Lathund för
Innehåll
Microsoft Excel
Autofyll
1
9
2
3
4
6
4 Kolumn
Kalkylbladet är uppdelat i rader
(horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns
alltid en cell.
Celler
Diagram
Ändra diagramtyp
Dokumentskydd
5 Cell
Kalkylbladet är uppdelat i rader
(horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns
alltid en cell.
7
5
Formatera celler
Formler
Förhandsgranska en arbetsbok
Kalkylblad
6 Aktiv cell
I denna cell kan du skriva in
värden, beräkningar, formler osv
7 Formelfält
När du markerat en cell kan du
skriva in din formel, text eller
värde här.
8 Kalkylblad
När du startar Excel kommer
du in i en Arbetsbok, denna
innehåller alltid 3 kalkylblad.
Du alltid lägga till/ta bort blad.
Högerklicka bara på ett blad och
välj lämpligt alternativ.
8
1 Menyraden
visar de menyalternativ som
finns att tillgå. För att öppna
en meny klickar du på önskat
menynamn och en meny
öppnas.
2 Verktyg
Här finner du knappar för de
vanligaste verktygen som du
använder i Excel, t.ex. autosumma, valuta, öka/minska
decimaler.
3 Rad
Kalkylbladet är uppdelat i
rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts
finns alltid en cell.
Kolumner
Kolumnbredd, ändra
Infoga nya
Medelvärde
Namnge celler och Område
Rader
Referenser
Rubriker
Summera värden
Text på två rader
9 Hjälp
Klicka på ikonen för att starta
hjälpfunktionen. Med hjälp av
denna kan du enkelt finna svar
på hur du skapar formler osv.
Utskrifter
Villkorsstyrd formatering
www.bit.mah.se/support
Autofyll
Med hjälp av funktionen Autofyll kan du skapa serier. Ett exempel på
en talserie är 1,2,3,4,5 osv. Du kan även välja att skriv in information
före t ex Avd 1, Avd 2, Avd3, Avd 4 osv.
Skapa ett nytt diagram
1. Markera området med informationen som skall visas i
diagrammet.
1.Skriv in informationen i cellen, t ex Avd 1 och tryck Enter.
2. Klicka på menyn Infoga och välj Diagram. Du kan även
klicka på knappen Diagramguiden .
2.Markera cellen igen. Placera markören i det nedre högra
hörnet på cellen. Då ser du att pekaren blir ett svart kors.
3. Nu startas en guide som hjälper dig med olika
inställningar.
3. Dra i fyllningshandtaget i den riktning du vill fylla cellerna.
Släpp musknappen när du är klar.
Har du gjort rätt skall det nu stå Avd 1, Avd 2, Avd 3 osv
i de andra cellerna
Celler
Infoga nya celler
1. Markera området där du vill infoga de nya cellerna.
2. Klicka på menyn Infoga och välj Celler.
3. Välj om de markerade cellerna skall flyttas nedåt eller åt
höger.
6. Nu visas Steg 3. Med hjälp av dessa sex flikar kan du
skräddarsy utseendet på ditt diagram. Klicka på Nästa.
4. Klicka på OK.
Sammanfoga celler
1. Markera cellerna.
2. Klicka på menyn Format och välj Celler.
3. Klicka på fliken Justering.
4. Markera alternativet Sammanfoga celler.
5. Klicka på OK.
Diagram
En av Excels fördelar är att du kan presentera dina kalkyler grafiskt.
Du kan välja mellan olika diagramtyper. Du kommer att upptäcka att
det är väldigt enkelt att skapa ett diagram.
4. Välj en diagramtyp. Tryck på knappen Håll ned knappen
för att se exempel för att se diagrammets utseende, släpp
knappen. Klicka på Nästa.
5. Välj om du vill ha serien i rader eller kolumner. Klicka
på Nästa.
7. Välj var du vill placera diagrammet. Klicka på Slutför
Cellskydd
Med denna funktion kan endast vissa celler ändras. Övriga celler är
låsta.
Ändra diagramtyp
Det finns många olika sätt att formatera cellerna. Du kan välja mellan
menyn Format och några av knapparna i Excel.
Knappar
1. Markera de celler som får ändras.
Genom att använda vissa av Excels knappar kan du formatera ditt
kalkylblad för att framhäva nyckelord och värden.
2. Klicka på menyn Format och välj Celler. Klicka på fliken
Skydd.
Procentformat
3. Ta bort krysset i rutan Låst.
Valutaformat
Tusentalsavgränsning
1. Markera diagrammet genom att klicka på kanten av hela
diagramrutan
Öka decimal
2. Då visas ett nytt verktygsfält, Diagram.
3. Klicka på knappen Diagramtyp och välj ett nytt alternativ.
Minska decimal
4. Klicka på OK.
Format menyn
Dokumentskydd
Markera de celler/rader/kolumner du vill formatera och klicka på
menyn Format och välj Celler. Du kan även högerklicka på markeringen och välja Formatera celler.
Skrivskydd
Med denna funktion kan man titta på dokumentet men inte skriva i det.
För att kunna skriva i arbetsboken måste man veta lösenordet.
Här kan du välja mellan att infoga ett specifik format på innehållet, t
ex datumformat, justera innehållet i cellerna, infoga kantlinjer, skydda
celler mm mm.
1. Klicka på menyn Arkiv och välj Spara som.
Formler, skapa
2. Klicka på knappen Alternativ.
3. Skriv in ett lösenord i rutan Lösenord för skrivskydd och
klicka på OK 2 ggr.
Formatera celler
Du kan skydda innehållet i ditt dokument mot överskrivning och
intrång.
4. Klicka på OK.
En formel i Excel inleds alltid med ett likhetstecken (=). Formeln
refereras alltid till de celler där värdena finns. Anledningen till detta
är för att du ska kunna ändra värdena i cellerna och få nya resultat
i dina beräkningar.
5. Klicka på menyn Verktyg och välj Skydd. Klicka på alter
nativet Skydda blad.
1. Börja med att markera cellen där du vill ha din formel.
6. Klicka på OK i dialogrutan som visas.
2. Skriv ett likhetstecken (=).
Ta bort dokumentskydd för blad
1. Klicka på menyn Verktyg och välj Skydd. Klicka på alter
nativet Ta bort bladets skydd.
2. Om du har valt att lösenordsskydda bladet måste du
skriva in lösenordet. Klicka på OK.
3. Skriv sedan B1+B2. I detta exempel får du summan
av cellerna B1 och B2. Du kan naturligtvis använda dig
av andra uträkningar.
Ett annat sätt att skapa en formel är att skriva likhetstecken
i cellen där du vill ha din formel. Sedan kan du klicka på de
celler du vill använda i beräkningen istället för att skriva
Funktionen OM
Excel kan testa värdet på en cell genom att visa Sant eller Falskt. Då
ska du arbeta med funktionen OM.
Formeln ser ut så här:
Kolumnbredd, ändra
Namnge celler och område / Områdesnamn
Om du har skrivit in text som är bredare än cellen kommer ”sista
informationen” att flyttas över till nästa cell under förutsättning att
cellen är tom. Då kan det bli nödvändigt att justera kolumnen.
=OM(A16>80;”SANT”;”FALSKT”)
1. Markera kolumnen genom att klicka på kolumnens bok
stav.
Om värdet i cell A16 överstiger 80 visas informationen Sant 8 cellen
2. Högerklicka på markeringen och välj Kolumnbredd.
Förhandsgranska en arbetsbok
Det är ganska lämpligt att förhandsgranska ett kalkylblad innan du
skriver ut det. Detta gör du för att vara säker på att t ex sidbrytningarna
har hamnat på rätt plats.
1. Klicka på menyn Arkiv och välj Förhandsgranska.
2. I detta läge kan du välja att justera inställningarna genom
att klicka på de olika knappar som visas.
3. När du är nöjd med utseendet klicka på knappen Stäng
eller Skriv ut.
Kalkylblad
Flytta ett kalkylblad
1. Peka på bladets flik och håller ner musknappen. Muspe
karen ändras till en pil med ett litet blad på.
2. Dra muspekaren till den är på önskad plats. Programmet
visar med den pil var bladet hamnar.
Infoga ett nytt kalkylblad
3. Skriv in ett nytt värde i rutan och klicka på OK.
Du kan även föra musen till strecket mellan kolumnerna
tills musen blir ett streck med dubbelriktade pilar. Håll ner
musknappen och dra kolumnen till önskad bredd. Släpp
musknappen.
Kolumner, infoga nya
Du kan på ett enkelt sätt infoga nya kolumner i ditt kalkylark. Vill du
infoga en kolumn ska du tänka på att en ny kolumn alltid infogas till
vänster om den markerade kolumnen.
1. Markera en kolumn. Du kan markera den genom att klicka
på bokstaven ovanför kolumnen.
2. Klicka på menyn Infoga och välj Kolumner.
TIPS!
För att upprepa funktionen Infoga kolumner kan du
använda dig av F4 tangenten.
Medelvärde
För att räkna ut medelvärden i ett kalkylblad ska du använda funktionen MEDEL.
1. Placera markören där du vill ha informationen.
1. Klicka på menyn Infoga och välj Kalkylblad.
2. Klicka på knappen Infoga funktion .
2. Nu har det infogats ett nytt blad
3. Nu visas dialogrutan Infoga funktion. Välj MEDEL i listru
tan Funktionsnamn och klicka på OK.
Ändra namn på ett kalkylblad
1. Dubbelklicka på bladets namn.
2. Skriv in det nya namnet. Klicka i arbetsbladet för att
bekräfta namnet.
4. I textrutan Tal1 kan du skriva in formeln eller cellreferen
serna. Du kan även klicka på Dölj dialogruta
för att dölja dialogrutan. Då kan du markera de
celler vilka du vill ha medelvärdet från.
5. Klicka på knappen Visa dialogruta
dialogrutan igen. Klicka på OK
för att ta fram
När du arbetar med stora kalkyler kan det efter hand blir svårt att
orientera sig bland alla värden och formler. Då är det bra att arbeta
med områdesnamn för det kan förenkla ditt arbeta. Områdesnamn är
när du döper en eller flera celler till ett visst namn.
Detta områdesnamn kan användas som navigationspunkt. Du kan
även använda namnet i vissa formler
1. Markera den/de celler som skall tilldelas ett områdes
namn.
2. Klicka på menyn Infoga och välj Namn. I menyn som
visas välj Definiera.
3. Skriv in ditt namn i rutan Definierade namn och klicka
på OK.
Som standard delas inte texten upp på två rader i samma cell. Skriver
du in mycket text i en cell fortsätter den i cellen bredvid.
Låsa rubriker
Infoga nya rader
1. Markera den rad där du vill att den nya raden skall
infogas. Du kan markera raden genom att klicka på siffran
till höger om kolumnerna.
2. Klicka på menyn Infoga och välj Rader.
TIPS!
För att upprepa funktionen Infoga rader kan du använda
dig av F4 tangenten.
Text på två rader
Rubriker
Rader
En tabell innehåller för det mesta rubriker på den översta raden.
Du har kanske märkt att de har en tendens till att försvinna när
du bläddrar dig nedåt i kalkylen. För att förhindra detta kan du låsa
rubrikerna.
1. Markera cellen.
2. Klicka på menyn Format och välj Celler.
1. Markera raden nedanför rubrikerna.
3. Klicka på fliken Justering.
2. Klicka på menyn Fönster och välj Dela.
4. Markera alternativet Radbyte.
3. Skulle du få en horisontell delning kan du välja att dra bort
den till höger genom att klicka och dra.
Ta bort rader
1. Markera raden du vill ta bort genom att klicka på siffran
framför raden.
2. Klicka på menyn Redigera och välj Ta bort. Du kan även
högerklicka på markeringen och välja Ta bort
Referenser
Du kan använda 2 olika referenser i dina beräkningar.
Absolut referens
En absolut referens ska du använda om du vill förhindra att en cellreferens i en formel förändras vid kopiering. $ indikerar att en referens
är låst.
1. Markera den cell där du bill ha en absolut referens.
2. Placera markören i Formelfältet.
3. Skriv in ett dollartecken (Alt-Gr tangenten + 4) före dess
kolumnbokstav och radnummer. För att t ex ändra
referensen C4:C9 till en absolut referens ska du skriva
referensen som $C$4:$C$9.
När du kopierar denna formel kommer den alltid att referera
till området C4:C9.
Relativ referens
När du kopierar en formel en rad nedåt så ändras cellerefeserna
relativt till den förra raden. Du kan även kopiera formeln fyra kolumner
åt höger, då ökar kolumnreferenser fyra steg.
Referenserna anpassas med automatik till den nya destinationen.
Låsa upp rubriker
1. Markera raden med rubrikerna.
2. Klicka på menyn Fönster och välj Ta bort delning
Summera värden
När du vill addera rader/kolumner är det smidigt att använda summafunktionen. Denna funktion sparar tid och anpassar sig om du tar
bort en rad/kolumn.
1. Placera markören där summan skall visas, t ex under en
kolumn med värden.
2. Klicka på knappen Autosummering .
Om du tittar i Formel fältet under verktygsfälten ser du ett
exempel på hur det kan se ut: =SUMMA(A2:A10).
A2 och A10 uttrycker intervallet som skall summeras.
Du kan även skriva in denna formel direkt.
5. Klicka på OK.
TIPS !
Du kan även använda dig av ett kortkommando. Skriv din
text och tryck Alt-Enter när du vill göra en radbrytning.
Fortsätt skriv din text på den nya raden
Utskrifter
3. Markera alternativet Rad- och kolumnrubriker.
4. Klicka på Skriv ut.
I Excel finns det flera kommando och aktiviteter som påverkar din
utskrift.
5. Klicka på OK i dialogrutan Skriv ut.
All information på en sida
Skriva ut kommentarer
1. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat.
1. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat.
2. Under Skalning välj Passa. Se till att siffran 1 står i båda
listrutorna.
2. Klicka på fliken Blad.
4. Här kan du vilken storlek du vill ha på diagrammet.
5. Klicka på Skriv ut.
6. Klicka på OK i dialogrutan Skriv ut.
Inställning av fasta rubriker på samtliga sidor
1. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat.
2. Klicka på fliken Blad.
3. Klicka på Skriv ut.
Av diagram
1. Markera diagrammet.
2. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat.
3. Klicka på fliken Diagram.
3. Välj ett alternativ i rutan Kommentarer.
4. Klicka på Skriv ut.
5. Klicka på OK i dialogrutan Skriv ut.
Valutaformat
Om du använder dig av valutaformat kan du välja att klicka på knappen Valuta .
Då formateras informationen till kr istället för vanliga siffror.
Villkorsstyrd formatering
Du kan få en snabb överblick över ditt kalkylblad om du använder
funktionen Vilkorsstyrd formatering. Du vill kanske uppmärksamma
en cell som uppfyller vissa villkor. Cellens information kan visas i fetstil
och blå text.
1. Markera cellen.
2. Klicka på menyn Format och välj Villkorsstyrd
formatering
3. Nu kan du välja villkor i den andra listrutan.
4. Skriv in ditt värde i sista rutan.
5. Klicka på knappen Formatera och välj dina
formateringar.
6. Klicka på OK två ggr
