Leverantörskontroll

SafeTrade – en beskrivning
Leverantörskontroll
Analys, städning, rättning och
komplettering av leverantörsreskontra
…den som gillar upphandling har ett
särskilt ansvar för att det blir rätt…
Genua Nector – för ett seriösare svenskt näringsliv
1
Analys, städning, rättning och komplettering av
leverantörsreskontra
Produkt- och leverantörsdatabasen for offentlig sektor
Tjänsten SafeTrade har en mångårig historik och förankring i den offentliga sektorn.
Initiativet togs redan under 1980-talet av Stockholms stad, Kommunal och sedermera även
Kommentus för att skapa en produkt- och leverantörsdatabas för inköpsorganisationer i stat,
kommun och landsting.
Det finns idag ca 140 000 leverantörer i systemet.
SafeTrade finns tillgängligt dygnet runt direkt på Internet och kan användas helt fristående
utan krav på integration i andra system som eventuellt redan finns hos användaren.
Information från eget affärs- eller ekonomisystem exporteras och hanteras direkt i SafeTrade.
All inläst och kompletterad information ägs av användaren liksom den egna information
kopplat till leverantörerna som löpande kan kompletteras och uppdateras.
SafeTrade är en neutral tjänst och värderar inte den information som görs tillgänglig utan
presenterar fakta som användaren själv avgör hur den ska värderas och användas.
1. Beskrivning av tjänsten SafeTrade
Användarens leverantörsreskontra läses in i SafeTrade för analys, städning, rättning och
komplettering. Giltiga filer är Excelblad, kommaseparerade och semikolonseparerade
textfiler. Filen behöver innehålla fält för organisationsnummer (eller postgiro/bankgiro).
Annan information som användare vill analysera kan vara antal fakturor, inköpsvärde mm,
vilken också läses in vid samma tillfälle. Även information om inköpsavtal kan kopplas till
leverantör genom att en lista läses in med avtalsområde.
1.1 SafeTrade utför därefter följande åtgärder
- Kompletterar leverantörer med korrekt organisationsnummer
- Kontrollerar bank- och plusgironummer
- Kompletterar leverantörsuppgifterna med uppgifter från Bolagsverket
- Kopplar leverantörsuppgifter till kreditupplysningsföretag
- Kompletterar med korrekta kontaktuppgifter
- Sorterar leverantörer efter branschbegrepp enligt sökord, bransch enligt Gula sidorna,
SNI-koder, CPV-koder
- Fellistor på leverantörer som ej kan sorteras vid inläsning hanteras manuellt enligt
följande
o Kontroll av företagsnamn, sökning via bolagsverket
o Kontroll om förväxling skett mellan bank och plusgironummer
o Allmän felsökning.
Genua Nector – för ett seriösare svenskt näringsliv
2
2.
SafeTrade ger en samlad bild över användarens leverantörer
och dess ekonomiska status
2.1
Oegentligheter med leverantörers fakturor
- Utbetalningar till annan juridisk person än angiven på faktura
- Utbetalningar till likviderade och konkursade företag
- Utbetalningar till företag som ej finns registrerade hos Bolagsverket
2.2
Seriositetskontroll av leverantörer
- Kontroll att leverantör är registrerade som arbetsgivare hos Skatteverket
- Kontroll att leverantör är momsregistrerad hos Skatteverket
- Kontroll att leverantör har F-skatt enligt Skatteverket
- Kontroll om leverantör har betalningsanmärkning enligt
Kronofogdemyndigheten
- Kontroll om leverantör har skatteskulder enligt Kronofogdemyndigheten
- Kontroll av inbetalda arbetsgivaravgifter enligt Skatteverket
- Kontroll om leverantör är föremål för a-mål, = skulder gällande avgifter till
staten såsom skatter med mera enligt Kronofogdemyndigheten
- Kontroll om leverantör är föremål för e-mål, som avser fodringar från tex.
fakturor, banklån med mera enligt Kronofogdemyndigheten
2.3
Löpande kan kreditkontroll av leverantörer göras
- Kostnadsfri övergripande kreditkontroll obegränsat antal gånger av de ca
140 000 företagen i SafeTrade
- Som tilläggstjänst kan samtliga leverantörer läggas upp på fullständig
kreditbevakning enligt gängse normer.
Se stycket om grundanalys av leverantörsreskontra sidan 3, avsnitt 3
2.4
Information för vidare analyser
- Utbetalt belopp och antal fakturor
- Per leverantör
- Per bransch
- Branschöversikter, egna leverantörer jämförs med bransch
- Antal leverantörer inom olika branscher och produktgrupper
- Inköpstrohet mot avtal
- Identifiera områden där inköpsavtal bör tecknas
2.5
Kompletterande information som läggs till direkt i SafeTrade
- Leverantörens korrekta organisationsnummer
- Leverantörens korrekta bank och plusgironummer
- Kontaktuppgifter till leverantörerna
- Uppgifter ur senaste bokslut
- Antal anställda
- Omsättning
- Juridisk form
- Status juridiskt
- Likviditet
- Soliditet
Genua Nector – för ett seriösare svenskt näringsliv
3
2.6
Dessutom kan egna urval göras av leverantörer efter användarens valda
kriterier och leverantörens presentation via SafeTrade. Exempel på dess
är;
- ISO 9001
- ISO 14001
- Tillhör branschorganisation
- Uppfyller kriteriedokument enligt EKU-miljöanpassad upphandling
- Har alkolås monterat i sina fordon
- Har jämställdhetsplan
- Har mångfaldsplan
2.7
Övrigt kan SafeTrade användas som stöd för bättre direktupphandlingar
- Leverantörer som har referenser kan presentera dessa
- Produktinformation från leverantörer enligt deras egna beskrivningar
- Noteringar och meddelanden från användarens egna organisation
3.
Grundanalys av leverantörsreskontran för snabb identifiering
av problemföretag.
Efter inläsning och rättning av leverantörsreskontran kan enkelt en översiktlig bild presenteras
där företagen man gör affärer med får
grön eller
röd flagga.
Ett företag med grön flagga betyder att det inte finns något att anmärka på och ni behöver
därför inte göra fler kontroller vid det tillfället, men dock stickprov göras i branscher som är
kända för att attrahera mindre seriösa leverantörer.
En röd flagga
kan betyda flera saker, exempel
A-mål= skulder gällande avgifter till staten såsom skatter med mera
E-mål= skulder som avser fodringar från tex. fakturor, banklån mm
Anmärkning på arbetsgivaravgifter
Ej momsregistrerade
Saknar F-skatt
Konkurs avslutad
Ingen träff= saknas upplysning hos kreditupplysningsföretaget
För att få en korrekt bild av er affärsrelation rekommenderar vi att en komplett
kreditupplysning tas i dessa fall och dessutom att användaren för en 4820-förfrågan direkt via
SafeTrade. Information om att dessa åtgärder har vidtagits lagras i SafeTrade för användarens
egen organisation.
Genua Nector – för ett seriösare svenskt näringsliv
4
3.1 4820-förfrågan till Skatteverket och Kronofogdemyndigheten via SafeTrade.
Genom ett samarbete med Skatteverket kan användaren direkt i SafeTrade ställa sina 4820förfrågningar automatiskt och i de fall som behövs även till Kronofogdemyndigheten.
Innehållet i dessa ger nedanstående information gällande den omfrågade leverantören.
-
Registrerad i organisationsnummerregistret
Registrerad som arbetsgivare
Registrerad för mervärdesskatt
Registrerad för F-skatt
Registrerad för FA-skatt
Registrerad för A-skatt
Arbetsgivaravgifter de tre senaste månaderna
Har företaget restförda skulder avseende skatter och avgifter hos
kronofogdemyndigheten enligt Skatteverkets register?
Datum då uppgifter har hämtats ur Skatteverkets register
Skuldbelopp avseende skatter och avgifter, kr
Avbetalningsplan finns
Avbetalningsplan följs
Datum då uppgifter har hämtats ur kronofogdemyndighetens register
Skatteverket vill med sitt preventiva arbete att organisationer och företag skall ha kontroll på
varandra med återkommande kontroller och har därför inrättat en speciell enhet i Härnösand
för att lämna dessa upplysningar. Alla upplysningar är färskvara och därför bör dessa
kontroller ske med regularitet med hjälp av funktionaliteten i SafeTrade. Dessa förfrågningar
kan med fördel numer även göras i grupp och resultaten faxas tillbaka direkt. Inom kort
kommer dessa svar även att kunna skickas elektroniskt enligt uppgift från Skatteverket.
4.
Vilka källor används för att skapa den säkerhet som
SafeTrade ger?
4.1 Oberoende källor
Grundinformationen i SafeTrade är resultatet av ett 80-tal kommuners och landstings mångåriga
strävan att bygga ett gemensamt leverantörsregister. Med dessa uppgifter som grund har
uppgifterna successivt och efter önskemål från användarna utökats och matchas kontinuerligt mot
bland annat Bolagsverket och Skattemyndigheten.
4.2 Kreditkontroll
Uppgifterna från kreditkontrollen hämtas från det av datainspektionen auktoriserade
kreditupplysningsföretaget CreditSafe.
4.3 Leverantörens egna uppgifter
Affärsinformationen kan kompletteras av de medverkande leverantörerna själva och då framgår
tydligt att uppgiften är leverantörens egen samt vilken person på bolaget som står bakom
uppgiften.
Genua Nector – för ett seriösare svenskt näringsliv
5
4.4 Din organisations uppgifter
Tack vare inloggningsförfarandet är tillgången till informationen i SafeTrade styrd så att bara
användare i den egna organisationen kan ta del av den. (Läs mer om användarna i din organisation
under ”Mitt användarkonto” punkten 4..5). Exempel på sådan skyddad information är uppgifter
om utbetalt belopp till viss leverantör, leverantörslistor, avtalsöversikt, gemensamma noteringar,
meddelanden, bevakningslistor, sökresultat, särskilda sökfrågor, användare mm.
4.5 Mitt användarkonto är tillgängligt från vilken arbetsstation som helst
Du kan logga in till SafeTrade från vilken dator som helst bara den är uppkopplad mot Internet.
Den information som du lägger in i SafeTrade styr du själv över. Det innebär att du väljer om
uppgifterna ska vara tillgängliga och sökbara för andra användare i din organisation eller om det
bara är du som ska ha tillgång till dem. Oavsett hur du väjer att spara din information är den alltid
sökbar för dig. Du kan när som helst, lägga in, ändra eller ta bort information som du själv har
skapat. Exempel på skyddad information som du styr över är egna noteringar, meddelanden,
leverantörslistor, bevakningslistor, sökresultat, särskilda sökfrågor samt lösenordsuppgifterna
kopplade till ditt användarkonto.
------------------------------------------------------------------------------------------Prismodell
Tjänsten levereras som ett årsabonnemang med tillägg för extra kontroller
kvartalsvis eller månadsvis beroende på ert behov. Kostnaden är relaterad till
storleken på er leverantörsreskontra och antalet valda kriterier för korsvisa
kontroller. I abonnemanget ingår en skriftlig rapport efter varje städning samt en
muntlig genomgång av densamma i form av en workshop.
Följande delar ingår vid tecknande av ett årsabonnemang
¾ Inläsning och städning av leverantörsreskontra upp till 7000
leverantörsposter
¾ Fritt val av tio olika kriterier för korsvisa kontroller
¾ Resultatsammanställning i rapportform
¾ Workshop under en halvdag med skriftligt protokoll innehållande
åtgärdsförslag
¾ Användarkonton
Pris: 68 000 kr
Kostnadsförslag avseende policyframtagning, vidare analysarbete samt utbildning
skickas på begäran. Avseende policyframtagning samarbetar Genua med
Lindebergs Grant Thornton. Samtliga priser är exklusive moms. Priset är baserat
på de grundläggande kriterier och antal leverantörer som nämns ovan.
Engångsstädning vid behov
Pris: 25 000:-
Kvartalsvis städning
Pris: 20 000:-
Månadsvis städning
Pris: 10 000:-
------------------------------------------------------------------------------------------För mer information om själva tjänsten hänvisar vi till www.safetrade.se/genua
Beställning gör ni via kontakt med:
Fredrik Tamm, 0707 12 43 57 eller [email protected]
Genua Nector – för ett seriösare svenskt näringsliv
6