Kompletterande instruktioner för programavtalsorganisationer
gällande budgetregistrering i webbansökan för 2017 och framåt
Under fliken ”Budget” skall ansökans budget registreras på följande sätt:
Reformsamarbete Öst
Budgeten för de länder som tidigare söktes medel för från speciella anslaget
”Reformsamarbete Öst” behöver inte längre separeras från övriga budgeten.
Hela tusental, administration i Sverige och egeninsats
Budgetposterna ska alltid vara i hela tusentals kronor. Hjälprutorna för
administrationsbidrag och egeninsats visar max- och minimumbelopp. Här måste ni
avrunda nedåt till jämna tusental vad gäller administrationsbidrag, och avrunda uppåt
för egeninsats.
Beskrivning och Utgiftstyp
Under Beskrivning listas som tidigare programmens huvudsakliga kostnadsposter. En
skillnad från tidigare är att om ni tänker vidareförmedla pengar till organisationer i mer
än ett land under samma Beskrivning måste ni registrera den för varje land. Alla
kostnader som listas under en Beskrivning måste alltså registreras med ett -och
endast ett- land.
Exempel
Kostnadsposten (Beskrivning) är för ett HIV/Aids programme. Det ska ske med
partnerorganisationer i Nicaragua, Zambia och Indien, till vilka ni för över pengar i ett
avtalsförhållande. Då registrerar ni enligt följande:
Beskrivning
HIV/Aids programme
HIV/Aids programme
HIV/Aids programme
Utgiftstyp
Verksamhetskostnad impl. org
Verksamhetskostnad impl. org
Verksamhetskostnad impl. org
Land
Nicaragua
Zambia
Indien
Under Utgiftstyp väljer ni endera Verksamhetskostnad impl. org (om ni ska föra över
pengar till en partnerorganisation i ett avtalsförhållande), Verksamhetskostnad. ansv.
org (om pengarna handhas av er) eller Kärnstöd (om ni ger pengarna som kärnstöd till
en partnerorganisation). I exemplet ovan väljer ni Verksamhetskostnad impl. org
eftersom pengarna ska föras över till partnerorganisationer, och det inte är i form av
kärnstöd. Impl. är förkortning för Implementerande, och Ansv. är förkortning för
Ansvarig.
Kostnadsposter (d v s Beskrivning) med samma namn bedöms av Forum Syd som en
kostnadspost inom vilken PCO får flytta medel obehindrat förutsatt att Forum Syd ej
beloppsbegränsat en/flera enskild(a) rader inom en specifik kostnadspost. I exemplet
ovan skulle ni utan Forum Syds godkännande kunna flytta pengar efter behov mellan
länderna (givetvis under förutsättning att måluppfyllelsen inte äventyras).
Till Beskrivning med samma namn får pengar inte flyttas från andra kostnadsposter
över i avtal angiven beloppsgräns (normalt 150 000 kr). I så fall krävs särskilt skriftligt
Forum Syd | Katarinavägen 20 | Box 15407 | SE-104 65 Stockholm | Sweden | tel: +46(0)8 506 370 00 | fax: +46(0)8 506 370 99 | www.forumsyd.org
godkännande av Forum Syd. Understiger de medel som flyttas mellan två olika
kostnadsposter nämnda beloppsgräns behövs dock inget godkännande av Forum Syd. I
exemplet ovan kan högst 150 000 kr flyttas till (och då valfritt fördelas på de olika
länderna) eller från kostnadsposten HIV/Aids programme utan skriftligt godkännande
från Forum Syd.
Partnerorganisations vidareförmedling
Om en av era huvudsakliga partnerorganisationer i sin tur vidareförmedlar pengar till
lokala organisationer i andra länder behöver ni i den registrerade budgeten endast uppge
den summa som går till er huvudsakliga samarbetsorganisation, och uppge landet det är
registrerat i.
Verksamhetskostnader hos PCO
I sammanställning som registreras via webben ska verksamhetskostnader hos PCO
(Verksamhetskostnader ansv. org) fördelas huvudsakligen i fyra budgetposter (eller
fler) på nedanstående sätt:
o Kapacitetsutvecklingsaktiviteter för partnerorganisationer (t.ex. kostnader som
PCO administrerar för gemensamma
kapacitetsutvecklingsaktiviteter/seminarier/konferenser)
o PCOs personal och övriga kontorskostnader i Sverige
o PCOs personal och övriga kontorskostnader utanför Sverige
o Uppföljning/Utvärderingar (som PCO genomför/upphandlar)
Kostnader för aktiviteter som syftar på kapacitetsutveckling av partners och som
organiseras av PCO (t.ex. genom ett land-/regionkontor) ska betraktas som
verksamhetskostnader inom den svenska organisationen. I sådana fall ska ni i rullistan
”Land” ange det land varifrån kapacitetsutvecklingen sker, men under rullistan
Utgiftstyp väljer ni Verksamhetskostnad ansv. org, eftersom dessa kostnader betraktas
som verksamhetskostnader inom den svenska organisationen. Sådana kostnader kan
alltså inte som tidigare räknas som partners verksamhetskostnader, även om dessa
kommer att vägas in av Forum Syd vid bedömningen av budgeten/ansökan.
Exempel
Kostnadsposten (Beskrivning) är för ett HIV/Aids programme. Det ska ske med
partnerorganisationer i Nicaragua, Zambia och Indien, till vilka ni för över pengar.
Dessutom sker kapacitetsutveckling av partners från ert regionkontor i Egypten. Då
registrerar ni enligt följande:
Beskrivning
HIV/Aids programme
HIV/Aids programme
HIV/Aids programme
HIV/Aids programme
Utgiftstyp
Verksamhetskostnad ansv. org
Verksamhetskostnad impl. org
Verksamhetskostnad impl. org
Verksamhetskostnad impl. org
Land
Egypten
Nicaragua
Zambia
Indien
Om ni har kostnader för egen personal och eget/egna kontor utanför Sverige ska det
land väljas i rullistan ”Land” där personalen/kontoret finns, men under rullistan
Utgiftstyp väljer ni Verksamhetskostnad ansv. org, eftersom dessa kostnader betraktas
som verksamhetskostnader inom den svenska organisationen.
Om ni anser att en del av kostnaderna för personal/kontor är i anslutning till
kapacitetsstärkande av partners anges det i ansökan (under 2.1.4. ”PCOs
finansieringsbild”). Sådana kostnader kan inte som tidigare räknas som partners
verksamhetskostnader, även om dessa kommer att vägas in av Forum Syd vid
bedömningen av budgeten/ansökan.
Rutan för ”PCO-Program” kan vara tom när det gäller verksamhetskostnaderna hos den
svenska organisationen. Forum Syd kan dock i vissa fall som stickprov begära in
uppgifterna om dessa kostnader per program.
Stickprov
Förutom budgeten på övergripande nivå som skrivs in i webbansökan kommer Forum
Syd kunna begära in som stickprov en mer detaljerad/specifik budget för (delar av)
verksamheten som ingår i ansökan, beroende på hur budgeten på övergripande nivå ser
ut, samt hur PCOs verksamhet/programstruktur ser ut.
