4. Starta ett projekt
Ni har fått beskedet
Vad gör man sen?
Först:
Kolla ansökan
Viktigt att projektledningen
vet vad som utlovats i ansökan
Börja med att läsa ansökan
& kontraktet
.....nogrant
• Vad har man lovat att göra?
• Vilka effekter och resultat har man lovat
att uppnå?
• Deltagare – målgrupp och antal
• Horisontella teman:
jämställdhet, hållbarhet och mångfald
• Mervärde?
European Added Value?
Kolla löften i ansökan
• Referens till fondens och programmets
målsättningar
• Utlovade aktiviteter
• Utvärdering / följeforskning
• Spridning / dissemination
• Total budget och medfinasierings %
Handledningar &
projekthjälpredor
Ta fram alla handledningar, hjälpredor
och rådgivningsblad från
• Tillväxtverkets och
• ESF Rådets websidor
• Det relevanta INTERREG kontoret
• det relevanta
och
Direktoratet på Europa Kommissionen
Startpunkten är
• Er projektansökan
• Ert kontrakt
• EUs regler
• Länsstyrelsens / ESF Rådets och /
eller Kommissionens vägledning
samt programdokumenten
Startpunkten: EU:s regler
• Vilken prioritering och åtgärd gäller för
projketet
• Vilka speciella regler gäller för denna åtgärd?
– Målgrupp?
– Geografiska begränsningar?
– SMFs, medelstora eller små företag?
– Särskilda sektorer?
EU fondernas
regler och krav
EU fondernas krav
Ansökan är juridiskt bindande:
• Man måste göra just det som beskrivits
i ansökan
• Inom den budget som angivits i
ansökan
• Och producera de resultat som utlovats
EU projekt måste innehålla
följande element
förutom de utlovade aktiviteterna:
• synliggörande / publicering
• följeforskning / utvärdering
• spridning / dissemination
• dokumentation av alla faser i projektet
• rekvisitioner och delrapporter
• slutrapport och slutrekvisition
• egen revision (i större projekt)
EU fondernas villkor
• Projekt måste erbjuda mervärde /
tilläggsvärde = inte ersätta nationella
offentliga medel och EU:s intervention måste
leda till fördelar som inte kan nås på annat
sätt
• Projekt måste producera kvantifierbara
resultat = resultaten måste mätas och
verifieras
EU fondernas villkor
• All upphandling måste ske efter regler om
offentlig upphandling eller på affärsmässiga
grunder (särskilt viktigt när det gäller extern
personal och tjänster)
• I projekt som erbjuder stöd åt företag måste
•
reglerna om statsstöd följas
...och man måste kunna visa hur detta gjorts
EU fondernas villkor
• Den ledande partnern bär 100% av det
juridiska och ekonomiska ansvaret för
projektet.
• Eventuella partners har inget ansvar
gentimot svenska myndigheter eller EU
Kommissionen
De ekonomiska villkoren
•
EU bidrar bara till kostnader som är tillåtna enligt
den relevant fondens regler
•
Reglerna om vilka kostnader som är tillåtna (Sv:
bidrags eller stödberättigande) varierar mycket
mellan olika fonder
•
•
Alla kostnader måste verfieras
•
•
Medfinansieringen måste verifieras lika noga som
de kostnader EU bidrar till
Inklusive partners kostnader och medfinasiering
Detta gäller också kostnader som inte bokförs hos
projektägaren
EU fondernas villkor
Om projektet misslyckas, reglerna inte följs,
resultaten är avsevärt sämre än väntat,
kostnader inte kan veriferias
• kan projektet avslutas av relevant myndighet
• delbetalningar vägras
• pengar tas tillbaka under pågående projekt
av myndighet eller revisorer
• Pengar tas tillbaka många år efter projektets
slut av revisorer
Villkoren för EU fonder
• EU-projekt revideras noggrannare än
andra projekt
• och Strukturfondsprojekt särskilt
noga och ofta
Revisorerna kontrollerar systemen i
projektet
• De kollar inte bara finanserna utan att
alla elementen i projektet genomförts
korrekt
• Deltagare
• Aktiviteter
• ...och att alla partners gjort de dom ska
• Ledning, kommunikation och kontroll
Revisorerna kontrollerar systemen i
projektet
Detta leder till extrema krav på
dokumentation och arkivering
• Helt nya typer av dokument måste
skapas
• T.ex bevis för hur statsstöds reglerna
beaktats
• ..hur partners kontrollerats
• Nya typer av policy dokument
Detta tar tid. Underskattas ofta i
ansökningar
Villkoren för EU fonder
• Allt detta betyder att projekt måste ledas
och administreras mycket noga
• Och att förloppet måste styras och
partners utbildas & kontrolleras
• Projektet måste inte bara ledas väl och
•
styras noga, utan denna process måste
också dokumenteras.
Revisorer granskar lednings- och
uppföljningssystemen i projekt
Planera projekt
• Det är viktigt att genomförandet
planeras i detalj innan projektet körs
igång
• Ansökan är inte tillräckligt detaljerad
för att använda som projekt plan.
• ...och många ansökningar skrivna i
hast är helt orealistiska
Planen är inte ett dokument utan flera
• Överblick / sammanfattning
• Tidsplan för aktiviterna
• Organisation
• Resurser
• Kommunikationsplan
• Budget
• Uppföljningsplan
• Riskbedömning
• Utvärderingsplan / plan för följeforskning
• Plan för spridning/dissemination
TEST
• Vad kollar revisorerna förutom
räkenskaperna?
• Vem bär det juridiska och ekonomiska
ansvaret för ett EU projekt?
• Vad är mervärde och tilläggsvärde?
• Ni upptäcker att ni behöver engagera en
utomstående nerd för att göra projektets
websida. Vad behöver ni göra mer än att
hitta personen och engagera honom-henne?
