMNING AV LEVERANS .............................................................................................................. 9
5.8
LEVERANSFÖRSENING .......................................................................................................................... 9
5.9
LEVERANSSÄKERHET ............................................................................................................................ 9
6.
ÖPPETTIDER/TILLGÄNGLIGHET ......................................................................................................10
7.
UPPFÖLJNING ..........................................................................................................................................10
7.1
7.2
UPPFÖLJNINGSPARAMETRAR ....................................................................................................................10
STATISTIK ............................................................................................................................................10
8.
IT-KRAV .....................................................................................................................................................10
9.
DOKUMENTATION .................................................................................................................................10
10.
ÖVRIGT .................................................................................................................................................10
2 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
1. Uppdragets art och omfattning
Slutenvårdsdos räknas som en del av läkemedelsförsörjningen till sjukvården. SLL har i
egenskap av sjukvårdshuvudman det övergripande ansvaret för läkemedelsförsörjningen
inom länet.
Upphandlingen avser maskinell dosdispensering av läkemedel i multidos och singeldos för
slutenvård, ASIH och annan vård där tjänsten är lämplig samt leverans till angivna
leveranspunkter. Slutenvårdsdos används för att öka säkerheten i läkemedelshanteringen.
Slutenvårdsdos ska kunna beställas av samtliga verksamheter som har vårdavtal med SLL
och som bedriver slutenvård, Avancerad Sjukvård I Hemmet (ASIH) eller annan vårdform
där slutenvårdsdos bedöms som lämpligt. Idag beställer ca 55 enheter inom SLL
slutenvårdsdos. Det finns ett starkt intresse för slutenvårdsdos inom SLL varför nya enheter
förväntas tillkomma.
Uppgifter om nuvarande volymer för multidos framgår av bilaga 1A.4.1. Singeldos används
inte idag inom SLL, men har efterfrågats av flera verksamheter, se bilaga xxx. Angivna
volymer kan komma att förändras över tid.
1.1
Definitioner
Beställningstidpunkt: Tid före vilken beställning ska göras för att dosdispensering och
leverans ska kunna utföras enligt avtalad ledtid.
Dosdispensering:
Uttag ur tillverkarens originalförpackning och färdigställande av
läkemedelsprodukter för varje doseringstillfälle till enskild person.
Socialstyrelsens definition
(http://app.socialstyrelsen.se/termbank/).
Dosförpackning:
Produktberörande emballage för dosdispenserat läkemedel.
Dygnsbeställning:
Den samlade dosbeställningen per patient och dygn.
Multidos:
Packning av flera läkemedel i samma dospåse för ett
doseringstillfälle.
Preparat:
Producentens benämning av färdigt läkemedel (läkemedelsnamn,
styrka, beredningsform).
Singeldos:
Packning av en dospåse per läkemedel och doseringstillfälle.
Slutenvårdsdos:
Maskinell dosdispensering av läkemedel för slutenvård, ASIH och
annan vård där vården ansvarar för patientens
läkemedelsanvändning.
Vara:
Dosförpackningar inklusive preparat.
I övrigt gäller Bilaga 1 Definitioner.
3 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
2 Personal och lokaler
2.1
Personal
Leverantören ska ha personal i den omfattning och med den kompetens som krävs för att
bedriva verksamheten i den omfattning och till den kvalitet som uppdraget och gällande
myndighetskrav kräver. Leverantören ska ha beredskap att anpassa organisationen efter
uppkomna behov.
Leverantören ska även sörja för att personalen får den fortbildning som krävs för att
upprätthålla och utveckla kompetensen.
Det ska finnas en verksamhetsansvarig, en sakkunnig och personal med farmaceutisk
kompetens. Senast 60 dagar innan avtalsstart ska Beställaren erhålla en förteckning där
verksamhetsansvarig och farmaceutisk personal i nyckelfunktioner namnges och kompetens
ska styrkas med meritförteckning.
Personal hos Leverantören som har kontakt med vårdpersonal ska väl förstå, skriva och
kommunicera på det svenska språket.
2.2
Lokaler avseende dosdispensering av läkemedel
Leverantören ska ombesörja tillgång till ändamålsenliga lokaler. Leverantören ska i anbudet
ange var verksamheten är tänkt att lokaliseras och i vilken typ av lokaler.
Leverantören ska ansvara för att lokaler för dosdispensering av läkemedel uppfyller
myndighetskrav. Leverantören ska 60 dagar innan avtalsstart uppvisa dokument som
bekräftar att lokalerna är godkända av Läkemedelsverket för den planerade verksamheten.
2.3
Underhåll av utrustning och lokaler
Leverantören ska ansvara för att anskaffa och underhålla utrustning som behövs för att
kunna dispensera efterfrågade läkemedel.
Leverantören ska ansvara för att validering och underhåll av lokaler och utrustning utförs
enligt gällande myndighetskrav.
3.
3.1
Tillhandahållande av varor
Sortiment
För närvarande omfattar det beställningsbara sortimentet cirka 500 preparat. Leverantören
kan begära omförhandling av Avtalet om sortimentet överstiger 800 preparat.
I sortimentet ingående preparat, som inte dosdispenseras via kassett, ska dosdispenseras via
så kallad conveyor eller motsvarande.
Leverantören ska om så efterfrågas kunna dosdispensera halva tabletter.
Sortimentsurvalet ska ske i nära dialog mellan Beställaren och Leverantören. Leverantören
ska ha kompetens att bedöma enskilda läkemedels dispenserbarhet.
I det fortlöpande sortimentsurvalet ska Leverantören använda sig av SLL upphandlat/avtalat
läkemedelssortiment. Avsteg från upphandlat/avtalat läkemedelssortiment ska skriftligen
godkännas av Beställaren. Sortimentsurvalet ska vid varje ändring godkännas av Beställaren.
4 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
Förändringar av sortimentet initierade av Leverantören ska aviseras minst åtta (8) dagar i
förväg. Förändringar av sortimentet initierade av Beställaren ska aviseras minst 30 dagar i
förväg.
Leverantören ska efter överenskommelse med Beställaren tillhandahålla frekventa
licensläkemedel. Leverantören ska i dessa fall ansvara för licensansökningar. Avgift till
Läkemedelsverket för licensansökan får vidarefaktureras till Beställande enhet.
3.2
Prissättning
3.2.1
Läkemedel
Leverantören ska fakturera pris utifrån del av förpackning som levererats. I övrigt gäller
samma prissättning som anges under punkt 3.1 Sortiment och prissättning i Bilaga 1A.1
Kravspecifikation för Läkemedelsleveranser inkl. kliniska prövningar.
3.3
Restsituationer
Leverantören ska omgående informera Beställaren och Beställande enheter om förändringar
som berör leverans av de läkemedel som Leverantören åtagit sig att leverera. Detta kan till
exempel vara avregistreringar, generiskt utbyte, restsituationer eller indragningar.
3.4
Reklamationer och indragningar
Vid fel eller misstänkt fel på läkemedel eller dosförpackning lämnar Beställande enhet
avvikelserapport till Leverantören.
Leverantören ska hantera reklamationer av läkemedel och emballage.
Leverantören ska ansvara för att information och åtgärd vid indragning av läkemedel delges
berörda Beställande enheter samt övriga överenskomna funktioner.
4.
Beställning
4.1
Beställningssätt
SLL avser att använda SFTI ESAP 6 version 2.9 för läkemedelsbeställning med tillägg av en
slutenvårdsdosbilaga. Slutenvårdsdosbilagan avses få ett utförande liknande
extemporebilagan i SFTI. För närvarande pågår specifikationsarbetet med
slutenvårdsdosbilagan inom SFTI. Följande information kommer att ingå i bilagan, med
reservation för tillägg/ändringar:
Per rekvisition:
Per läkemedel:
Id för rekvisitionen
Läkemedelsnamn
Köparens identitet
NPL-id
Leverantörens identitet
Patientnamn
Typ av dispensering
(multidos/singeldos)
Personnummer
Förskrivareuppgift
Lista med läkemedel(1..n)
Intagstillfälle (Datum/klockslag)
Kvantitet.
5 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
Beställning av varor ska kunna göras via:
Elektronisk beställning enligt Bilaga 8 Elektronisk handel,
Reservrutin.
Leverantörens system för ordermottagning ska kunna kommunicera med Beställarens
beställningssystem.
Leverantören ska kunna kvittera mottagande av beställning till Beställarens system.
Leverantören ska tillhandahålla varukatalog innehållande aktuellt beställningsbart
sortiment. Varukatalogen ska endast innehålla överenskommet sortiment av
dosdispenserbara läkemedel.
Leverantören ska ansvara för att varukatalogen överförs till Beställarens system en (1) gång
per vecka samt vid behov.
Leverantören ska kunna ta emot och leverera beställning på multidos och på singeldos.
Leverantören ska kunna ta emot och leverera beställning innehållande 24 dostillfällen per
dygn.
Leverantören ska kunna hantera beställning från Beställande enhet för ett (1) dygn och även
för en längre tidsperiod.
Leverantören ska kunna ta emot och leverera en beställning för en tidsperiod och patient
som helt eller delvis sammanfaller med en tidigare lagd beställning.
Leverantören ska kunna ta emot och leverera beställning från två (2) Beställande enheter för
samma patient och beställningsdag.
Leverantören ska kunna stoppa beställning om Beställande enhet önskar makulera
beställning innan överenskommen beställningstidpunkt.
4.2
Kontroll av beställning
Leverantören ska kontrollera beställningen farmaceutiskt och tekniskt och genom
direktkontakt meddela ansvarig läkare/Beställande enhet vid exempelvis D-interaktioner,
orimliga doseringar eller andra viktiga iakttagelser.
Leverantören ska kunna göra justeringar i beställningen efter kontakt med ansvarig läkare/
Beställande enhet.
4.3
Avtalade leveranstidpunkter och leveranspunkter
Dosdispensering ska genomföras, helgfri arbetsdag.
Leverantören ska erbjuda möjlighet till dosdispensering och leverans vid andra tider än ovan
specificerade. Detta gäller framför allt i samband med storhelger.
Vid produktion och leverans för annan dag än helgfri arbetsdag utgår en grundavgift enligt
Bilaga 2 Prisformulär.
Leverantören ska säkerställa att leverans till avtalad leveranspunkt ska kunna ske inom 4,5
timmar efter beställningstidpunkt.
För att säkerställa att patienten får sin dos i tid behöver leverans till avtalad leveranspunkt
ske senast enligt de tider som anges nedan.
6 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
Sjukhus
Beställningstidpunkt Leveranstidpunkt
S:t Görans sjukhus
13.00
senast kl. 17.30
Danderyds sjukhus
13.00
senast kl. 17.30
13.00
senast kl. 17.30
13.00
senast kl. 17.30
Södersjukhuset
13.00
senast kl. 17.30
Södertälje sjukhus
13.00
senast kl. 17.30
Norrtälje sjukhus
13.00
senast kl. 17.30
Nya Karolinska Sjukhuset
13:00
senast kl 17:30
MediCarrier, Spånga
11.00 och 13.00
senast kl. 15.30 och 17.30
MediCarrier Västberga
11.00 och 13.00
senast kl. 15.30 och 17.30
Karolinska Universitetssjukhuset,
Huddinge
Karolinska Universitetssjukhuset,
Solna
4.4
Reservrutin
Parterna ska utarbeta en reservrutin för beställning och leverans då ordinarie rutin inte
fungerar.
Leverantören ska omedelbart meddela Beställande enhet vid driftstörningar.
Leverantören ska i anbudet ange hur denne säkerställer kontinuerlig drift av tjänsten.
5.
Iordningställande och distribution
5.1
Behörighetskontroll
Beställaren ansvarar för att endast behöriga Beställare gör beställningar i Beställarens
beställningssystem.
5.2
Kontroll av leverans
Leverantören ska säkerställa:
5.3
Att leverans motsvarar lagd beställning (samt med eventuella justeringar)
Dospåsarnas innehåll och utseende kontrollerats i enlighet med myndigheters krav.
Leveransvillkor
Leveranspunkter för slutenvårdsdos framgår i punkt 4.3 ovan. Respektive leveransadress
framgår av bilaga 6.
För Beställande enheter utanför akutsjukhus ska det finnas option för avtal mellan
Leverantör och Beställande enhet för direktleverans.
I övrigt gäller samma krav som i punkt 5.3 Leveransvillkor i Bilaga 1A.1 Kravspecifikation för
Läkemedelsleveranser inkl. kliniska prövningar.
7 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
5.4
Transporter och paketering av varor
5.4.1
Transportförpackning
Rörpost är en del av den framtida infrastrukturen för smågodstransporter på sjukhus. En
rörpostpatron är formad som en cylinder och har måtten; längd 30 cm och diameter 9 cm.
Leverantören ska kunna på Beställarens begäran leverera slutenvårdsdosen i emballage med
yttermått som understiger 30x9 cm enligt ovan.
Adressetiketten för transportbox innehållande leverans av slutenvårdsdos ska ha annan färg
för att enkelt kunna identifieras.
Leverans av slutenvårdsdos till en beställande enhet ska ej sampackas med andra varor.
I övrigt gäller samma krav som i punkt 5.3 Leveransvillkor i Bilaga 1A.1 Kravspecifikation för
Läkemedelsleveranser inkl. kliniska prövningar.
5.4.2
Dosförpackning
Dosförpackning kan vara tillverkad av papper och/eller plast. Dosförpackning ska vara i
form av en folieförpackning som utan läkemedel har en största storlek om cirka 70 mm bredd
och 80 mm höjd.
Leverantören ska förpacka läkemedlen i dosförpackningar som är lätta att öppna med
handkraft med synlig öppningsmarkering.
Leverantören ska tillhandahålla en dosförpackning som rymmer minst åtta (8)
tabletter/kapslar.
Märkning av dosförpackning
Varje dosförpackning ska vara försedd med en påskrift innehållande följande information i
klartext:
1. Patientens för- och efternamn
2. Patientens personnummer
3. Datum och klockslag för administrering av påsen
4. Påsens innehåll, läkemedlens namn, styrka och antal
5. Vårdenhet där patienten är inskriven
6. Namn på Leverantör av dostjänsten och tillverkningsdag
Märkningen ska påföras på ett sådant sätt att uppgifterna på förpackningen är läsbara under
hela användningstiden.
När SFTI-standard för elektronisk scanning av dosförpackningar finns tillgänglig ska
Leverantören, om Beställaren så begär, tillhandahålla systemstöd för sådan lösning inom nio
(9) månader.
5.5
Kontroll av leveransmottagare
Beställande enhet ansvarar för att leveransadress och godsmottagare är korrekt.
5.6
Transporter
Leverantören ska ansvara för att transporter utförs enligt vid varje tid gällande
myndighetskrav.
8 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
Transportpersonal ska bära godkänt ID-kort väl synligt.
Leverantören har alltid ansvaret att godset levereras på utsatt tid.
Beställarens personal har rätt att kontrollera och medfölja i fordonen.
Fordon som lämnas utan uppsikt ska hållas låst.
Fordonet ska tömmas innan det ställs undan för nattparkering.
5.7
Överlämning av leverans
Leverantören ska tillhandahålla en handdator där överlämning av leverans ska signeras
elektroniskt av behörig mottagande personal. Alternativt ska scanning av streckkod på
platsen för avlämning av leverans användas. Datum och klockslag för
överlämning/avlämning av leverans ska rapporteras enligt bilaga 1A.4.2. Kvittenslista ska
medfölja leveransen till varje leveranspunkt.
5.8
Leveransförsening
Vid leveransförsening av beställda varor ska snarast berörd Beställande enhet meddelas via
telefon.
Leverantören ska bära de eventuella extra kostnader som uppstår i samband med felleverans
eller försenad leverans.
5.9
Leveranssäkerhet
Leverantörens leveranssäkerhet ska motsvara minst 95% av leveranstillfällena inom avtalad
leveranstidpunkt till varje leveranspunkt.
Leverantörens leveranssäkerhet ska motsvara minst 99,99% avseende dospåsar med rätt
innehåll per månad.
Om kravet för leveranssäkerhet inte uppnås, äger Parterna rätt att uppta diskussion för att
utreda orsakerna till den bristande leveranssäkerheten. Diskussionen ska syfta till att
Parterna ska träffa överenskommelse om åtgärder för att säkerställa en fullgod
leveranssäkerhet. SLL äger tolkningsföreträde i bedömningen om leveranssäkerheten är
fullgod eller inte.
Detta krav ska även gälla leveranser inför långhelger/storhelger då större volymer kan
komma att beställas.
Mätning av leveranssäkerhet sker på:
o
antal leveranser som levererats inom avtalad leveranstid/totalt antal
leveranser per månad för varje leveranspunkt,
o
antalet levererade dospåsar med rätt preparat/antalet beställda dospåsar.
9 (10)
Läkemedelsförsörjning inom Stockholms läns landsting
Kravspecifikation avseende Slutenvårdsdos
Bilaga 1A.4
LS 2016-0325
___________________________________________________________________________________________________
6.
Öppettider/Tillgänglighet
Leverantören ska ha en vid varje tid aktuell hemsida på vilken öppethållande,
överenskommet sortiment och kontaktuppgifter redovisas. Leverantören ska kunna nås per
telefon från kl 08.00 tills sista överlämning av leverans samma dag är signerad.
7.
Uppföljning
Beställaren och Leverantören ska tillsammans kontinuerligt utforma rutiner för uppföljning
av tjänsten. Uppföljning ska kunna ske med Vårdgivare på dennes begäran.
7.1
Uppföljningsparametrar
Leverantören ska fyra (4) gånger per år elektroniskt rapportera följande:
7.2
antal Beställande enheter,
antal leveranstillfällen per Beställande enhet,
uppmätt leveranssäkerhet enligt punkt 5.9,
sammanställning av avvikelser antal och kategorier.
Statistik
Leverantören ska leverera statistik till eHälsomyndigheten med de försäljningsdata i det
format, inom den tidplan, på det sätt och den informationsnivå som eHälsomyndigheten
kräver, för mer information se http://www.ehalsomyndigheten.se/
Leverantören ska direkt till Beställaren elektroniskt leverera försäljningsdata, enligt Bilaga
1A.4.2Uppföljning läkemedelsstatistik slutenvårdsdos, i format som Beställaren anger.
8.
IT-krav
IT-krav framgår av Bilaga 8 Elektronisk handel.
9.
Dokumentation
Leverantören ska upprätthålla och tillhandahålla:
tillgänglig dokumentation över den tekniska driftsmiljön
arkitekturbeskrivning som visar helheten, alla tjänster, gränssnitt, m.m.
10. Övrigt
Leverantören ska hämta partsinformation från SLL:s elektroniska katalog enligt av SLL
fastställt format.
10 (10)
