Version 1.6 2011-05-23
Testärende 2011.239
Administratörer:
Staffan, Johanna, Susanna, Elisabet
1. E-diarium (registrering) .......................................................................................................... 3
1.1 E-post på G ....................................................................................................................... 3
1.2 Skanning ........................................................................................................................... 3
2. Start-Snabbsök Ärenden ......................................................................................................... 3
2.1 Ärende .............................................................................................................................. 3
2.2 Fastighet ........................................................................................................................... 3
2.3 Objekt ............................................................................................................................... 3
2.4 Sök objekt ......................................................................................................................... 3
3. Registrera ............................................................................................................................... 4
3.1 Nytt ärende (med en handling i EDiarium) ...................................................................... 4
3.2 Påför till ärende ................................................................................................................ 5
3.3 Makulera en handling från EDiarium............................................................................... 6
3.4 Nytt ärende (utan en fysisk handling) .............................................................................. 6
3.5 Nytt objekt ........................................................................................................................ 6
4. Handlägga............................................................................................................................... 7
4.0 Status ................................................................................................................................ 7
4.1 Dokument ......................................................................................................................... 7
4.1.1 Nytt dokument ........................................................................................................... 7
4.1.2 Hämta dokument ....................................................................................................... 7
4.2 Ny anteckning .................................................................................................................. 8
4.2.1 Telefon ...................................................................................................................... 8
4.2.2 Anteckning ................................................................................................................ 8
4.2.3 Möte .......................................................................................................................... 8
4.2.4 E-post ........................................................................................................................ 8
4.2.5 Inspektion (Syn) ........................................................................................................ 8
4.3 Ärende- och dokumentstyrning ........................................................................................ 8
4.3.1 Delegera uppdrag På G ............................................................................................. 8
4.3.2 Genväg ...................................................................................................................... 8
4.4 Bevakningar ..................................................................................................................... 9
4.4.1 Visa bevakningar ....................................................................................................... 9
4.4.2 Skapa en bevakning ................................................................................................... 9
5. Besluta .................................................................................................................................... 9
5.1 Delegationsbeslut ............................................................................................................. 9
5.1.1 Nytt beslut ................................................................................................................. 9
6. Sekretess ............................................................................................................................... 10
7. Fotografier ............................................................................................................................ 11
8. Dra in ett dokument till ett pågående ärende. ....................................................................... 11
9. Avsluta - Arkivera ................................................................................................................ 11
2
1. E-diarium (registrering)
För att komma till EDiarium klicka på Registrera och sedan Öppna registrering.
Här samlas alla inkommande handlingar för att kunna registreras digitalt i Castor.
1.1 E-post på G
E-post med bilagor som skickas till din e-postadress som har betydelse för ett ärende eller blir
ett nytt ärende ska registreras i Castor. E-posta till XXX och e-posten hamnar i E-diarium
under e-post. Administrationen ansvarar för denna registrering.
För registrering av e-post utan bilagor se e-post under punkt 4.2.4.
1.2 Skanning
Alla handlingar som är i pappersform och som är av betydelse för ett ärende ska skannas in
till Castor. Den skannade handlingen hamnar i E-diarium under skanner i en mappstruktur
med ditt namn. Alla ansvarar för att gå in i E-diarium och registrera egna handlingar, gäller
när man som handläggare får enstaka handlingar vid t.ex. besök eller inspektion. Större
mängd handlingar lämnas till administrationen. Se även rutin ”Rutin för scanflow store.doc”
som du hittar här: G:\Miljö-Bygg\Rutiner\Admin.
2. Start-Snabbsök Ärenden
2.1 Ärende
Välja ärendetyp först om du vet den.
Sök ut med hjälp av befintligt diarienummer.
2.2 Fastighet
Sök ärenden via fastighetsbeteckning.
Kan du inte hela fastighetsbeteckningen går det bra att använda *.
2.3 Objekt
Sök på objektsnamn och du får fram alla ärenden på det objektet.
2.4 Sök objekt
Här kan du söka ut objekt, tex livsmedelsobjekt eller dricksvattenobjekt.
3
3. Registrera
Börja med att alltid söka om ett befintligt ärende finns.
3.1 Nytt ärende (med en handling i EDiarium)
Öppna fliken Registrera och välj Öppna registrering. Då öppnas EDiarium. Där ligger de
inkomna handlingarna, inskannade eller e-postade. Välj den handling du ska registrera. Klicka
i fälten under (riktning, datum (då handlingen har inkommit), dokumenttyp, beskrivning
(genom att trycka första bokstaven i fältet, flytta ner för att hitta rätt beskrivning. Man får
inte skriva egen text här!!!)
Notering: här får man skriva fritext. Ytterligare förtydligande vad det är för handling eller för
att tala om vem det kommer ifrån. Se även excel-filen med dokumenttyper som finns här:
G:\Miljö-Bygg\Castor8\Handbok och rutiner.
Klicka lägg till.
Om du har fler handlingar som ska in på samma ärende klickar du i dem och gör samma sak
som ovan. Alla de handlingar du lagt till kommer då att tillhöra samma ärende.
Vill du se en handling när du fortsätter att registrera, klicka på öppna i nytt fönster och du kan
flytta handlingen till den andra skärmen.
När du har typat alla handlingarna väljer du knappen ”som nytt ärende”.
Välj ärendetyp:
BMK (allmänt)
BYGG
MIL (miljöskydd, hälsoskydd, strandskydd)
LIV (Livsmedel)
CFC (köldmedia)
MEA (Avlopp)
Välj handläggare.
Välj nummer enligt diareplanen. Se diarieplan. Det går bara att välja tre och fyrsiffriga
nummer. Diarieplanen finns här: G:\Miljö-Bygg\Castor8\Handbok och rutiner
Objekt väljs för livsmedel och dricksvatten.
Välj fastighet (välj ”Från LFD”).
Välj ärendemening, väljs genom att trycka första bokstaven i fältet, flytta ner för att hitta rätt
ärendemening. Fyll sedan på med egen text för att förtydliga vad det är för ärende, om det
behövs.
Lägg till initierare (sökanden, ombud, avsändande part etc). Obs när man väljer lagfaren
ägare, taxerad ägare eller tomrätt kommer inte alltid efternamnet med. Om det inte kommer
med måste du fylla på dessa själv (detta är ett känt problem som ska lösas).
Här är det viktigt att döpa vilken typ av initierare det är vilket man på ett smidigt sätt gör
genom att klicka på de tre prickarna till höger om raden Typ. Det som finns att välja på är:
- Fakturamottagare (om annan än sökanden. Glöm ej organisations- eller personnr!)
- Fastighetsägare (vid klagomålsärenden)
- Klagande
- Kontaktperson (om annan än sökanden vill ha korrespondens, kopia på beslut etc)
- Kvalitetsansvarig (ärenden enligt gamla pbl)
- Kontrollansvarig (ärenden enligt nya pbl)
4
-
Ombud (vid fullmakt)
Sökande (den eller dem som skrivit under ansökan)
Verksamhetsutövare (ofta den som bedriver en viss verksamhet som restaurang,
bilskrot etc)
Ett nytt ärende är klart.
OBS! Detta görs idag av handläggarna när de startar ärendet. Är det ett bygglovsärende
eller strandskyddsärende fyll även i kommentarfältet 1 med koder enligt diarieplanen
(G:\Miljö-Bygg\Castor8\Handbok och rutiner) med STORA BOKSTÄVER. Varje kod ska
skiljas åt med radbyte genom att hålla inne ctrl och trycka enter. Detta ska administratörerna
göra. Handläggarna kontrollerar kodningen efter genomgång av ärendet och ändrar vid behov.
Vid registrering av ett bygglovärende där det finns ett strandskyddsärende ska den som
registrerar ärendet använda funktionen ”relaterade ärenden”. Här under väljs ärendetypen och
diarienumret in på strandskyddsärendet via den gula ”plusknappen”.
3.2 Påför till ärende
Ta reda på diarienumret.
Öppna fliken Registrera och välj Öppna registrering. Då öppnas EDiarium. Där ligger de
inkomna handlingarna, inskannade eller e-postade. Välj den handling du ska registrera. Klicka
i fälten under (riktning, datum OBS! det datum som handlingen kom in. Dokumenttyp,
beskrivning (genom att trycka första bokstaven i fältet, flytta ner för att hitta rätt beskrivning.
Man får inte skriva egen text här!!!)
Notering: här får man skriva fritext. Ytterligare förtydligande vad det är för handling eller för
att tala om vem det kommer ifrån. Se även excel-filen med dokumenttyper.
Klicka lägg till.
Om du har fler handlingar som ska in på samma ärende klickar du i dem och gör samma sak
som ovan. Alla de handlingar du lagt till kommer då att tillhöra samma ärende.
Vill du se en handling när du fortsätter att registrera, klicka på öppna i nytt fönster och du kan
flytta handlingen till den andra skärmen.
När du har typat alla handlingarna väljer du knappen ”påför ärende”.
Välj ärendetyp, år och nummer (det är även möjligt att klicka på de tre prickarna … för att få
upp fler valmöjligheter till att välja rätt ärende)
Lägg till initierare (sökanden, ombud, avsändande part etc). Här är det viktigt att döpa vilken
typ av initierare det är vilket man på ett smidigt sätt gör genom att klicka på de tre prickarna
till höger om raden Typ. Det som finns att välja på är:
- Fakturamottagare (om annan än sökanden. Glöm ej organisations- eller personnr!)
- Fastighetsägare (vid klagomålsärenden)
- Klagande
- Kontaktperson (om annan än sökanden vill ha korrespondens, kopia på beslut etc)
- Kvalitetsansvarig
- Ombud (vid fullmakt)
- Sökande (den eller dem som skrivit under ansökan)
5
-
Verksamhetsutövare
3.3 Makulera en handling från EDiarium
Om du skannat in fel och vill ta bort en handling så ska du välja den i EDiariumet och sen
bocka i rutan. Då tänds knappen Makulera och du kan välja den och ta bort handlingen.
3.4 Nytt ärende (utan en fysisk handling)
Klicka på nytt ärende under fliken Registrera.
Välj ärendetyp:
BMK (allmänt)
BYGG
MIL (miljöskydd, hälsoskydd, strandskydd)
LIV (Livsmedel)
CFC
MEA (Avlopp)
Välj handläggare.
Välj nummer enligt diareplanen. Se diarieplan. Det går bara att välja tre och fyrsiffriga
nummer.
Objekt väljs för livsmedel och dricksvatten.
Välj fastighet.
Välj ärendemening, väljs genom att trycka första bokstaven i fältet, flytta ner för att hitta rätt
ärendemening. Fyll sedan på med egen text för att förtydliga vad det är för ärende, om det
behövs.
Lägg till initierare (sökanden, ombud, avsändande part etc). Här är det viktigt att döpa vilken
typ av initierare det är vilket man på ett smidigt sätt gör genom att klicka på de tre prickarna
till höger om raden Typ. Det som finns att välja på är:
- Fakturamottagare (om annan än sökanden. Glöm ej organisation- eller personnr!)
- Fastighetsägare (vid klagomålsärenden)
- Klagande
- Kontaktperson (om annan än sökanden vill ha korrespondens, kopia på beslut etc)
- Kvalitetsansvarig
- Ombud (vid fullmakt)
- Sökande (den eller dem som skrivit under ansökan)
- Verksamhetsutövare
Ett nytt ärende är klart.
3.5 Nytt objekt
Välj objektstyp och döp sedan objektet. Klicka ok.
Lägg till handläggare på objektet. Lägg till organisationsnummer. Lägg till företag. Koppla
fastighet till objektet. Lägg till kontaktpersoner under fliken Kontaktpersoner/Adresser. Lägg
in alla uppgifter under fliken adresser, obs här är fakturaadress mycket viktigt.
Glöm inte att gå in på ditt ärende och koppla objektet till rätt ärende.
Relatera till det gamla objektet om sådant finns.
6
4. Handlägga
Alla ärenden innan 2011 är avslutade och för att kunna handlägga ärendet måste det göras
pågående.
Klicka på fliken Avsluta – Arkivera och tryck sedan på Återta ärendet. Ärendet är nu
pågående.
4.0 Status
Ärenden som är från 2011 har statusen Nytt ärende till dess att du startar ärendet och det gör
du genom att kicka på Pågående under fliken Handlägga. Så fort ett ärende börjar handläggas
ska det vara pågående!
Statusen vilande används efter att ett beslut är expedierat och det finns någon eller något som
gör att ärendet kan återupptas igen. T.ex. ärenden som överklagas eller ärenden där något ska
följas upp inom 2 alt 5 år.
4.1 Dokument
4.1.1 Nytt dokument
Alla typer av skrivelser skapas utifrån nytt dokument, välj ifrån mallarna. Passar ingen välj då
en tom grundmall och utgå därifrån.
OBS! Glöm inte att spara på den svarta diskettikonen upp i det vänstra hörnet.
Skrivelsen är arbetsmaterial till dess att handlingen är expedierad. Det är viktigt att du klickar
på fastställ när du är ”färdig” med din skrivelse.
Stäng sedan ner ärendefliken och du får frågan om du vill spara, du sparar igen.
Expediering görs när skrivelsen skickas.
Är det en skrivelse som det kräver återkoppling på glöm då inte att lägga en bevakning på
ärendet.
4.1.2 Hämta dokument
Här kan du hämta in ett dokument från mapparna.
Leta upp ditt dokument.
Välj dokunettyp, beskrivning (genom att trycka första bokstaven i fältet, flytta ner för att hitta
rätt beskrivning. Man får inte skriva egen text här!!!)
Välj riktning, datum.
Notering: här får man skriva fritext. Ytterligare förtydligande vad det är för handling eller för
att tala om vem det kommer ifrån. Se även excel-filen med dokumenttyper.
Hämta in mottagare eller skriv in. Slutför och dokumentet är nu redan expedierad så det går
inte att ändra i dokumentet nu.
OBS! Glöm inte att spara på den svarta diskettikonen upp i det vänstra hörnet.
7
4.2 Ny anteckning
Alla telefonsamtal, anteckningar (tex. minnesanteckningar), möten (tex. torsdagsbesök), epost (utan bilagor) och inspektioner som har betydelse för ett ärende ska registreras.
Vid ärenden med timtaxa skriv hur lång tid åtgärden tagit samt vilka delar som ingått i tiden
och hur lång respektive åtgärd tagit.
4.2.1 Telefon
Skriv kort vad som har kommit fram i ett telefonsamtal.
4.2.2 Anteckning
Korta noteringar som är viktiga för handläggning av ett ärende.
T.ex. beräkning av ytor.
4.2.3 Möte
Skriv här vid besök på kontoret eller externa möte. Detta ersätter inte ett mötesprotokoll.
4.2.4 E-post
Klipp in e-post som endast innehåller textmassa. I fältet beskrivning skriver du namnet på den
person som e-posten kommer ifrån eller den du har skickat till. Glöm inte att välja in eller ut.
Ändra statusen på händelsen till expedierad, händelsen kommer då med på postlistan.
E-post med bilagor som ska diarieföras skickas till [email protected] alt gör man
registreringen själv.
4.2.5 Inspektion (Syn)
Anteckning att du har varit på plats, vilka som var närvarande och kort vad du såg/din
bedömning. Fotografier läggs in separat, se rutin för fotografier 7.
4.3 Ärende- och dokumentstyrning
Bevaka ärendet: Lägg egna bevakningar på ärendet.
Bevaka dokument: Skapar en bevakning på aktivt dokument.
4.3.1 Delegera uppdrag På G
Inte aktiverad ännu.
Används för att delegera ett ärende till en annan handläggare då det gäller yttrande över
avlopp, strandskydd, förhandsbesked, kultur, VA, detta ersätter tidigare internremisser.
Alla måste hålla koll på sina bevakningar.
Tydligare rutin kommer.
4.3.2 Genväg
Har du ett ärende öppet som är ditt ”favortiärende” kan du klicka på knappen Genväg och
ärendet lägger sig under Mina sidor, Genvägar och du kan öppna det direkt den vägen nästa
dag du kommer till jobbet.
8
4.4 Bevakningar
4.4.1 Visa bevakningar
Under fliken start och visa bevakningar får du fram en lista på dina bevakningar. Om du
härifrån väljer att markera som åtgärdar tas den även bort från ärendet. Bevakningsfönstret
kan även öppnas automatiskt när du startar Castor (fråga om ni inte har det på detta sätt och
vill ha det så).
4.4.2 Skapa en bevakning
Görs under fliken handlägga - bevaka ärendet
Skriv i ämnet, förfallodag och påminnelse som normalt kan vara samma dag. Viktigt är att du
även skriver i den vita rutan beskrivning för att det ska synas i bevakningslistan vad
bevakningen gäller. Detta är felanmält till prosona och kommer inom kort åtgärdas.
Under fliken mottagare väljer du vilken handläggare som ska ha bevakningen. Tryck på
plusset- Leta upp rätt handläggare.
5. Besluta
Alla beslut ska skrivas i Castor för att rätt mall ska användas, finns ingen mall som passar går
det bra att använda grundmallen eller ta fram en ny och be någon av Castoradministratörerna
att lägga in den i systemet.
5.1 Delegationsbeslut
5.1.1 Nytt beslut
Välj beslutstyp
Välj beslutsmall i rullisten.
OBS! Om du inte vill ta ett beslutsnummer hoppar du över beslutsfattare och beslut.
Detta ska läggas till senare när du är färdig med ditt beslut.
Väljer du beslutsfattare och beslut, får du automatiskt ett beslutsnummer
När du är klar med beslutet ska det fastställas.
Beslutet skrivs ut och skrivs under för att sedan läggas till administrationen för expediering
med bilagor.
När beslutet skickats fysiskt ska administrationen gå in i ärendet och trycka på expediering på
händelsen.
Originalet sätt in i delegationspärm och sorteras på beslutsnummer.
Om ärendetypen är bygg, strandskydd eller ett allmänt BMK-ärende noteras var akten tar
vägen under akt hos.
9
6. Sekretess
Det jobbas med detta på prosona för att hitta en bra lösning på sekretesshantering.
Det går att sekretessbelägga en händelse, ett dokument, även ett ärende samt personer.
Man måste hänvisa till rätt paragraf.
Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400
Kapitel 18.1 förundersökning
Kapitel 22.1 skyddande av personuppgifter
10
7. Fotografier
Spara fotografierna först på G:Miljö-Bygg/Fotografier
Öppna sedan ett fotografi med ”Visningsprogram för bilder och fax” (ska/kan läggas som
standard för öppning av jpg fotografier, It-pilot fixar).
Klicka på skriv ut (ikonen som ser ut som en skrivare)
”Välkommen till guiden Skriv ut foto” klicka nästa.
Markera vilka fotografier som du vill lägga till ett ärende, klicka nästa.
Välj skrivare PDFCreator, klicka nästa.
Välj layout, 13 x 18 cm, två bilder ber sida, klicka nästa.
Klicka på Slutför.
En ny ruta öppnar sig med PDFCreator
Klicka på Save
Döp pdf-filen till fotografier och spara den på skrivbordet.
Under rubriken handlägga finns det en knapp som heter hämta dokument. Välj den filen du
ska ta in. Då får du en dialogruta som heter lägg till dokument. Välj dokumenttyp,
dokumentbeskrivning.
Det går även att dra in pdf-filen till ärendet direkt.
Har du flera bilder och vill ha en förklarande text till bilderna, del upp dem i flera filer och
använd noteringsfältet för att beskriva vad som visar på bilderna. Klicka på det stora i:t på
händelseraden eller skriv direkt i noteringsfältet när du drar in filen.
8. Dra in ett dokument till ett pågående ärende.
En dialogruta kommer upp, välj dokumenttyp, beskrivning (genom att trycka första bokstaven
i fältet, flytta ner för att hitta rätt beskrivning. Man får inte skriva egen text här!!!)
Välj riktning och datum för expedierad.
Notering: här får man skriva fritext. Ytterligare förtydligande vad det är för handling eller för
att tala om vem det kommer ifrån. Se även excel-filen med dokumenttyper.
Klicka nästa.
Lägg till mottagare, är det samma initieraren som på ärendet tidigare tryck då på Initierare och
sedan nästa.
OBS! Det här dokumentet får statusen expedierad direkt och går inte att ändra i då det är
inlagt på ärendet.
9. Avsluta - Arkivera
11
